成功会议的关键

成功会议的关键--策划无论是什麽行业的企业或单位举办会议，不论筹划此会议的筹划者经验是否丰富，单纯站在举办方的立场与角度上看问题，都会面临各种问题：1:需要做些什麽？桂林会议有各种类型，不同的桂林会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。2:谁来筹划会议？从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。会议筹划者的职责：作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。#善于与人共事#善于注意小节#善于解决问题#善于与人协商#能够管理会议财务事宜#熟悉酒店运作#能够安排恰倒好处的菜单#能够熟练操作电脑#能够熟练地与视听服务公司打交道#能妥善接待贵宾和外国客人#熟知各种礼仪#行事果断、执着会议筹划者的任务：#制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标#制定会议议程#了解可供使用的场所和设施情况#选择或提议合适的场所#检查并比较各项设施#安排交通事宜#协调会务工作人员的活动#招收、培训会务人员和广告人员#制定可行预算或按既定预算安排有关工作#确定各项工作的时间安排#视察选定的场所和设施#与各有关方面进行接洽（运输公司、旅行社、视听服务公司）#确定印刷公司#安排食品、饮料有关事宜#讨价还价#同会议发言人和各位贵宾进行联系3:主要会议类型：#销售会议：一般是为了宣布开始销售某种产品或销售期限。例如季度销售会议，或者是对前一个销售期间进行总结和表彰。#年会：可以是公司股东大会，也可能是行业协会每年一次的会员大会。#产品发布会：是为了向专业群体和消费者介绍和推广某一新产品。#研讨会：是为了提供信息和讨论该信息而举办的会议。研讨会一般让与会者相互交流并有意见反馈。#专业会议：是就某个领域的问题进行讨论、咨询和交流信息而召开的会议。一般包括主会和讨论问题、解决问题的小组会议。#奖励会议：是为了员工分销商或客户的出色工作表现进行表彰奖励。#培训会议：一般要用至少一天，多则几周时间开展培训活动的会议。这类培训需要有特定的场所，培训内容高度集中，由某个领域的专业培训人员教授，而且通过培训要实现某些目的和目标。4:会议筹划步骤：目的和目标：确定会议的目的和目标、制定会议议程是会议的重心所在。会议的目标和目的有以下一些：#培训#通知#教育#探讨问题#做决策#引入新事物或介绍新人员#激励#开发#展示#促进与改善#解决问题#讨论如何赢利#赢利5:在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了：#预计召开会议的日期；#会议预计召开几天；#打算在什麽地方召开会议；#会议形式或程序是什麽；#需要多大的场地；#以前开过这样的会议吗？结果如何；#将有多少人到会；#会议预算是多少；#与会者对费用开支很在意吗？#打算选用什麽级别的酒店和设施；#打算选用最高级的房间标准是什麽；#谁来制作会议邀请函；#会议需要向与会者打印相关资料吗？#会议的发言人有哪些？#会议需要什麽样的视听设备；#需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；#与会者可以携带家属吗？#打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？#有谁来承担这些活动的费用。酒店会议常识1．会议的性质：为政治、经济、文化、商贸及交流服务的活动。2．会议的市场规模：根据国际大会和会议协会（ICCA）统计：以国际会议为例：每年全世界每年举办的参加国超过4个、与会外宾人数超过50人的各种国际会议有40万个，其市场价值超过2800亿美圆。3．中国会议市场现状：1）与国际发达的会议市场相比，中国的会议旅游业尚在起步阶段。表现在：a)专业办会的组织或公司很少。b)缺乏会议专业服务的人员，更谈不上专业的培训人员。2）会议展览、奖励旅游已成为中国旅游业的重要客源市场。3）全国三星级以上的饭店大多具备接待会议的设施及能力，主要目的地城市具有一批有经验的会展组织人员及场馆，再加上丰富的旅游资源构成了一套完整的的会议市场发展的基础。4．有必要了解酒店会议的基本常识：1）酒店是接待会展的核心接待部门。2）目前大部分的会议市场是以酒店会议占大部分。5．酒店接会议的好处：1）利润高。因会议旅游者不仅经费来源可靠。消费水平较高。一般会议旅游者的平均消费是普通旅游者的三倍。2）有利于扩大酒店的影响，提高酒店的知名度。3）可调节酒店的淡季市场。6．接好酒店会议需注意的要点：1）会议团到前作好准备。2）第一天会议团到时最容易出问题，需特别关注会议团。3）作好会议的沟通协调工作。4）每天对清帐目。5）随时关注客人的意见，并及时反映给相关人员。6）注意会议价格的保密性。7）熟知酒店接待设施的基本情况。8）监督和落实会议的各项安排。9）会议结束后给相应的酒店部门给予评价。10）总结会议接待中的问题及好的经验。7．会议室常见的摆台：1)戏院式2)课桌式3）U型4）回型5）椭圆型6）长方行7）会见式8）圆桌式9）鸡尾酒式10）舞台式11）T型台8．会议常见的设施及工具1）屏幕2）投影仪（胶片投影仪及多媒体投影仪）3）录像机4）VCD5）音响6）话筒（有线、无线、立式、座式及纽扣麦克风）7）镭射笔8）幻灯机9）讲台10）舞台11）夹纸板12）大白板13）签到台14）名片钵15）马克笔16）铅笔17）信签18）会议桌椅19）插线板20）彩电21）横幅22）指示牌23）告示牌24）桌卡25）主席台26）盆景27）鲜花28）背景板30）隔板31）灯光照明32）同声翻译系统。9．会议常见的用餐形式：1）圆桌式2）自助式3）鸡尾酒会3）零点4）外卖会议商务考察安排实际上，会展考察或者旅游大都是为嘉宾特别安排的、具有公关性质的行为，当然不排除部分行为是真正的商务考察(为获取行业或者相关行业信息而举行的市场调研性质的动作)。1、真正的商务考察：此类商务考察实际上主办者已经作好安排，需要会展中介公司提供的服务只是目的地住宿餐饮预定与安排、交通工具、司乘人员及向导，可能的话需要中介公司协助解决媒介邀请及映像资料摄制。中介公司的职能大体等同于主办者的前导服务及后勤保障部门。2、会展旅游：一般而言，会展旅游基本安排短线旅行，旅程很少离开会展举办地500公里以上，时间不会超过48小时(大多数为24小时以内)。少数旅程可能超过1000公里以上，时间可以长达一周——甚至可以跨国旅行。此时中介公司的作用就相当于旅行社，将提供线路咨询、线路包价购买、导游、景点票务、车辆、住宿餐饮安排、旅游保险购买、落实异地返程票务等服务。会议、展览和旅游现在，人们经常说起会展旅游，但什么是会展旅游却没有一个明确的概念。我们从会议、展览和旅游三者的关系入手，分析一下三种认识误区：（一）在会展业中，重展览、轻会议人们虽然经常提到会展业，但在实际工作中，都是重展览，轻会议。从统计资料上来看，也是展览的数据多，会议的数据少，这说明目前国内对会议业的重视程度尚不及展览业，其突出表现就是专业的会议策划和服务公司未成气候，缺乏专业会议组织者（PCO）。（二）把会展和旅游混为一谈会展旅游只是会展业与旅游业有机结合后的一种旅游产品形式，或者说是旅游企业实现经营多元化的重要途径之一，不能称其为产业。在会展发达国家，一般将会议业和旅游业归口在会议旅游局或观光局下进行统一管理，展览业则作为一个单独的行业。（三）会展业是旅游业的一部分也有专家认为，“会展业是当今世界都市旅游业的重要组成部分”，这种观点存在明显的漏洞，因为，无论是旅游主管部门开始专门研究会展活动对旅游业的作用，还是各大旅游企业纷纷拓展会展旅游业务，都不能改变会展活动的信息交流或产品展示的性质，这一点与旅游活动有着根本区别。相反，这些现象只是说明了会展活动对旅游业的巨大推动作用，而我国在旅游业介入会展活动方面还做得远远不够，其直接表现就是会展旅游发展的明显滞后。几个基本概念的界定所谓会议，是指人们怀着各自相同或不同的目的，围绕一个共同的主题，进行信息交流或聚会、商讨的活动。一次会议的利益主体主要有主办者、承办者和与会者（许多时候还有演讲人），其主要内容是与会者之间进行思想或信息的交流。展览会是一种具有一定规模，定期在固定场所举办的，来自不同地区的有组织的商人聚会。根据展览内容的不同，国际博览会联盟（UFI）将展览会分为三类，即综合性展览会、专业展览会和消费展览会。一次展览会的利益主体主要包括主办者、承办者、参展商和专业观众，其主要内容是实物展示，以及参展商和专业观众之间的信息交流和商贸洽谈。所谓旅游，是指人们出于和平目的的旅行和逗留所引起的一切现象和关系的总和。这些人不会在旅游目的地定居和就业。一次旅游活动的顺利完成主要依赖三个要素，即旅游者、旅游目的地（旅游资源）和旅游业，其根本特点是旅游者的异地流动性（包括异地消费），这一点与会议、展览会极为相似。通过上述分析，我们可以得出三个结论：其一，尽管目前国内普遍采用“会展业”的提法，但会议与展览会在主体内容和运作方式上存在本质的区别；其二，会议、展览会与旅游活动是紧密联系、相互渗透的，但绝不是简单的等同或包容的关系；其三，会展活动和旅游都有一个共同的特征，即服务对象的异地流动性，这为两者在具体运作上的合作提供了基础条件。因此，会展业和旅游业之间可以谈对接或互动，但绝不能划等会议常见的几种类型■研讨会议研讨型会议通常专业性较强，参与的人数不是很多，除非是行业标准讨论，一般不会超过100人。这类研讨会的关键点是会场及地点选择。会场——除一般性的主会场外，通常需要一些小型会所以便分组讨论。主会场的布置除保留主持人外，其他座位应当体现平等精神，发言用的麦克风应该每个座位都有——除非人数小于15人。关于地点，通常选择相对封闭、安静、利于保密的地点，最好能在郊区环境优美会所——应当满足夜间娱乐休闲、团队精神训练、场景变换、交通相对方便等要求。■培训会议培训会议也是专业型会议，通常是企业内部或者教育部门举办。除带有研讨性质外，更多的是技能交流及知识传授，所以培训会议对场地的要求相对较高——除了一般的封闭式会场外，应该还有各类拓展训练设施或者场地，可能的话还应该有高品质的休闲放松场地。培训会议的关键点：场地、培训设施及培训师。■社团会议社团会议通常为纯会议，往往需要发布一些宣言或者决议之类的书面信息。所以社团会议经常配合新闻发布会举行。举行此类会议，表决设施、现场会员排序及会场控制是关键。作预算的时候应当考虑新闻传媒成本——包括记者的邀请、交通、住宿及餐饮安排等。■公益性/技术性论坛此类会议多为公开性会议，系列分会将是此类会议的特点，所以会议场所的选择非常重要，基本要求是可以分割或者主会场附带小会场，对会议设施要求也比较高——同声传译、传媒记者招待、多媒体、视频直播以及讨论场地等均有可能要求提供。此外，如果会议主办地的会场不能满足几种分割要求，那么会务交通就成为需要重点考虑的内容。■订货交流会议此类会议实际上兼有展览性质，因此会场的要求相对特别。理想的场地应该是专门的展览馆或者会展中心，带有商务会所或者类似场地则再完美不过。如果是小型订货交流会，可以设立在大型商务型酒店。组织或者代理此类会议的关键点是：场地选择、会场控制、展览布置。为什么要召开会议？为什么要召开会议？会议是人们怀着各种不同的目的聚集在一起的活动，有规模和长短之分。人们出于各种各样的目的主办或参加会议，为了能成功的举行一个会议，吸引大众或特殊的目标团体参加，那么一个完美的会议是绝对少不了一个周密的策划，与会者在参加过一个策划周密的会议之后才能带着满意离开。可见会议策划的重要性在举行会议中起着举足轻重的作用。那么策划一个会议的要素是什么？一个完善的会议策划主要包括几个要素：1、会议策划会议的策划