档案基础培训-数字档案馆建设

数字档案馆建设云南省档案局何畏2013年6月信息时代文档管理平台的构建计算不再只和计算有关，它决定我们的生存中国互联网络发展状况统计报告(201212)中国互联网络发展状况统计报告(201212)2010年11月11日淘宝网日销售额突破9.36亿。2010年9月9日淘宝3小时28分卖出奔驰Smart轿车205辆，线下当年一年销量500辆。2011年11月11日淘宝全网销售达到了52亿元。2011年“十一”黄金周7天北京121家重点商业服务业企业累计实现零售额59.3亿元。020004000600080001000012000中国互联网络发展状况统计报告(201212)电子文档已经成为人类社会信息和资源重要记录和交流载体。电子文档的有效管理是我们在信息时代面临的严峻挑战。这不仅仅只和工作有关，它决定我们的生存。2001年9月11日纽约世贸中心1200家公司遭遇毁灭性灾难。400家公司迅速启动灾难恢复。两天之后（9月13日），世贸大楼内的著名证劵公司摩根斯坦利就恢复正常运营，该公司在新泽西州设有一套完整的股票证券商业文档资料和服务器数据灾难备份。2009年3月3日德国科隆城市历史档案馆倒塌2008年5月12日北川县档案馆在地震中垮塌建设数字档案馆一、什么是数字档案馆二、为什么要建设数字档案馆三、如何建设数字档案馆一、什么是数字档案馆（一）数字档案馆的概念风景人物（一）数字档案馆的概念数字档案馆：运用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理，并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和共享利用的档案信息集成系统。收集管理保存利用（二）数字档案馆建设的功能和构成作用：管理数字化档案管理电子档案提供档案网络利用（二）数字档案馆建设的功能和构成（二）数字档案馆建设的功能和构成基础设施信息资源应用系统保障体系（三）数字档案馆建设典型案例青岛市档案馆数字档案馆建设云南省档案馆数字档案馆建设青岛数字馆建设青岛市数字档案馆建设工作从2000年开始筹划，到2009年底历时10年，投资约1410余万。青岛数字馆建设期间先后完成：青岛市数字档案馆（2001年-2003年）青岛市数字（电子）文件中心（2004年）电子公文和档案信息共享系统（2008年-2009年）三个项目（阶段）建设，逐步实现了馆藏数字化、机关文书档案在线移交及全文数字化、电子公文和档案信息网络共享三个阶段性目标，即“存量数字化、增量电子化、资源共享化”。青岛数字馆建设截止2009年底，已有1500万档案目录信息，2000万页数字化档案全文，30万张照片、20000分钟的多媒体档案信息，市馆数据量约32T。在电子政务网上共享公开级电子文件6万余份，在互联网上提供档案信息300余万条，档案专题目录60余个，档案专题全文20余个。信息服务覆盖青岛市电子政务网和国际互联网，实现档案信息资源在档案馆之间、档案馆和档案室之间、档案室之间以及档案馆与社会之间的共享。云南省档案馆数字馆建设云南省档案馆数字馆建设建立与国际、国家标准衔接、符合云南实际情况的数字档案标准规范体系。数据库管理电子文件归档档案数字化数字档案馆•《云南省数字档案馆建设规程》•《云南省数字档案室建设规程》•《关于档案数字化相关要求的通知》•《云南省机关文书档案数字化扫描规范》•《云南省电子文件归档管理暂行办法》•《云南省文书类电子文件归档管理实施细则》•《云南省文书档案目录数据库结构与交换格式》•《云南省档案馆数据库管理制度》形成一套涵盖档案数字化管理全过程、较为完善严密的工作流程和质量控制体系。数字档案馆主体框架初步成型数字档案馆主体框架初步成型数字档案馆主体框架初步成型数字档案馆主体框架初步成型建成一定规模的数字档案信息资源库。二、为什么要建数字档案馆二、为什么要建数字档案馆新产生的电子文件、电子档案缺乏有效的管理a)电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集b)电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量c)电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存d)电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用e)电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平二、为什么要建数字档案馆信息化环境下，电子化、数字化档案的管理面临一系列重大挑战，迫切需要构建新的管理平台以确保国家档案资源的安全存续和科学利用：新产生的电子文件、电子档案缺乏有效的管理传统档案的安全保存面临挑战，不具备有效的容灾能力档案利用方式和手段不适应社会发展的需求二、为什么要建数字档案馆a)电子文件归档方法的不恰当，直接危及文件信息资源的有效收集42.2%的电子文件没有以任何方式留存74.4%的机构由于电子文件管理系统不完善，无法接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，导致这些最能够反映机构业务职能的电子文件长期分散保管在业务部门或者信息部门。二、为什么要建数字档案馆b)电子文件管理理念的不正确，直接影响文件信息资源的质量在机构大量生成和使用电子文件的前提下：55.1%的机构无法保证本机构生成的电子文件是真实、可靠的。56.4%机构电子文件管理系统缺少电子文件真实性的认证功能，82%文件形成机构和86.2%档案馆没有捕获证明电子文件真实性的元数据。二、为什么要建数字档案馆c)电子文件管理方法的不科学，直接威胁文件信息资源的长期留存只有6％的机构的电子文件元数据结构有专用于实现文件凭证价值和长久保存的元数据。至少有37.9%的机构已经发生或者存在影响电子文件长期可读性的风险。86.2%的档案馆尚未制定电子文件的迁移规划，大部分机构仅停留在定期检查、保存软硬件系统、转换成通用格式等较为初级的措施上。31%的档案馆未采取任何措施以保证电子文件的可读性。二、为什么要建数字档案馆d)电子文件管理制度的不健全，直接损害文件信息资源的整合与利用归档移交，是电子文件资源整合和利用的前提，没有真实、完整、充足的电子文件信息通过规范的程序进入档案馆，电子文件的利用就是无源之水。长期保管，是电子文件利用的保障。如果电子文件无法读取，那么利用也就无从谈起。目前档案馆在长期保管方面存在的很多问题和风险，这势必将影响到电子文件资源未来的整合和深度开发利用。二、为什么要建数字档案馆e)电子文件管理系统功能的不完善，直接影响文件信息资源的管理水平已有电子文件管理系统（或模块）的机构中，仅有25.6%的系统能接收和管理机构内部形成的所有电子文件。74.4%的电子文件管理系统（或模块）不能接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等。只有2%机构的电子文件管理系统（或模块）具有元数据捕获和对电子文件真实性的认证功能。不能对元数据进行统一管理的系统可以推断为不合格系统。二、为什么要建数字档案馆“要实施数字化带动战略，加快推进档案存储数字化步伐，逐步将传统的纸质档案、音像档案、照片档案转换为数字化档案”，这“不仅是个技术问题，而且是战略问题，如果在这个问题上迟钝、迟缓甚至是迟疑，就会犯历史性错误”。不断提高档案工作科技含量，逐步实现存储数字化、管理现代化、利用网络化。二、为什么要建数字档案馆信息化环境下，党委、政府和社会公众对档案馆工作的提出新的要求，建设数字档案馆是确保档案安全和实现档案便捷利用的必然选择。二、为什么要建数字档案馆三、如何建设数字档案馆（一）数字档案馆项目建设的步骤规划立项实施开发验收评估运行管理（一）数字档案馆项目建设的步骤规划与立项：需求调研、工作启动、项目申请、可研报告编制、立项、论证实施与开发：经费落实、方案设计、项目采购、软件开发、平台构建、资源准备、系统试运行验收与评估：项目验收、项目评估运行与管理：管理维护、系统完善与升级（二）数字档案馆建设要求管理系统功能要求：“收、管、存、用”和“真实性、完整性、可用性”保障：收：接收电子文件及元数据，在线或者脱机接收，批量导入或导出数据，对数据进行真实性、完整性、可用性验证。管：整理、比对、分类、著录、挂接、鉴定、检索、统计存：长期保存策略：格式选择、测试、备份及存储策略、迁移；存储架构：DAS、NAS、SAN、IP-SAN用：能够在互联网、政务网、局域网分类分级提供档案信息利用和共享。（二）数字档案馆建设要求电子文档做计算机文件的技术特性与纸质文件有很大区别。要管理好电子文档，就必须了解这一点。电子文档的主要特性可概括为1）电子文档是数字化信息技术的产物。2）电子文档对设备的依赖性。3）电子文档载体的非直读性。4）电子文档物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。5）电子文档信息与载体的相分离性。1）电子文档是数字化信息技术的产物在计算机多媒体技术的支持下，电子文档还可以包括声音、影像等多种形式。不过这些信息形态就计算机内部处理来说，也都是二进制的数字编码而已，只是在输人和输出时，才有其各自的特殊形式。2）电子文档对设备的依赖性。电子文档对设备依赖性主要体现在：一是数字编码二是硬件三是软件四是技术设备更新五是加密。3）电子文档载体的非直读性。数字编码记录于载体上肉眼无法分辨。载体上的信息记录密度极大，载体上的数字信息往往进行了压缩编码、加密等处理，即使有设备，如果不解压解密也不能读取其内容。4）电子文档物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。文档的物理结构是指其信息存储于载体上的位置及分布情况，例如文件的正文、图形、批示、附件等部分各自在载体上的存储位置。文档的逻辑结构是指信息自身的结构，例如文件中的文字排列、章节构成、各页的先后顺序、插图，标号等。公文形式层公文内容层元数据层4）电子文档物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。4）电子文档物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。元数据是关于数据的数据。对于纸质文件来说，元数据往往直接体现在其形态上，如一份印好的文件，纸上的文字、图形排列及格式等。电子文档的元数据必须特意附在文件信息中，否则将无法恢复电子文档的原貌。•档案卡片/目录中的元数据•案卷封面和备考表中的元数据•文件处理单/拟稿封面中的元数据4）电子文档物理结构与逻辑结构的复杂性及对元数据和背景信息的依赖性。5）电子文档信息与载体的相分离性。电子文档的存放位置不是固定的，而是可以变化的，甚至可以从一个载体转换到另一个载体，其内容信息却不发生任何变化。在一些对保密有特殊要求的网络中，还采取把电子文档分解后分别通过不同的途径传递，存放在不同地点的不同设备上，只是在需要时才临时把文件装配起来。文字、图形、声音、影像等多媒声言息均可以单独或相互搭配构成电子文档的内容，这就造成了电子文档的多媒体集成性，使得电子文档的信息形态及其组成要比纸质文件等复杂得多。5）电子文档信息与载体的相分离性。（二）数字档案馆建设要求系统开发和平台建设：应用系统开发：整体、开放、稳定服务平台建设：面向不同对象，立足现有不同网络，构建三个服务平台，提供相应层级数字档案信息资源利用共享服务。软件选型：操作系统、数据库系统硬件配置：服务器、终端、网络、存储、数字化设备（二）数字档案馆建设要求数字档案资源建设电子文件接收：确定接收范围，建立接收进馆制度和机制，确保数字档案信息的真实、完整、可用。档案数字化：对传统载体档案逐步进行数字转换。遵循载体特性、重要程度、利用需求分步实施。资源整合：分类、价值鉴定、开放鉴定（涉密、内部、开放）。（二）数字档案馆建设要求保障体系建设安全保障体系：按照信息安全等级保护要求，采取相应安全保障技术，配备必要安全软硬件。建立健全安全管理制度，并严格遵照实施。法规和标准体系：明确所应遵守的法律制度和标准规范，并在实施过程持续进行监督、反馈、调整。人才体系：管理人才、技术人才和操作人才（三）数字档案馆业务流程收集、整理鉴定、著录标引、编目电子档案信息数据库电子文件形成、流转电子文件登记、积累电子文件归档电子档案信息数据库备份备份索引鉴定销毁网络用户电子档案开发利用安全措施安