文书档案培训讲稿

1文书档案归档操作技能培训讲稿2013年4月17日牟德洪同志们：今天，讲在具体工作中文书档案如何收集，归档和不归档范围,如何划分保管期限，如何按照《归档文件整理规则》进行整理：首先，我要为大家介绍的是文书档案整理方式的历史变革情况，让大家了解、掌握：第一，整理方式的历史演变：1、按“卷”整理的方式的时间界限、依据：2002年以前的文书档案按“卷”进行整理。按“卷”整理，是指按照一事一卷的原则，对归档文件进行分类、组卷、编号、编目、装订的过程。1987年12月，国家档案局颁布了《机关档案工作业务建设规范》，正式将立卷作为机关档案室归档文件的规范整理方法确定下来，并在全国范围内加以普及。1988年9月，随之配套的国家标准《文书档案案卷格式》（GB/T9705—2008）由国家质量技术监督局颁布实施，这种以“卷”为整理单位的方式，我市一直执行到2002年。2008年11月，《文书档案案卷格式》重新修订颁布，并于2009年5月1日起实施，仍然适用于按立卷方法整理档案。2、按“件”整理的方式的时间界限、依据：2003年以后的文书档案按“件”进行整理。按“件”整理，就是指以“件”为单位，将归档文件进行2装订、分类、排列、编号、编目、装盒的过程。2000年12月，国家档案局颁布了行业标准《归档文件整理规则》（DA/T22—2000），要求自2001年1月1日起施行。根据达州市档案局《关于施行〈归档文件整理规则〉的几点意见》（达市档发[2003]19号），我市规定，“凡属市档案馆接收范围的市级机关、团体和其他社会组织（包括企事业单位），均应从2003年1月1日起执行《规则》，2002年以前的文书档案仍采用文书立卷归档方法整理归档；尚未推行《规则》的县、市（区）最迟在2004年度执行；中央、省属驻达单位，其档案移交省上有关单位的，按照省档案局规定的时间执行《规则》，其余的均应从2003年1月1日起执行《规则》。”第二，划分保管期限的历史变革：1、执行永久、长期、短期保管期限的时间界限、依据：2006年以前的文书档案执行永久、长期、短期三种保管期限。1987年12月，国家档案局以“国档发[1987]27号”印发了《机关档案工作业务建设规范》、《关于机关档案保管期限的规定》、《文书档案保管期限表》和《机关文件材料归档和不归档范围》（后两者为一个文件）这三个文件，正式确定了文书档案的保管期限分为永久、长期、短期三种形式，长期为16年至50年左右，短期为15年以下。这种保管期限的划分，我市一直执行到2006年，这其中既有按“卷”整理的方式，也有后面几年按“件”整理的方式。2、执行永久、30年、10年保管期限的时间界限、依据：2007年以后的文书档案执行永久、30年、10年三种保管期限。32006年12月，国家档案局发布了第8号令（即：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）根据达州市档案局《关于印发〈机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定实施意见〉的通知》（达市档发[2007]70号），我市决定：“1、市级各单位统一于2008年整理2007年度档案时开始执行新的文件材料归档范围和文书档案保管期限表。2006年以前的文书档案归档范围和文书档案保管期限，仍按原规定执行。2、各单位在执行文书档案新的保管期限时，文书档案按照永久、30年、10年分别进行排列和编目（保管期限为永久的档案，接续原永久档案排列；保管期限为30年、10年的档案，重新起头排列）。会计、基建、照片等其它专门档案，仍按原有规定进行排列和编目。”其次，企业如何界定哪些属于文书档案？如何整理文书档案？今天，也要给大家讲明白，形成统一思想。一是根据《工业企业档案分类试行规则》（国档发[1991]20号）和《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）的规定，企业档案中的前四大类（即：“经营管理类、生产管理类、行政管理类、党群管理类”）为文书档案，从这一点可以看出，企业文书档案的构成和机关文书档案的构成是大同小异的。二是根据《机关档案工作业务建设规范》、《文书档案案卷格式》、四川省档案局《关于企业参照执行〈归档文件整理规则〉的意见》（川档发[2003]15号）的相关精神，企业文书档案的整理同机关单位的整理方式是相同的。三是根据1987年12月印发的《文书档案保管期限表》、2006年12月颁布的国家档案局第8号令（即：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）、2012年12月颁布的国家档案局第10号令（即：《企业文件材料归档范围和档案保管期限4规定》），企业文书档案保管期限同样执行的是永久、长期、短期和永久、30年、10年。所以企业文书档案的整理方式和保管期限的划分与机关是相一致的。综上所述，一是整理方法介于执行《规则》有十余年，前几年个别单位需按“卷”整理的文书档案也整理的差不多，所以，今天只给大家讲解《归档文件整理规则》（也即：以“件”为单位整理的方法），以“卷”为单位整理的方法（也即：《文书档案案卷格式》）就不讲了。二是归档范围和保管期限的划分，国家档案局第8号令（即：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》）和国家档案局第10号令（即：《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》）中文书档案部分也是大同小异，今天也就把机关和企业的文书档案如何收集、如何划分保管期限合并在一起讲解。下面，我围绕文书档案的归档范围和不归档范围，保管期限的划分，整理的方式和步骤三个方面的内容为大家进行讲解：一、归档范围和不归档范围(六个方面的内容)（一）归档的总要求：总要求：凡是本单位形成的具有保存价值的文件材料均应收集齐全完整。包括上级下发的，同级和不相隶属单位送来的，下级单位报送的。归档齐全完整的含义（3个）：1、反映本单位职能活动全过程的文件必须齐全完整。即本机关各部门各项工作中形成的重要文件必须齐全，不能缺少某个部门的文件。2、一组有密切联系的文件必须齐全完整。5如召开某次会议，必须有会议通知、日程安排、领导讲话、大会发言等反映这次会议全貌的主要文件，若缺少了会议通知，就视为不齐全。同样，有批复必须有请示（有请示不一定有批复）等等。3、同一内容的文件的定稿与正本必须齐全，页码必须齐全。下面，我分机关和企业讲一讲归档范围和不归档范围（二）机关文书档案的归档范围和不归档范围（即：《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》国家档案局第8号令）归档范围：1、反映本机关主要职能活动和基本历史面貌的，对本机关工作、国家建设和历史研究具有利用价值的文件材料。2、机关工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料。3、本机关需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料。下级机关报送的重要文件材料。4、其他对本机关工作具有查考价值的文件材料。不归档范围：1、上级机关的文件材料：（1）普发性不需本机关办理的文件材料。（2）任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料。（3）供工作参考的抄件。2、本单位形成的文件材料：（1）重份文件。（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（3）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。6（4）无特殊保存价值的信封。（5）不需办理的一般性人民来信、电话记录。（6）机关内部互相抄送的文件材料。（7）本机关负责人兼任外单位职务形成的与本机关无关的文件材料。（8）有关工作参考的文件材料。3、同级单位和非隶属单位的文件材料：（1）不需贯彻执行的文件材料。（2）不需办理的抄送文件材料。4、下级单位的文件材料：（1）供参阅的简报、情况反映。（2）抄报或越级抄报的文件材料。（三）企业文书档案的归档范围和不归档范围（即：《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》国家档案局第10号令）归档范围：1、反映本企业在研发、生产、服务、经营、管理等各项活动和基本历史面貌的，对本企业各项活动、国家建设、社会发展和历史研究具有利用价值的文件材料。2、本企业在各项活动中形成的对维护国家、企业和职工权益具有凭证价值的文件材料。3、本企业需要贯彻执行的有关机关和上级单位的文件材料，非隶属关系单位发来的需要执行或查考的文件材料；社会中介机构出具的与本企业有关的文件材料；所属和控股企业报送的重要文件材料。4、有关法律法规规定应归档保存的文件材料和其他对本企7业各项活动具有查考价值的文件材料。不归档范围：1、有关机关和上级主管单位的文件材料：（1）制发的普发性不需本企业办理的文件材料。（2）任免、奖惩非本企业工作人员的文件材料。（3）供工作参考的抄件。2、本企业形成的文件材料：（1）重份文件。（2）无查考利用价值的事务性、临时性文件。（3）未经会议讨论、未经领导审阅和签发的文件。（4）一般性文件的历次修改稿、各次校对稿。（5）无特殊保存价值的信封。（6）不需办理的一般性来信、来电记录。（7）企业内部互相抄送的文件材料。（8）本企业负责人兼任外单位职务形成的与本企业无关的文件材料。（9）有关工作参考的文件材料。3、非隶属关系单位的文件材料：不需贯彻执行和无参考价值的文件材料。4、所属和控股企业的文件材料：供参阅的一般性简报、情况反映。5、其他社会组织抄送不需本企业办理的文件材料。6、其他不需归档的文件材料。（四）收集中容易忽视的几种情况：1、只重视上级发来的文件，而忽视本单位形成的各种文件材料。8如对会议记录、统计报表、各类名册、工作制度、与外单位签订的合同、协定、协议书、人民来信来访材料、财务预决算等不重视，不收集。2、只重视“红头子”文件的正件，不重视同一文件的附件、定稿（应有领导的签名、单位加盖公章）、被转发件、电报等的收集。3、只重视经过收发登记的文件，而忽视未经收发登记的各种文件材料的收集。如到上级机关开会带回的文件，本单位开会形成的文件，到基层的调查报告、访问记录，党团组织关系、职工调动介绍信等。（五）难以收集的几种情况：在归档文件整理过程中，最难的环节就是文件材料的收集，因为它涉及本单位各个业务部门、综合办公部门、管理部门、人事部门、保卫部门等，有的还要涉及外机关（如联合行文），文件材料收集工作受到的人为因素较多，所以难度较大。特别是下面几种文件又是最难于收集的。1、领导手中的文件。由于有些机关文件处理制度不健全，文件未实行集中统一管理，有些文件长期由领导保存。领导手中保存的文件一般比较重要，领导使用频率较高。有些领导特别是基层和个别企业的领导图一时方便，怕移交后查找麻烦，所以不移交。文秘档案人员怕得罪领导，也就不催促移交，加之领导出差在外的时间较多，到了整理的时候，领导不在，致使领导手中的文件未收集归档。2、人事、财务、业务、保卫等部门的文件。由于这些部门形成（包括上级、同级、下级来文，也包括自身形成）的文件政策性强，往往涉及人们的切身利益，有的保密9性较强，加之使用频繁，所以总想由本部门保管，不愿意主动移交。3、“帐外文件”。“帐外文件”即未经过收发文登记簿记载的文件。这部份文件是领导或有关人员在外出活动中形成的，文书人员难于掌握。如果领导或有关人员的档案意识不强，不主动移交，文秘档案人员是难于收集齐全完整的。4、报刊上反映本单位工作活动的文章、新闻。这部分文章、新闻也属于“帐外文件”，如果单位负责宣传工作的同志不注意平时的收集，文秘档案人员不可能完全知道一年内本单位活动在哪些报刊上反映过，所以很难收集归档。5、特别珍贵的文件。如领导、社会名人的题词、照片等，这部份文件保存价值较大，时间久后便是珍贵文物，所以相关人员喜欢自己保存。6、机密性较高的文件。如研究人事任免的会议记录、讨论入党的会议记录、涉密文件、处分领导的文件，有些单位怕移交给文秘档案人员后造成泄密事件，所以不移交归档，待若干后，密级解除了或不再需要保密了，才移交出来归档。7、科技文件。如设备说明书、图纸等在工程人员手中，收集困难。一种情况是工程人员把它作为技术财富，一旦机器设备需要检修，非找他不可，体现他在单位的价值。另外一种情况是工程人员为了使用起来方便，而不愿意移交。（六）收集文件的方法（略讲）：1、办理完毕随时收。10如传阅、处理完毕就收。起草打印盖章后就收。2、会议文件及时收。本单位开会的文件结束