沟通汇报制度（DOC126页）

第一部分、信息沟通体系设计说明1．信息沟通体系设计说明1．1本模块包括内容会议组织方式信息传递方式典型业务沟通制度1．2会议组织方式会议名称：目的：时间（发起机会）：地点：通知方式：主持人：参加人员：内容：记录人：决议：纪要整理：工作跟踪：1．3信息传递方式信息名称：信息载体：产生部门（岗位）：上报部门（岗位）：上报部门（岗位）批复方式和时间要求：抄报部门（岗位）：抄报部门（岗位）反馈方式和时间要求1．4典型业务沟通制度规定主负责部门，配合部门沟通的程序、原则裁决的部门和程序人际关系的处理原则2．信息沟通制度一、会议制度：会议包括工作例会、专题会议、总结分析会议，每个会议组织均需按会议组织程序执行，会前要做好会议准备和通知，会中要议题明确集中，要提高会议效率并完成会议决议和共识，会后要形成会议纪要并有专人对执行情况进行跟踪。二、将各部门的经常重复发生的例常性工作（尤其是生产作业管理）实行管理工作标准化制度，建立正常的生产秩序和工作秩序，有助于各部门统一标准，协调配合。三、当一个部门遇到比较简单的，对全局影响不大的例外性工作，需要其它部门配合时，可以不经过上级主管人员，直接与相关的另一部门沟通，达成一致意见。四、有些例外性工作涉及多个部门，其问题需要协商一致。共同行动，但因情况较为特殊，如时间紧迫或关系复杂，在这种条件下可组织联合办公、现场调度，以利于及时达成一致意见，提高办事效率。五、当两个或几个部门之间相互依赖性强，日常工作接触很多，又经常发生矛盾时，可以在某个部门中设置一名联络员，负责与另一个或几个部门进行业务联系，保持经常沟通，促进彼此间的了解与协调（这种联络工作根据具体状况，可以是专职的，也可以是兼职的，比较灵活，简便易行）。六、当某项工作不仅涉及到多个部门，而且这些部门能够行使职权对该项工作产生影响时，可组织临时性的任务小组。临时性任务小组由与某项工作有关的各部门代表组成，他们经过磋商，作出对各方均有约束力的决定，然后分头贯彻落实，任务完成后，该机构即可撤销。临时性任务小组对于突发性的临时工作，是一种有效的协调方式。当多个部门的活动需要长时期的，强有力的协调时，任务小组就应从临时性转变为永久性的常设机构。七、在条件许可的情况下，把各副总裁、各事业部总经理管辖的职能部门各自集中在一个大办公室内实行集体办公，为加强部门之间横向协调及内部竞争创造一种良好的环境和气氛。八、在全公司范围内广泛开展员工联谊活动（横向/纵向，多层次）有助于沟通思想、交流信息，改善关系。九、设置巡视员，专门从事调查员工所关心的问题。全公司员工可以以电话、谈话、信件等各种媒介将所关心的问题向巡视员反映。巡视员的职位能提供有价值的自下而上的信息沟通。十、提建议制度的制定（申诉程序）十一、设计信息沟通检查系统检查方式：观察、问卷调查，会晤访谈，对书面文件的分析等。需要检查以下四大信息沟通网络:1)、属于政策、秩序、规划和上下级关系的管理网络或同任务有关的网络。2)、包括解决问题、会议和提出改革建议等方面的创新活动网络。3)、包括表扬、奖赏、提升以及联系公司目标和个人所需事项在内的整合性网络。4)、包括公司出版物，布置栏和小道新闻在内的新闻性和指导性网络。十二、用电子媒介进行信息沟通。第二部分、会议组织方式目录：HY-001.经销商评估筛选会议HY-002.人力资源战略研讨会HY-003.总仓盘点分析会HY-004.分仓盘点分析会HY-005.新产品经济讨论会HY-006.价格调整讨论会HY-007.事业部月度生产计划讨论会HY-008.事业部月度生产情况分析会HY-009.技改小组会议HY-010.工艺（质量）标准制定、修改讨论会HY-011.事业部年度生产经营计划分配讨论会HY-012.事业部经营计划讨论会HY-013.事业部月度生产计划讨论会HY-014.事业部月度生产情况分析会HY-015.事业部质量管理分析会HY-016.事业部生产厂月例会HY-017.事业部计划编制讨论会HY-018.营销中心预算编制讨论会HY-019.预算会审委员会初审讨论会HY-020.预算会审委员会终审讨论会HY-021.季度经济活动分析会HY-022.年度投资预算会审委员会会议HY-023.广促评估委员会例会HY-024.新产品开发讨论会HY-025.新市场开发讨论会HY-026.营销中心产品研发方案讨论会HY-027.营销中心年度营销计划讨论会HY-028.营销中心月度营销计划讨论会HY-029.员工重大申诉问题分析会HY-030.重大物资供应问题分析会HY-031.总裁月例会HY-032.总裁总结分析会HY-033.事业部生产经营例会HY-034.人事讨论会HY-035.原奶供求（月）年度平衡会HY-036.原奶质量标准制定讨论会编号：HY－001经销商评估筛选会议1.会议名称：经销商的定期评估讨论会2.目的：对本事业部各经销商进行合理的评估，筛选出差的经销商及时淘汰，优秀的经销商进行奖励3.时间：半年一次4.地点：各事业部会议室5.通知方式：经销商定期评估表，附通知（提前半个月）6.主持人：市场产品经理7.参加人员：产品经理、销售经理、市场代表、区域销售经理、销售代表8.记录员：市场代表9.会议持续时间：一个半小时10.内容：1)通过讨论得出应该淘汰的较差的经销商和较为优秀的经销商2)将达到重点客户标准的经销商挑选出来11.决议：1)下一步需淘汰的经销商名单2)重点客户提名12.纪要整理：市场代表13.工作跟踪：由会议提出后，淘汰经销商由销售处执行，重点客户提名由产品经理执行，统一由产品经理跟踪。编号：HY－002人力资源战略研讨会1.会议名称：人力资源战略研讨会2.目的：研讨公司的人力资源状况，保证公司的人力资源战略目标逐步实现。3.时间：每隔两个月的25日召开4.发起条件：各事业部和集团各中心需在第二个月的20日前提交人力资源管理报告；综合中心人力资源部需在22日前下发会议议题及要求。5.地点：集团公司会议室6.通知方式：综合中心人力资源部需在第二个月的22日前下发会议通知单7.主持人：综合中心副总裁8.参加人员：总裁、各副总、各事业部总经理9.记录人：人力资源部10.会议持续时间：在两小时内完成11.内容：1)各事业部和集团各中心汇报人力资源管理状况2)综合中心副总裁进行总结评议，公布人力资源管理工作考核结果3)按照议题对目前人力资源管理中存在的问题进行研讨，提出解决的方法4)根据年度人力资源战略目标，结合目前的实际完成情况，调整部署下阶段的人力资源管理工作5)总裁传达公司的人力资源战略信息和董事会决议12.决议：通过的决议形成决议，没有通过的确定复议的方式和时间13.纪要整理：人力资源部形成会议纪要，综合中心副总裁签发，24小时内下发给各事业部和集团各中心14.工作跟踪：人力资源部对决议中的工作进行跟踪检察，并汇报给综合中心副总裁编号：HY－003总仓盘点分析会1.会议目的：形成盘亏（或盘盈）处理方案2.会议时间：总仓盘点如出现盘亏或盘盈，在总仓保管员提交分析报告后二天内由事业部财务处提出盘亏或盘盈处理草案，随后召开盘点分析会。3.会议地点：集团公司会议室4.通知方式：书面通知5.主持人：事业部财务处长6.参加人员：事业部财务处长、总仓保管员、事业部销售处经理、事业部总经理7.内容：讨论库存盘点盘方式（盘仓）原因，并作出处理方案。8.记录人：事业部财务处委派人员9.决议：盘亏（或盘盈）处理方案10.纪要整理：事业部财务处委派人员11.工作跟踪：事业部财务处12.会议时间：1小时编号：HY－004分仓盘点分析会1．会议目的：形成盘亏（或盘盈）处理结果2.会议时间：分仓盘点如出现盘亏或盘盈，由分仓保管员提交分析报告会二天内由区域销售财务主管提出盘亏或盘盈处理草案，随后召开盘点分析会。3.会议地点：区域市场办事处会议室4.通知方式：书面通知5.主持人：区域销售主管6.参加人员：区域销售财务主管、区域销售经理、分仓保管员7.内容：讨论库存盘亏（或盘盈）原因，并作出处理方案8.记录人：区域销售财务主管委派人员9.决议：盘亏（或盘盈）处理方案10.纪要整理：区域销售财务主管委派人员11.工作跟踪：区域财务主管12.会议时间：1小时编号：HY－005新产品经济讨论会（初会、复会）1．会议目的：形成新产品定价方案（新品定价初案、最终定价方案）2．会议时间：初会时间为营销中心产品经理、技术中心研究开发部、事业部生产支持处、事业部销售处，在提交分析报告后，由产品经理形成新品定价草案后二天内召开，复会时间为产品经理在收到各方关于初案的修正报告后二天内召开。3．会议地点：集团公司会议室4．通知方式：书面通知5．主持人：营销中心产品经理6．参加人员：营销中心产品经理、技术中心研究开发部、事业部生产支持处、销售处、财务中心财务管理部、事业部财务处。7．内容：讨论新品价格制定问题8．记录人：营销中心产品经理委派人员9．决议：初会形成新品定价初案，复会形成最终定价方案10.纪要整理：营销中心产品经理委派人员11.工作跟踪：营销中心产品经理12.会议时间：初会2小时，复会1小时编号：HY－006价格调整讨论会1．会议目的：形成价格调整方案2．会议时间：事业部生产支持处、销售处提交分析报告，由产品经理形成价格调整初案后二天内召开。3．会议地点：集团公司会议室4．通知方式：书面通知5．支持人：产品经理6．参加人员：营销中心产品经理、事业部生产支持处、销售处、财务处7．内容：讨论产品价格调整方案8．纪要整理：产品经理委派人员9．记录人：产品经理委派人员10.工作跟踪：营销中心产品经理11.会议时间：2小时12.决议：价格调整方案编号：HY－007事业部月度生产计划讨论会1．会议名称：月度生产计划讨论会2．会议目的：制定月度生产计划3．会议时间：每月二十五日上午9:00召开，特殊情况顺延4．会议地点：事业部会议室5．通知方式：文件6．主持人：生产计划处处长7．参加人员：生产厂长、销售处长、财务处长、生产计划处长8．内容：1）拿出销售、市场需求计划2）制定生产厂生产任务3）需采购原辅料统计4）财务成本预算9．记录人：生产计划处处长10.决议：完成生产计划11.纪要整理：生产计划处处长12.会议持续时间：1小时内完成编号：HY－008事业部月度生产情况分析会1.会议名称：月度生产情况分析会2.会议目的：解决生产中遇到的相关问题3.会议时间：每月28日上午9:00，特殊情况顺延4.会议地点：事业部会议室5.通知方式：文件6.主持人：事业部总经理7.参加人员：生产厂长、生产计划处厂、财务处长、质量技术处销售处长、总经理8.内容：1）生产计划实施完成情况2）生产任务完成情况3）产品质量情况4）销售情况5）财务成本情况6）各部门配合情况9.记录人：总经理指定专人10.决议：解决生产中遇到的问题11.纪要整理：总经理指定专人12.会议持续时间：２小时内完成编号：HY－009技改小组会议1.会议目的：讨论技改项目的可行性报告，拿出实施方案，相关部门配合，从而达到技改项目的有序、顺利完成。2.会议时间：视情况而定，大型技改项目应在２－３个月前确定，小型技改项目各事业部自己因情况而定。3.会议地点：大型技改项目在总公司会议室，小型在事业部会议室4.通知方式：大型技改项目总裁文件通知，小型事业部总经理文件通知5.主持人：大型：总裁小型：事业部总经理6.参加人员：大型：财务副总、事业部总经理、营销副总、生产厂长、总裁、财务中心资产管理处。小型：财务处长、生产厂长、销售处长、总经理、财务中心资产管理处7．内容：１）讨论技改项目的可行性２）拿出技改方案３）费用预算４）各部门相互配合实施技改项目8．记录人：大型：总裁办公室小型：总经理助理9.纪要整理：同上10.跟踪：同上11.决议：技改方案按时执行、完成12.会议延时：２小时内完成编号：HY－010工艺（质量）标准制定、修改讨论会1．会议目的：为了更好地对生产运作加以控制，使质量稳定，可操作性强，特召开此会