模块四召开高效的商务会议

模块四召开高效的商务会议任务一举行成功的大型会议知识目标大型会议的常见类型及特点，大型会议的一般流程及相关礼仪知识能力目标掌握大型会议组织过程中的礼仪技能掌握大型会议实施过程中的接待、发言等礼仪技能任务引入行业发展高峰论坛的策划任务分析序号影响因素相关知识点1会议议程会议议程确定礼仪2接、送站工作迎送礼仪3会议接待会议接待礼仪4会场布置会议地点选择、安排礼仪5用餐用餐礼仪6主持人会议主持人礼仪7与会者会议成员礼仪一、大型会议的一般知识大型会议的主要类型研讨会专业会议年会表彰会议产品发布会二、组织者礼仪（一）确定会议日期和议程的礼仪1.确定会议日期。避开关键日期，避开重要节假日2.确定会议议程。会议议程通常包含下列内容：A、会议开始时间B、会议需要顺序处理的事项，如：需要讨论的问题、发言人姓名和发言题目等C、每个事项的大约需要时间D、茶歇安排时间E、餐饮安排时间F、预计结束时间G、会后活动安排二、组织者礼仪（二）邀请与会者的礼仪信息发布回执处理确认通知二、组织者礼仪（三）会议地点选择和会场安排的礼仪1.场地选择品位与风格；实用性与经济性；方便性。2.会场的一般布置。（1）礼堂式；（2）教室式；（3）弦月式；（4）方形中空式；（5）马蹄形或“U”形。3.座次安排的礼仪二、组织者礼仪（四）会议迎送、接待的礼仪一般迎送、接待的礼仪1.会议（会展）场所的布置：欢迎牌、横幅、指示牌、会议资料、纸、笔、饮料、设备测试等；2.按客户需要安排接送与会宾客，协助会务组办理宾客签到等工作；3.会议用餐及宴会安排；4.会后团队活动、旅游、娱乐、考察等活动；5.提供返程飞机票、火车票。贵宾的接待要考虑的问题二、组织者礼仪（五）会议用餐的礼仪三、成员礼仪（一）参加大型会议的一般礼仪会议参加者应衣着整洁，仪表大方，准时入场，进出有序，依会议安排落座，开会时应认真听讲，不要私下小声说话或交头接耳，发言人发言结束时，应鼓掌致意，中途退场应轻手轻脚，不影响他人。与会者即使对发言人的意见不满，也不可吹口哨、鼓倒掌、喧哗起哄，因为这些行为极其失礼。三、成员礼仪（二）会议发言人的礼仪正式发言自由发言三、成员礼仪（三）会议主持人礼仪（1）主持人应衣着整洁，大方庄重，精神饱满，切忌不修边幅，邋里邋遢。（2）走上主席台应步伐稳健有力，行走的速度因会议的性质而定，一般地说，对快、热烈的会议步频应较慢。（3）入席后，如果是站立主持，应双腿并拢，腰背挺直。持稿时，右手持稿的底中部，左手五指并拢自然下垂。双手持稿时，应与胸齐高。坐姿主持时，身体挺直，双臂前伸。两手轻按于桌沿，主持过程中，切忌出现搔头、揉眼、拦腿等不雅动作。（4）主持人言谈应口齿清楚，思维敏捷，简明扼要。（5）主持人应根据会议性质调节会议气氛，或庄重，或幽默，或沉稳，或活泼。（6）主持人对会场上的熟人不能打招呼，更不能寒暄闲谈，会议开始前，或会议休息时间可点头、微笑致意。任务实施大型会议的组织工作可以依以下内容展开：1.制定会议议程；2.了解可供使用的场所和设施情况；3.选择或提议合适的场所；4.检查并比较各项设施；5.安排交通事宜；6.协调会务工作人员的活动；7.招收、培训会务人员和广告人员；8.制定可行预算或按既定预算安排有关工作；9.确定各项工作的时间安排；10.视察选定的场所和设施；11.与各有关方面进行接洽（会务公司、租车公司、旅行社、视听服务公司）；12.确定印刷公司；13.安排食品、饮料有关事宜；14.同会议发言人和各位贵宾进行联系。思考与应用：会议筹备工作检查清单1.预计召开会议的日期；2.会议预计召开几天；3.打算在什麽地方召开会议；4.会议形式或程序是什麽；5.需要多大的场地；6.以前开过这样的会议吗？结果如何；7.将有多少人到会；8.会议预算是多少；9.与会者对费用开支很在意吗？10.打算选用什么级别的酒店和设施；11.打算选用最高级的房间标准是什麽；12.谁来制作会议邀请函；13.会议需要向与会者打印相关资料吗？14.会议的发言人有哪些？15.会议需要什麽样的视听设备；16.需要食品、饮料的酒会、招待会有几次；17.与会者可以携带家属吗？18.打算为与会者安排一些特别团队活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别团队活动吗？19.有谁来承担这些活动的费用。任务二组织有效的内部会议知识目标内部会议的功能、作用，相关成员的礼仪知识能力目标掌握会议组织者的礼仪技能掌握会议参与者的礼仪注意事项任务引入糟糕的会议任务分析序号问题相关知识点1会议过多会议功能与必要性分析2会议通知过晚会议时间确定礼仪3会议开始才知道议程会议议程确定礼仪4会议室过大会议地点安排礼仪5有人没有必要参加拟邀请对象礼仪6迟到、打电话会议成员礼仪7会议未准时开始会议主持人礼仪一、内部会议的功能让公司成员了解公司经营理念（目的）并达成一致决策传达和信息发布集思广益，解决问题与障碍脑力激荡，产生新的创意改进工作使经营计划顺利进行二、组织者礼仪1．目标分析（会议必要性分析）（1）需要进行信息交换（2）需要整合不同意见（3）涉及多方面的工作安排二、组织者礼仪2．拟邀请对象分析（1）有利于议题的讨论（2）有利于会议的顺利进行（3）有利于召集者的意愿二、组织者礼仪3.开会地点安排的礼仪开会场所的选择1会议时间可自由使用的场所2隔音效果良好3会场须舒适宽敞4会议室大小与会议规模匹配5没有其他干扰源6采光通风良好7安静不嘈杂，空调良好8插座电源及白板、麦克风等要齐全9最好有窗帘，在放投影资料时才能看清楚二、组织者礼仪4.会议时间、议程确定的礼仪日常的例会最好选择在周二至周四8：00～11：00或14：00～16：00举行。大多数的会议议程都需要包括主席的开场白、介绍基本情况、自由发言、讨论问题、整合意见、得出结论和会议结束等几个部分。议程确定之后，一定要根据会议的类型把握好会议的长度，一般来说日常的例会需要30～90分钟；临时性会议中的短期会议长度为30分钟以内、中期会议长度为30～120分钟、长期会议长度为1天以上。二、组织者礼仪5.辅助器材搭配的礼仪道具、视听器材的准备1桌、椅、免洗杯、饮料2黑白板、白板笔、粉笔、板擦3签到簿、名册、圆珠笔、签字笔4PC、笔记本电脑、音箱、投影机、幻灯机、电池、录音带、镭射指示器或指示棒5白纸、目录、议程、会议资料、产品三、成员礼仪1.会议上应有的礼仪2.会议上的失礼行为接打电话，发短信心不在焉，如涂鸦、传纸条等窃窃私语、睡觉、听音乐、看杂志等频繁出入会场扰乱会场秩序三、成员礼仪自检：您认为下面的表现中，哪些是失礼的行为？哪些是正确的行为？1．小李在会上与他人窃窃私语。2．小张在回答经理的提问时详细地说明了缘由。3．甲和乙在开会的时候传纸条交流意见。4．小周一会儿出去，一会儿进来。5．小王在开会前把自己的手机设为震动。6．小林在整个会议中保持沉默，没有发言。三、成员礼仪3.会议主持人礼仪（1）准时开会。（2）向每个人表示欢迎。（3）制定或者重温会议的基本规则。（4）维护基本规则和会议引导。任务实施总经理助理可以采取以下方式组织和实施类似的会议：1.提前两天左右与总经理确定会议议程、时间、时长；2.从总经理处获得需参加会议人员名单，或拟订名单报总经理批准；3.根据与会人数、会议内容和会议时间（时长）选择合适的会议室；4.通知与会人员，内容包括时间、时长、地点、会议纪律、会议议程、是否需准备材料等；5.组织人员配置辅助器材；6.辅助人员安排，包括记录员、计时员等。思考与应用问题对策1你想使讨论热烈A其每个与会者总结其他人的发言2你想打断某项讨论B问小组一个开放式的问题3几个与会者在开小会C询问小组的反馈意见4两名与会者就一个观点争执D问小组一个具体的问题5与会者问了一个你难以回答的问题E把问题转会给小组6你想调查对一个观点的支持程度F问与会者一个具体的问题7你想知道自己是否是一个成功的会议主持人G请某个与会者总结讨论答案：BGFAEDC