高效会议管理

高效会议管理高效会议管理高效会议管理高效会议管理真真真真实实实实案案案案例例例例一一一一对于某电讯集团佛山分公司张总来说，每周一的上午是他最痛苦的时候，因为这一天要回广州集团天河科技园总部开经营例会。0630，张总已经驾驶汽车往广佛高速入口行驶，因为公司新的绩效考核规定0830分各分公司总经理必须报到，每次迟到者扣罚100元，并对整个分公司季度绩效扣罚3分，张总到不是在乎那100元，而是不愿意为自己的迟到害得全分公司被扣奖金；虽然佛山离广州只有几十公里，但堵车厉害，尤其是周一上午，为了避免迟到，张总还是牺牲了宝贵睡眠时间早早上路。0710，汽车奔驰在广州环城高速，张总整理今天会议核心的思路；这次会议最重要的就是各分公司对目前产品到货效率很不满意，张总所在的公司是代理联通CDMA手机，最近联通推行存话费送手机行动，向佛山公司采购近3万台手机，这些业绩都是张总一年以来不断与联通佛山公司高层和各个部门拉关系做方案才签下近五千万的合同，联通公司爽快地把70%的预付款都给了，可总部至今才发货了30%不到，联通公司面临着有客户没手机的局面，对方老总已经严重警告我们了，说再不行要采取法律行动。佛山公司也打了几次催要报告到总部，总部一方面说全力配合分公司一线工作，另外迟迟没有行动，张总与深圳、江门、东莞几个兄弟公司老总联系过，他们也遇到这样情况，与联通签了供货协议，钱都付了，可供不上货，造成信誉和人格的损失，大家约好今天到总部开会，不解决问题就一直待下去；再不行就集体请求辞职，公司另请高明去对付联通公司。0745，张总的车还是被堵在华南快速中山大道出口处，看来又要迟到；这时候，总部运营总监（所有分公司的直接上司）秘书Tanny打电话通知，今天经营例会总裁非常重视，亲自参加，请大家务必准时到会。0828，张总及时赶到总部会议室一看，只见东莞、深圳、江门、肇庆、珠海、广州、惠州几个兄弟公司老总到了，大家一聊天，都是早上五六点就出门了，到现在连早饭都没有吃；总部只有秘书Tanny在忙着，张总问她今天会议主题是什么，有什么资料没有？Tanny说上司就是让她来好好学习一下，今后要负责起管理分公司，但要摆正心态先做好服务，至于具体会议谈什么？她一点也不知道，张总心想总部花5000多一个月请MBA回来做秘书，现在改行当服务生了，总部可真重视人才啊！0845，总部的各个相关部门财务总监、人力资源总监、物流总监、总经办主任、总裁助理才稀稀拉拉地入到会议室，会议主持人运营总监（公司第三把手）还没有出现，大家只能打着哈哈。0850，运营总监才和副总裁（公司第二把手）才有说有笑地走进会议室，对各位微微点头就算打招呼；随后运营总监宣布：“今天会议总裁很重视，他要亲自与大家交流工作和思想，但他现在正在与信息产业部领导喝茶，预计还有半个小时，请大家耐心等待！等一会请各个公司分别将这段时间工作业绩向总裁做一个简短报告！”张总一听，心想：“各个分公司工作业绩每周都有报告发给运营总监办公室，然后整理成周报给总裁办和各个要害部门，这个汇报制度还是运营总监制定的，怎么这次又要向总裁汇报？”没办法，马上拿电话与分公司行政经理要了前三个月数据，然后在笔记本上做一些汇报大纲。0940总裁快步走入会议室，运营总监马上安排大家汇报，按照汇报程序先分公司后各部门，每个部门10分钟，汇报内容包括前三个月销售业绩/增长比率/市场占有率，市场开发情况、经费使用情况、团队现状；佛山公司被安排在第五个汇报，在他之后还有七个部门。1150，当总裁听完各部门汇报后，张总刚想把今天重要问题说出来，运营总监说：“感谢总裁对我们的关心，总裁还有许多战略思路跟各位沟通，但他中午还要与科技局领导会面，所有问题下午继续谈，不准缺席。中午公司给大家准备了午餐，午餐后休息一下，下午1330继续。”张总一听，知道下午与顺德实力最大的经销商谈渠道合作安排算泡汤了，这个客户老板明天就陪领导去欧美参展，起码半个月后才回来。1245，本来想去各个部门串个门交流感情，可各个部门都关起门来午睡不好打扰；分公司老总们只能聚在一起谈工作，没想到大家都是既盼望参加经营例会，又害怕参加经营例会。1335，运营总监告之总裁还要推迟1小时才到，为了提高工作效率，大家先把问题谈出来，张总于是代表分公司把现在缺货问题拿出来，没想到所有分公司都存在这个问题，大家一致把矛头对准了物流总监；可物流总监也很委屈，他说已经跟三星、海尔等几个生产商的合同签好了近30万台手机，可总部这边迟迟没有把第二笔款给对方，现在这些货还是凭借他的个人信誉和担保，对方才发了近50%的货，各个分公司能有货他已经算是竭尽全力了；问题主要出在财务部，财务部不付款怎么有货？大家又向财务总监发起责难，可财务总监却说现在资金很紧张，购买手机需要钱，总部与联通合作新开发的CDMA手机增值业务也需要钱，各个分公司的正常经费也要钱；各个联通分公司虽然有预付款，可还不够，剩余的钱还要向银行借贷，最近银行信贷比较严，虽然我们的贷款批准了，但还要等2周款才到位，资金的问题要总裁拍板，我说了也不算。1425，正当大家吵不清楚的时候，总裁步入了会议室，运营总监把大家问题做了简单汇报后，总裁微笑地开始了他的发言。1715，总裁一口气讲了近3个小时，不愧以前是大学教授出身；他谈到了公司现在的竞争优势，分析了对手和电信市场发展趋势，还用上了战略分析工具，谈到了为什么公司要做CDMA手机增值业务，以及如何用全方位的技术和服务捆绑联通，公司的资本运作计划，作为分公司老总如何带领团队等等；张总觉得每次听总裁开会就底下的经理们好象是MBA学员在听课，总裁的语言煽动性很强，思想很超前，启发很大，可有用吗？1730，运营总监做了总结，其中绝大部分时间是在谈他对总裁讲话的心得体会，并命令Tanny把总裁讲话迅速整理，放在公司内部网络供大家下载学习，要求各分公司组织员工学习讨论。1830，张总疲惫地开着车行驶在回佛山的路上，回想今天这一天的会议，他觉得自己好象什么事情都没干成，反倒错过与顺德经销商的战略会议,这对自己下半年占领顺德市场的目标又要打折了；心中升起一种无奈和彷徨的感觉，明天上午就是与联通公司管理层关于手机交货的磋商会议，他拿什么面对对方？这时候来了一条短信，是市场部经理小侯，短信上说：“联通公司技术部正式通知我们，在首批交付手机里有15%达不到信息产业部技术标准，为不合格产品，后天这些货就要上柜台配送给用户，联通技术部经理和市场部经理要求与我们紧急召开会议商讨对策，请老大快回！”张总看完后，把车停在路边，这一刻，他觉得自己在这家公司是很无奈,业绩压力已经让自己分心无术,繁忙而无效会议更让自己苦不堪言,可又不知道问题在谁哪里,谁该负起责任！这个会议到底出什么问题这个会议到底出什么问题这个会议到底出什么问题这个会议到底出什么问题????会议的目标不明确会议的目标不明确会议的目标不明确会议的目标不明确会议前无计划准备会议前无计划准备会议前无计划准备会议前无计划准备会议的流程不科学会议的流程不科学会议的流程不科学会议的流程不科学会议的主持不负责会议的主持不负责会议的主持不负责会议的主持不负责会议的议程无规则会议的议程无规则会议的议程无规则会议的议程无规则与会者角色不确定与会者角色不确定与会者角色不确定与会者角色不确定会议的成果不落实会议的成果不落实会议的成果不落实会议的成果不落实:会而不议会而不议会而不议会而不议、、、、议而不决议而不决议而不决议而不决、、、、决而不行决而不行决而不行决而不行、、、、行而无果行而无果行而无果行而无果会议的意义会议的意义会议的意义会议的意义一一一一、、、、是一个集思广益的渠道是一个集思广益的渠道是一个集思广益的渠道是一个集思广益的渠道二二二二、、、、显示组织或部门的存在显示组织或部门的存在显示组织或部门的存在显示组织或部门的存在三三三三、、、、是重要的群体沟通方式是重要的群体沟通方式是重要的群体沟通方式是重要的群体沟通方式会议的目的会议的目的会议的目的会议的目的一一一一、、、、开展有效的沟通开展有效的沟通开展有效的沟通开展有效的沟通二二二二、、、、资讯传达资讯传达资讯传达资讯传达三三三三、、、、监督员工的工作进展监督员工的工作进展监督员工的工作进展监督员工的工作进展四四四四、、、、达成协议达成协议达成协议达成协议、、、、解决问题解决问题解决问题解决问题五五五五、、、、决策和资源共享决策和资源共享决策和资源共享决策和资源共享六六六六、、、、开发创意开发创意开发创意开发创意七七七七、、、、激励员工的士气激励员工的士气激励员工的士气激励员工的士气八八八八、、、、巩固经理人的地位巩固经理人的地位巩固经理人的地位巩固经理人的地位会议的目的会议的目的会议的目的会议的目的会议是一种管理沟通形式会议是一种管理沟通形式会议是一种管理沟通形式会议是一种管理沟通形式，，，，通过沟通通过沟通通过沟通通过沟通，，，，达成共达成共达成共达成共识识识识，，，，寻找对策寻找对策寻找对策寻找对策，，，，最终提高管理工作的最终提高管理工作的最终提高管理工作的最终提高管理工作的效率效率效率效率。。。。会议的种类会议的种类会议的种类会议的种类一一一一、、、、固定的部门会议固定的部门会议固定的部门会议固定的部门会议二二二二、、、、临时处理突发事件的会议临时处理突发事件的会议临时处理突发事件的会议临时处理突发事件的会议三三三三、、、、宣布人事安排和政策的会议宣布人事安排和政策的会议宣布人事安排和政策的会议宣布人事安排和政策的会议四四四四、、、、当众表扬或批评别人的会议当众表扬或批评别人的会议当众表扬或批评别人的会议当众表扬或批评别人的会议五五五五、、、、集思广益的会议集思广益的会议集思广益的会议集思广益的会议关于会议频率的建议关于会议频率的建议关于会议频率的建议关于会议频率的建议一一一一、、、、固定部门会议每个月至少一次固定部门会议每个月至少一次固定部门会议每个月至少一次固定部门会议每个月至少一次二二二二、、、、全体会议建议每半年举行一次全体会议建议每半年举行一次全体会议建议每半年举行一次全体会议建议每半年举行一次三三三三、、、、处理突发事件会议避免频繁处理突发事件会议避免频繁处理突发事件会议避免频繁处理突发事件会议避免频繁四四四四、、、、一对一的会议可以随时举行一对一的会议可以随时举行一对一的会议可以随时举行一对一的会议可以随时举行会议的成本会议的成本会议的成本会议的成本一一一一、、、、会议的时间成本会议的时间成本会议的时间成本会议的时间成本二二二二、、、、直接的会议成本直接的会议成本直接的会议成本直接的会议成本三三三三、、、、效率损失的费用效率损失的费用效率损失的费用效率损失的费用会议的时间成本会议的时间成本会议的时间成本会议的时间成本=｛｛｛｛参加会议的人数参加会议的人数参加会议的人数参加会议的人数××××（（（（与会者的准备时间与会者的准备时间与会者的准备时间与会者的准备时间＋＋＋＋与会者的旅行时间与会者的旅行时间与会者的旅行时间与会者的旅行时间））））｝｝｝｝××××会议时间会议时间会议时间会议时间＋＋＋＋会议秘书的工作时会议秘书的工作时会议秘书的工作时会议秘书的工作时间间间间＋＋＋＋会议服务人员的工作时间会议服务人员的工作时间会议服务人员的工作时间会议服务人员的工作时间会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案会议效率不高的原因及解决方案一一一一、、、、会议效率不高的原因会议效率不高的原因会议效率不高的原因会议效率不高的原因二二二二、、、、如何进行预防性管理如何进行预防性管理如何进行预防性管理如何进行预防性管理三三三三、、、、高效会议的八大特征高效会议的八大特征高效会议的八大特征高效会议的八大特征四四四四、、、、会议规范会议规范会议规范会议规范一一一一、、、、会议效率不高的原因会议效率不高的原因会议效率不高的原因会议效率不高的原因1、、、、时间安排不合理时间安排不合理时间安排不合理时间安排不合理2、、、、地点安排不妥当地点安排不妥当地点安排不妥当地点安排不妥当3、、、