有效的会议管理

有效会议的技巧课程目的：群策群力事半功倍空杯理论只有倒空了才能装得更满第一单元会议概述定义会议无效会议会议成本有效会议会议类型会议原则定义会议开会需要花费宝贵的时间大多数工作会议比较正式，有预先约定的时间、地点、议题等典型的会议有一个明确的目标，并概括于议程(议事日程或清单)上会议议程首先在与会者之间传播请你谈谈对会议的认识你需要开会吗？无效的会议会议的目的不清楚会议无法达成其目的有些人不必参加会议并不是所有的人都相互认识会议缺乏训练有素的主持人没有人做会议记录或注意会议程序与会者的错误与会者迟到或早退与会者进进出出与会者离开会场去拿资料与会者争吵与会者发言太过冗长与会者自我膨胀、突出自己，不管真正的问题有些有重要意见要表达的人并不能给他足够的发言机会会议主持人失误自说自画或说的太多似乎不愿意讨论与他相反的论点在开会前并未事先通知要讨论某些重要题目在每个题目上所花费的时间非常不平均已作出决策后还在该议题上随意漫谈会议时间失控会议的时间不够开无轨电车，直到超过规定的时间甚多好几个议题都无法作出决策临终场在理由证据不充分的情况下决策会议成本成功的会议将合适的人聚集在一起共同为了某个目标而贡献自己的才智能够节省大量的时间和金钱会议成本＝时间＋费用与会者的总年薪＋日程开支/年工作小时数(8540)主管们的意见无目的无结论无组织(失控)独断无主题本位主义没有议题的会议无结果的会议有结果不执行走过场的会议有效会议管理的要素陈述开会目的准备议程选择适当的与会者管理会议时间引导与控制做总结开会需要花费宝贵的时间与金钱，因此只有在有必要时才开会，并确保会议的简短与富有成效有效会议的要素目的人员组织领导信息时间地点会议会议类型会议可被分为以下两种类型，而每一种类型又可细分为两种：工作决策会议·目标设定·问题解决信息传播会议·意见/更新信息·市场行情有效会议的3P原则成果(Performance)程序（Procedure）目的(Purpose)会议的成果会议后所希望获得的结果要产生什么结论如何开会决定成员与角色制定会议议程应用会议时间为什么要开会为何要开这个会为何我会参与其中会议准备确定标准制定议程举行会议控制与执行第二单元会议流程有效会议流程1：准备首先确定是否需要开会开会或其他方式解决问题：邮件、电话、文件若不开会，会带来什么结果找出一个说服人的开会理由提出意见产生创意作出决策是否开会的选择可开可不开，不开可大可小的，小会可长可短的，短会有效会议流程2：标准会前沟通–确定与会者–确定开会时间–确定开会地点–确定会议主题–传递有关文件–发放会议通知–确认出席者花费在会前的准备时间非常有意义的，确保会议在恰当的时间与地点举行，由合适的人参加并作出正确的决定邀请与会者选择恰当的与会者是会议是否达到目的的关键要素需要考虑与会者在一个团队中如何工作邀请具有良好沟通能力的成员参加评估与会者的贡献：分享信息、提供建议、专业身份、授权行动通知与会者并且确认有效会议流程3：议程议事程序–确定议事日程中的关键主题–先用少量时间讨论紧急问题–对于关键主题留出足够时间–根据轻重缓急排出优先顺序优先排序平衡Important和UrgentIU，IIInoU,IIVU,noIIIInoU,noIImportantUrgent＋＋－－案例分析9月26日上午10：30在总经理办公室举行部门经理会议，会议时间90分钟议事内容：员工餐厅的扩建财务部的定编问题金龙汽车公司管理人员的参观事宜明年公司发展战略的调整采购员工上下班用的大巴案例分析：某个公司员工餐厅的扩建明年公司发展战略的调整财务部的定编问题上海金龙汽车公司采购部经理的参观事宜采购员工上下班大巴准备会议议程要点避免在一天情绪低潮时开会保证将议题的变化告知主持人议程尽可能简洁明了与一目了然议程包括：会议日期、时间、地点与目的全体与会者都要明了自己的职责议程体现出议题的轻重缓急与优先程序确定会议地点选择会议地点对于会议成功至关重要并非仅仅是否舒适，而是使人感觉恰如其分评估环境与会议室的布置各种设施与设备的准备：音响、投影、白板、纸板、’灯光与咖啡、茶点选择各种会议的场所自己办公室部下办公室公司会议室专业会议中心资料齐全、个人权威、可能电话(人)干扰提高部下士气与地位，若地方小，不舒服避免等级困境，可能外人干扰，需要预约各方公平，适合保密，预先准备，费用有效会议流程4：举行目的：确保每一个与会者都明确为什么开会互动：全体与会者的相互交流、整体互动的场所–不是会议主持人的“独角戏”–也不是夸夸其谈者的个人“讲坛”与会者的座位安排支持性手把手合作性肩并肩针对性面对面主持人团队会议一对一会议有效会议流程5：执行与控制告知有关人员有关信息–简明扼要–针对性强–不要涉及无关内容重要信息以文字形式传播–会议决定–采取行动方案–既定模式执行督导为何会后不执行工作忙行动计划不合理资源不足结论不民主出现新情况有不同看法忘掉了－－不重视有难度任务分配不合理缺乏资源监督不够第三单元有效主持会议任务导向与关系导向明确会议主持人的角色会议主持人必须考虑的问题会议主持人适时结束会议主持会议任务导向型的会议主持人关系导向型的会议主持人明确会议主持人的角色召集员工开会–点名让员工提出意见或亮出观点–先让低职位的员工在无干挠的情况下发言–使这些员工不受到持反对意见的高职位员工的威胁明确会议主持人的角色了解自己的观点–主席是会议的“仆人”并非“主人”–支持会议群体就主题展开讨论–最终带领大家无异议的决定或较好的结论“仆人”并非“主人”会议主持人的雾区与误区高谈阔论，强加于人童子游戏，尚未达标懒惰无能，优柔寡断自我陶醉，沉迷其中明确会议主持人的角色支持与控制与会者打破沉默：敌对与不自信不被干挠：确保每人有发言权紧扣主题：按既定的主题展开讨论脑力激荡：鼓励与会者的积极参与和创意明确会议主持人的角色保持正轨–情绪控制–时间管理–主题把握–及时反馈–突出重点–善于总结会议主持人必须考虑在会议之前你需要–知道会议的重要目的–阅读所有相关的背景文件–考虑参加会议的人可能会有什么样的反应–决定你要用什么方法去处理–从这个会议中得到最适当的结果会议主持人必须考虑准时开会(1)–对迟到的人不要勉强堆起笑容–要友善、保持愉快，要让大家自在一点–有魄力，要就事论事，让大家清楚你在当家–提醒与会者前一次会议的结果会议主持人必须考虑准时开会(2)–解释这一次会议的目的–提一提议程中的主要事项–告诉与会者会议应在何时结束，并指出每一个议题应讨论多久会议主持人必须考虑控制讨论请那些最能加速议题讨论的人发表意见邀请其他人发表意见，不要让少数几个人霸占不要让你自己霸占会议，但在必要的时候要评论一下并问些问题极为专心地听人发言，但也要注意其他成员的反应会议主持人必须考虑要坚定友善地将讨论拉回确保所有的歧见都能得到公开而彻底的讨论有人要开始吵架的话，要坚决地制止提醒与会者会议进行的时间并催促他们做结论在适当的时候总结到目前为止达成的决策/结论要求大家确认已作成的结论或补充意见督促进入下一个议程主持人适时结束会议决定一下是要延长会议还是要将某些议程留待下一次讨论总结一下这次会议成就了什么，并谢谢参加会议的人提醒与会者谁同意了何时要做什么事提醒与会者下一次日期、时间、地点及目的准时结束会议将会议记录中及有关的事项尽快整理出来，发给参加会议的人考虑一下是否将会议所做的决定事项公布，让没参加的人也知道按照会议所作出的决定采取行动第四单元积极参与会议积极参与角色确认倾听、表达与反馈秘书与助理的职责积极参与预先阅读会议议程与以前的备忘录思考如何发挥自己的作用与拟定发言了解与调查与会者，收集各种信息会前与其他与会者私下沟通消除隔阂对于重大议题，事先游说，以获支持会议角色测试主席冲锋队员智多星评论家工兵保姆八爪鱼雕刻家会议角色：主席要学会更好的组织听取各方面意见并进行总结发掘与会者潜力并加以利用能作出正确、敏锐的决策达成一致与和谐会议角色：冲锋队员要学会给会议以正确的引导综合调整与会者的贡献建立适当的控制机制充分利用与会者的特长与能力能更有效控制讨论的进行确定会议目标倾听他人意见并给予支持会议角色：智多星要学会将思维聚焦于相关事件上集中精力解决难题能够承受批评与压力倾听他人意见会议角色：评论家要学会感知复杂事物与情境言简意赅表达思想以助人理解审视计划中的缺陷并评估其现实性将解决问题的方法分成等级倾听各方意见并作出建设性结论讨论时要开放思维以集思广益用提问的技巧使人自然而然地认识不足所在会议角色：工兵要学会灵活机动，适应各种工作及其氛围倾听新意见，接受新思维用实际行动帮助他人准备一个好的目标陈述明白何时该做什么，完成什么会议角色：保姆要学会公正的待人处事友好，在适当的时候给人以友谊不做一些伤害他人自信心或伤人之事促进人际关系，调整不和谐气氛发现他人的兴趣与能力考虑个体发展需要帮助他人渡过难关会议角色：八爪鱼要学会建立强大的人际网络洞察其他团队的行动与方向关注于会议的决策与执行使会议保持信息畅通给与会者支持与鼓励重视会议目标与目的会议角色：雕刻家要学会注意任务完成的进程与水平认识品质要求及时发现错误并化解给人以赞赏与激励从喋喋不休中解脱出来合理分配议题与时间同与会者共同分享你的成功高效会议的角色整合八爪鱼工兵保姆雕刻家主席冲锋队员智多星评论家高效会议角色整合积极参与会议的技巧五位一体的倾听技巧言简意赅的表达技巧审时度势的反馈技巧倾听的五步骤(5位一体)全神贯注有效倾听深思熟虑感同身受言简意赅善解人意言简意赅的表达技巧精心准备避免干挠寻求共同点凸现专业化充满热忱自信实足表达技巧：KISS:KEEPITSIMPLE&SWEET审时度势的反馈技巧明白自己的目标作好准备及时反馈准确、及时、具有针对性恰当的时间与地点对事不对人避免下定义或作评价重视有意义的交流秘书与助理的职责协助上司制定会议议程选择会议地点、安排座位通知并确认与会者并传递文件现场服务、调整与控制突发事件做好会议记录并整理好备忘录天地大冲撞彗星999即将冲撞地球，在一个掩体中挤着11个人，但是掩体中的食品与水只能供5人维持2周。怎么办？李博士，35岁，白人，历史学博士，身体健康，有一子，热爱政治李太太，31岁，白人，心理学硕士，开朗大方，擅长钢琴演奏李大卫，6岁，IQ68，健康，喜欢绘画，热爱动物王小姐，28岁，南非裔混血儿，文学学士，高级交际花，有一子王小毛，3岁，健康，识字3000，是个小神童张美美，12岁，黄种人，健康，成绩斐然，托福成绩666分林先生，22岁，黑人，医生，运动健将，奥运会1000米冠军，同性恋者梁小姐，23岁，生化硕士，非常敏感，体弱多病，是个典型的病西施成先生，48岁，机电高级工程师，已婚，6个子女，热爱生活与自然费先生，36岁，华人，生化博士，健康，未婚，有许多情人彭老太：68岁，著名医生，患有心脏病，开朗，幽默，医德医术皆高四条直线一笔画D’long感谢各位朋友的参与愉悦自己、宽容别人每天都有好心情