第四章 会议活动策划

会展策划张延会议活动策划第四章第一节会议活动概述1.会议的概念2.会议的要素3.会议的筹备1.会议的概念•会议是人们怀着各种不同的目的，有组织的聚集在一起的议事活动。2.会议的要素•1.主办者•主办者分三种：（1）协会等会员主办者。（2）雇主主办者。（3）主办者是为公众举办会议，常常成为公共研讨会。•2.承办者•可以是某一具体单位，也可是市某一会议的主要负责人。•3.与会者•参与会议的人通常称为与会者。有些特殊的与会者要特别关注。如贵宾（VIP）、国际与会者、行为障碍者、老年与会者等。3.会议筹备•会议筹备逻辑上按以下步骤进行：•（1）主办者决定举行一个会议•（2）选择或聘请承办者•（3）指定筹划委员会•（4）确定会议目标•（5）选择会址•（6）选择发言者•（7）市场营销•（8）举行会议•然而，在实际操作过程中，具体的会议根据其规模，主办组织的结构不同而有所区别。第二节会议活动策划1.确定会议目标和诉求2.选择召开会议的形式3.会议的流程与设计4.组织与主持会议1.确定会议目标和诉求•（1）明确召开会议的主要原因•（2）根据原因确定会议目标•（3）再度审核会议的原因和目的2.选择召开会议的形式•（1）两方会议•（2）非正式会议•（3）集思广益会议•（4）紧急委员会•（5）常设委员会•（6）正式会议•（7）展示会议•（8）公开会议3.会议的流程与设计•会议的议程一般包括以下几个方面：•（1）主席的开场白•（2）介绍基本情况•（3）自由发言，讨论问题•（4）整合意见，得出结论•（5）会议结束4.组织与主持会议•包括以下几个方面：•（1）会议时间的确定•（2）会议地点的确定•（3）会议规模的确定•（4）与会人员的筛选•（5）会议主持与设计第三节会议活动策划方案1.一日会议的策划方案2.简便的三日会议策划方案1.一日会议的策划方案事件序号时间活动地点18:30am注册登记大厅29:00am全体大会大会厅39:45am并行会议（灵活安排）410:30am休息大厅510:45am并行会议（灵活安排）611:30am自由活动712:00am午餐大会厅81:30pm讨论会1见“讨论会安排”92:30pm并行会议见“并行会议安排”103:15pm休息113:30pm讨论会2见“讨论会安排”124:30pm自由活动135:00pm全体大会大会厅146:00pm招待会大会厅2.简便的三日会议策划方案•适用于规模20~75人的会议。见书本P87第四节会议活动策划的相关事务1.资源中心2.文化活动3.休息区4.纪念礼品5.影像纪录1.资源中心•资源中心是对各种可以组合或单独进行的活动的统称，其目的是为了向与会者提供一个常规会议之外分享信息的组织形式。2.文化活动•包括看戏剧、芭蕾舞演出、音乐会、歌剧，以及参观博物馆和展览等。大型会议活动一般讲文化活动列入会议的策划方案或者作为自由活动时间的可选项目。3.休息区•在会议过程中，与会者长需要从会议的忙乱和慌张中抽身出来，放松一会，休息区是为与会者提供的这样一个场所。4.纪念礼品•对与会者赠送适当的礼品是现代会议常用的一个做法。5.影像纪录•现代会议注重媒体报道，重要的会议往往还进行现场直播。2.询问法•1.1问卷访问法•（1）网上会展搭载的调研•（2）门户网站的会展频道搭载的调研•（3）邮寄问卷•1.2小组焦点访谈•使参与者对主题进行充分和详尽的讨论，通过这种方法，参展商可以对定价、销售手段、产品性能等主题进行深入研究。•1.3深度访谈法•适用于两类人群：（１）参会的重要官员、学者和企业高层管理者。（２）参观者。casestudy•**公司张家界培训会接待方案•一、方案总览•**公司财务经理培训是2009年度公司培训计划的一个重要部分，以提高与会人员的专业技能为直接目标;同时市场情况的急剧变化也是对这次培训的产生提出紧迫要求.所以会议的组织必须按照团结、有序、高效的要求进行。•二、会址选择•张家界国际大酒店•三、行程安排•6.15、代表自行抵达/专人接机，入住张家界国际大酒店•6.16-6.18、酒店会议.•6.19、早晨8：30赴森林公园，游览世界自然遗产——武陵源风景区，游黄石寨（黄石寨）、摘星台、金鞭溪、千里相会、水绕四门；住亘立国际大酒店•6.20、游天子山、贺龙公园、十里画廊、索溪峪；住张家界国际大酒店•6.21、早餐后送代表赴机场.casestudy•住房•四星级张家界国际大酒店、准四星级亘立国际大酒店•入住日期：2001年6月15日离店日期：2001年6月21日•人数：50-60人•房间数量：25间标准间、2间商务套房、1间豪华套房•餐饮•早餐自助餐，午餐、晚餐为中式围席•就餐地点：新良大酒中餐厅、百花园餐厅，金叶宾馆中餐厅•会议室•张家界国际大酒店3楼大会议室3天•人数：50-60人•摆台：课桌式•用车•金龙满天星29座1台、丰田柯斯特19座1台、别克商务车1台、别克轿车一台•线路：机场——酒店——市内活动——武陵源——机场•四、项目可行性分析•1、选址可行：针对企业培训会议选址，选址地张家界具有良好的文化背景与社会环境，会议酒店拥有丰富的接待经验和良好设施.•2、行程可行：培训与奖励旅游结合进行，专业会议接待与专业旅游服务相辅相成.前三天紧张培训提高员工专业技能，最后两天集体活动增进团队友谊，加强企业团队建设，增强员工荣誉感.•3、价值可行：整体安排目标明确，功能突出，能全面达成预期效果.•casestudy•思考：•1.**公司张家界培训会的逻辑顺序是怎样的。•2.该会议吸引与会者的因素有哪些。小结•（１）会议的概念与要素•（２）会议活动的策划内容及相关要素分析•（３）会议日程表的设计与方案（４）会议活动策划的相关事务