工作沟通和激励技巧

1工作溝通&激励技巧講授者:滕文英Date:2008.04.022大綱第一部分.工作沟通沟通的目的面对面沟通书面沟通第二部分.有效激勵激励技巧激励原则激励方案3溝通的四大目的：1.說明事物(信息表達)2.表達情感表露觀感流露感情產生感應3.建立關係暗示情分友善(不友善)建立關係4.進行企圖透過關系明(暗)說達成目標上情下達;下情上達第一部分：工作沟通4溝通的過程communicationprocess信息源編碼通道解碼接受者反饋原來是這樣!5溝通重點=傾聽技巧聽(listen)：對聲波振動的獲得傾聽(hear)：對信息的理解1.使目光接觸。2.展現贊許性的點頭，微笑及恰當的面部表情。3.避免分心的舉動或手勢。4.適當的提問。5.復述對方的意思。6.避免中間打斷說話者。7.不要多說。8.使聽者與說者的角色順利轉換。當人有不如意的事情，都會想到去求佛，因為佛祖一直在聆聽6沟通三要点讓對方聽得進去(1)時機合適嗎?(2)場所合適嗎?(3)氣氛合適嗎?讓對方聽的樂意(1)怎樣說對方才喜歡聽(2)如何使對方情緒放鬆(3)哪部分比較容易接受讓對方聽的合理(1)先說對方有利的(2)再指出彼此互惠的(3)最後指出一些要求7面对面沟通主持會議8為何要開會?喝茶聊天?找人吵架?朋友聚會?消磨時間?有明確主題守會議規則找相關人員有明確決議會議不是為了找人背書會議是為了分享經驗及共同解決問題9會議種類說明會針對新制度或流程進行說明及溝通目的為於施行前取得共識以利推行研討會針對技術性議題進行研究成果發表主要在於技術或觀念交流檢討會針對工作中遭遇之問題或阻礙進行檢討旨在解決問題使得工作順利开展10為何要學習主持會議團隊工作時代培養基本工作能力溝通協調能力組織力分析力判斷力決策能力11豐田的會議哲學四大目標創造價值創造事業創造市場人才開發七大習慣仔細傾聽主動思考加油打氣貢献智慧相互諮詢根據事實先做做看12主持(召集)人的重要性誰的會議?這是你的會議會議主持人=主人方向正確?主持人必須引導會議朝正確方向會議成功?失敗?主持人決定會議成敗誰能成為成功的會議主持人?只要肯學習，人人都可成為成功的會議主持人開濶的胸襟，邏輯性思考，準確的判斷力13如何開好會(一)會前-6項準備預視結果判斷必要性決定成員準備資料設定議程狀況設想會末-3項追蹤行動項目決議臨時動議會中-3大陷阱紀律渙散討論離題才思枯竭注意!認真聆聽14如何開好會(二)三個思考法從零出發思考法綱要思考法選擇思考法三個工具邏輯樹矩陣排列過程分析三個基礎技術參與態度結構化本質性15議程定訂決定會議成敗議程如同計畫決定主題及方向使會議從容進行準確估算時間討論項目順序安排導引與會者迅速進入狀況並切入核心別忘了結論沒有結論的會議等於沒開會16事前準備的重要性正確導向避免疏漏凝聚共識加速理解明確主題17掌握你的會議流程控制發言控制時間控制組織共識主導結論.18漂亮的Ending可行的結論無可行性的結論=沒結論=沒開會行動綱領會議結束是行動的開始感謝的話只有與會人員的全力配合才可能成功19会议记录的内容基本参数主持人，議项，负责人…..事由依各不同主题分别列述讨论记录需依各讨论事由忠实摘录与会人意见结论决议项目20书面沟通如何寫好E-mail21Email之撰寫原則工作連絡用之Email效用內容簡潔、條理分明、敘事明確分發人員恰當TO:直接承辦人員(需執行、需表示意見者)C.C.:副本知會人員(僅需知悉，不需執行及回覆者)僅對需要者加掛附件附件儘量采用压缩档或者利用其他途径轉交22案例檢討(1/3)原文:XG031611廂車昨晚入PCCL時間大約在晚上20﹕00多鐘﹐因整台車約近有700箱的材料﹐所以卸完廂車的時間約在晚上21﹕00多鐘。拿到此箱材料的時間大約就比卸完整台車前几分鐘﹐(因當時忙于清點材料沒有看到材料的具体時間。)修改後:昨晚廂車(XG031611)约20:00抵廠，約21:00御完貨，取得此箱之時間約為21:00。23案例檢討(2/3)原文:因為我看到清單上打著給PCCLSQA山添先生的個人部品﹐廂車卸完后隨之我就找山添先生﹐當時我沒有找到山添先生﹐也有找IQC李志娟,當時想把此部品交給IQC文管李志娟,通常也有給IQC的東西我都是交給李志娟的,我想他故管文件也有權幫助本部門內部取件,剛好我也沒有找到她,故就等到明天再通知他來取件﹗修改後:本案收件人為山添先生，依慣例“個人物品”均連絡個人或所屬部門代表收件人(IQC/李志娟)，收件當晚二人均連絡不上故待次日再通知收件人。24案例檢討(3/3)原文:以上是昨天的處理過程﹗一直情況下個人部品處理流程是這樣的﹕因為每天廂車中都會有轉交給PCCL個人部品﹐當如有急用的時候他們通常都會打電話告訴我哪种部品急需使用。當我接到這個消息時就會与他們确認聯系方式﹐等拿到材料后就會打電話通知他們來取件﹐當無人告知我急需使用的部品我通常都會等次天早上回來再通知他們來取件。(因為廂車到PCCL的時間通常都比較晚﹐再等全車材料都卸完最早也要9:00---10:00多鐘﹐大約這個時候都沒有人來向我取件了。)修改後:廂車入廠多為20:00後，御貨完畢約22:00，一般慣列，非急需物件均於次日通知收件人；急需物件之收件人均事先通知倉管並留下連絡方式。25溝通之總结溝通時,要尊重對方,多站在對方的立場考慮講話內容簡單扼要,不要重復.不要在生氣時溝通,容易語無論次.內容簡潔、條理分明、敘事明確互相尊重對方就事論事,方可達成目的.26第二部分有效激勵27激励技巧定義----推動他們內心的動力去完成一件工作目的----通過激勵,提高績效.激勵的方式----獎勵,表揚,鼓勵,承諾,罰款,批評.28激勵的原則參與的原則當部屬參與的時候,他們達成任務的使命感會增強,甚至把工作當成是自己的工作.溝通原則當部屬知道事情的來龍去脈時,他們對於成果就有關新感,你獲得的支援就會增加.肯定原則對於部屬的成就予以肯定,可以加強他對工作的投入,利用讚美來激勵他對事情的投入.授權原則權與責是相對的,你授權,他賣力.29建立一個有效激勵系統了解你要說些什麼.(5W2H)了解你的對象.引起對方的注意.確定對方了解你的意思.讓對方記憶永存.不時要求回饋.付諸行動.溝通之道,貴在於先學少說話30激勵行動方案讓部屬確知公司對他的要求是什麼,根據這個要求來衡量工作績效.讓部屬了解做完一項工作之後.“獎賞”是什麼,做不好時,“懲罰”是什麼.部屬所能獲得的“獎賞”符合他們的需求嗎?協助部屬在達成目標的過程中,排除阻礙他們工作的事項.31不同成長過程的特點及激勵方法情境領導Low意願HighD4D3D2意願高,能力高意願高,能力低意願低,能力低意願低,能力高D1High能力Low32D1意願高能力低學習意願非常高,所以身為主管不需要再他太多的鼓勵或讚美;缺乏的是專業知識與工作技巧,因此他最迫切需要的是您的指導----告訴他如何把工作做好。讓他見習觀摩何謂好的表現.D1高指示低支援激勵的方法:給予他明確的工作指導.33D2意願低能力低對工作進一步了解一後又發現自己的專業能力仍有待磨練，原來對工作與未來的憧憬，全破滅。激勵方法最希望聽到主管對他的回饋.這時真誠的讚美,具體明確的回饋,都是協助部屬提升工作意願,增进自我能力的最好方式.若您發現員工的行為有任何不當的地方,請您也予以修正D2高指示高支援34D3能力高意願低激勵方法和他們一同討論,聆聽他們的意見,尋求改善的方法,讚美他的良好表現,對他的工作能力作出肯定,增強他的信心.您的贊美和支持會使他們的良好表現持續下去,工作意願不斷提升D3高支援低指示35D4高能力高意愿專業能力熟練,工作意願高昂,而且在工作上能自主管理,完全可以獨立工作.此階段稱為“成功者”激勵方法仍需要上级的一句感謝,但如果能進一步要求他執行一些重要的任務,這樣激勵在他心中更為震撼.請他將自己的經驗與他人分享,訓練其他同仁.在未來工作分派上有選擇的機會,邀他一起討論決定公司的政策……D4低指示低支援36不花錢的激勵方式到員工的位置上，當面感謝他的辛勞親筆寫張卡片，表達您的謝意員工聚會或部門會议時當眾表揚請董事長、總經理、或部門主管會見這位部屬，感謝他的杰出表現。37不花錢的激勵方式在公司刊物或同業的通訊會報上予以表揚將傑出員工的像片掛在走廊的一面牆上,布置成《光榮板》設計一張特殊獎章,表揚他的成就買氣球放在員工桌子上,電腦前面設定感謝日,定期表揚績效優良的員工38激勵之總結所有行為都是其他行為所引發而出的反應,如果主管能夠參酌情境領導的架構,將以上所述激勵方式應用於實際工作中，用心激勵您的部屬,高昂的士氣,滿意的員工,以及高績效的團隊,將是同仁們回饋給您的另一種激勵.39思考題你是线長,产线外观坏机日益增多，多次开会批评全线员工，都于事无补，外观不良仍继续增多，考慮一下你會用什麼激勵方式來降低作業員的作业不良率.40溝通和激勵的最終目的都是促進團隊合作!提高績效!!達成目標!!!沒有最好,只有更好!41