文件管理培训20170518

1苏州市贝特利高分子材料股份有限公司为什么要文件管理！①满足标准要求在ISO9001:2015标准4.4.2中明确要求组织建立并保持必要时的成文信息，以支持质量管理体系运行。②工作的依据通过文件知道自已的工作权责和内容，明确自己的工作范围，保持一致的和稳定的工作方式，避免由于口头交待导致“交接失误”。③改善人际关系用于工作的依据全部在书面上有明确的要求，在执行上大大减少了口头式的命令和沟通，同时减少了同事之间摩擦的机会。④对组织外部展示组织的能力对供方的要求形成清晰、明确的框架，并向组织的顾客或其他相关方展示组织的能力。⑤提升管理技术水平的基础当所有的工作要求都文件化后，可在此基础上通过日常工作不断提升管理和技术的要求。前言培训大纲•一、文件相关•二、文件的管理•三、文控实施过程•四、公文类管理•五、文件记录管理一、文件相关1.2、文件的定义：根据QMS的定义：•文件是信息及其承载的媒体。什么是信息？•信息是有意义的数据。•所谓承载的媒体可能是利用纸张、计算机磁盘、光盘、照片、磁带、或者标准样件、样品或者它们的任何组合方式的媒体。电子文件是指在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等设备阅读、处理并可以在通信网络上传递的文件。电子文件包含的种类非常多，比如有文本文件;word.excel.ppt.txt.html,有声音文件：mp3,wma,有图片文件，JPG.BMP.DWG.还有音视频文件等。我们处于一个信息化的时代，你会发现，计算机里面的重要文件远比办公桌上的文件还要多。计算机内部的电子文件有效管理对日常工作至关重要。1.3、电子文件1.4、电子文件的存储国际档案理事会认为：文件由内容、背景和结构信息构成。二、文件的管理•很多员工似乎并不在意自己的文件，办公桌上、电脑里的文件堆得乱七八糟，用的时候怎么也找不到，浪费心情又花费时间，工作效率也低了下来。很多人工作失误的原因就是不知道如何整理自己的文件。1、看不懂编码规则，文件找不到！2、文件与运行不适宜时，不知如何操作！不知道如何会签、受控发行！3、按文件执行时不是最新版本！4、外来文件不知怎么识别和运行！5、文件不知道如何保存！......2.1、常见的问题？2.2、文件结构宗旨，方向与目标描述QMS结构---纲要阐述部门间运作程序阐述某项具体操作QMS运作---证据QualityManualQualityProcedureWorkInstructionQualityRecord外来文件文件详略取决于组织实际情况，并非越多越好！2.3、文件的层次•描述组织质量管理体系的文件。一级文件•为进行某项活动或过程所规定途径的文件。二级文件：程序文件•描述具体的作业活动的文件。三级文件：作业文件（规范、规定、制度等）•阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。四级文件：表单、记录2.4、文件的分类客户资料国家标准国际标准行业标准外部文件受控文件非受控文件电子媒体书面文件硬件拷贝内部文件暂时有效参考使用无须列管受版本/版次更改限制。由文控中心负责QMS文件BETELYBETELY2.5、管理制度、操作规程！第一条操作规程是装置或设备从初始状态通过一定顺序过渡到最终状态的一系列准确的操作步骤、规则和程序,是生产单位进行生产活动的主要技术文件，是操作人员操作的法律依据，同时也是生产指挥系统指挥生产的依据，具有法规性质。第二条操作规程的编写要反映设计思想，不断总结生产经验、教训，执行上要保证安全生产以及同一操作的统一性，做到可靠、先进、合理、有效。第三条操作规程的基本内容包括工艺技术规程、正常操作、临时操作、开车、停车规程、紧急停车规程、应急操作规程、安全生产及环境保护的操作步骤与安全要求；工艺参数的正常控制范围，偏离正常工况的后果，防止和纠正偏离正常工况的方法和步骤；操作过程的人身安全保障、职业健康应注意的事项等内容。补充内容！14第四条职责分工1、技术中心是操作规程的归口管理部门，负责根据公司的要求和本公司生产实际组织相关部门与人员对操作规程的编制、修订，并对操作规程初稿上报。技术中心负责组织操作规程的年度评审工作，同时对操作规程至少每3年进行审核修订。2、生产单位负责组织操作规程的培训、考试，技术中心、HSE管理部、生产部门等相关部门负责日常操作规程执行情况的监督检查。3、公司总工程师负责新版操作规程的批准与发布。第五条操作规程的编制第六条操作规程的执行。第七条操作规程的文本管理。第八条保密机制。2.6、文件管理要点：2.7、文件控制流程图制订申请制订\修订文件发行正式运行文件会审试运行定期评审审批修订申请作废申请审批销毁开始结束文件会签单单文件发放/回收记录表文件控制总览表文件年度评审记录表相关记录文件制订/修订/作废申请表文件控制程序文件控制作业指导书记录控制程序相关文件2.8、外来文件控制收集收集确认发放签收使用获取新版本发放号文件保管确认旧版回收外来文件适用的外来文件外来文件新版本作废版本（无效）3.1、文件格式：–封面/修订页/正文/附件/附表（五部分）•封面：文件名称/文件编号/制定部门/生效日期/文控印章/制定/审查/批准/密级等。•正文常用“八步天龙”的格式–1.目的/2.范围/3.定义/4.职责/5.内容6.参考文件/7.记录表单/8.附件（如：流程图）–页眉：公司名称/文件名称/文件编号/生效日期/版本号/页码/制定部门/密级等。–页脚：制定/审查/批准等。三、文控实施过程3.2、名词解释目的：可以是努力的方向,目标；更直接,更具体,更明确。范围：上下四周的界限，包含（特定的时间、空间）定义：将事情呈现，描述出来。职责：职务上应尽的责任;流程：多个人员、多个活动有序的组合。它关心的是谁做了什么事，产生了什么结果，传递了什么信息给谁。程序：为进行某活动或过程所规定的途径。关联文件：互相贯连，起连接作用的。记录：阐明所取得的结果或提供所完成活动的证据的文件。3.3、文控六字真言编制审核批准发放修订保存销毁分步介绍！多一步3.3.1.1编制的文件应达到如下目标（了解）：满足ISO9001：2015标准的要求；满足有关法律、法规的要求；总结管理经验，利用或融合原有文件的有效内容，确保相关要求兼容，形成一个完整的文件体系；文件应具有先进性、科学性和可操作性；文件内容应系统、完整，术语、格式应统一、协调；文件应有编号、版本号、页码等标识；文件应经评审、批准发布；文件应定期评审和适时的更改，以保持持续有效。3.3.1、文件的编制：符合性符合标准的要求；符合法律法规的要求；符合组织的质量方针和质量目标；满足产品特性要求。确定性在描述任何质量活动过程时，必须具有确定性。即何时，何地、做什么，由谁（部门）来做，依据什么文件，使用什么资源，怎么做，怎么记录等，必须加以明确规定。排除人为的随意性，保证过程的一致性，确保过程质量的稳定性。相容性质量管理体系文件之间应保持良好的相容性，即不仅要协调一致，不相互矛盾，而且要各自为实现总目标承担相应的任务。可操作性要符合组织的客观实际，使其具有可操作性。这是文件得以贯彻执行的重要前提。3.3.1.2编制的原则3.3.1.2编制的原则系统性质量管理体系本是一个由组织架构、程序、过程和资源构成的有机整体。因此，要站在系统的高度，注意管理的系统方法、过程方法的有效结合，使过程输入、输出、过程之间的界面接口和相互关系，以及文件的层次（支持性）关系，施以有效的控制，使质量管理体系文件形成一个有机的整体。精简节省。减少差错。降低人员素质和培训要求。优化每个过程都应权衡风险、利益和成本，寻求最佳的平衡。研究优化，首先要明确目标，识别约束条件（包括可能的各种负面效应），寻找可能的解决办法，实施最佳的方案。这种优化思路应贯穿文件编写全过程。在文件实施过程中，要持续进行动态优化，以获得最佳的增值效果。3.3.1.2编制的原则预防预防是质量保证的精髓，在体系文件编写过程中，要始终立足于加强预防。在质量管理活动中，要预先对可能的各种影响因素作出有效控制安排，应注重如何发现各种潜在的不合格因素，并加以预防控制。区别各种管理活动要反对一刀切，实行区别对待，分类处理，从问题的重要性和实际情况出发决定对策，如产品重要程度、质量特性、重要供方或客户的分级、内审的策划安排、生产工艺、计量器具等更能体现区别对待，分清重缓急，在文件编制时就应予以充分考虑，对人员、过程、时间、方法等作出合理的安排。3.3.1.2编制的原则闭环任何管理活动的安排均应善始善终，并按照PDCA循环力求不断改进。开环意味着管理中断，检查是否闭环也是检查质量管理体系是否正常运行的一个有效方法。在闭环管理中，要不断检查和评价管理的效果是否达到了预期的要求。在体系策划及文件编制时就应体现这种闭环管理思想。动态控制（体系的健壮性）实施动态控制，要求不断跟踪情况的变化和运行实施的效果，及时准确地反馈信息，适时调整控制方法和力度，以保证质量管理体系具有健壮性，能不断适应质量管理体系环境条件的变化，持续有效运行。应在质量管理体系文件中予以充分体现。3.3.1.3编制的注意事项质量管理体系文件编制除了应遵循前面所列的编写原则之外，还应注意以下事项：规范性（格式、内容）为保持文件的规范性，应用统一的要求来编写，而不能自行其是，“百花齐放”。逻辑性在内容安排及说明文字中，要符合逻辑规律，不能前后矛盾或说法不一。异常流的控制即“非正常的少数”，指质量活动失控所造成的那一部分，异常流下的产品易失控而造成品质问题。如例紧急放行、设备漏检、标示丢失等。在体系文件中应对异常流有充分的控制措施，来预防失控。文字表达准确、顺畅、简练要注意文字表达的规范性。“准确”就是要表达清楚，避免歧意。“顺畅”就是要语句通顺，流畅。“简练”就是要简洁、明了。质量管理体系文件要用词准确，例如：“必须……”、“应该……”、“应……”、“允许……”、“注意……”表示要求严格程度是不同的；不能用“是否……”、“请……”、“希望……”等词。3.3.1.3编制的注意事项28文件编号组成：•a为使苏州贝特利文件与东莞贝特利文件区别，苏州贝特利一、二、三、四级文件编号前均加上BTLS。BTL表示贝特利；S代表苏州；•b体系代号：ISO9001管理体系，使用Q代表；ISO14001管理体系，使用E代表；OHSAS18001管理体系，使用O代表；产品环境质量保证体系，使用GP代表；•c文件级别代号：一级文件，使用M代表；二级文件，使用P代表；三级文件，使用I代表；四级文件，使用R代表；3.3.1.4文件格式说明（文件控制作业指导书）29部门名称部门代号总经理GM管理者代表MRHSE管理部HSE技术中心TC业务部MAK品质部QA采购部PUD生产一部PRO-1生产二部PRO-2财务部FI行政部AD人力资源部HR部门代码：30实例1、31实例2、32本公司体系文件版本由版本与版次组成。版本，用大写英文字母“Ａ、Ｂ、Ｃ、Ｄ……”表示；版次，以“0、1、2、3、4、5”表示，凡修改次数达5次时，则须改换大写英文字母版本。如，首次制定之文件其版本是A/0，第一次修改为A/1，第二次修改为A/2，当修改达5次时，其版为A/5，第六次修改时，其版本为B/0，依次类推。实例3、33外来文件的对口接收部门在接到外来文件时，须按照客户对其文件的保密管制要求进行控制，不得违反其要求。对需由相关部门传阅后，才能决定办理的，以《信息交流记录表》的形式，送呈至相关部门会签\登记。针对客户发出之采购协议/采购合同、客户发出之质量协议/质量合同、环境管理物质协议书等，业务部接收后将相关信息填入《文件会签单》中并给相应部门进行会签，再由业务部经理以上人员进行批准再走《行政公章使用申请单》副总经理以上级别批准加盖公司印章后由客户和我司保管。以《文件会签单》发出的外来文件，主要是指：a客户发出的产品质量/包装/检测等执行标准要求；3.3.1.5外来文件的接