管理沟通与写作沟通

管理沟通与书面沟通☆写作是一种重要的沟通方式☆写作是一种特殊的沟通方式☆写作是一个不断发展的概念正确(Correct)清晰(Clear)完整(Complete)简洁(Concise)一、写作要则——4C：1．收集资料2．组织观点(1)分组(2)筛选(3)归纳标题(4)有策略地编排3．提炼材料·设想读者只是浏览·概括你的观点·灌输你的观点·使用“电梯间谈话”技巧·使用“惜字如金”技巧二、写作过程4．起草文章·不要在乎写作顺序·不要边写边改·使用打印件·安排时间间隔5．修改文稿·从策略上进行修改·从宏观上进行修改·从微观上进行修改·就正确性进行修改二、写作过程1、不要强调你为读者做了什么，而要强调读者能获得什么或能做什么。今天下午我们会把你们9月21日的订货装船发运。你们订购的两集装箱服装将于今天下午装船，预计在9月30日抵达贵处。2、参考读者的具体要求或指令。你的订单……你定购的真丝服装……三、书面沟通的6方面技巧3、除非你有把握读者会感兴趣，否则尽量少谈自己的感受。我们很高兴授予你5000元信用额度。你的牡丹卡有5000元的信用额度。4、不要告诉读者他们将会如何感受或反应。你会很高兴听到你被公司录用的消息。你通过了公司的全部考核，你被录用了。三、书面沟通的6方面技巧5、涉及褒奖内容时，多用“你”而少用“我”。我们为所有的员工提供健康保险。作为公司的一员，你会享受到健康保险。6、涉及贬义的内容时，避免使用“你”为主语，以保护读者的自我意识。你在发表任何以在该机构工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。本机构的工作人员在发表以在此工作经历为背景的文章时，必须要得到主任的同意。三、书面沟通的6方面技巧学习你单位的书写公函风格并予以掌握有一本字典在手，以检查拼写及单词如果你写一个没有技术背景的人，別忘了有一个技术语的附注学会用图表來说明问题学会用积极的动词来加重你的信息減少用“模糊的词”，如“很”、“非常”之类的词保持段落简洁，一段一意书写时要有时间感，让对方及时答复你书写完成后，多检查几遍，再发出去四、书面沟通需要注意的几个问题A．写信前1．信的主题是什么?2．你为什么写这封信?3．信的读者是谁?·主要读者·其他读者4．读者对信的主题已了解多少，还需知道什么?·现有知识·需要知道的知识B．信写完后你撰写的信（回答“是”“否”）·清楚·按逻辑顺序编排·语法正确·没有行话和俚语·语言简洁明了·惹入喜爱、有礼貌、有益·准确·完整·迅捷五、书信撰写的具体技巧1．报告的主题、标题是什么?2．看报告的读者是什么人?·主要读者·其他读者3．撰写这份报告的原因是什么?（回答“是”“否”）·获取读者的支持·报告调查的结果·影响或说服读者·对读者提出的问题进行答复·对读者以外的人提出的问题进行答复·解释说明问题·报告进展情况·记录事实、信息或观点·在某一点上树立权威或声望·推销·宣传公司组织内外的努力和结果·通知一大群体·为正在进行的工作提供证据·引入或推动关于主题的讨论·指示命令六、报告撰写的具体技巧七、应用文的语言特点庄重平实明确简约得体语言特点1、庄重：庄严、郑重。“板起面孔说话”（1）使用书面语言，不用或少用口语、俗语（2）使用标准语言（3）忌滥用文学语言（4）语言实在，言之有物2、平实：平易、朴实、明白、易懂。朴实，不装腔作势、哗中取宠。（1）写作态度要诚实（2）少做作，勿卖弄七、应用文的语言特点反面的例子：有位大学生钱花完了，写信却说“囊中羞涩”————父母不知所云。发请帖，本应说“敬请光临”，却有人在结尾说，“不得有误”——很不舒服。辽宁有公路交通管理部门，在路边的警示牌上写道“违章撞死白撞”。3、明确：明白、确切，不犯语法逻辑错误。（1）用语慎审周密，分寸恰当（2）用限制性的词语表示出事物的差别（3）运用数字明确表述事物（4）注意前后照应，避免互相矛盾（5）不生造词语，不写错别字，正确使用标点符号4、简约：简洁、精当、准确。（1）从特定目的、对象出发，根据工作需要，写最重要的（2）运用各种简省的表述方法（3）认真修改七、应用文的语言特点反面的例子：应用文的简约也是有度的，不能太简，不能简到让人不能理解的地步。如:“自行车刹车厂”不能简化为“自刹厂”不能把“上海吊车公司”简化成“上吊公司”。5、得体：要符合国家有关规定，适合交际题旨和语境（1）要适合发文者的身份（2）要适合题旨（3）要适合对象（4）要适合语境七、应用文的语言特点找错误?××剧团负责同志：为帮助我校举办艺术节排练节目，你们及时给我们派来了××，××两位老师，协助我们********在二位老师的帮助下，经过全校广大师生的努力，大家的水平得到了很大提高，排练出了很多精彩的节目，使我校艺术节获得了很大成功。现在两位老师回去了，谨代表贵校全体师生向二位老师及你们表示衷心感谢，并希望今后继续得到你们的难得的支援。此致敬礼××二中总务处（公章）××年××月××日删掉“经过全校广大师生的努力”在“谨代表”前加“我们”将“难得的支援”改为“大力支持”。将“总务处”改为“校长室”。将“贵校”改为“我校”八、常用公文常用的几种公文：通知、通报、公告、报告、请示、函、会议纪要。（一）通知与通报1、通知涵义：发布法规和规章，批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。特点：1.发布性2.批示性3.中转性4.广泛性5.告之性2、通报涵义：对典型的先进事迹、人物进行表彰，对严重的错误予以批评教育，对重要的经审核情况予以传递沟通特点：典型性、引导性、严肃性、时效性种类：批评通报、表彰通报、情况通报性质：下行文（一）通知与通报3、通报与通知的异同A、制发时间不同B、通知和通报均属于知照性公文，都有沟通情况、传达信息的作用。C、通知通过具体事项的安排，要求下级机关在工作中照此执行或办理，具有较强的约束力。D、通报的目的在于宣传教育或信息沟通。1、报告涵义：向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关的询问。特点：行文的单向性(上行公文)、表达的陈述性（二）报告与请示2、请示涵义：下级机关请求上级机关对某项工作或问题作出指示、答复或者批准特点：使用范围广泛主送明确，内容单一不能超越职权请示（二）报告与请示3、请示与报告的区别A、行文目的不同。B、行文时间不同。报告是在事后、事中事前都可。而请示则必须在事前行文，不得先斩后奏。C、主送机关不同。报告可多头主送，请示只能有一个主送机关。D、事项的多少不同。报告的事项可以是一件，如专题报告，也可以是多件，如综合报告。而请示的内容必须遵循“一文一事”的原则。E、答复的形式不同。报告不要求上级机关回复。而请示则要求上级机关及时批复回文，给予明确答复。1、含义：不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准和答复审批事项等所使用的公文称为函。特点：灵活简便往来性法定效用（三）函与书信2、函与书信的区别A、函是处理公务的信件，书信是个人与组织之间、个人与个人之间使用B、函较庄重严肃，书信较自由C、函在文字表述上更为简洁1、会议纪要的含义：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行。会议纪要的特点：A、概括性B、纪实性C、系统性D、约束性（四）会议纪要与会议记录2、会议纪要与会议记录的区别A、性质上B、内容上C、形式上D、发布方式上（五）批复的概念概念：批复是用于答复下级机关请示事项的回复性公文。小测验一、判断题1．报告、请示、通知都属于上行文。（Х）2．某大学和某县城小学之间的行文关系是上下级关系。（Х）3．公文格式中的成文时间要用阿拉伯数码写清年、月、日全称。（Х）4．公文的成文时间与印发时间是一致的。（Х）5．报告与请示都可以在事前、事中、事后行文。（Х）6．请示不能越级，也不能多头递送，但请示可以一文一事，也可以一文多事。（Х）7．通告、决定、启事、广告等都是公务文书。（Х）8．公文的印发日期就是成文日期。（Х）9．所有行政公文都应标明密级。（Х）10．报告、请示、通知都属于上行文。（Х）11．请示应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要时可以抄送下级机关。（Х）12．我国现行《国家行政机关公文处理办法》规定，行政公文分为4类13种。（Х）13．报告是用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、答复询问的一种上行公文。（√）14．通知是使用频率较高、应用十分广泛的一种公文文种。（√）15．批复具有针对性极强的特点。（√）16.报告与请示不属于同一种类的公文，两者写法也存在着明显的区别。（Х）二、选择题1．在下列三种称谓中，带有强调其重要性的色彩的称谓是（）①文书②文章③公文答案：③2．对重要事项或重大行动做出安排应使用（）①决定②函③会议纪要答案：①3．全部属于下行文的一组是（）①请示、命令、函、决定②函、会议纪要、报告、通知③通知、命令、决定、批复答案：③4．属于报请性公文的一组是（）①报告、请示②批复、意见③议案、公告答案：①5．附件的正确位置是（）①正文之下，机关署名和成文日期之上②机关署名和成文日期之下，主题词之上③主题词之下，抄送机关之上答案：①6．一份文件的主题词，排列在最后的一个必然是（）①机关名称②文种名称③文件名称答案：③7．属于公文开端用语的一组是（）①经、业经、现将、责成②据、根据、依照、为了③为此、据此、鉴于、总之答案：②