Excel培训手册

Excel培训手册声明本手册根据本人使用Excel的经验并参照网上资料编写而成，免费提供给各位网友学习Excel之用，你仅可免费下载、阅读、基于非商业目的地传播本手册，本人享有且保留《著作权法》规定的本手册相关的所有权利，禁止将本手册用于任何商业目的，同时，请勿修改本手册的内容或格式。声明：本手册来源于网络。内容提要 你使用过剪贴板来复制粘贴数据，但你知道用剪贴板将单元格区域的数据合并到一个单元格吗？你会用剪贴板来将自定义格式的显示值粘贴为真正的值吗？你或许已经知道某功能的使用，但如何更好地使用此功能来快速巧妙地解决其它问题呢？本书就是从如何充分利用excel的各种功能的角度来阐述。 本书还介绍了许多实用的技巧，例如：录入数据时光标自动跳至下一行行首的技巧、利用剪贴板复制粘贴自定义格式显示值、矩形单元格区域与一列数据互换的技巧、数据有效性下拉选项超过单元格宽度时完全显示的技巧。对一些典型的问题，本书进行详细的分析总结，提供多种解决技巧，例如：将文本格式的数值转换为数字型，本书分别介绍了选择性粘贴法、分列法、智能标记法、剪贴板法等五种方法。 本书特点： 1、介绍了丰富实用的Excel操作技巧； 2、对常用的操作、典型问题进行总结，如双击的作用、Shift的作用、将文本格式的数值转换为数字型的方法； 3、不按菜单顺序介绍，而是按用户接触使用excel的顺序，由浅入深地介绍各种功能； 4、对相关的知识点或技巧提供链接，以对比学习，方便查阅； 5、本书的附录提供了所有技巧的索引。 目  录 第一章  善用鼠标与键盘............................................................................................ 11．1  操作Excel应具备的习惯 .......................................................................... 11．2  鼠标操作技巧 ............................................................................................ 31．3  键盘操作技巧 ............................................................................................ 51．4  鼠标键盘联用操作技巧 .......................................................................... 101．5  【Shift】键作用总结 ............................................................................... 131．6  鼠标双击技巧总结 .................................................................................. 15第二章  输入与编辑数据.......................................................................................... 172．1数据输入的基础知识............................................................................. 172．2手工输入数据......................................................................................... 232．3复制及粘贴数据..................................................................................... 332．4填充输入数据......................................................................................... 492．5多人同时录入编辑................................................................................. 582．6导入外部数据......................................................................................... 602．7语音输入................................................................................................. 622．8数据的有效性......................................................................................... 63第三章  工作表常用操作.......................................................................................... 70 《Excel培训手册》 第 1 页 第一章  善用鼠标与键盘 1．1  操作Excel应具备的习惯 成功缘于良好的习惯，这句话同样适用于Excel应用，良好的操作习惯将使你事半功倍、不走弯路、直达目的；而不好的操作习惯将极大地降低你的工作效率，让你重复劳动，效率极低。下面是使用Excel应具备的一些基本习惯： 一、使用同一名称来表述同一对象，而不要混杂使用简写、别称，以便使用函数查找、引用。同理，公司不同部门间对同一对象亦应统一名称或编码，以利数据的传递、引用。 二、不在字符串内、前后插入空格来排版，尽量使用对齐、缩进等功能，以便使用函数查找、引用。如果你使用过Vlookup等函数你就可体会到以上二条习惯的必要性。 【链接】：可使用数据有效性对输入数据进行校验，限制输入包含空格的文本，具体方法参见第二章第八节的相关内容。三、在要使用公式的单元格，尽量不使用合并单元格功能，以便填充公式、排序、筛选等。 【提示】：当仅合并同一行的单元格时可使用跨列居中功能来替代合并居中功能。四、排版时请使用顶端标题行、标题列功能，而不必笨拙、野蛮地每隔N行强制性插入标题行、标题列。 五、排版时仅选定要排版的单元格区域，而不是选定整行或整列来设定格式，且尽量在要完工前再进行排版工作，以免重复劳动。 六、数字及文本的对齐方式请使用Excel默认的格式，即数字靠右对齐、文本靠左对齐；数字使用千位分隔符。 七、表间互相取数时请使用公式引用数据所在单元格，以便数据更改时同步更新。《Excel培训手册》 第 2 页 八、数据在要进行乘除等运算时，要养成使用ROUND函数的习惯，以免出现四舍五入的误差。九、在计算结果可能出现#DIV/0!、#VALUE!、#N/A等错误，而其它单元格又需对此单元格进行运算时，要养成联用IF和ISERROR等函数来消除错误值的意识。十、使用辅助列、辅助行来搭桥，化复杂为简单 十一、使用拆分窗口或冻结窗格功能，免除为看到标题行而大量滚屏，以提高工作效率。 十二、工作簿内工作表较多时，使用工作表标签的快捷菜单，快速选取工作表。 【提示】：通过用鼠标右键单击标签滚动按钮，显示快捷菜单。 十三、在同一工作簿的不同工作表的相同单元格输入相同的数据或设置相同的格式，请使用组合工作表功能，以提高效率 【链接】：具体使用方法参见本章第三节“键盘操作技巧”。 十四、要对工作表进行临时性排序时，养成添加序号列的习惯，以便恢复原来的顺序。十五、当工作表要提交他人（多人）填写时，养成保护工作表、锁定单元格以及对特定单元格设定数据有效性的习惯，以避免他人的错误操作影响报表的汇总。十六、操作时尽量使用快捷键，提高工作效率。 十七、养成使用状态栏进行临时性的求和、计数、求平均值的习惯。十八、遇到问题到Excel帮助找答案，因为Excel现有的功能可以满足你80%以上的需求，Excel帮助对所有的功能进行了详细地讲解；看了帮助还解决不了的问题使用百度或Google搜索答案。 能菜能，☆☆☆鼠标操作菜单给Exce这比点击下面介绍移动单元格选定要移动区域。在同一行或用鼠标左键果要按升序到上或从右【提示】：期或其他自是原样复制然后拖动填【技巧1.式。例如，那么向下填【技巧1.柄，一种方元格（A1以更多其他用鼠标右键弹出菜单中作是现代软件el下达操作击菜单的命令绍鼠标操作的格动的单元格或列中填充键拖动填充序排列，请右到左填充：如果复制的自定义填充制。如果发生填充柄进行.1】可通过，可选择“填充数据时.2】让数字方法是输两1和A2），再他的填充方键拖动填充中看到有以《1．2  件昀常规的作指令外，还令或使用键的一些常用格区域，将鼠充数据充柄经过需要请从上到下或充。的数据类型充序列，在复生了这种情行复制。选择“自动仅填充格式时也可双击填字填充时递增两个数（比如再拖动填充柄方式填充数据充柄经过需要天数、工作Excel培训手册第 3 页 鼠标操的操作方式还能用鼠标键盘快捷键更用技巧：鼠标移到选要填充数据或从左到右型是Excel复制过程中情况，请重新动填充选项”式”或“不带填充柄来向增的方法：如A1里输入柄。据要填充数据作日、月、册》 作技巧。在Excel标左键或右键更方便快捷选定单元格区据的单元格，右填充。如果l中可扩展的中这些数据将新选定原始”来选带格式填充向下填充。：一种方法是入1，A2里据的单元格，年、等差、l中除了用键的拖拉实捷。区域的边缘然后释放果要按降序的数据序列将在选定区始数据，再按选择填充所充”。如果旁是按着【Ct里输入2），然后释放等比等多用鼠标点击各实现部分特定缘，拖动至放鼠标按键。序排列，请从列，如数字、区域中递增而按住【Ctrl所选单元格的旁边列有数据trl】拖动填，同时选两个放鼠标按键，多种填充方式各功定功目标。如从下、日而不l】，的方据，填充个单，在式。《Excel培训手册》 第 4 页 ☆删除单元格内容选定要删除的单元格区域，用鼠标向左或向上拖动填充柄经过需要删除的单元格，然后释放鼠标按键，即可删除单元格内容。【链接】：按住【Shift】向左或向上拖动填充柄可删除单元格（即右边单元格左移，上边单元格上移）。 ☆将单元格区域的公式计算结果转换成数值参见本书第二章【技巧2.11】使用拖动法将单元格区域的公式计算结果转换成数值。☆将单元格区域复制（移动）插入到目标区域选定要复制的单元格区域，右键拖动至目标区域，松开鼠标，在弹出的快捷菜单中选取相应的功能。☆快速移动至数据边界将鼠标移至活动单元格/区域的边缘，鼠标指击变成四向箭头时双击鼠标左键即可。双击左边缘快速跳至当前数据区域的昀左边，其余类推。☆设定合适行高列宽如果某单元格未完全显示，双击该列列标题的右边界，可以设置为“昀适合的列宽”。同理，双击某行行标题的下边界，可将此行设置为“昀适合的行高”。☆鼠标双击的作用参见本章第六节“鼠标双击技巧总结”。《Excel培训手册》 第 5 页 1．3  键盘操作技巧 Excel提供了丰富的快捷键，很多功能都可用键盘快捷键实现。记住一些常用的快捷键并在操作时使用它们将大大提高工作效率。下面是一些常用的Excel快捷键：☆【Ctrl】+箭头键功能一：移动到当前数据区域的昀后（前）一列或昀上（昀下）一行，再按一次即跳到当前表格的昀后（前）一列或昀上（昀下）一行。【链接】：用鼠标实现此功能的方法参见本章第二节“鼠标操