成功的会议管理议事的准备与进行

成功的會議管理：議事的準備與進行鍾起岱2008/03/05鍾起岱老師簡歷中州技術學院企管系副教授[e-mail]0937-77478204-8311498ext3008學歷：中興大學地政系學士、中興大學都市計劃研究所碩士、台灣大學管理學院商學碩士、中國文化大學實業計劃研究所博士進修：復旦大學管理學院科技管理學程結業、美國聯邦政府農業部研究學院（USDA）政策分析學程結業、美國匹次堡州立大學（PittsburgStateUniversity）訪問學人、台灣大學政治學研究所研究考試：普考土地行政科及格、外語導遊人員及格、外語領隊人員及格、高考土地測量科及格、高考都市計畫科及格、甲等特考政策規劃研考人員及格。大綱引言議事學發展會議的原理會議的準備會議的進行會議的額數會議的表決實例研討結語引言不成功的會議：一人一把號，各吹各的調。人多嘴雜，烏龜多就亂爬。會而不議，議而不決，決而不行。成功的會議：豺狼與綿羊羔同居，豹子與山羊羔同臥，少壯幼獅與牛犢，並肥畜同群。舊約以賽亞書11-6議事學的發展1215，英王John接受《大憲章》1688，光榮革命1689，權利法案1789，ThomasJefferson《國會議事手冊》1876，HenryRobert《羅伯氏規則》1917，孫中山《民權初步》1948，立法院通過《立法院議事規則》1954，內政部訂定《試行會議規範》1956，立法院通過立法院點名表決辦法。1965，內政部頒行《會議規範》1981，行政院頒行行政院會議議事規則。1999，立法院制定立法院職權行使法。會議管理的內涵PlanningOrganizingStaffingDirectingControlling會議管理的重心（一）對內管理：順遂議事的進行，實現群體意志，追求公共利益最大的公約數。對外管理：妥善運用議事技巧與議事策略，達成有利於己方的結論或情勢。會議管理的重心（二）對內管理集體決策會議成本規劃與準備會議規則流程與控制參與與發言共識引導決議追蹤對外管理集體決策會議成本規劃與準備會議規則流程與控制參與與發言共識引導決議追蹤會議的要件凡研究事理之解決，一人謂之獨思，二人謂之對話，三人以上而循一定之規則，為之會議。因此，會議有三要件：第一必須是研究事理之解決﹔第二必須三人以上；第三必須循一定之規則。議事學的基本原則(1)議事規則的存在是為了增進業務處理與提昇合作與協調。(2)會議中所有的會員都有平等的權利、特權與責任，這包括屬於多數的一方有權做決，屬於少數的一方有權做辯護。(3)必須有足夠的法定人數(4)每一項動議必須經過自由而充分的討論。(5)在任何時間，一個時間只能討論一個問題。(6)在任何時間，每位會員都有權利知道現在正在進行中懸而未決的問題，同時在表決前加以重述。(7)除非得到主席的許可，任何人都不可以發言(8)對同一個問題，在他人第一次發言尚未結束之前，任何人都不可以要求第二次發言。(9)主席必須嚴格謹守公正無偏。會議規則的位階次序憲法法律本機關議事規則會議規範民權初步慣例會議的民主原理力的原理：會議的最後決定，必須是保持最多數意見的決定，此稱為服從多數原則。理的原理：在服從多數的原則下，少數者的權利，亦不應受到打壓，此稱為尊重少數原則。力的原理：服從多數原則如有多數人贊成，不應強求打消。如有多數人反對，不應強求通過。保持合法的開會人數。多數決。理的原理：尊重少數原則不應剝奪提案的權利充分討論或辯論的權利依議事規則進行的權利等待真正多數的權利不得隨意撤銷決議的權利國人開會常見的問題隨性開會不了解會議規範變成主席或某位出席者的演講會成為演講比賽為發言而發言為反對而反對為捧場而參予為奉承或出鋒頭而動議會而不議議而不決決而不行適當的開會時機依照法令規定必須召開者。能促進協調、溝通及集思廣益效果者。於工作推動及目標達成有必要者。在時效上較為迅捷者。無其他有效方式可代替者。不必召開會議的情形以電話、公函、或會簽等方式可以產生預期效果者。主持人或出席人員未作充分準備者。時機不適當者。肯定不能產生預期效果者。花費太大，不合效益原則者。會議幕僚應注意事項（1）會議主持人，應視會議性質與目的，由實際負責且深入了解會議內容者擔任之。（2）除必須由機關首長主持之會議外，宜儘量授權副首長、幕僚長或其他專門人員主持。（3）會議出席人員應具有代表性，其人數視會議性質及開會時間酌予限制。（4）會議出席人員對會議文件應事先加以研究，並就討論事項預作發言準備。（5）如代表長官出席時，應事先請示發言原則。（6）會議主辦單位人員，除依照規定進行會議準備外，並應於開會前為會議主持人提供有關會議之重要參考資料及擬案（6）要對會場及議事準備做最後檢查會議前的準備工作(1).決定會議討論範圍；會議必須有目的，亦須有主題，此即會議範圍，範圍太大，不易在預定時間內達成結論，範圍太小，又失會議的真意，有時雙方為了會議討論範圍，亦有由雙方幕僚單位舉行預備性磋商會議。(2).確定會議的參予者，包括法定成員、利害關係人、單位代表、其他規劃或目標人選等等。(3)設定會議進行方式；亦即決定會議的進行議程、秩序、時間與規則，並確定會議的出席單位及人員。(4).準備所須資料；如會議的程序、提案、主張、背景說時等等均須儘可能於事先準備。(5).印發通知；準備妥會議所須資料後，應事先印發通知，通知的方式，有以口傳者，有以帖請者，有以登報者，有以郵寄電傳者，端視會議的機密性與時效性而定。(6).整頓會場；進行正式會議之前，幕僚人員或議事單位應事先布置會場，舉凡主席的位置、出席者的席位、名牌、盆花、簽到處乃至會場的整潔、麥克風的音量、桌椅、煙灰缸、照明、採光是否在最佳狀態等等均應於事先準備妥當。成功的會議參予者（1）手邊上有關於會議主題的完整知識。（2）有議事規則的完整知識。（3）具有雄辯說服能力的知識。（4）具有解決問題與決策的知識。（5）具有洞察人類動態社會情緒的知識。標準議程標準議程通常包括三項，第一是報告事項；第二是討論上次會議未了事項；第三是新議案的討論。主席的任務（1）依時宣布開會、散會或休息，暨按照程序，主持會議進行。（2）維持會場秩序，並確保議事規則之遵行。（3）承認發言人地位。（4）接述動議。（5）依序將議案宣付討論及表決，並宣布表決結果。（6）簽署會議紀錄及有關會議之文件。（7）答覆一切有關會議之詢問，及決定權宜問題與秩序問題。會議紀錄（一）會議結束後，應責成專人詳加記錄，會議規範第十二條規定：會議之紀錄人員，除各該會議另有規定外，得由主席指定，或由會議推選之。會議之紀錄人員，如係由會員兼任者，有發言權及表決權。會議紀錄（二）記錄的方式通常有二：一是一字不遺的詳加記錄，例如議會的會議公報；一是使用簡要而正確的文字，記下會議大要。會議紀錄（三）紀錄的格式也有兩種：一種是以條列的方式計載的輪廓式一是記載會議詳情經過的敘事式。會議大要的記錄方式，也有一些必須詳加記錄、而不能省略的部份。會議紀錄（四）不可省略部份：會議舉行之時間、地點及會議形式。委員會或專案小組會議出席人。主席、代表、委員、觀察員及記錄姓名。書面提案及提案人。表決及結果。結論或決議。可以省略部份：全體會員大會之出席人員僅需註明出席人數已足法定開會人數云云。議案之附議人或連署人。辯論雙方論點。實例研討民意機關與行政機關的會議有何異同？首長制的會議與委員制的會議有何異同？民意機關與行政機關會議比較民意機關行政機關主席立場中立有定見強調公平效率議事特性據議事專業業餘性質表決多數決甚少表決，共識決課責性具言論免責權無言論免責權與會者地位平等不一定平等（官大學問大）議題法律創設或准法律議題依法行政，執行問題旁聽一般允許通常沒有代理問題通常需親自出席通常允許代理出席費出席者可領出席費除特殊情形，通常沒有出席費地點通常固定在議場較具變化開放採訪旁聽通常開放通常不開放會議的額數問題一般性會議：依其法定額數臨時性集會：額數不應是問題委員會：必須過半數會議的進行三部曲動議討論表決動議法則主動議附屬動議偶發動議主動議的分類（一）一般主動議與特別主動議正式主動議與臨時主動議主動議的分類（二）一般主動議：與實質問題有關之獨立動議。特別主動議：不屬實質問題之獨立動議：包括：復議、取銷、抽出與預定議程動議主動議法則順序不可逆原則：先提出者先討論，先討論者先表決一時議一事原則一事不二議原則附議原則附屬動議法則散會動議（休息動議）擱置動議停止討論動議延期討論動議付委動議修正動議無限其延期動議偶發動議法則權宜問題秩序問題會議詢問收回動議分開動議申訴動議變更議程動議暫時停止實施議事規則之一部之動議討論方式之動議表決方式之動議表決法則絕對多數法比較多數法特別多數法法定多數法一致決成功的會議HavecleargoalsorobjectivesWhoshouldattendWrittenagendaArriveearlyStartontimeandendontimeNointerruptionsBegoodSummarizeandfollowup會議主席的特質果毅之力誠懇之意體順之情結語會議的真正精神所在是藉著會議的進行過程，透過人與人之間智慧的交流，情感與理性的良性互動，產生互信與共識，作為行動的共同準據。討論（一）想想看，會議中如對議事進行方式、程序、表決等等有疑義時，適用優先順序應如何？為什麼？（1）民權初步（2）法律（3）會議規範（4）本機關議事規則（5）憲法（6）慣例討論（二）想想看，以下表決方式，對多數黨（派）還是少數黨（派）有利，如果三黨（派）不過半時，那一種表決方式對己方最有利？如果脆弱多數時，那一種表決最有利？為什麼？（1）單計表決（2）連計表決（3）兩兩表決（4）唱名表決（5）記名投票表決（6）無記名投票表決（7）起立表決（8）舉手表決（9）鼓掌表決（10）正反表決（11）逐案表決參考教材鍾起岱：議事學理論與實務（高雄：復文出版，2003/06）敬請指教