办公系统培训讲义

1办公系统培训讲义一、今天要学会如下内容(一)邮件系统1.注册新的邮箱地址2.登录邮件系统3.利用邮件系统收发邮件4.练习操作5分钟5.把邮件系统连接到办公平台(二)办公系统1.打开办公系统2.登录办公系统3.个人办公部分4.利用办公系统收发文件(三)网站系统1.打开网站2.网站改版3.栏目管理24.内容发布5.内容审核二、邮件系统(一)注册新的邮箱地址1.网络地址在ie地址栏输入：政府网：互联网：(二)登录邮件系统在ie地址栏输入：政府网：互联网：(三)利用邮件系统收发邮件登陆后，点击“写邮件”链接发邮件1发邮件界面我们可以选择地址，也可以手动输入地址，公共地址本由管理员维护或导入，如图：5发邮件2(四)练习操作5分钟练习注册邮件，发送邮件(五)把邮件系统连接到办公平台把邮件帐号注册到OA系统中，在办公系统部分讲解6三、办公系统(一)打开办公系统在ie地址栏输入：政府网：互联网：(二)登录办公系统输入用户名密码，用户名是各单位收集用户时的用户名，有的给的全部是一样的比如部门简称，这样的就设置未用户简称，密码默认1237(三)个人办公部分点击个人秘书菜单：1.查看待办文件我的桌面是系统登录后默认的页面，可以直接在待办文件点击待办数量打开文件进行办理，也可以到公文流转模块进行办理，如果有人发送文件给你，登录系统一目了然，点击进行办理即可。82.如何修改个人资料点击“个人信息修改”菜单，登录名：采用帐号密码登录方式的帐号就是在这里设置密码：采用帐号密码登录方式的密码就是在这里设置手机号码：用于接收短信和通讯录查询使用3.把邮件链接到系统在办公系统设置邮箱注册的账号和密码，我们加密保存到OA的数据库中，然后点击菜单中的电子邮局：9注册点击邮局1注册点击邮局24.如何发送短信点击“短信发送”菜单：1）短信接收人一、接收人可以选择系统用户二、可以手动输入手机号码102）短信发送的限制短信发送的内容长度限制为200个汉字，如果超过70个字，系统自动进行拆分5.私人通讯录点击“个人通讯录”：1）功能概述提供登录者私有的通讯录登记信息，支持信息共享，根据需要共享信息通讯录类别管理：进行通讯录信息的分组通讯录管理：按照类别建立新的通讯录信息，并且查询管理个人的通讯录，可以共享自己的通讯录信息给其他人看查看共享信息：查看其他人共享给自己的通讯录信息6.查找公共通讯录点击“单位通讯录”：11单位通讯录是从系统管理中组织机构和用户管理中提取出来的，在单位通讯录中提供统一浏览，组织机构采用树状结构，一目了然，系统初始化时由于资料不全手机号码基本都没有设置7.练习练习刚才的功能，10分钟，并休息5分钟，如果没有用户名可以用互联网：用户：hzh密码：123(四)利用办公系统收发文件1.公文表单与流程定义，模板制作与建模公文表单和流程是利用系统工具进行管理的，由管理员负责管理，这里不进行演示，侧重点在于如何简单的操作使用系统，使得诸多的办公环节能够运转起来。122.公文流程的规划和收集目前收集的单位信息和流程信息，收集到的已经设置到系统中了，但是仍然存在各种各样的问题，对于办公系统来说，可以小范围使用，也可以整个政府整体运作，这取决与推广的进程和力度，但是为了统一性和未来管理维护的整体性，我们会进行流程的类别规划，流程和系统的的使用方法是一样的，我们用机要局的例子做演示。3.以团县委为代表进行演示团县委组织结构如下图：团县委流程图见下图：134.公文流转演示1）需要的条件客户端要安装Office2003；短信提醒需要手机号码正确设置。2）流程实例演示a)环节：团县委学少部拟稿岗位：办事员用户：刘惠强帐号：liuhuiqiang登录系统部门拟稿编辑正文14发送【部长审批】查看已办文件，追踪信息操作过程非常简单，让操作者把主要精力放在正文的处理，动动手、动动脑、不用跑腿、不用打印b)环节：部长审批岗位：部长用户：叶雄帐号：yexiong办公方式，上午下午上班登录系统处理文件，或者有短信通知时打开系统，处理文件登录系统打开待办文件编辑正文填写意见发送给【办公室核稿】查看已办文件，第一次催办，第二次催办c)环节：办公室核稿岗位：核稿人用户：郭永军帐号：guoyongjun登录系统打开待办文件15编辑正文，查看痕迹保留信息填写意见发送给【分管领导核稿】d)环节：分管领导审核岗位：副书记用户：罗敏帐号：luomin操作类似，加快速度e)环节：办公室转送岗位：核稿人用户：郭永军帐号：guoyongjunf)环节：领导核签岗位：书记用户：张利军帐号：zhanglijun查看审核意见信息、正文信息等，并进行处理g)环节：办公室核对、编号岗位：核稿人用户：郭永军帐号：guoyongjun填写编号信息16h)环节：办公室成文发送岗位：核稿人用户：郭永军帐号：guoyongjun公文成文，归档选在档案类型，发送，然后用其他帐号查看文件办理情况【liuhuiqiang】，如果需要配合打印进行文件办理，可以再查看或编辑正文操作室进行，与独立的Word文件打印操作相同。3）练习10分钟，根据上面流程进行拟稿审核操作，用不同帐号登陆系统，体验如何进行操作休息，10分钟用自己单位的帐号登录系统，查看有没有帐号，有没有流程，如果没有请与管理员联系四、网站系统(一)打开网站在ie地址栏输入：政府网：互联网：(二)网站改版新版网站正在设计中，新网站的管理方式是类似的，业务和网站排版设计上有变动(三)栏目管理栏目的增加删除工作都由管理员负责操作，栏目可以把文章采编权限下放给各单位相关人员，把栏目审核权限保留在信息产业局，我们重点是授权的演示，栏目管理入口点击大菜单“网站管理”：点击栏目管理：选择栏目，栏目以树状目录展示如下图：18点击“魅力惠东”栏目：我们看到“党政文件”发布权限授权给了黄志豪，审核人员授权给了黄晓明，有了授权下面我们进入文章采编和审核，现在我把发布权限增加一个人，举例把权限给团县委学少部的刘惠强（liuhuiqiang）19然后我们切换帐号，由刘惠强采编一篇文章(四)内容发布刘惠强登录系统：点击“网站管理”点击“内容发布”，可以看到栏目列表如下：选择授权的栏目“党政文件”：20点击“添加”操作，开始文章采编：主要是打字和黏贴工作，完成后保存，采编工作就宣告完成，系统保存到数据库后，有审核权限的人员审核后，即可发布到网站了。21(五)内容审核以黄晓明帐号登录系统，审核刚才团县委学少部刘惠强发布的文章五、培训问卷请大家认真填写问卷表，并填写单位、姓名信息，以便信息产业局能够把握培训情况，制定以后的系统推广计划。22惠东县信息产业局OA办公系统培训记录（第一期）注：请在所选答案上画圈或画对勾1.你现在有办公电脑吗？A、有B、没有2.您的电脑现在能上政府网吗？A、能B、不能C、不清楚3.您的电脑现在能上互联网吗？A、能B、不能C、不清楚4.办公系统的网络地址是（政府网：互联网：）A、正确B、不正确5.邮件系统需要先注册账号，然后才可以发送邮件是否正确？A、正确B、不正确6.办公系统的推广需要技术平台与业务管理并重对吗？A、正确B、不正确C、部分正确7.电子公文流程的每一个环节，具体到个人的操作复杂程度如何？A、非常简单B、简单C、复杂D、太难8.网站的发布操作复杂程度如何？A、非常简单B、简单C、复杂D、太难部门姓名日期