DAT 18-2022 档案著录规则

ICS01.140.20CCSA14中华人民共和国档案行业标准DA/T18—2022代替DA/T18—1999档案著录规则Rulesforarchivaldescription2022-04-07发布2022-07-01实施国家档案局发布13DA/T18—2022前言本文件按照GB/T1.1—2020《标准化工作导则第1部分:标准化文件的结构和起草规则》的规定起草。本文件代替DA/T18—1999《档案著录规则》,与DA/T18—1999相比,除结构调整和编辑性改动外,主要技术变化如下:———更改了规范性引用文件的内容(见第2章,1999年版的第2章);———增加了术语“著录单元”“多级著录”“著录层级”“著录主体”,更改了“著录”“著录项目”“条目”,删除了“著录格式”“著录目录”(见第3章,1999年版的第3章);———增加了“总体原则和要求”一章(见第4章);———增加了“多级著录模型”一章(见第5章);———增加了“著录项目清单”一章(见第6章);———更改了著录项目的大项及其构成,由原来的“题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项”7大项改为“标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制”7大项(见第6章表1,1999年版的第4章);———增加了“著录层级”“组织机构沿革/人物生平”“档案保管沿革”“人名”“计算机文件大小”“计算机文件格式”“生成方式”“整理情况”“销毁情况”“公开属性”“开放标识”“语言或文字”“存储位置”“原件存放位置”“复制件存放位置”“相关著录单元”“著录者”“著录时间”等著录项目(见第6章表1);———更改了著录项目的名称,将“提要”改为“范围和提要”(见9.1,1999年版的9.6.2);———删除了“电子文档号”著录项目(见1999年版的9.7.4);———删除了“著录用标识符”(见1999年版的第5章)、“著录条目格式”(见1999年版的第6章)、“著录用文字”(见1999年版的第7章)和“著录信息源”(见1999年版的第8章)四章;———更改了相关著录项目的著录细则(见第7章~第10章、第12章、第13章,1999年版的第9章);———增加了“文件级著录项目”“案卷级著录项目”“类别级著录项目”“全宗级著录项目”“著录条目示例”5个资料性附录(见附录A~附录E)。请注意本文件的某些内容可能涉及专利。本文件的发布机构不承担识别专利的责任。本文件由国家档案局提出并归口。本文件起草单位:国家档案局档案科学技术研究所。本文件主要起草人:聂曼影、张淑霞、王熹、晏杰、魏伶俐、陈吉。本文件的历次版本发布情况为:———1999年首次发布为DA/T18—1999。———本次为第一次修订。23DA/T18—2022档案著录规则1范围本文件确立了档案多级著录模型和原则,明确了档案著录项目及其约束性、著录层级及著录主体,规定了各著录项目的著录要求。本文件适用于档案馆(室)对各类档案的著录。2规范性引用文件下列文件中的内容通过文中的规范性引用而构成本文件必不可少的条款。其中,注日期的引用文件,仅该日期对应的版本适用于本文件;不注日期的引用文件,其最新版本(包括所有的修改单)适用于本文件。GB/T4880(所有部分)语种名称代码GB/T4881中国语种代码GB/T15418档案分类标引规则DA/T13档号编制规则3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1著录description为检索和管理档案资源,对档案内容、结构、背景或管理活动进行分析、选择、组织和记录的过程。3.2著录单元unitofdescription作为基本著录单位的一份文件或一个文件集合。3.3多级著录multileveldescription从文件、案卷、类别到全宗分层级实施著录的方法。3.4著录层级levelofdescription著录单元在全宗内所处的层次位置。注:著录层级包括文件级、案卷级、类别级、全宗级等。3.5著录项目elementofdescription揭示档案内容、结构、背景或管理活动的记录事项。3.6著录条目entryofdescription一个著录单元所有著录项目的组合。注:手工著录环境下,著录条目的形式为著录卡片;计算机环境下,著录条目的形式为一条数据记录。33DA/T18—20223.7著录主体subjectofdescription对著录工作负有责任的机构或部门。4总体原则和要求4.1层级性根据档案整理结果,从文件级到全宗级分级著录档案信息,以反映部分与整体的层次结构。4.2相称性仅记录著录单元所在层级的相关信息。例如,当著录单元为全宗时,不提供案卷的详细内容信息;当著录单元为文件时,仅著录文件信息;当著录单元的责任者是某个单位的分支机构或下属机构时,不提供该单位的组织机构沿革信息。4.3关联性标识著录条目的著录层级,将其与上一级著录单元相连接,以明确著录单元在著录层级结构中的位置,揭示各层级之间的有机联系。可采用相应著录层级的档号或其他方式进行连接。4.4动态性著录项目的内容发生变化时,应重新著录。根据实际需要,保留原著录内容或重新赋值。例如,著录单元的开放审核意见发生变化时,开放标识项重新赋值;著录单元的密级发生变更时,密级项在保留原著录内容的基础上,补充变更情况。5多级著录模型图1给出了多级著录的一般模型,但未详尽所有可能的著录层级。类别级一般著录一级类别(档案门类)。图1档案多级著录一般模型43DA/T18—20226著录项目清单档案著录项目分为标识、背景、内容与结构、查阅与利用控制、相关档案材料、附注、著录控制7个大项,35个小项。表1规定了著录项目及其约束性,指出了其适用的著录层级和著录主体。各著录层级的完整著录项目分别参见附录A、附录B、附录C和附录D。表1著录项目清单著录项目约束性著录层级著录主体标识档案馆代码著录层级档号题名文件编号日期必著全宗级档案馆选著文件级、案卷级、类别级档案馆必著所有档案室、档案馆必著所有档案室、档案馆必著所有档案室、档案馆有则必著文件级档案室必著所有档案室、档案馆背景责任者组织机构沿革/人物生平档案保管沿革必著所有选著全宗级必著全宗级选著文件级、案卷级、类别级档案室、档案馆档案室、档案馆档案室、档案馆内容与结构范围和提要人名稿本文种附件载体形态计算机文件大小计算机文件格式生成方式整理情况保管期限销毁情况选著所有档案室、档案馆选著文件级、案卷级档案室选著文件级档案室选著文件级档案室选著文件级档案室有则必著文件级档案室选著案卷级、类别级、全宗级档案室、档案馆选著文件级、案卷级档案室、档案馆选著文件级、案卷级档案室、档案馆选著文件级、案卷级档案室、档案馆选著类别级、全宗级档案室、档案馆必著文件级、案卷级档案室、档案馆有则必著文件级、案卷级档案室、档案馆查阅与利用控制密级有则必著文件级档案室、档案馆公开属性有则必著文件级档案室开放标识必著文件级、案卷级档案室、档案馆语言或文字选著文件级档案室主题词或关键词选著文件级档案室53DA/T18—2022表1著录项目清单(续)著录项目约束性著录层级著录主体查阅与利用控制分类号选著文件级、案卷级档案室、档案馆缩微号选著所有档案室、档案馆存储位置选著所有档案室、档案馆相关档案材料原件存放位置选著所有档案室、档案馆复制件存放位置选著所有档案室、档案馆相关著录单元选著类别级、全宗级档案室、档案馆附注附注选著所有档案室、档案馆著录控制著录者选著所有档案室、档案馆著录日期选著所有档案室、档案馆7标识项著录细则7.1档案馆代码档案馆代码是国家档案主管部门为每个档案馆赋予的唯一代码。档案馆代码应照实著录。示例:4420027.2著录层级记录著录单元的著录层级。示例:文件级案卷级类别级全宗级7.3档号7.3.1档号是以字符形式赋予档案的一组唯一代码,用于反映、固定和识别档案排列顺序。DA/T13规定了按卷整理的档号结构:全宗号-类别号-案卷号/组号/册号-件号/页号,以及按件整理的档号结构:全宗号-类别号-件号。应按照DA/T13的规则,对各著录层级赋予不同的档号:———全宗级档号取全宗号;示例:X033(说明:全宗级档号,全宗号)———类别级档号取类别号及其上位类代码,即“全宗号-类别号”;示例:X033-ZP(说明:类别级档号,全宗号-一级类别号)———案卷级档号取案卷号及其所有上位类代码,即“全宗号-类别号-案卷号/组号/册号”;示例:X033-ZP·2008-001(说明:案卷级档号,全宗号-类别号-案卷号)———文件级档号取件号/页号及其所有上位类代码,即“全宗号-类别号-案卷号-件号/页号”或“全宗号-类别号-件号”。示例1:X033-ZP·2008-001-00006(说明:文件级档号,全宗号-类别号-案卷号-件号)示例2:A002-WS·2019·Y-0001(说明:文件级档号,全宗号-类别号-件号)7.3.2在档案馆(室)内管理档案时,采用档号作为档案的唯一标识;馆际交流时,宜采用“档案馆代码-档号”作为档案的唯一标识;国际交流时,宜采用“国家代码-档案馆代码-档号”作为档案的唯一63DA/T18—2022标识。示例1:436001-X043-LX·2011·Y-016-0038(说明:馆际交流)示例2:CN-436001-X043-LX·2011·Y-016-0038(说明:国际交流)7.4题名7.4.1题名的界定题名,又称标题、题目,是表达档案中心内容、形式特征的名称,可以是文件题名、案卷题名、类别题名、全宗题名。文件题名一般指正题名,也可能同时存在并列题名、副题名和说明题名文字。7.4.2正题名7.4.2.1正题名是档案的主要题名。应在相应的著录层级上,拟写或照原文记录著录单元的正题名。7.4.2.2文件题名的著录应符合以下要求:a)有题名时,一般照原文著录;b)原题名过于冗长或不能揭示内容时,原题名照录,并根据文件内容另拟题名附后,加“[]”;示例1:通知[共青团中央关于纪念一二·九的通知]示例2:某某省人委国家资本主义办公室关于某某县七月十一日某工字第零六号来函所提问题的答复[某某省人委国家资本主义办公室关于对某某县划分个体手工业户、农业户的标准的复文]c)原题名中出现人名但人名不全时,宜补全缺少的人名,有别名的宜注明常用名。示例:[毛泽东]《给萧旭东、蔡林彬[蔡和森]并在法诸友会》(说明:文件原题名为《给萧旭东、蔡林彬并在法诸友会》)d)无题名时依据文件内容拟写题名,并加“[]”。7.4.2.3案卷题名一般宜照原文著录。案卷题名不能揭示内容或过于冗长时,应重新拟写,将原题名修改好后再著录。7.4.2.4类别题名一般包括责任者、问题和材料形式,问题可反映职能、活动、主题、地点等。示例:某某省人大办公厅全宗照片档案7.4.2.5全宗题名即全宗名称,应照实著录。7.4.3并列题名并列题名是以第二种语言文字书写的与正题名对照并列的题名。必要时并列题名与正题名一并著录,并列题名前加“=”。示例:某某市污染气象要素的研究=ResearchofthePollutionMeteorologicalElementinXXXX(说明:正题名+并列题名)7.4.4副题名及说明题名文字7.4.4.1副题名是解释或从属于正题名的另一题名。副题名一般宜照原文著录,正题名能够反映档案内容时,副题名不必著录。7.4.4.2说明题名文字是在题名前后对档案内容、范围、用途等进行说明的文字。必要时说明题名文字照原文著录。7.4.4.3副题名及说明题名文字前加“:”。示例1:新民主主义的政治与新民主主义的文化:在陕甘宁边区文化协会第一次代表大会上的讲演(说明:正题名+副题名)示例2:武松:电视连续剧(说明:正题名+说明题名文字)73DA/T18—20227.5文件编号7.5.1文件编号是文件制发过程中由制发机关、团体或个人赋予文件的顺序号。文件编号包括发文字号、科研试验报告流水号、标准规范类文件的统编号、图号等。7.5.2文件编号应照实著录。示例1:中发〔1980