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参考资料,少熬夜!档案管理制度【参考4篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“档案管理制度【参考4篇】”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!档案管理制度【第一篇】一、档案资料招标过程中所有的文字资料(含电子资料)、视频资料都是档案资料的组成部分,在项目完成后都必须整理归档。公司设立档案室和档案管理员,公司所有项目(含分公司项目)都必须统一归档,分公司项目除未中标人投标文件在分公司就地保管外,其余档案必须由总公司统一归档管理。分公司撤销时,未到期的未中标投标文件必须统一交到总公司档案室,才能办理撤销手续。各分公司应对自行保管的档案参照总公司的要求妥善保管,总公司将不定期的对各分公司保管的档案进行抽查。二、归档及备案时间总公司项目,在项目分成前必须完成档案资料的归档。分公司项目在签发中标通知书前必须完成除中标通知书外的所有档案资料的归档,在下个项目资料归档前将该项目的中标通知书归档。有总公司外派人员的分公司,该外派人员兼任分公司档案管理员,分公司档案管理员应督促分公司及时将应由总公司统一管理的档案包括电子资料及时交回总公司。监管机构资料备案时间:1、电子资料电子资料文件夹格式为“项目编号+项目名称”(如:HNZK-11368湖南省耒宜高速公路管理处“职工之家”房建工程施工招标),所有与本项目有关的电子资料(包括但不限于公告、资格预审文件、招标文件、补充文件、资格审查报告、评标报告、中标候选人公示、中标通知书、投标文件等)都拷贝到该文件夹下,在资料归档前上传到公司FTP网站(操作方法详见《公司电子档案归档指南》),正式归档前由档案管理员查看后才能办理归档手续。中央投资项目,资料应上传中央投资项目管理网站,经公司资质管理人员审核确认后才能办理归档手续。2、除未中标人投标文件外的所有档案资料,资料整理时应注意按过程顺序整理,特别是招标过程比较复杂的项目。档案盒:除未中标人投标文件外的所有档案资料必参考资料,少熬夜!须装入专用档案盒,档案盒盒脊上贴上相应的标签,保存期限为15年。湖南省政府采购项目档案资料档案盒内应设盒内目录不装订,单独装订成册的资料首页设册目录,标注册内编码(用号码机编码),档案盒内资料一般包括如下资料:盒内目录备案资料招标文件投标文件正本中标通知书资料移交登记表客户反馈意见表其它资料成册的资料要求胶装(中标通知书、资料移交登记表、客户反馈意见表不装订)。公开招标采购归档盒内目录:邀请招标采购归档盒内目录:项目负责人:xx日期:xx年xx月xx日档案管理制度【第二篇】第一章总则一、为了规范公司合同档案管理,有效地收集合同签订和履行过程中的有价值材料,维护公司的经济利益,降低经营风险,特制定本管理制度。二、公司合同档案由签订和履行合同过程中形成的协议、单证、函电及与此相关的具有保存价值的材料形成。第二章合同分类一、采购合同:指为生产产品采购原器件、外协部件、商品、礼品、固定资产等而签订的合同或框架协议。二、销售合同:指销售公司产品而签订的合同或框架协议。三、技术服务合同:指提供技术服务、产品维修、技术咨询、技术转让等签订的合同。四、产品合作合同:指公司购买或转让技术、合作开发技术或产品、合作或委托生产产品、外协加工以及商务合作等签订的合同。五、测试协议:指用公司产品、商品、部件等用于外部测试的协议。六、联盟协议:指为拓展销售渠道而签订的分销商或代理商协议。七、市场营销合同:指为市场运作、品牌推广等签订的广告、宣传等市场活动合同。八、财务合同:指与相关金融机构签订的借款、还参考资料,少熬夜!款、债券、保险等合同。九、企发合同:指为企业发展与相关机构、部门、行业组织签订的合同。十、综合合同:区别于上述类别的其他合同或协议。第三章档案管理的责任分配一、合同档案管理的归口部门为经营管理部。经营管理部合同管理专员负责所有文件编号归档;非采购、非销售类合同的盖章和合同编号分配;合同相关档案资料的收集、整理;所负责文件合同档案的借阅、保存和销毁。二、各部门设档案管理员予以协助管理。各部门负责本部门合同或协议的编号分配、档案资料的收集整理。第四章文件合同归档要求一、文件合同编号规则合同号是合同档案唯一的保管单位。销售合同号14位,其余均为12位。文件合同号由公司号、年度号、分类号、顺序号、部门代码组成。基本模式:ST-20xx-XS-0001-HT1.年度号:年度号由四位阿拉伯数字组成,指文件材料形成的年度。2.分类号:分类号是档案号的主体,分别依照合同类别拼音首字母给予识别代码。3.顺序号:顺序号4位,用阿拉伯数字表示:0001、0002……表示公司当年某一类合同的序号。4.部门代码:部门代码仅限销售合同,为各部门的汉语拼音简称;二、合同签订人在合同上签字后,由签订人或经办人办理合同评审手续;经领导审批后,到档案管理员处编号并登记,到印鉴管理员处登记并盖章。合同在双方均盖章生效后须将原件一份送到档案管理员处存档。三、合同签订人或经办人负责将合同相关档案资料及时提交给档案管理员,并按月将合同的所有档案资料提交完整。四、所有档案资料整理完整后,每月月初部门档案管理员办理档案移交,填写《档案移交单》,双方签字认可,管理专员归档。五、所有以公司名义签订的有效合同(订单)原件一律要求在公司归档,各部门及平台只留复印件备查。档案管理员每月初将统计出各部门30天前签订的合同中尚未收回合同的清单,以电子邮件或传真的形式发给各部门,各部门须将合同按要求归档。六、档案管理员每月5号前汇总本部门上月度的完整合同档案资料,制作《合同档案汇总表》提交经营管参考资料,少熬夜!理部,并填制《档案归档单》归档。七、公司各部门的投标标书文件,无论是否中标,都要求在投标后1个月内将文件的电子文档(或光盘)交档案管理员存档。第五章合同档案保管期限及销毁一、正式形成的合同档案以合同签订之日起开始计算档案保管期限。二、合同金额在50万元(不含)以下的保存10年;合同金额在100万元(不含)以下的保存15年;合同金额在5000万元(不含)以下的保存50年;合同金额在5000万元以上的永久保存。三、档案销毁:1.任何组织或个人未经允许无权随意销毁公司档案材料。2.各档案管理人员应定期对档案进行检查。3、合同文档的保存条件要有防火、防潮、防有害生物等措施,以确保合同文档的安全。4.凡是超过保管期限又确无保存价值的档案应在《档案销毁清单》上登记,经主管业务负责人批准后,专人监销,由档案管理专员销毁,并由《档案销毁清单》立卷永久保存。第六章档案借阅一、公司合同原件,一般不予借出。二、特殊原因需要借阅公司档案的,若借阅本部门签订的合同,应填写借阅申请单,经部门经理审核后,到档案管理员处办理借阅手续。若借阅非本部门签订的合同,则除本部门经理签字外,还要报公司主管业务负责人批准方可借阅。档案材料的复印手续同借阅。三、借出档案借用期限为一周。借阅人应到期归还。确因工作需要继续借用的,必须再次办理借阅手续(续借)。对逾期1周仍不归还者,由档案管理员下发催还单,此后一周内仍不归还者。四、借阅人应注意档案安全和保密,严禁涂改,转借、损坏、遗失。第七章责罚制度一、公司各部门凡违反本制度,无故延期或不交应归档的备份文件材料的,一经发现,限期上交,经催交仍拖延不交的,除责令其部门负责人和单位领导写出书面检查外,各罚款200元,并予以通报批评。二、公司所有员工凡违反第六章第四条,泄露公司档案机密的,涂改、拆散或未经经营管理部批准转借、复印或携带档案外出的,视具体情况,对其部门领导和当事人各罚款200-1000元,并予以通报批评;三、公司所有员工违反第六章第三条,不按借阅期限归还的,限期归还并责令其当事人写出书面检查,并参考资料,少熬夜!对借阅人进行绩效处罚100元;四、一般档案资料若出现丢失、损坏、缺页等情况,应立即报告档案归档部门并办好补办手续,同时对借阅人进行绩效处罚100元;如因遗失档案,泄露公司商业秘密,造成恶劣后果者,扣除借阅人及部门负责人一个月绩效工资,并视情况严重程度追究其相关责任。五、不按规定存放电脑档案,不按规定接收检查者给予相应的纪律处分并给予通报批评。六、对借阅公司档案用于非工作需要造成重大损失或影响的,公司将追究其法律责任。第八章附则一、本制度由行政部门负责解释及修改,由总经理办公会批准后执行。该规定可以依据实际情况进行随时或定期修订,修订的版本获得总经理办公会批准后生效,且自动替代以前的版本。公司全体员工应遵循最新版本的规定。二、本制度自下发之日起执行。三、附件附件1《档案移交单》附件2《档案借阅单》附件3《档案销毁清单》附件4《合同登记本》档案管理规章制度【第三篇】为了加强和规范会计档案管理,建立健全会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密,根据《会计法》和《会计档案管理办法》的规定,结合本单位工作实际情况,特制定本制度。第一条会计档案的归档范围。会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务报告、会计年度数据备份盘、会计核算系统软件、操作人的密码等会计核算专业资料,是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括:(一)会计凭证类。包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计凭证。(二)会计账簿类。包括总账、明细账、日记账、固定资产明细账、辅助账簿、其他会计账簿。(三)财务报告类。包括月度、年度财务报告、其他财务报告,报告中要有会计报表、附表、附注及必要的文说明。(四)其他类。包括银行存款余额调节表、银行对账单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册及其他在会计核算工作中直接形成的对国参考资料,少熬夜!家和社会及各核算单位具有保存价值的会计核算资料。第二条会计档案的整理。会计年度终了后,应将装订成册的会计档案进行整理立卷。各种会计档案应按会计档案材料的关联性,分门别类地组成几个类型的案卷,将各卷按顺序编号。(一)会计凭证(1)按月立卷:每月末将装订成册的凭证,统一登记案卷目录,每月立卷一份。(2)分散装订:根据凭证的多少,分散装订,做到整齐、牢固、美观。(3)装订封面的所有内容要填写齐全,包括:单位名称、年度、月份、起止日期、号码、装订人签章等。(二)会计账簿:各种会计账簿办理完年度结账后,除跨年使用的账簿外,其它均需整理妥善保管。(1)会计账簿在办理完年度结账后,只在下一行的摘要栏填写“结转下年”样,不填其它内容。(2)会计账簿在装订前,应按账簿启用表的使用页数,核对各个账户账面是否齐全,是否按顺序排列。(3)活页账簿去空白页后,将本账面数项填写齐全,撤去账壳,用坚固耐磨的纸张做封面、封底,装订成册。不同规格的活页账不得装订在一起。(4)会计账簿的装订顺序:a、会计账簿装订封面;b、账簿启用表;c、账户目录;d、按本账簿页数,顺序装订项页;e、会计账簿装订封底。(5)装订后的会计账簿应牢固、平整、不得有折角,掉页现象。(6)账簿装订的封口处,应加盖装订人印章。(7)装订后,会计账簿的脊背应平整,并注明所属年度及账簿名称和编号。(8)会计账簿的编号为一年一编,编号顺序为总账、现金日记账、银行存款日记账、分户明细账、辅助账。(三)会计报表会计报表编制完成并按时报送后,留存报表均应按月装订成册,年度终了统一归档保管。第三条会计档案的归档保管。(一)当年的会计档案在会计年度终了后,可暂由业务人员保管一年,期满后转入档案室并由专人保管。(二)会计档案管理人员负责全部会计档案的整理、立卷、保管、调阅、销毁等一系列工作。(三)机构变动或档案管理人员调动时,应办理交参考资料,少熬夜!接手续,由原管理人员编制会计档案移交清册,将全部案卷逐一点交,接管人员逐一接收。(四)磁性介质会计资料的归档。年度终了,系统管理员将当年账簿、报表等会计电算化资料备份并详细标注,装盒交档案室归档。包括:会计年度数据备份盘;同期的操作系统、相关应用程序软件及会计核算系统软件;操作人的密码、操作日志等其他会计资料。会计档案磁性资料保管期限与书面资料一致。会计软件保管期截止该软件停止
本文标题:档案管理制度【参考4篇】
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