XXXX10南宁档案局培训：城建档案的数字化处理(黄柏雄)

城建档案的数字化处理南宁市城建档案馆黄柏雄2014年10月23日主要内容第一章档案数字化的作用及依据第二章电子档案的移交第三章档案数字化处理的基本环节城建档案的数字化处理第一章档案数字化的作用及依据纸质档案在空间存储上的弊端十分明显纸质档案在空间存储上的弊端十分明显纸质档案的管理需要耗费大量的人力和精力插入档案管理图片纸质档案的查阅利用十分的耗费时间如何解决我们在档案管理中的这些问题？数字化电子档案的优点:共享性多样性开放性经济环保保护原件便于传输档案数字化的主要作用1.档案数字化能有效解决空间储存的问题。档案数字化的主要作用2.档案数字化能有效地保护档案原件。（1）代替原件使用，保护档案原件，提高档案的使用效率。（2）数字化副本异地保存；5.12汶川地震被毁建筑图片针对汶川地震造成当地档案资料严重损失的情况，国家档案局发出通知，要求各地档案主管部门开展本地重要档案的电子化、数字化载体在异地备份的相关工作，以确保档案的安全和应急利用。（3）恢复档案材料模糊褪变的字迹及对污损残缺照片档案的修复。3.档案数字化能改善档案的利用方式。一是不再受“孤本”的限制。二是数字化后的档案可以通过网络进行异地传输，扩大了档案的利用空间。三是“时间”不再是限制。档案数字化的主要依据档案数字化工作的技术规范档案数字化后的管理规范档案数字化的主要依据在《电子档案管理规范》的第7章第1节第1条中规定：“建设系统业务管理电子档案形成单位应按照有关规定，定期向城建档案馆（室）移交已归档的建设系统业务管理电子档案”；档案数字化的主要依据还有第7章第2节第2条规定：“列入城建档案馆（室）接受范围的建设工程，建设单位向城建档案馆（室）移交工程纸质档案时，应同时移交一套工程电子档案”。城建档案的数字化处理第二章电子档案的移交一、移交程序业主/整理方报送提出整改意见不合格业主/整理方整改重新报送科室重审科室审核接收、登记合格合格管理、利用分辨率、格式文件命名扫描质量真实性、完整性光盘质量、封面1、分辨率。采用彩色扫描模式，普通文件分辨率为200dpi；图纸、照片及特殊档案分辨率为300dpi。二、档案扫描要求100dpi200dpi分辨率为200dpi的图片放大200%的效果分辨率为100dpi的图片放大200%的效果2、图像数据储存格式：采用JPEG格式扫描、储存。三、档案命名规则采用一对一的命名方式：六位档案号-辅助码。1、移交书：档案号-000-N（N=01-80），如185000-000-01为移交书的第一页；2、卷内目录：档案号-000-N（N=81-98），如185000-000-82为卷内目录的第二页；3、卷内备考表：档案号-000-994、卷内内容：档案号-M（M=001、002、003、004......），如185000-003为卷内内容的第三页。移交书：193490-000-01卷内目录：193490-000-81卷内备考表：193490-000-99卷内内容：193490-001光盘打印标签样式3………………..第三章档案数字化的基本环节一、档案整理档案整理是档案数字化工作的前期工作，这里所指的整理主要是档案的拆分及幅面分类。在扫描结束后，应按档案原来的顺序进行装盒归档，做到安全、准确、无遗漏。建议：移交到南宁市城建档案馆的档案资料不需要装订。二、档案扫描将分类好的档案根据幅面的大小选择相应规格的扫描仪或专业扫描仪进行扫描。DA三、图像处理对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查。处理前处理后处理前处理后图像处理操作四、图像存储1.存储格式一般采用TIFF(G4)、JPEG格式存储。提供网络查询的扫描图像，也可存储为CEB、PDF或其他格式。2.图像文件的命名五、目录建库1.按照《档案著录规则》(DA/T18)的要求进行著录，建立档案目录数据库。2.采用人工校对或软件自动校对的方式，对目录数据库的建库质量进行检查。六、数据挂接通过每一份图像文件的文件名与档案目录数据库中该份文件的档号的一致性和唯一性，建立起一一对应的关联关系。验收抽检率不得低于5%。七、数据备份为保证数据安全，备份载体的选择应多样化，可采用在线、离线相结合的方式实现多套备份，并注意异地保存。八、数字化成果管理1.确保其安全、完整和长期可用。2.对于提供网上检索利用时，应有制作单位的电子标识，并根据具体情况分别采用可下载或不可下载的数据格式。特别提醒：在整个数字化的处理过程中，应加强各环节的安全保密管理机制，确保档案原件和数字化档案信息的安全。谢谢大家！联系电话：[phone]QQ：24764221单位网址：