培训-校综合档案室

主要内容:1、档案管理系统进入2、系统录入（案卷录入、文件录入）3、电子文件上传4、目录打印1、档案管理系统进入进入档案室网站（）点击右上角“系统登录”或在网站左边直接输入“用户名”和“密码”成功登陆后，系统自动进入“档案信息管理”如下图:点击“XX类”出来本部门的两个库2、系统录入（案卷录入）点击“XXX当前库”或点击当前库的“打开”首次添加：点击页面左上方的“添加案卷”按钮由于当前档案表“XXX当前库”是空表，用户需要根据自己的需要建立新的类目如：在添加案卷输入中输入以下几项：①一级目录：“3教学”；二级目录“11教务处”；三级目录“2008”(注：一级目录、二级目录可在上图的左上角选“选择类目”中选取,三级目录为本年度)4个新学院一、二级目录向档案室人员咨询在添加案卷输入中输入以下几项：②实体分类号：2008-JX11注:（2008为年度，XZ11为部门代号）各部门代号由档案室提供；教学部门2008-JX14.1（为办学指导思想)、2008-JX14.2（为师资队伍）以此类推（注意大小字）。在添加案卷输入中输入以下几项：③案卷/盒号：从“1”开始④保管期限：永久、长期、短期⑤密级：选“内部”⑥正题名：为案卷题名⑦第一责任者：为本部门⑧数量：填本案卷的总页码数⑨起止时间:2008年7月至2008年9月应该填写为：200807200809⑩归档单位：为本部门（加多个案卷，重复以上操作）在添加案卷输入中输入以下几项：填写好档案表各类目后，点击最下方“添加”按钮，系统弹出“添加案卷、文件完成！”对话框。如下图。案卷添加完成,系统自动出来下一卷案卷的添加，如确认不添加,关闭小窗口即可。添加案卷完成添加案卷小提醒:添加案卷时选确认其实体分类号和案卷/盒号,再进行系统输入2-1系统录入（文件录入）添加文件（卷内目录），点击档案文件信息管理下的“添加文件”如下图。需要输入文件基本信息。如下图：在添加文件中输入以下几项：①一级目录：“3教学”；二级目录“11教务处”；三级目录“2008”②实体分类号：2008-JX11（2008为年度，JX11为部门代号）各部门代号由档案室提供；教学部门2008-JX14.1（为办学指导思想)、2008-JX14.2（为师资队伍）以此类推（以上两项和添加案卷目录相同)在添加文件中输入以下几项：③案卷/盒号及馆编件号：从“1.0001”开始，“1”表示第1个案卷，0001表示第1案卷中的第一份文件（目录）④保管期限：永久、长期、短期（与案卷相对应）⑤密级：一般选“内部”（与案卷对相）⑥正题名：为每份文件的题名在添加文件中输入以下几项：⑦第一责任者：为本部门或起草（发文）部门、人⑧数量：填写页次（敲好的页号）⑨起止时间：为文件的落款时间如：2008年7月1日的为：2008.07.01⑩归档单位：为本部门如有文号，添加到在“文号、图号”中添加文件完成所添加文件（卷内目录）的基本信息输入完毕后，用户可点击窗口下方的“添加”按钮完成添加，系统会自动+1，其它保留上条记录的信息，可以继续添加下一条文件。3、电子文件上传用户要进行全文操作，可点击“全文”按钮：系统进入“文件、案卷提要”页面，分别支持文件全文提要信息的录入和附件包括电子文件全文的上载。如下图：“文件、案卷提要”页面下半部分可以实现电子文件全文的上载操作：点击右侧的“浏览”按钮，用户可以查找本地计算机以及局域网上所要上载的电子文件。如下图：选择了本地计算机X盘下的“xxx.doc”作为上传文档，如文件名要修改可在“文件题名”中填写新文件名（不修改文件名可不填写）“上传方式”为“上传整个文档”;“提取全文件”为“将附件内容追加到全文”。选择好上载文件并完成设置后，用户可点击下方“上传”按钮，系统完成附件的上传。出现序号为1的附件,如不是pdf格式的文件，上传完毕后点击“转换”，出现“转换中”系统将自动转换，如完成关闭此窗口，继续下一步工作。多个文件上传，可选“文件、案卷提要”栏中的“电子文件上传”或重复以上单个上传操作方式。4、目录打印所有目录输入完毕后开始打印：“卷内目录”、“案卷移交目录”、“案卷目录”。在“档案文件信息管理”目录下有两个栏目与打印有关“打印当前”“打印所有”，我们一般选“打印当前”。点击“打印当前目录”，就会出现下面的窗口，如图:用户只要选择自定义栏目，然后点击打印按钮就可以先进行打印预览。因为每页文字的数量不同，需要在预览窗口的“文件”一栏中选择“打印预览”，出现“打印预览”窗口，可以看到真实的打印情况。根据预览情况，可以在上图的“打印设置”中调整上下边距，也可以在IE的“查看”一栏中改变“文字大小”，来进行调整（选中）。最后点击“打印预览”窗口的“打印”即可，打印完毕后，点击上图中的“退出”。图为卷内目录样张，左宽右窄打印时如出现：“正在生成……”久久不见目录的情况，可试用以下两种办法：1、在IE地址栏输入：安装数字证书如未安装，则点“YES”安装即可（注：安装证书前须确定本机系统时间是否正确，否则可能安装出错）查看本机是否安装了浏览器插件。如google、yahoo搜索条等等。如已安装，可在控制面板卸载。2、打开IE，在菜单栏选“工具”→Internet选项→安全→自定义级别→ActiveX控件和插件，把可信站点下的ActiveX控件都改为启用（启用后目录如能出来，即可修改原状，确保计算机安全）如仍无法打印，可把目录打印界面右下角自动设置边距的勾去掉或联系档案人员。TheEnd校综合档案室---谢制联系电话:3492&3493