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贾建红会议组织与服务学习情境2:会间服务子学习情境2:会议记录会议组织与服务教学目标:掌握会议记录的写作知识目标1会议记录的定义2会议记录的作用3会议记录的分类4会议记录的要求及注意事项5会议记录准备工作6会议记录的要求7会议记录的记录方法8会议记录的基本格式9会议记录的修改培养学生的沟通能力及团队协作精神养成良好的职业道德技能目标态度目标会议组织与服务资讯计划决策实施检查评估资讯计划决策实施检查评估完成工作项目团队合作成本预算分析问题制定计划独立性沟通解决问题的策略获取信息社会能力专业能力方法能力学习方法:行动导向的项目教学法会议组织与服务情景1株洲力维公司为一家大型家电销售公司,销售各大品牌家用电器,现拟在天元区嵩山路开设一家名为“力维嵩山”的购物中心,作为公司办公室秘书方圆接到了该中心开业庆典会议的筹备任务,假设你就是秘书方圆,请为筹备会议拟写会议记录。情景模拟会议组织与服务资讯阶段会议组织与服务会务工作流程图(会中)做好会议记录组织签到做好会议值班保卫工作报到及接待工作做好后勤保障工作编写会议简报或快报做好会议保密工作会议信息工作会议组织与服务•做好会议记录•会议记录是会议实况的记载和反映。一份完整、简洁、条理清楚的会议记录,可以提供会议活动的原始信息,为形成会议的正式文件打好基础,为总结会议和传达会议精神提供依据。会议组织与服务•会议记录及其作用•1)会议记录的定义•会议记录是在会议过程中,由记录人员把会议的基本情况、大会报告、代表发言、决议等内容记录下来形成的重要会议材料,是反映会议客观进程的原始而真实的信息记载。•2)会议记录的作用•(1)会议记录是研究和总结会议的重要依据。•(2)会议记录经整理可作为向下传达的文件,也可以作为向上级汇报的原始材料。•(3)会议记录可作为编写会议纪要和会议简报的基础材料和重要的参考佐证资料。•(4)会议记录是重要的档案资料,在编史修志、查证组织沿革、考核使用干部以及落实政策、核实历史事实等方面,可起到无法替代的凭证作用。•(5)一些法定性会议,会议记录经发言者和会议领导人确认签字后,具有法律效力。•(6)图片类、音频类的会议记录,可适当用于报刊报道和影视制作。会议组织与服务•2会议记录的分类•(1)按记录的手段分,有手工记录和机器记录两种。①手工记录是指会议记录人员用文字或记录符号在纸上进行记录。②机器记录是指借助各种记录信息的机器设备进行记录。如:录音机、录像机、计算机、摄影机、照相机等。•(2)按会议记录的载体分,有书面记录、音频记录和视频记录三种。①书面记录是将会议的信息记录在纸质材料上。②音频记录即用录音带、磁盘等记录会场内的语音信息。音频记录比书面记录更容易整理,而且它是书面会议记录的重要补充,重要的会议常常采用录音的方法来避免错记或漏记。③视频记录是采用摄像机去记录会场内的活动场面,以便会后直观地再现当时的情景;也有的采用照相机拍摄会议现场情况,以便对书面会议记录进行补充。•(3)按会议记录的详略分,有详细记录和摘要记录两种。①详细记录是对会议进行完整的记录,要求做到一字不漏,“有言必录”,甚至连发言者发言时的表情、会场的气氛等都要求记录在册。②摘要记录是对会议议题、发言要点、会议结论、决议等重要内容的记录,要求择要而记,概括记录会议主要内容及精神即可。会议组织与服务•3会议记录的要求及注意事项•1)会议记录的要求•会议记录的要求可以概括为:项目、过程要完整;内容要真实、准确;语言表达要清楚、简洁;格式、名称要规范;笔记要快速。另外,会议记录应使用统一的形式,应使用A4型纸记录,便于日后立卷归档。••2)会议记录的注意事项•(1)记录的项目要完整。•(2)记录内容要客观、准确、真实、完整。•(3)及时整理会议记录。•(4)会议记录一般不公开发表••3)会议记录准备工作1、准备足够的钢笔、铅笔、笔记本和记录用纸。2、准备好录音机和足够的磁带来补充手工记录。3、要备有一份议程表和其他的相关资料和文件,需要核对相关数据和事实时随时使用。4、提前到达会场,了解与会人员的座位图,便于识别会议上的发言者。5、在利用录音机的同时,必须手工记录,可以防止录音机中途出故障。•会议组织与服务•4会议记录的要求•①完整•会议记录必须体现会议的整个过程。会议的主要情况、发言的主要内容和意见,记录人必须完整记录,不要遗漏。•②真实•负责会议记录的秘书应当具有高度的责任心,决不能将个人的主观臆想和情感好恶掺入会议记录中。•③简洁•会议记录是会议进程的简要记载,不要采取详细的报告或载录的写法,应以清楚而简洁的形式将会议内容表达出来。•④快速•记录时要做到注意力集中、反应迅速、判断准确,以提高记录的质量和效率。为此,秘书人员平时应加强听知能力的培育,会前应了解会议的内容,尤其是专业性会议,先掌握一些专门的知识术语,以免记录时茫然无知。•⑤规范•会议记录是立卷归档的重要材料,一定要用钢笔或毛笔记录。录音记录、速记和多人同时记录,会后要及时核对、整理、誊清,并签字,以示负责。会议组织与服务•5会议记录的记录方法•1)会议记录的常用方法•①详细记录•即要求有言必录,并严格按以上格式的3个方面记录。详细记录用于重要会议,并要求秘书掌握熟练的速记能力。有时可以由几个秘书同时记录,会后共同核对整理,每个秘书都应当在整理稿上签字。如领导者同意,也可以使用录音的办法,然后根据录音整理。•②摘要记录•即除了会议概况必须详细记录之外,只需记录会议的议题议程、发言人姓名、发言的要点、决议情况,会议中的一般情况不必记录。一般性的会议可以使用摘要记录。这种记录方法的关键是善于抓住发言者的要点。•③简易记录•即除了记录会议概况外,只要求记录会议的议题议程和会议的结果,不必记发言的内容和经过。简易记录仅限于事务性会议。•2)整理会议文字记录的技巧•(1)熟悉有关方针政策,提高思想理论水平,增强分析和理解能力。•(2)善于对发言人讲话中的不足之处进行补正。•(3)加强平时的写作训练,提高表达能力和写作水平。会议组织与服务•6会议记录的基本格式会议组织与服务•第一部分基本情况•会议的概况包括会议名称,届次,时间、地点,主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人、记录审核人等,有的要标注职务,注明缺席的原因。这些项目,都应在会议正式召开前详细、清楚地填写好,经常性的例会可以制成表格。•(1)会议名称:要写全称。•(2)性质:交代会议属于何种类型或性质的会议。•(3)次数:记录该次会议属于某专题下的第几次会议。•(4)开会的时间、地点:准确记录会议时间、地点。•(5)出席会议的人数(人名)和缺席人数(人名)。•(6)主持人:记录主持人姓名,写明主持人的职务等。•(7)记录人:记录人本人签名,必要时注明记录人真实的职务,以示对所作的记录内容负责。会议组织与服务•2)第二部分会议内容和会场情况•会议内容是会议记录的核心部分,需重点记录。它是供他人了解会议意图的主要材料,也是日后情况备查的重要依据,它是会议成果的综合反映。这部分要求记录会议议题、与会者的讨论过程、发言内容、会议决议等问题。对于会议发言的内容,记录人应根据会议性质、目的、要求等综合考虑采用恰当的记录方法,可以采用摘要记录,也可以采用详细记录。•对于会议期间会场内发生的、与会议进程有关且具有记载价值的情况,也应及时记录在册.•会议内容是会议记录的主体部分,包括会议议题、讲话发言、形成的决议等。这部分记录按会议议程和各项活动的先后次序记录,发言人姓名要写全,会议的决议要准确,并写明表决的方式(如口头表决、鼓掌表决、无记名书面表决、电子计算机表决等等)和同意、反对、弃权的票数。会议组织与服务•3)第三部分结尾•会议记录的结尾没有固有程式,标注“散会”、“结束”、“完”等均可。如中途休会,则写明“休会”。最后在会议记录的右下方,由主席(或主持人)和记录人签名,以示对记录内容负责。会议组织与服务•会议记录例文:•中海股份有限公司董事会例会记录•(2003年4月14日)•会议时间:2003年4月14日上午10:00•会议地点:北京海淀高科大厦本公司总部会议室。•会议主持:高杰(董事长)•出席人员:高杰(董事长)、刘明(副董事长)、欧阳军(财务主管)、安慧(董事)、郭丽(董事)、代理投票人有王龙董事、李忠董事、钱清董事。•缺席人员:无•会议纪录:白丽婷(秘书)•会议内容:•1.秘书白丽婷宣读了2002年3月10日会议的记录,并在宣读后获得通过。•2.财务主管欧阳军提出的一份财务报告显示,2002年3月31日公司的流动资金余额为2576.98万元。财务主管的报告在宣读后获得通过。•3.关于参加公益活动的报告。主管公司企化部的副总经理郭丽董事报告说,公司企业策划活动的下一个项目是为北京护城河河道清淤项目捐款10万元人民币,这项公益活动将有助于提高企业的知名度。计划在“五一”期间举行捐款仪式,向北京有关部门捐款。关于此事全部细节情况的材料将于4月21号寄发给所有成员。•4.其他活动。安慧董事提出在5月14日举行的下一次董事会例会上,公司董事会应任命一人负责公司职工艺术节(将于8月初举行),同时董事会还应在下次会议上为职工艺术节确定一个主题。此建议得到了郭丽董事的附议并获一致通过。•会议于上午11:50结束。•高杰白丽婷会议组织与服务•7会议记录的修改1、在定稿打字之前,通常向主席提交一份草稿经他签字批准。2、如果某一成员指出会议记录中的一个错误,经会议批准,主席或秘书可以在会议记录中改正这一错误。3、会议记录一经签名,任何地方都不能再作改动。会议组织与服务•5写会议简报或快报•会议简报的概念。会议简报是会议期间为反映会议进展情况、会议发言中的意见和建议、会议议决事项等内容而编写的简报,是一种常用应用文体。•像报纸、杂志一样,会议简报实际上只是一种文章载体,根据会议简报文稿的文体性质,简报文稿可分为四种:一是报道体,它及时、简明、准确地叙述、报告会议情况和动态,同会议新闻十分类似;二是汇编体,这是在众多来稿基础上剪辑而成的会议简报文体,如汇编整理分组讨论的意见;三是摘要体,即将有关会议讲话精神摘要刊出;四是转引体,即将会议记录、会议通知、会议方案等原文刊出。•(2)会议简报的作用。会议简报的作用有三个方面,一是便于领导了解情况,推动会议深入进行;二是沟通情况,交流经验;三是便于备考存查归档。整理会议简报,要注意做到一真、二新、三简、四精。会议组织与服务•(3)会议简报的编写方法。会议简报的编写大体有以下三种方式:①综合式。通过对发言的内容进行综合分析,梳理归纳成几个问题来编写。②报道式。采用新闻报道的形式,先将要反映的内容用几句话概括成一段导语,然后逐段从不同侧面报道讨论的内容。一般可按重要程序依次排列。③摘要式。将发言人的发言摘要整理成简报。可一期摘发一个人的发言,也可同时摘发几个人的发言。•常见的写法有:•(1)单刀直入、开门见山地把工作内容直截归纳出来。•(2)依据简报的主题需要,侧重于介绍反映对象的基本状况,为正文作铺垫。•(3)将该文的根据、目的、时间、地点、对象、结果以及收集材料的方式方法等,作必要的说明。这种写法由于提前交待背景、真实感较强,具有较强的说服力和表现力。•(4)先用简明的文字肯定一下事物的某一方面,然后再反映主要问题。它的特点是对照鲜明.重点突出,可以给人留下深刻的印象。会议组织与服务•(4)简报写作要点•1、选材要准•简报不能有事就报,它要注意从党的中心工作和单位阶段工作的须要出发,在众多的事件中选取那些最有指引意义或必须引起重视的经验、状况和问题,予以全面的、实事求是的报道。那种捡起芝麻丢掉西瓜,或者只看表象忽视实质,误把芝麻当西瓜的做法,是必需避免的。•2、速度要快•简报也是一种“报”,它有新闻性。这就要求简报的编写应该求快,对于工作中、会议中出现的新动向、新经验、新问题,编写者要及时地予以捕捉,并用最快的速度予以报导。否则,失去了新闻性、时效性,简报就会降低指导意义,乃至完全失去应有的作用。•3、文字要简•简报的一个“简”字,代表了简报的基本特性。为
本文标题:2会议记录
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