高效组织会议课程培训

如何组织高效率会议权威统计：在我国，一个单位的领导一年80%的时间在开会（约40%参加上级部门的会议，40%参加本部门会议）；我国每天召开的会议约240万个；全国每年会议经费达35亿元！我们的工作都离不开会议培训内容：会议主要作用及分类；高效会议组织；---会前---会中---会后会议“通病”及对策计划50分钟会议主要作用：开展有效的沟通：会议是一种多项交流，可以集思广益，实现有效沟通是会议的一个主要目的。传达资讯：通过会议可以向员工通报一些决定及新决策，也就是说向员工传达来自上级或其他部门的相关资讯。相互监督、协调矛盾：其主要目的是为了监督、检查员工对工作任务的执行情况了解员工的工作进度，同时监督领导绩效完成情况；借助会议这种“集合”的、“面对面”的形式，来有效协调上下级以及员工之间的矛盾。达成协议与解决问题：针对具体问题，集思广益，最终达成协议或解决问题资源共享：利用开会汇集资源，以期相互帮助，共同进步开发创意：开发创意的会议目的突出反映在广告公司、媒体公司中。通过举行会议，形成新的构思，并且论证新构思，使其具有可行性。激励士气：年初或年底的会议通常具有这一目的性。这种会议是为了使公司上下团结一心，朝着一个方向共同努力会议主要作用：联络型会议：部长联络会课长联络会课内联络会班长联络会班前班后会汇报型会议：部科长会总结会品质高层会议发布会评审型会议：质量管理体系评审会DR认证会教育型会议：指导会专题教育全员教育传达精神会议分类：达成决议或解决问题型会议：党员发展会QC小组研讨会新产品开发研讨会高效会议的组织：前段：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。1、会议召集人的会前工作清单2、与会者的会前准备工作中段：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。开会参考流程末段：会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。会中分派工作一览表GO会议召集人的会前准备工作清单：开会目标是否清楚；决定与会者名单；决定与会者的参与程度；决定由谁来担任会议主席与会议记录者；决定会议时间、会议长度、地点；准备好会议所需辅助设备；决定哪些与会者该做简报与何时做；暂定的会议议程是否涵盖所要讨论的事项，并把议程事先发给与会者；分发开会通知。与会者的会前准备工作：基本的工作就是对自己负责的议题有充分的了解，并有充分的资料提供给其他与会者；会前了解自己在会议中发挥的作用，若在会前还不知道自己负责的议题或职责范围，应及时向组织者询问。给与会者的几个建议会议的组成部分：前段：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。1、会议召集人的会前工作清单2、与会者的会前准备工作中段：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。开会参考流程末段：会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。会中分派工作一览表GO给与会者的几个建议：1、发言内容要有组织2、适时发言3、一次只讨论一个要点4、口齿清晰、陈述有力5、让证据说话6、仔细倾听他人讨论7、避免不当的肢体语言会议目标：会议中所要解决什么问题，以及对会议中讨论的议题所期望能达到的最好效果，既问题在会议中期望被解决的程度。会议时间、长度及地点：若非紧急会议，早上9点钟到十点半钟，下午2点半钟到3点半钟是最佳开会时间，此段时间是一天中精神状态最好、工作状态最佳的时段；除非有必要，一般会议尽量不超过一小时；会议地点一般不要选择在太过舒适或新奇的地方，否则很容易分散与会者的注意力。会议主席（主持人）：一个重视议事效率的主席对于应付会中的临时状况，应要有两把刷子，控制讨论方向不致离题，到刺激与会者进行批判性思考，都有赖于主席的经验与智慧，主席应时时打开其“第三只耳朵”。会议主席的几大职责主席的几大职责：1、营造和谐的气氛；2、控制讨论方向，使会议照议程进行；3、正确总结各段落或议题的讨论内容；4、引导发言者解释令人困惑的发言；5、尊重少数人的意见，避免会中意见一边倒的情况；6、减少与议题无关的争辩与讨论；会议记录的组织与整理：标题、会议目标、主席名字、缺席及出席人名单应列在会议记录起头处；使用简短的文字，明述与会者的讨论重点；工作分派情形及完成日期记录无误；会议记录的内容：讨论过程中所达成的各种共识（要不厌其烦的向与会者确认每个结论无误）；有哪些证据支持此议案通过，及反对意见为何；分派工作的详细情形，及完成日期。会议记录者的职责：及时指出令人困惑的发言，请该发言人解释清楚；适时做总结，协助讨论进行；向各与会者确认各议案的排序是否无误。给会议记录的几点建议：1、重要的会议应录音下来，从而使整理会议时有据可循；2、除非有必要，定期招开的会议通常不用录音。因花费时间录下的详细内容，可能毫无用武之地；3、大多数会议都应指定一位会议记录者。主席最好不要兼职此工作，而最好由与会者轮流担任；4、会议记录者最好有一定的语言组织能力，使笔记流畅，易于了解，同时不失真；5、会议结束后重新整理所记录的内容，尽可能维持在一页纸的长度；6、会议记录者应与主席共同修正会议记录错误的部分；7、将整理好的会议记录分发给各与会者。会议的议程设计：好的议程设计有助于讨论上轨道，也就是在预定的时间内讨论各相关议案细节；好的议程设计也可避免讨论离题，有系统地帮助与会者一步步达到目标；会前应把会议议程表分发给各与会者，并且在议程表里明确各议题所预计使用的时间，供主席及与会者遵循；议程表最好有固定格式的表格，以避免在设计议程时遗漏须考虑到的事项。会议议程表范例开会通知：开会通知应包括请他开会的理由、该准备哪些材料及会议召集人所期望的会议目标。注：通知时除口头通知外最好附上书面通知，毕竟白纸黑字比口头邀请来的正式。会议前再次通知（会议通知范例）会议参考流程：导言：主席开场白讨论过程：理清问题所在并整理出头绪，找到相应对策并达成共识。1、找出并分析问题的原因：分别是（1）…（2）…（3）……（主席确认以上原因各与会者都无异议，再进行下一步骤）。2、商讨并列出可能的对策：分别是（1）…（2）…（3）……（主席确认以上原因都已详细讨论，再进行下一步骤）。3、比较第二步所列对策，对其进行评估，看何者最符合原议事目标，并达成决议、确定对策（1）…（2）…（3）……结论：1、请会议记录者重述已达成的决议；2、询问与会者有无异议；3、确认工作分配完成并已记录妥当。主席的开场白：1、陈述问题、会议目标（通过此次会议期望解决到何种程度）;2、提供与讨论内容相关的资讯，并强调其中不可忽视的内容；3、将问题分类并确定本次会议的侧重点及讨论顺序。一定要注意不要让非重点及不相干的内容占用太多时间；4、声明会议记录者的工作内容；5、询问与会者有无修改议程的需要。会议的组成部分：前段：会前准备工作要想经营成功的会议，必须要有周全的会前准备工作。很多会议因为缺乏充分的会前准备工作，才导致低质量的讨论过程。1、会议召集人的会前工作清单2、与会者的会前准备工作中段：议事过程是会议的主体及核心部分，此部分在无特殊情况下应尽量按照事先的议程安排进行，以保证会议的高效率进行。开会参考流程末段：会后追踪会议结束后各与会者应执行主席在会中所分派的工作，并作成简报反馈给主席或在下一次会议中进行汇报。会中分派工作一览表GO会议几大问题：1、不守时2、离题、闲聊3、无结论4、缺乏议程设计或会议目标的会议5、低效率的会议主持人6、与会者心不在焉7、与会者未准备开会资料8、与会者不敢做主9、会议无记录会议之一贯问题:不守时会议未准时开始：1、主席未准备就绪，导致开会延后，主席的信任度将大打折扣；2、与会者未准时，若此人不是攸关会议决议的人的话最好不等。否则，一贯准时的人也会认为：“既然每次都不能准时开会，那我就没有必要准时到会了。”未按照预定的时间进行讨论：1、防止话多且内容空泛、无重点的与会者占用太多时间；2、若因为一些重要议题不得不延长其讨论时间，则应选择考虑修改会议议程时间安排表。离题、闲聊：在讨论过程中很容易离题。原因：通常是因为议程设计不够紧凑，导致无法按计划讨论，或临时有更吸引与会者的话题。对策：1、每个议案讨论告一段落时，即做归纳整理，以确保讨论能照预期的进度进行。无结论：原因：“缺乏讨论整合的能力”，即在话题转换时没有人可以将已讨论的事项做有系统的归纳。对策：主席应时时注意将与会者提出的新意见与讨论过的建议相整合，在必要时可以打断发言，把各种意见中彼此相符合或相冲突的部分做比较。缺乏课程设计或开会目标：好的议程设计是高效率会议的开始。离题、无结论等问题在缺乏议程设计或目标不明的会议里非常容易发生，因此好的议程规划确有其必要性。会议无记录：好的会议记录者在会中所能发挥的作用仅次于主席，他能够对会议进程的把握起到相当的作用；若无会议记录则会议中的重要意见或决议就有可能被遗漏；同时在会议中已被讨论过并已达成决议的事项有可能被重复讨论。结束语会议是管理者进行有效管理的一个重要工具。切记：会议成败的关键并不在于开会的那几十分钟，而在于会前准备及会后的落实！！预祝各位：成功组织高效率会议！！