高效会议管理(讲师版)

高效会议管理陈东惠普商学院授权讲师课程纲要主持会议技巧一个中心两个基本点会议概述会议致命伤会议的类型和目的制定决策解决问题交流汇报会议是有必要的吗？会议成本•时间成本•会议直接成本•机会成本会议的成本计算•时间成本＝参加会议的人数×（与会者的准备时间＋与会者的旅行时间＋会议秘书工作＋会议服务人员工作时间）×与会人员平均每小时的工资•会议直接成本＝会议设施租用费＋会议场地费＋旅费、食宿费＋文件准备费•机会成本会议必须成功以回收成本会议是有必要的吗？“必要”的会议•会议目的单纯化•会议资料有准备•会前先行沟通•书面解决无法当场决定的事项•报告内容有摘要•有负责会后考核工作的部门案例讨论：最失败的一次会议，会议成功的关键一个中心、两个基本点会议议程会议的准备会后的跟踪两个基本点一个中心会议规范流程开始•欢迎•会议目的•议程•时间安排•规章制度议程一：•分享话题和目标•交换信息•产生主意/做决定/确认行动•小结议程二议程三结束会议•总结•安排下次会议跟进•会议纪要•跟进计划准备会议哪些人参加？相关问题的主要决策人能够提供相关意见的人员为完成工作需要了解相关信息的人员将要负责执行会议做出的决定的人员对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员会议议程•由重要到不重要–会议开始时即讨论重要议题,以免延误时影响到后面重要议题。•由不尖锐到尖锐–将尖锐议题挪后,让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。•由容易到困难–让大家渐渐融入会议进行的节奏,不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。会议准备工作核对清单高效会议在开始之前就开始了1.了解会议的目的2.是否一定要开会3.确定会议的形式4.安排会议的议程5.决定会议的时间6.确定会议的主持人7.决定会议的地点8.研究会场如何布置9.确定出席人数10.安排出席者座位11.是否准备会议名签12.是否安排交通工具13.是否安排与会者住宿14.是否发出了会议通知15.确定视听材料16.确定辅助教材17.准备会场周边位置图18.是否要求与会者准备资料19.确定相关资料20.是否安排会后娱乐项目并做好事先通知会议的四个阶段执行：产生结果阶段正常化：积极工作阶段争论：摸底阶段形成：安抚阶段会议结束总结会议讨论结果落实行动责任人感谢与会者会议评估会议评估这次会议对你有用吗？是或否你畅所欲言了吗？是或否你对会议的主持方式满意吗？是或否作为这次会议的结果，你知道自己将做什么吗？是或否你有何其他意见吗？是或否会议记录与会后跟进技巧•会议记录者应具有的技能•与会者会后跟进•主持人的会后跟进跟跟跟主持会议与参与会议主持人的守则与责任•营造和谐气氛•按照议程进行•正确总结讨论的内容•引导发言者解释令人困惑的发言•帮助与会者理清不假思索的想法•尊重别人，避免出现会中意见一边倒的情况•减少与议题无关的争辩和讨论•保持中立态度如何开场•背景：–除了会议召开的背景，也可让与会人员自我介绍，并说明对会议的期待，以促进与会人员及会议气氛的融洽•会议目的•议程•会议期待与会者的守则与责任•会前充分准备•会中全情投入，贡献自己的创意与意见•以解决问题为己任•保持开放的心态，摒除部门之见•尽可能多地获取信息•耐心聆听，尊重他人的意见•勇于发言，言之有物•不进行人身攻击•避免出现不当的肢体语言•会后总结积极倾听的技巧•什么是倾听？–倾听与你是否同意其他人的讲话是毫无关系的。–倾听就是接收到其他人所讲的一切。–倾听就是理解其他人的想法。–理解并不意味着接受。•倾听中的障碍听的速度说的速度听力测试1：商店打烊时学会听•要学会听，首先要学会沉默–把所有个人见解放在一边–聚精会神，不要走神–注意一些非言语的示意动作(沉默、手势模仿、表示赞同、反对、思考、怀疑、有兴趣或厌倦、以及身体疲乏等等的形体姿势或动作。)–不加筛选地收集所有的观点。采用合适的态度•倾听能力测试2你是哪种态度？重新组合判断决定支持演绎了解倾听积极倾听•重新组合是用另一种表达方式重复对方刚说的话–或者直接引用他的话–或者用自己的语言重组对方的话积极倾听•重新组合是有利于沟通的重要技巧–它可以检验本人是否听懂了对方的意思–可以证实本人听懂了对方的意思…(检验服从个人动机。证实则是关系到刚刚说话的人，这样他便确信自己的话对方已经明白)–可以使讨论继续下去：当信息已经被正确接受，我们可使对方继续说下去、进一步表达。–在曲解了本意的情况下，或是解释得过了分，对方会立刻纠正，详细解释，改正错处。重新组合–重新组合可以在会面中制造一种气氛；–某些重新组合可能会帮助那些最不熟练的交谈者在公众场合下发言，使他们的话更好被人们听进去；–使那些原本没有理解的或是没有听见的人重新跟上发言者的话。积极倾听就是告诉对方你对他的信息的理解！积极倾听在这两种情况下尤其有用•当你不确定对方的意思时•当对方给予的是重要的，或感情上的信息时避免中途打断复述避免分心的举动和手势提问赞赏性的点头及恰当的表情目光接触共情不要多说积极倾听听用口去听用耳朵听；用眼睛看用心聆听聽提问题的技巧封闭式问题•你是哪里人？•你多大啦？•结婚了吗？•……开放式问题•这种问题需要解释和说明，同时向对方表示你对他们说的话很感兴趣，还想了解更多的内容提问题•提问题增强你的控制能力，牢记：空投指定站在对方的角度思考问题提问题时常见的问题•问题过于宽泛•开始的问题太难•问引导性问题–可能是最封闭的问题•提问之前已经表示不赞同•找不到提问的内容高效会议的八大特征1.只有在必要时才召集2.仔细筹划过3.拟定和分发了议程表4.遵守时间5.一切按计划进行6.邀请了有经验的人士和决策人7.作出了结论和归纳8.记录了所有决定、建议和负责人决策方式•一致通过法•多数票通过法•领导决定法阿罗悖论影响群体决策的因素1.心理定势2.自尊、自信3.从众行为4.合理化动机5.权威效应6.责任扩散、风险转移会议成功的小窍门在头脑风暴会议上，绝不允许对别人的建议进行评判窍门一视频案例：头脑风暴学员演练决策制定会议，一定要把方案的提出与方案的评价分开窍门二奥美广告─大人闭嘴请吃棒棒糖让每个人都有发言的机会窍门三会议室放置一个活页板/白报纸架/白板窍门四郭三条麦肯锡思维导图制造幽默的会议氛围窍门五奥美广告的文字接龙游戏适时应用切腊肠策略：对取得的成果进行归纳总结窍门六会议达成目的的七大技巧•注意人际关系•选择最佳时机•鼓励积极的发言•正面发言•提出并强调问题•克服脾气假想对方的反对意见目的说服方式切身利诱煽情说服型PersuasiveFacts无可争辩的事实ImplicationResultingfromFacts事实导出的影响、结果CounterPosition/YourPosition对方位置/我方位置Feature特点Advantage优势Benefit好处123四种说服型方式•1)AnalyticalApproach:Presentfacts,Logic&SoundReasoning晓之以理•2)ConsequenceApproach:PresentReward/Punishments诱之以利唬之以害四种说服型方式•3)Management-By-ObjectiveApproach:PresentYourPositioninEnthusiastic,Goal-OrientedTerms目标管理•4)EmotionalApproach:PresentYourPositioninDramaticTermsThatwillAppealtoListener’sHearts&Minds动之以情会议的四大恶习•会而不议•议而不决•决而不行•行而不实七种会议陷阱•员工会议太频繁•会议时间太长•会前缺乏准备•主持人话说得太多•讨论结构松散•发言内容重复•会议常流于形式会议的十大致命伤没有议程跑题，偏离讨论主题主持人不能拍板决定少数人垄断发言，意见无法流畅地沟通一言堂，与者迎合附会领导的想法会议的十大致命伤6.没有设法先了解别人的观点而经常打断别人的谈话，强行、迫切表达自己的观点，造成争辩，或彼此争夺资源，或邀功讨好，将会议作为明争暗斗或刻意展示才华的场合；7.在会议中，有结论但没有做出决议，或决议中无行动计划及明白责任归属；会议的十大致命伤8.与会人员不对，即参与会议的人员与会议主题相关性不大；9.会议场所不佳，易于分心，会议人员频频进出，办理与会议无关的事情，破坏会议的气氛；10.与会者没有充分准备课程总结•什么是“必要”的会议•会议的一个中心两个基本点•会议主持技巧•开会经常出现的问题