龙华科技大学97学年度第2次总务会议纪录

1龍華科技大學97學年度第2次總務會議紀錄時間：民國98年4月9日(星期四)上午11時地點：法民大樓六樓會議室主席：鄭總務長進山上級指導：校長、副校長出席人員：本校教務長、學務長、研發長、會計室主任、軍訓室主任、人事室主任、圖書館館長、體育室主任、電算中心主任、推廣中心主任、進修部主任、進修部庶務組組長、工程學院院長、電資學院院長、管理學院院長、人文學院院長、環安室組員、總務處各組組長。列席人員：學生代表記錄：廖依琳壹、報告事項：主席報告：校內任何活動若無申請核准，禁止對內、外有販賣行為發生。各組報告事務組：1.配合各單位年度設備及耗材採購、各補助款之專案採購。2.支援各單位辦理活動，協助相關事務場地佈置、餐點茶水及交管相關事宜並請各單位務必事先於簽文中告知以利配合。3.本學年度採購案件及行政支援統計，累計至3月31日。姓名件數金額姓名件數金額鄧文華162件$13,270,989邱朝義245件$27,113,149鄭淑菁193件$58,091,009陳秀琴302件$31,920,185行政支援計321件採購案共902件$130,395,332(1)採購案共902件，金額為新台幣$130,395,332元正。(2)行政支援計321件。4.本校汽車停車位計有238個；教職員申請汽車停車證共512人(含191位兼任老師)。機車停車位計有2,300個；教職員申請機車停車證共262人(含36位兼任老師)；學生申請機車停車證共2,554人。5.簡化學生申辦停車證之手續，改採線上登記後列印繳費單後至便利商店或ATM繳費。6.採購業務宣導：(1)推動採用中央信託局共同供應契約之項目以簡化採購流程。(2)依身心障礙者保護法規定，優先採購身心障礙福利機構或團體生產品及服務。2(3)依政府採購法及機關優先採購環境保護產品辦法規定，應優先採購符合環保產品。文書組：1.單位使用公務信封、信紙可至文書組領取備用，並請各單位嚴加控管公務信封、信紙及用郵，（且配合郵政策略多採用郵局制式便利袋、便利箱等）以節約能源。2.對於單位簽辦製作公文，承辦人撰打文稿與會簽單位流程不明時，應先與相關單位溝通後再串、並簽文，以免耽誤公文會辦時效。3.請發文單位對校內及校外行文，受文者正、副本單位全銜必須正確不宜用簡稱失禮節，且語法不符電子公文無法傳遞。4.單位發文文稿有行政程序或附件資料不完備、附件名稱過長不符語法、附件電子圖檔過大逾1MB(即退回補正)。5.單位發文文稿經鈞長更正內文並核可決行後，承辦人必須先取回簽文更正電子公文製作系統內文後，使得送文至文書組發文（未經更正內文即退回補正）。6.單位簽辦獎狀、證書、聘書，套印作業請依（本校網頁公告範本格式）印製，以免造成該獎狀、證書、聘書無法用印且昂貴用紙大量浪費損失。出納組：1.98年1月至3月收付款業務數量統計(1)傳票處理約有2229件，付款支票已開立1615張，未領支票尚有130張。(2)廠商繳交履約保證金有55件，保固款有32件。(3)學生辦理工本費繳交人次約1365人。(4)零星機車證辦理人次約35人。(5)其餘各類繳款人次約400人。(6)教職員生轉存筆數約4800筆，廠商匯款筆數約985筆。2.97學年各項整批收費委由金融機構代收，學生可自行上網列印繳費單及繳款後收據，且繳費管道多樣便利，確實提升了工作效率及減少人工收費風險。3.97年度所得扣繳憑單採自黏紙張，有效節省裝封人力，但缺點是無法連同所得明細一併寄送，已委託計中增加線上查詢功能，預計98年度可於行政資訊系統上查詢個人所得明細。4.所得稅條款若有修改，將以電子郵件或網頁上公告。3營繕組：1.97學年度97年8月至98年3月止，共計維修案746件，其中本組同仁自行維修部分217件，洽詢廠商維修部分529件。2.本學年重大工程如下：3.請協助宣導，各大樓頂樓若非緊急狀況，切勿開啟安全門，另電機機房非營繕組人員，請勿進入或堆置雜物。4.配合政府節能政策，電梯隔層停靠已經於3月1日開始實施，各單位若有重大活動，可簽會營繕組，活動當日管制措施可暫時解除。圖書館暨法民大樓電力節能工程圖書館第二書庫裝修暨書架工程項次工程名稱進度工程費用（萬）1圖書館暨法民大樓電力節能工程（第二期工程）97年12月完工9842100噸水池新建工程97年12月完工2383圖書館第二書庫裝修暨書架工程98年02月完工2624推廣中心裝修工程施工中預定98年04月完工2555法民大樓三創中心工程簽辦中預計5月完工約5006資管所裝修工程比價中預定7月完工約1507無障礙設施（廁所及扶手）簽辦中預定7月完工約1808無障礙設施（電梯）設計中預定暑假完工約2604100噸水池新建工程推廣中心裝修工程保管組：1.97學年度97年8月至98年3月止，財產管理作業案件如下統計表：驗收報廢移轉補標籤財產盤點（保管單位）97年8月至98年3月166617646911270342.近日發現有單位自行複製鑰匙，為避免門戶管理及安全有所疏漏，敬請往後有複製鑰匙需求時，必定要會簽保管組。環安室：1.97年11月至98年3月份各系實驗場所自動檢查表按時製發，收集後依反應意見改進；檢查表檢查項目依場所性質不同調整。2.97年11月至98年3月份勞委會北檢所職災申報、教育部校園實驗習作業場所災害申報：0災害。3.本校實驗室廢液清運：化材系原暫存有害、無害廢液總計600餘公斤，已於97年10月6日送國立成功大學處理。另暫存一桶有害事業廢棄物(毒性、含鉻重金屬)代碼B-022212月中旬運往高雄榮工處；二項作業均妥善處理完成並取得證明。4.97學年度第二學期教職員工安全衛生教育訓練暨98上半年民防團隊訓練於2月11日(三)上午舉行，相關教職員工167名參加研習；研究生二年級及部分一年級(補訓)安衛課程在2月13日(五)上午舉行。5.入侵紅火蟻監測：自94年4月發現危害後，即依據農委會及教育部相關措施，著手進行防治，總計歷經約四年後，目前已完全根除；主管單位正式發函本校，自98年3月1日起，解除本項監測。為預防再次感染，每年春秋季適當天氣，仍須進行預防性投藥。56.教育部專案執行：(1)97年度防災科技教育深耕實驗計畫─防災通識教育「防災概論」課程核定通過，計畫期程為97年5-12月，計畫主持人為鄭進山副教授，課程進行順利，已結案。(2)98年度防災科技教育深耕實驗計畫─防災通識教育「永續地球」課程核定通過，計畫期程為98年2-12月，計畫主持人為何台華教授，計畫依期程內容執行中。(3)97年度補助大專校院辦理安全衛生通識課程─(通識教育課程)工業安全與衛生概論，課程計畫執行中，計畫期程為98年2-7月。7.桃園縣政府為持續推動垃圾強制分類政策及擴大回收廢棄物宣導；本校落實各類資源回收，已成為每日例行工作，各類回收物單據均妥善保存備查，鄉公所及縣環保局每月來校稽查均符合規定。8.全校各建物乾粉滅火器藥劑陸續屆滿三年有效期限，保管組逐棟更新中(利用寒暑假批次更新)。9.本校97年【環保署─毒性化學物質】(化材系使用及貯存量)運作量申報完成98.01.10。10.本校97年【經濟部─非製造業節約能源查核】申報完成98.01.10。11.97學年度第二學期環保週─「二手書交換」活動籌劃中，預定5月初舉辦。貳、其他單位報告：會計室：四月份進入98學年各單位經費概算審核時程，審查會議預計於4/13始2~3週，請保管、營繕組協助參予設備報廢、購置、維修之審查。電算中心：總務系統進度，目前雜項單已完成80%，採購單目前測試使用中。參、討論事項提案一提案單位：事務組案由：修訂「龍華科技大學汽機車暨停車場管理規則」，提請討論。說明：原管理規則修訂。決議：修正部分文字通過。肆、臨時動議：散會(12:20)