高效优质的会议组织与管理

CompanyLOGO高效优质的会议组织与管理重新认识会议1为什么要开会政令需要畅通思想需要统一人心需要凝聚问题需要讨论大事需要决策士气需要鼓舞你能在世界上找到一个不开会的组织吗会议的几大其他工具无可比拟的优势会议可用来发表宣言传播理想发布政令举办活动声势大速度快会议可同时达到几种效果如沟通和激励讨论和决定宣传和发动会议可大可小可多可少可长可短可白天可晚上灵活方便会议是领导人树立形象施展才华建立威信发挥影响的最好平台会议也是一个窗口，可以用来观察一个组织的文化和有关人员的能力素质会议的几种主要类型大型集会国家两会电视电话会议组织、部门、团体内部会议企业最常用的几种会议股东会董事会总经理办公会议经营例会周例会晨会、夕会临时会议其他会议临时会议、其他会议包括研讨会沟通会座谈会说明会茶话会经验交流会欢迎会欢送会总结会表彰会学习会批判会读书会反思会企业会议存在问题及原因分析2分析一个真实的会议这个会议开得好吗存在什么问题为什么会存在这些问题大家有什么好的建议企业会议中普遍存在的问题参而不议议而不决决而不行行而无果企业会议效果不佳原因分析认识不到重视不够准备不足技巧不佳落实不力方法不对目的不明高效优质会议的“秘密”3高效优质会议的“标本”一次会议能够称得上高效优质，一定要同时达到三个目的解决了问题统一了认识鼓舞了士气高效优质会议是这样“炼”成的思想重视准备充分主题明确纪律严明组织得当落实到位高效优质会议的几个重要环节目的要清晰认识要统一通知要提前发言要高质决定要明确措施要有力高效优质会议的一般操作流程确定会议主题与形式落实会议场地与用品发布会议通知按时召开会议形成会议决议、纪要、记录跟办会议决议执行情况并通报根据会议制度执行奖罚会议文件存档规范的会议通知是这样的关于召开（举行）某某会议的通知各部门经理：兹定于2011年9月18日下午14时在公司二楼第八会议室举行什么什么会议，会议将重点讨论近期发生的几起质量事故，分析原因，讨论对策，论题重要，事关大局，请各部门经理按时参加，不得有误。特此通知。公司总经理办公室二○一一年九月十二日高效优质会议的策划组织与管理4会议的策划和主题的形成为什么想到要开这样一个会议希望通过这次会议达到什么效果在哪里举办以什么形式举办有没有更好的形式以前同类会议有过什么经验教训这次需要特别注意什么会议由谁主持，什么人参加会议场地的确定提前确定会议室提前按会议人数准备用品提前检查空调、投影设备会议桌上的资料应该如何摆放会议桌上的水应该如何摆放如何解决会议室使用冲突问题发布会议通知提前发布会议通知会议通知的基本要素什么是规范的会议通知会议通知发出后就万事大吉了吗会议提醒会前短信提醒确认会前的检查与确认检查确认会议准备情况检查确认与会人员到会情况检查确认会议室准备情况检查确认会议设备可以正常使用室外会议检查确认天气正常检查确认与会议有关的其他情况会中的注意事项按时开始（不等迟到者）不要偏离主题按会议流程进行引导和激发与会人员踊跃发言得出应该得出的结论作好会议记录会后的跟进与落实形成、签发会议决议或纪要按会议决议或纪要组织落实提醒有关人员工作进展情况与工作进展异常者沟通并提供协助形成会议决议或纪要执行情况报告依据会议管理制度对有关人员作出处罚会议总结与提升定期不定期地对会议策划、组织、管理情况进行总结剖析一次具体的会议对好的方面进行总结提练对不好的方面进行原因分析并制定对策能够标准化的进行标准化能够优化的流程进行优化高效优质会议其他注意事项尽量缩短会议时间，把更多时间用在会前和会后一次会议只设一个主题无关人员不参加会议能够通过沟通解决的问题不上会向与会人员提出明确而严格的要求会议确定的任务要有时间、数量、质量、责任人等要素如何成为优秀的“会议人”5中高层管理者在会议中的几种角色与会者会议召集人会议策划者会议组织者会议主持人如何做一名优秀的与会者收到通知，提前准备思想上要重视，态度上要认真按时与会带着以下“装备”与会事实数据意见、建议某经理某主管某主管副经理工程师如何做一名优秀的会议召集人接到指令，认真准备理解领导意图和会议目的会议召集人应该做什么会议召集人分几个“等级”测试一下你现在在哪个阶段和等级下一步应该做什么如何做一名优秀的会议策划者深刻理解会议的功能和目的及时总结会议的成败与得失广泛学习与交流善于思考和悟提出优秀的会议方案跟进方案实施情况及时总结和完善推荐一种特别会议•佛山欧陶公司的《360度直面沟通会》即“反思检讨沟通会”。•董事长欧阳天生：“批评也能创造财富。”•“如果领导都听惯了‘好话’，听不进去批评的话，离失败就没多远了。”那些私下忠告我们，指出我们错误的人，才是真正的朋友。——马云听不到奉承的人是一种幸运，听不到批评的人却是一种危险。——牛根生最痛苦的时候，压力最大的时候，脑子里面只有一件事儿的时候，我把全国分公司经理招到荒山脚下北大门那个地方，招待所里面，然后在那个地方闭门开批判会。大家批判我，批判了三天三夜，我觉得那个就很有用。——史玉柱成功的企业还在举行什么会议•腾讯：腾讯“批斗会”•“诊断腾讯”论坛，2011年2-5月举办了8场，广邀互联网、媒体、投资、咨询、法律等领域的资深人士参加。集体追悼会2011年7月5日，史玉柱和刘永好、马云、冯仑、茅永红、郑跃文、张征宇在重庆集体研究决定：举办一个集体追悼会，每人给自己致悼词。结束过去，开始未来。每活一天就净赚24小时，珍惜每一天，充实每一天，快乐每一天。——史玉柱微博如何做一名优秀的会议组织者深刻领会领导意图和会议目的思想上要重视，态度上要认真选对会议工作团队制定会议实施方案制作表单关注细节及时总结2008年总结表彰暨歌咏比赛活动当日工作安排总结表彰歌咏比赛员工聚餐人员就位布置就绪确认台幕无误09:00郭常青执行车辆限行10:30吴广立桌椅摆放完毕11:30前黎莎台上用品到位12:30前黎莎奖金证书到位13:00张曼男安保人员到位12:10吴广立礼仪小姐到位12:30前黎莎与会员工到位13:10前黎莎优秀员工到位13:30丁万元摄影人员到位13:40郭常青确认音响良好13:10杨建华宣布手机静音13:45黎莎宣布领导上台13:50黎莎播放恒路之歌14:05杨建华礼仪引导送奖14:40黎莎主持进入状态约15:20黎莎评委按时到位约15:30黎莎评委用品无误约15:50黎莎评分统计无误全程黎莎摄影摄像全优全程郭常青全员各就各位18:00黎莎致词用品无误18:05黎莎上餐用酒协调全程黎莎聚餐秩序维持全程吴广立紧急事件处置全程吴广立2008年总结表彰暨歌咏比赛活动倒计时五日工作安排12月30日，二12月31日，三元月3日，六12月29日，一12月27日，六定合唱台方案10:00黎莎确定搭台方案14:00黎莎部署环境美化15:30黎莎部署车辆管制16:30吴广立部署卡板清理17:00黎莎初定评委名单10:00黎莎完成表彰决定11:30丁万元查询天气预报14:00黎莎终审礼仪动作16:00黎莎准备工作总检17:00黎莎确认发言代表10:00丁万元确认聚餐人数11:00黎莎备好评委分牌14:00黎莎确认评委名单16:00黎莎确认评分细则18:00黎莎完成领导名牌10:00黎莎完成证书打印11:00曾小桂确认背景方案15:50郭常青确认天气预报17:00黎莎完成衣服租借18:00黎莎完成司旗更换10:00郭常青完成音响检测11:10黎莎跟进各队走台14:00黎莎完成礼仪走台16:00黎莎完成主持走台17:00黎莎主席台座次安排周继张玉美张玉晶岳志岗李宁太林子丹李军何爱斌李华军陆传冬张燕陈庆华周俊何斌王诚忠蔡金嵘如何做一名优秀的会议主持人提前准备、演练提前重点沟通确保会议按时开会激发大家的与会热情对优秀的会议发言予以肯定和赞美巧妙阻止不合适的会议发言对会议进行提练总结强调为何要召开这个会议和开展此项工作（统一认识）展望未来，鼓舞士气