07广东常规资料管理培训教材

常规资料管理广东省疾病预防控制中心免疫规划所内容提要一、什么是免疫规划常规资料二、资料管理的目的三、资料管理存在的主要问题四、资料的规范管理（一）资料的收集（二）资料的报告（三）资料的分析（四）资料的归档一、什么是免疫规划的常规资料?常规资料是指在预防接种等工作过程中需要收集各种资料，包括原始工作记录、统计报表、文件、科研报告、简讯、汇编、书报等等。资料的类型统计资料非统计资料统计资料统计资料包括以下三种:记录表：用于计划实施过程的记录，反映工作过程的实施情况；包括疫苗和/或注射器的接种、温度、领发、使用的记录等。调查表：是对疾病发生、异常反应等事件进行全面规范的记录，含有详细的信息，是开展疾病控制等工作的基础；包括国家免疫规划疫苗针对传染病流行病个案调查、疑似预防接种异常反应调查表等。统计报表：用于反映本地区预防接种工作进展和质量，需要逐级上报；包括国家免疫规划疫苗接种率、疫苗使用计划报表、疑似预防接种异常反应报告卡、针对疾病监测情况统计报表和基本情况统计报表等。统计资料非统计资料需归档保存以备今后查询的各类资料，主要包括各类业务技术资料、培训教材、召开会议、表彰、宣传等资料，以及各类计划、总结、生物制品、影像资料等。无论是统计资料或非统计资料都包括纸质文本资料、电子文本资料二、常规资料管理的目的是开展免疫规划工作的基础，也是重要内容；用于工作记录、信息储备、信息传递；是制订规划、决策分析、效果评价的重要依据；用于有效地监督免疫规划工作质量，改进工作。它的真实与否，不仅直接关系到一个地区、一个单位免疫规划工作评估的正确与否，而且影响到决策的分析和规划的制订。三、资料管理存在的主要问题原始记录资料登记不完整，不规范。统计报表报告质量有待进一步提高。非统计资料管理不规范。资料较多，但是有关信息的收集、检索和利用不足，甚至有些资料从未被利用过。社会相关部门间缺乏有效的信息交流机制。不解决常规资料的规范管理问题……输入的是垃圾，产出的同样也是垃圾影响因素解决问题主观：责任心技术水平……客观：网络、硬件、软件人员更换经费不足……加强维护、尽早发现人员培训、做好衔接投入增加提高认识、培训督导发现问题解决问题四、如何规范管理常规资料?资料管理的过程收集报告分析归档（一）资料的收集-方法和内容方法明确各级需要收集那些信息；各级定期、有计划、有组织地收集、掌握、保存；应逐步推广信息化管理，提高信息收集的准确性与及时性。各级应收集的免疫规划资料的内容-1资料内容县级以上乡级基础资料1.人口资料√√2.行政区域(机构)资料√√3.卫生机构设置√√4.医疗卫生人员和计划免疫专业人员分布√√5.一类疫苗使用计划，二类疫苗购买计划，疫苗接收、购进记录及使用情况等√√6.疫苗耗损情况√√7.疫苗领发情况√√8.注射器的领发、使用、销毁记录√√9.冷链设备分布√√10.冷链设备温度记录和维修、使用记录√√11.接种证、卡（簿）√12.预防接种资料/接种率报告√√13.疫情资料√√14.经费预算、决算及使用情况√√15.其他√√各级应收集的免疫规划资料的内容-2资料内容县级以上乡级专题资料1.预防接种异常反应√√2.接种率调查√√3.疫情漏报调查√4.人群免疫水平调查√5.暴发疫情调查√√6.疫情个案调查√√7.免疫规划宣传资料√√8.培训班资料√√9.工作总结、计划、大事记√√10.科研、国内学术交流、与国际组织合作项目等√各级应收集的免疫规划资料的内容-3资料内容县级以上乡级文件和函件1.上级有关业务工作的文件√√2.下级有关业务工作的函件、报告√√3.居民来信来访记录√√4.毗邻地区的交换资料√5.其他√√（二）资料的报告首先应明确：通过何种方式、什么时间和通过谁来报告资料；如何保证资料报告的及时性、完整性和准确性；如何将信息及时反馈给各相关部门；统计报告的各种数据必须真实准确，盖章后报出；上级疾控机构对报告的数据要定期抽查，评价报告的质量。报表种类-1个案报表：儿童预防接种个案信息（已开展信息化地区）；针对疾病个案调查表；疑似预防接种异常反应个案报告卡和个案调查表。旬报表：针对传染病主动监测旬报表。月报表：国家免疫规划疫苗常规接种情况月报表、第二类疫苗接种情况报表、第一类疫苗和注射器使用进度报表。报表种类-2年度报表：•人口构成情况统计和接种单位统计；•预防接种服务形式统计；•预防接种工作人员统计、从事预防接种人员培训情况统计；•冷链装备情况统计；•国家免疫规划疫苗和注射器年度需求计划；•第一类疫苗使用统计；•暴发疫情、疫区处理登记；•免疫监测统计；•接种率调查统计。报表种类-3其它报表：•群体性接种、应急接种等报表。•省级疾控机构可根据工作需要，经同级卫生行政部门批准后制订本省工作报表。如广东省预防接种规范化门诊建设进度报表。目前广东省主要的免疫规划报表个案调查表：AFP、麻疹、乙肝、甲肝、流脑、乙脑、新破、疑似预防接种异常反应等个案调查表。旬报表：AFP监测旬报表月报表：AFP、麻疹、新破主动监测月报表、国家免疫规划疫苗常规接种情况月报表、第二类疫苗接种情况报表、第一类疫苗和注射器使用进度报表、预防接种规范化门诊建设进度报表等。年报表：国家免疫规划疫苗和注射器使用计划、广东省免疫规划基础资料年报表等。各级预防接种工作相关表格的报告统计要求-1表格名称镇级县级市级省级国家国家免疫规划疫苗和注射器计划报表√/▲√▲√▲√▲√▲疫苗出入库登记表√/▲√▲√▲√▲注射器出入库登记表√/▲√▲√▲√▲国家免疫规划疫苗和注射器使用进度报表△△△△冷链设备档案表√√√√冷链设备运转状况报表△△△△△冷链设备温度记录表√√√√疫苗运输记录表√√√√预防接种证√预防接种卡√/▲新生儿首剂乙肝疫苗和卡介苗接种记录单√注：√日常记录▲信息系统上报/统计△手工上报/统计各级预防接种工作相关表格的报告统计要求-2注：√日常记录▲信息系统上报/统计△手工上报/统计表格名称镇级县级市级省级国家疑似预防接种异常反应（AEFI）报告记录表√√疑似预防接种异常反应（AEFI）个案调查表√√▲国家免疫规划疫苗常规接种情况报表△▲第二类疫苗接种情况报表△▲国家免疫规划疫苗针对疾病主动监测记录表△▲▲▲▲国家免疫规划疫苗针对疾病主动监测报表√√√人口情况报表△△△△△接种单位档案表△△△△△免疫规划培训情况记录表√√√√√13√/4▲/6△10√/7▲/4△8√/4▲/4△7√/4▲/4△2√/2▲/4△报告时间-1个案报告：•实施儿童预防接种信息化管理系统的乡级防保组织、接种单位在每次接种完成后5天内通过接种点客户端软件将预防接种个案信息上传国家信息管理平台。•国家免疫规划疫苗针对传染病个案调查表根据相应监测方案的时限要求进行上报。报告时间-2月（旬）报表：•旬报表要求县级每旬5日上报市级，市级每旬10日上报省级。•尚未实施儿童预防接种信息管理系统的乡级防保组织或接种单位,每月5日前汇总上一个月儿童预防接种统计报表,上报属地县级疾控制机构，然后由县级疾控制机构于每月10日前录入上报。•其它各类月报表县级每月10日上报市级，市级每月12日上报省级，省级每月15日上报国家。报告时间-3年度报表：•各级将年报表汇总为本级的国家免疫规划综合档案，县级及以下单位应于次年2月15日以前完成，上报市级疾控制机构；市级疾控制机构于3月15日前上报省级疾控制机构；省级疾控制机构于3月底上报至国家疾控制机构。•各级上报的年报数字均为上一年1月1日～12月31日的情况。其他报表：•群体性接种和应急接种等数据，应根据各地具体实施情况，按照卫生行政部门的统一要求上报数据。•预防接种规范化门诊建设进度报表每月15日之前逐级上报。报告时间-4（新）广东省扩大国家免疫规划疫苗和注射器使用计划预防接种单位应当根据预防接种工作的需要，制定适龄儿童常规免疫用疫苗的年度需求计划，并于每年10月底前向县卫生局和县CDC上报；县疾病预防控制中心汇总、审核、平衡辖区疫苗使用计划，并经县卫生局审批后，于每年11月15日前向市疾病预防控制中心上报；市疾病预防控制中心汇总、审核、平衡辖区疫苗使用计划，并经市卫生局审批后，于每年12月底前向省疾病预防控制中心上报。疫苗使用进度报告预防接种单位和市、县（区）疾病预防控制中心，根据本级疫苗入库、出库/使用、库存等疫苗使用进展情况，以及预计疫苗使用需求，每月逐级汇总上报，市疾病预防控制中心须于每月5日前汇总上报至省疾病预防控制中心。报告资料的审核及质量要求-1审核（及时性、准确性、完整性）：•是否按时上报各类报表•填报内容是否完整•是否存在错误：同一表内或表与表之间的逻辑错误。•如：同一疫苗（同一剂次）受种数应种数。报告资料的审核及质量要求-2统计报告的各种数据必须真实、准确，并由主管领导审阅签字、盖章后报出。上级疾病控制机构对报告的数据要定期抽查，评价报告的质量。（三）资料的分析首先应该：掌握收集、整理和分析数据的方法和技巧；明确哪些指标最能够反映工作中的进展或者存在的问题；综合考虑多个指标，就能够对预防接种服务有一个更全面的了解，也能够发现问题。分析技巧了解预防接种工作的情况，可以通过接种率、脱漏率或预防接种服务的质量等指标进行评价；可用接种第1剂百白破疫苗的人数来评价接受预防接种服务的儿童数目；运用接种百白破疫苗第3剂的接种率来评价系统连续提供接种服务的能力；通过了解无菌注射器的使用数量、疫苗的使用量、预防接种服务实际提供的次数、针对传染病发病率等各种指标来评价工作质量、效率。对乡级、县级和市级的要求在收到下级报表或完成本级报表后，应对报表的内容进行具体分析，评价填报的基础信息的种类是否齐全、及时，查看各类基础信息有无涂改、逻辑错误等现象，发现存在逻辑、填写错误，应与报告单位联系确认后，及时予以纠正。对报告资料要及时分析利用，定期将分析结果反馈给下级，用于疫苗针对传染病的控制。（四）资料的档案管理各级文字资料需按时整理，装订成册保存，实行档案化管理；各类数据库资料需随时备份保存。村级每半年整理1次本级资料，年底装订成册，在村级卫生所保存。乡级及乡级以上单位根据资料数量，每半年整理1次，年底分类装订成册，建档立卷，登记编号。在本单位由经培训合格的专业人员妥善保管。资料的信息化管理小结免疫规划工作：任务重、责任大、计划性强、涉及面广资料的及时、准确、完整、是基础资料分析评价是灵魂资料档案管理是方法通过对资料的规范化管理，发现问题、分析原因、有效解决问题，资料档案更是历史的记录。