高效决策会议管理之道-与会篇0624讲义

会前工作（八件事）确定主题与目标确定场地确认出席人员确认时间自身准备会场布置会前协调发出会议通知会议的种类报告会议跟进进度会议传递或交流信息会议策略会议问题解决会议策略立案会议决策会议其他会议仪式会议目标了解个人手头工作之内容及进度状况互相分享与讨论重要信息分析工作中发生之问题，寻求解决方案拟定企业策略决定提案的方向性庆典或发布经营政策、指令、方针等确定会议的主题和目标不同的角色及职责角色会议领导者会议主持人记录者（书记）计时人员演示者参加者（听众）职责决定主题，必要时出席支持意见交换，决定最终意见决定事项执行，对最终结果负有责任策划会议的过程，控制气氛与进度引导提出构想，协调不同意见，作出决议总结达成的方案归纳重点，准确记录决议，协助总结会议制作及发出简洁清晰的会议记录，并有系统地存盘协助会议主持人对时间进行管理向其他与会者就提出的方案或概念进行清晰系统的简报说明准备充分，准时参加会议，积极提出意见，落实执行通过的方案向没到场而有需要知道的人士传递讯息确认会议内容时间、场所主题、目的/目标参与人员具体而明确的议题紧要的事项排在前面要求与会者做一些特别的功课/准备编写会议通知尽量在会议前一周发出充分的自身准备确认是否出席会议研究议题,收集相关信息演练一次要表达的内容安排好自己的工作会前协调守时持主动开放的态度发言简洁明了不打断别人不批评别人的任何提议必要时作出让步或妥协应提出不同的意见或质疑遵守会议安排受欢迎与会者的表现5分钟VS1小时守时利用会议提醒功能从提醒开始放下手上工作尽量在会议开始前5分钟到达具逻辑性发言的三大要素结论资料理论依据如何有效地表达观点？请把你的发言控制在3分钟以内！①我们一定要提倡低碳生活②大量温室气体，主要是二氧化碳的排出，使全球气温升高、气候发生变化③世界气象组织提前公布的“2009年全球气候状况”报告指出，近10年是有记录以来全球最热的10年。如何解读听众的心理？如何听取其他人意见？先写下每个人的意见将重点整理出来列出重要的数字事先写下有疑问的地方陈主任赞成A产品方案李主任赞成B产品方案报价7万，交货期：7天报价：5万，交货期：10天两个方案都超出了预算，有没有后备的方案呢？让人产生好感的应答“是，对，原来如此，点头示意加上只字词组，这是最基本的应答方式”“然后呢？接下来是？”这会让对方容易接话“确实是很严重的问题！这样很好！”表示同感，同意对方观点“我理解你刚刚的意思是···吗，当中关于XX部分可否请你再解释一下？”复述对方的观点，邀请提供进一步资料如何面对反对的言论回答前先深呼吸一口气！对于对手抱持友好的态度，并将对方的提问内容详细记下是否具有责难意味？对方到底有没有了解我的想法？判断对方的真正含意！让人容易接受的应答“为何你会如此认为？你是如何考虑的？”“有关这点，你认为该如何做比较好呢？”“或许是我说得不够清楚，请容许我再详细解释一下„”“我很理解你会有这样的担心，但我认为这个方案确实可行，因为„„”是否自我说得太多提问并用眼神交流快速而真诚地肯定他/她的看法动员所有成员分享观点小休时个别或私下询问他/她沉默的原因气氛沉默会议常见问题处理偏离主题提醒与会者任何讨论必须与议程项目有关扼要总结离题项目不予离题者响应规定每人的发言时间会议常见问题的处理各持己见重申讨论的最终目标总结各方意见鼓励从多方面分析分岐如有需要,可另安排时间讨论避免进行投票表决会议常见问题的处理垄断会议设定发言次序并订立时限提醒与会者尊重团体意见适当总结发言并邀请其他与会者发言在他发言时不经意地看一眼表让对方明确了解发言的目的会议常见问题的处理引导与会者定下决议的准则分析方案的优点与缺点分析成本效益会议常见问题的处理达成决议制作会议记录7大原则会议的主题会议的时间出席/缺席的名单每项事项的决议概要每项事项的进展概要何人将做何事的概要下次会议的时间完成后的会议记录需归档以便之后的查询建立独立的电子数据库定期追踪会议记录发放（会议后三天）任务分解会后跟进事项