高效产品说明会会议运作详解84页

•万一网制作收集整理，未经授权请勿转载转发，违者必究（一）课程目的•1、了解高效产说会运作特点•2、如何准备一场高效产说会•3、如何保证高效产说会的运作质量（二）讲授大纲1、高效产说会运作特点2、高效产说会会前运作要点3、高效产说会会中流程控制要点第一部分高效产说会运作特点四个特点和以往的产品说明会相比，高效产说会的会议运作有四大特点：•1、人群分流•2、礼品包装•3、细节运作•4、场外训练•通过精细化、系统化、科学化的运作，高效产说会的会场流程环环相扣、给人以高端的感受，人群分流让客户更专心，更容易受到讲师的影响；用风水学包装礼品，对客户产生更大的影响力；场外训练让业务员进场以后，有的放矢，目标明确，便于促成。以上多个因素的综合，产生了以往说明会不同的效果，造就了高效产说会的成功。第二部分说明会运作组会前运作说明会运作组组长训练人员会场设计人员资料设计人员组长主持人礼仪人员音控灯光礼品发放财务1、组织架构人数：组长1人，成员5人选聘要求：组长应具备较强的说明会运作经验和组织协调能力；训练组人员应具备说明会运作经验；其他人员应具备很强的执行力和资料设计能力人数：组长同上，24－30人选聘要求：签到组会中运作阶段会前准备阶段11013会前准备期工作职责•1、安排小组的工作分工•2、向后勤保障组提供说明会的物品清单•3、联系并确定说明会的场地，与场地的管理人员沟通需要提供的软硬件支持•4、根据场地的情况确定场地布置方案•5、制作说明会的会场布置内容•6、主持人的选取和训练•7、招聘并训练礼仪小姐•8、租借主持人及礼仪服装•9、准备相关材料：领导讲话稿（纸质版）、说明会流程PPT、说明会专题PPT、客户资料内容，理财确认卡，后勤保障组工作职责•与办公室及时联系沟通相关事宜•根据电话邀约组提供的客户名单负责产品说明会的请柬和门票的打印•负责制作说明会的相关资料•根据产说会运作组提供的物品清单准备相关物品，并将开支的发票及时提交财务组•进行除奖品之外的物品保管和清点•联系准备车辆•说明会开始前配合其他人员将物品运往说明会现场，并进行会场布置说明会运作组会前运作•一、项目组人员与职责介绍项目组说明会运作组电话邀约组早会运作组后勤保障组数据统计组财务组说明会运作组人员构成：由5－7人组成，设一个项目运作组组长，成员为营业单位的组训和内勤人员；说明会运作组的功能划分说明会运作组策划训练设计物料策划功能策划功能策划说明会的实施方案说明会的时间、场次、目标、业务员参会资格、购票规则等说明会的激励方案说明会的礼品奖励方案、说明会营业单位激励方案训练功能负责礼仪小姐的训练礼仪小姐迎宾、引领领导、展示礼品等环节的训练要求至少提前2天对礼仪小姐进行训练负责主持人训练及选拔负责拟主持稿对主持人进行训练，训练主持人的台风、肢体语言、礼仪、语音语调要求主持人的身高在160以上，形象好，普通话标准，有较丰富的主持经验，控制场面能力强，灵活应变，有活力负责主持人的选拔，分别选出第1-5场的主持人，共5人场外音选取请专业男播音员录制或请普通话标准、音质好的男性进行现场播音设计功能设计功能负责联系会场、确定会场与办公室进行协调联系相关的会场负责制作会场的布置方案背景喷绘美满12年期产品介绍X展架16个宾馆门口横幅宾馆门口欢迎牌讲师介绍X展架2个会场门口讲师介绍展架会场指示牌“报到席”牌子签到表客户姓名、业务员姓名《现场签单表》客户姓名、业务员姓名、交费期间、保费、礼品、业务员签名说明会宣传资料公司成绩单美满12年宣传单计划书示例（举每年存20万的例子）物料准备音乐准备准备好话外音开场前的音乐主持人上台音乐领导上台音乐抽奖音乐3首客户资料袋客户礼品贵宾签到簿电子设备手提电脑3台，电脑投影仪3台，投影幕3个将物品采购清单提供给后勤保障组进行采购或准备胸花嘉宾一朵由鲜花制作插花报道处一小盆，台上一盆台前盆栽由宾馆准备屏蔽仪屏蔽仪一个，可以将现场的通讯设备屏蔽物料功能说明会运作组工作职责•1、根据产说会的需要安排产说会前期准备工作；•2、安排小组的工作分工；•3、向后勤保障组提供说明会的物品清单；•4、向财务组提供奖品采购清单；•5、联系并确定说明会的场地；•6、与场地的管理人员沟通需要提供的软硬件支持；•7、根据场地的情况确定场地布置方案；•8、制作说明会的会场布置内容；•9、主持人的选取和训练；•10、招聘并训练礼仪小姐；•11、租借礼仪服装；•12、准备相关材料：领导讲话稿（纸质版）、说明会流程PPT、说明会专题PPT；说明会运作组工作工具包：《说明会运作组工作分工》、《物品清单》、《奖品采购清单》、《场地布置方案参考》、《礼仪及主持人训练要领》、领导讲话稿两种（WORD纸质版）、说明会流程PPT、说明会专题PPT、客户资料等、理财确认卡等；会议举办期说明会运作组工作职责现场运作组职能分工产说会运作组组长控制礼仪音控/灯光礼品发放财务签到前台控制组•人员组成：共4－6名人员，由后勤保障组的人员及说明会运作组的部分成员组成。•工作职责•进行前期的会场布置；•负责会前的电脑、投影仪测试；•会前将相关课件拷入电脑并测试；•指定一名人员负责全场控制，该名人员要进行现场秩序维护，突发事件的处理，并及时捕捉镜头进行拍照；•指定2名人员负责灯光；•指定一名人员进行电脑操控；•说明会结束后与全体工作人员列队在门口送宾；•送宾结束后整理相关物品，根据物品清单进行清点，并带回公司归类保管。礼仪组•人员组成：至少10名以上，由1名说明会运作组的成员和8名以上礼仪人员组成。•工作职责•说明会运作组成员担任礼仪组的组长，配合说明会流程的安排礼仪人员的各项工作；•会前准备并摆放好幸运抽奖的礼品、信封、抽奖箱、托盘、披在托盘上的红绸布；•提前半天对礼仪人员进行现场彩排；•会前提早2-3个小时安排礼仪小姐化装、盘头；•要求礼仪小姐提前30分钟到现场迎宾；•开展会中礼仪的相关工作，特别是交流时间礼仪人员的工作；•说明会结束后与全体工作人员列队在门口送宾；音控、灯光组•人员组成：至少2名人员，由说明会运作组的成员组成。•工作职责•音控组的2－3名人员，其中1人负责放音乐，另外1－2人负责灯光掌控，并观察场内流程控制和人员上台的时间点，以便掌控播放音乐和控制灯光的节奏；•根据说明会的流程安排选取或准备相应的音乐；•负责会前的音响测试、音乐测试、麦克风测试、灯光测试、烟雾器测试；•负责现场的音乐播放和灯光控制；•说明会结束后与全体工作人员列队在门口送宾。礼品发放组•人员组成：共2—4名人员，由签到组人员和说明会运作组人员组成。•工作职责•会议开始时要有2-3人在门口报到处负责签到，让客户填写《签到表》发放会议资料，别胸花；•会议开始后撤离报到处，到现场签单处准备交流时间的相关工作；•现场交流时间要有1-2人按《现场签单表》登记现场签单的相关信息；•现场交流时间要有1-2人负责现场签单奖品发放；•说明会结束后与全体工作人员列队在门口送宾；财务组•人员组成：共3—7名人员，由签到组人员和说明会运作组人员组成。•工作职责•前期参与其他小组的工作•交流时间开始，成立现场财务组，由一名数据组和6名财务人员构成，使用2台POS机，一台点钞机。•负责接受营销员的理财卡，登记收费，开礼品单给礼品组，开报单条给礼仪。•送宾后数据组人员负责统计现场签单情况，并将《现场签单表》、《签到表》整理完毕，交给早会运作组、数据统计组及电话邀约组，以便进行会后的保单追踪和数据统计。签到组•人员组成：共3—6名人员，由签到组人员和说明会运作组人员组成。•工作职责•前期参与其他小组的工作，•负责签到，核对参会人员数据，处理突发事件；•负责引领业务员到训练场；•后期加入其他小组。会前准备工作•1、准备物品•在举办说明会之前，要准备相关物品运往会场，的物品准备清单如下：内容数量备注摆放位置迎宾牌多块公司提供会标,酒店提供酒店门厅(酒店提供)会标横幅1条中国人寿漳州分公司VIP客户答谢会会场内(广告公司)喷绘1幅海报1幅主背景背景(广告公司)讲台1台酒店提供讲台摆花1台讲台上聚宝金盆36个在桌上叠放(准备奖品台)讲台侧面桌布多块视客户数而定果盘、牙签2--4人/盘蛋挞\蛋糕桌上矿泉水/茶1人/瓶小容量(酒店提供)桌上面巾纸2--4人/包买抽纸式桌上托盘、绒布4个奖品展示用印刷品请柬门票餐券盖章有效只发给业务员签到表粉红底色，把客户及业务员全部打上按团队分类打印备用签到表见附表理财确认卡120张/场大红色树皮纸按到会客户，每人1场奖品发放登记表3张奖品发放登记奖品发放人负责其他嘉宾胸花4束主讲、主持、致辞领导、抽奖领导讲师手捧花1束讲师讲完后，由礼仪献花锦面签名册1个将签到表附在内签到台礼仪红旗袍4件－8件礼仪绶带4条－8条礼仪白手套4双－8双奖品类幸运奖品3种共10套。。。。按到会人数10%准备聚宝金盆多套按邀约人数50%准备当日投资奖30套人民币小钱币会议当日下午资金到位的前30名标王奖1—2套第四套人民币现场确认投资5万元以上金额最高者器材类电脑1台提前调试1台讲台，1台音响室投影仪1台提前调试讲台前数码相机1台领导颁奖时合影、就餐合影照片于当天下午洗出，次日发放音频线1根1根讲台，1根放音乐(酒店)人员类主讲、主持各1名着职业装，佩戴胸花准备主持稿致辞、抽奖、颁奖各1名着职业装，佩戴胸花准备讲话稿、电脑抽奖机程序礼仪4名盘头，化淡妆签到员、奖品发放员2名着职业装行政助理灯光、音响各1名各环节音乐、灯光配合打印计划书1名准备打印机、咨询台摆在会场后面摄影师1名颁奖及就餐时拍照布置会场•要求：选取当地最豪华酒店，音响灯光较果较好，交通便利。大厅泉州宴会厅（午宴）国际报告厅（会场）签到处入口会场指示图洗手间洗手间主持礼品台礼品储备处1人财务登记处1＋6礼品发放处2＋2人射灯处/工作人员席（灯光一人）签到台/计划书打印处1人音控2人会场外安排：•酒店大门口悬挂条幅，内容为：“热烈欢迎各位嘉宾光临XX人寿VIP客户答谢会”；•大门两边摆上欢迎牌，内容一为：“热烈欢迎各位嘉宾光临XX人寿VIP客户答谢会”；内容二为：“祝各位嘉宾身体健康、万事如意”；•酒店至会场途中要有指示牌或路标，内容为：“XX人寿VIP客户答谢会由此进”，要有洗手间指示牌；•会场门口摆放签到桌，放上签到簿、签到笔、资料袋（内含公司实力宣传单、产品宣传单、速算表、签约卡、XX客户报）。会场内安排：•会场正面悬挂会标：“XX人寿VIP客户“对话财富，赢在09”财富论坛”；•会场四周张贴美满、公司实力海报；•桌椅摆放整齐，桌椅盖上红绸布，桌上摆放水果、糕点、餐巾纸、小瓶矿泉水；•讲台上摆放立式讲台桌一张（讲台桌正中张贴XXCI标志，桌上摆放垂式桌花）；•讲台上摆放签单礼品桌，桌上摆放多个签单礼品，摆放时讲求“堆积如山”的效果，桌子以红绸布衬底，礼品用黄绸缎掩盖。•礼仪小姐要求•要求：身高160以上，五官端正、外貌姣好女性，最好向礼仪公司租借，部分人员由我司组训、内勤构成，身着旗袍，训练到位（每次举办会前一天都要反复彩排走位，直至熟练为止）。•人员基本确定8－10名。•开始迎宾。会中展示礼品，会后引导客人就餐。•礼仪小姐走位要求主持礼品台礼品储备处1人财务登记处1＋6礼品发放处2＋2人射灯处/工作人员席（灯光一人）签到台/计划书打印处1人音控2人一、客户进场•酒店大门左右两边各站一位，客户经过时，六十度鞠躬，面向客户微笑：欢迎光临！•酒店至会场沿途有礼仪小姐站位，客户经过时，六十度鞠躬，面向客户微笑：欢迎光临，XX人寿财富论坛由此进！•会场大门左右两边各站一位，客户经过时，六十度鞠躬，面向客户微笑：欢迎光临！•会场内多位礼仪小姐同时引领客户就座二、准备开始•所有礼仪小姐进入会场，分列会场两边；•会场大门内外各站立一位礼仪小姐，负责开关门，每次门打开时间不得长于十秒钟；三、主持人登台礼仪小姐引领主持人上台，走位在主持人前三步之遥，至讲台三米处让位，主持人上台。四、领导登台•礼仪小姐引领领导登台五、幸运抽奖礼仪人员进行小钱币纪念册的展示；•引导抽奖领导上台；•捧上抽奖箱（内有进门