物资管理培训教材

2011中国建筑第二工程局有限公司（沪）第十五项目经理部绍兴柯桥万达广场项目物资部2011年07月项目物资管理培训资料1目录第一章采购计划与采购实施第一节采购基本知识……………………………………………2第二节采购计划…………………………………………………4第三节采购实施…………………………………………………6第二章仓储实务第一节仓储管理………………………………………………10第二节库存控制………………………………………………14第三章周转材料及废旧物资管理第一节周转材料管理…………………………………………17第二节废旧物资和工程剩余材料的处理……………………18第四章物资核算管理第一节施工项目成本管理……………………………………19第二节施工物资的核算与管理………………………………22第三节项目物资经济活动分析………………………………252第一章采购计划与采购实施第一节采购基本知识一、采购的概念所谓采购，是指在市场经济条件下，在商品流通过程中各企业及个人为获取商品，对获取商品的渠道、方式、质量、时间等进行预测、抉择，把货币资金转化为商品的交易过程。广义采购的概念：采购时以各种不同的途径，包括购买、租赁、交换等方式，取得物品及劳务的使用权或所有权，以满足使用的需求。二、采购的分类（一）集中采购与分散采购1、集中采购，即把采购工作集中到一个部门管理，最极端的情况是，总公司各部门、分公司以及各个分厂均没有采购权责。集中采购的优点：（1）可以使采购数量增加，提高与卖方的谈判力度，比较容易获得价格折扣和良好的服务。（2）由于只有一个采购部门，采购方针比较容易统一实施，采购物料也可以统筹安排。也就是说可以协调企业内部的各种情况制定比较合理的采购方针。（3）采购功能集中，精简了人力，便于培养和训练，提高了工作的专业化程度，有利于提高采购绩效，降低采购成本。（4）可以综合利用各种信息，形成信息优势，为企业经营活动提供信息源。集中采购的缺点：（1）采购流程过长，时效性差，难以适应零星采购、地域采购以及紧急情况采购的需要。（2）采购与需求单位分离开来，有时难以准确了解内部需求，从而在一定程度上降低了采购绩效。2、分散采购，是指将采购工作分开给各个需用部门自行办理，这种制度通常对企业规模大，部门分散在较广区域的公司比较有用。3分散采购的优点：（1）采购流程不长，时效性好。（2）适应零星采购、地域采购、紧急情况采购。（3）采购与需求能较好的结合，采购绩效好。分散采购的缺点：（1）响应性不强，采购过程的控制和库存的控制较差，特殊要求会因采购人员无相应专长而有所偏差。（二）招标采购与询价采购1、招标采购，是指采购方作为招标方，事先提出采购的条件和要求，邀请众多企业参加投标，然后由采购方按照规定的程序和标准一次性的从中择优选择交易对象，并提出最有利条件的投标方签订协议等过程。整个过程要求公开、公正和择优。招标采购通常分为公开招标和邀请招标。公开招标，是招标人以招标公告的方式邀请不特定的法人或者其他组织投标。邀请招标，是招标人以投标邀请书的方式邀请特定的法人或者其他组织投标。2、询价采购，是指采购人一般向三个及以上符合相应资格条件的供应商或承包商就采购的货物或服务发出询价通知书让其报价，选择符合采购需要，质量服务相等，且报价最低的交易对象的采购方式。（三）长期合同采购与短期合同采购1、长期合同采购，是指供需双方通过合同，确定稳定的交易关系，合同期一般在一年以上。2、短期合同采购，是指供需双方通过合同，实现一次交易，以满足生产经营活动的需要。三、采购的基本程序一个完整的采购流程由需求确定与采购计划制定、供应源搜寻与分析、定价、拟定并发出订单、订单跟踪与跟催、接受与验收、开票与支付货款、记录维护这几个步骤组成，每个步骤都是完整的采购所不可缺少的。可划分为以下5个步骤：（1）明确采购目标；（2）组建采购机构；（3）编制采购计划；（4）采购实施；（5）采购后评价。4第二节采购计划一、采购计划的概念采购计划是指为了保证供应各项生产经营活动的物料需用量而编制的各种采购计划的总称，是对计划期内所需采购的物料的数量和采购时间等所作的安排和部署。二、采购计划的分类1、按照采购行为执行主体分，可分为申请计划和采购计划。2、按计划期的长短分，可分为年度物资采购计划、季度物资采购计划、月度物资采购计划。3、按物资的使用方向分，可分为施工主体材料采购计划，施工辅助材料采购计划、机械维修用料采购计划、劳保用品采购计划等。4、按物资自然属性可分为金属材料采购计划、机电产品采购计划、非金属材料采购计划。三、采购计划的作用1、可以有效的规避风险，减少损失。采购计划是面向未来的，企业在编制采购计划时，已经对未来因素进行了深入的分析和预测，做到有备无患，既保证企业正常经营需要的物资，又降低了库存水平，减少了风险。2、为企业组织采购提供了依据，采购计划具体安排了采购物资的活动，企业管理者按照这个安排组织采购就有了依据。3、有利于资源的合理配置，以取得最佳的经济效益。采购计划选择最优化的采购决策与实施计划，对未来物资供应进行科学筹划，有利于合理利用资金，最大限度地发挥各种资源的作用，以获得最佳的效益。四、采购计划要达到的目的1、预计采购物资所需的时间与数量，防止供应中断，影响施工生产。2、避免物资存储过多，积压资金及存储空间。3、配合企业生产计划与资金调度。4、使采购部门事先准备，选择有利时机购入物资。5、确定物资耗用标准，以便管理物资采购数量与成本。5五、采购计划的编制（一）采购计划的编制依据1、项目施组和生产计划。全面了解项目施工生产安排，才能制定合理的采购计划，分清各种物资在施工生产中的重要性，保证物资供应的正常有序。2、技术部门根据施工生产计划所编制的主要物资需用量核算表。主要物资需用量核算是一种定额核算，通常也是一种独立需求，它不仅是编制施工主要物资需用量的标准，也是确定大部分辅助生产用料用量的指导性数据。3、外部采购环境。了解外部采购环境，有利于确定适合的采购时机，及时调整采购的数量、规格，以降低采购成本。在必要时，甚至需要及时将采购环境制约因素反馈至领导层，以便调整施工生产计划。（二）物资采购数量的确定1、上期结存数量。上期结存数量是指上一施工生产期结束时，物资的库存数量。2、本期需用数量。本期需用数量中主要物资可根据技术部门所提供的主要物资需用量核算表计算得出。其他辅助生产物资中，与主体物资存在相关性的，应根据相关性推算出需用量。不存在相关性的，则按以往消耗量再结合施工任务量换算得出。相关需求：是指某种物资的需求量与其他物资有直接的匹配关系，当其他某种物资的需求量确定以后，就可以通过这种相关关系把该种物资的需求量推算出来。独立需求：是指某种物资的需求量是由外部市场决定的，与其他物资不存在直接的对应关系，表现出对这种库存的独立性。某一物资是独立需求还是相关需求要视具体情况而定，甚至在某些情况下，同一物资既是独立需求又是相关需求。3、期末安全库存。期末安全库存是指为保证供应的连续性，从本期施工期结束到下次物资供应时，此阶段中所需要的物资的需用量。对于某些重要的物资，在此基础上，我们还会加上3~5天的缓冲期库存。4、物资采购数量=本期需用数量+期末安全库存数量-上期结存数量（三）采购计划的组成部分。计划至少应由封面、编制说明、主要料需用量核算表以及计划表格等四部分组成，加工件还要附技术交底图或样品。1、封面。封面应写明计划的编制单位、计划的种类，如“某某项目部6月份主要料采购计划”。如计划为采购计划，则应在封面写明计划的采购总金额。计划封面应有单位主管、技术主管、审核人、编制人的签名，采购计划还应有财务主管的签名。62、编制说明。编制说明是对计划的整体性说明，或是需要特别提出的注意事项。3、主要料需用量核算表。核算表应分部分项列出，各项应填写计划完成施工量，对应的材料需用数量。物资需用量应注明是否考虑了合理损耗，合理损耗比例为多少。核算表必须有技术部门主管签认，严禁由其他无核算职权的技术人员签认，甚至无人签认。4、计划表格。包含物资品名、规格型号、材质要求、需用数量、供应时间等。应按物资的自然属性分页编制，如钢材、水泥，并对相关数量和金额进行汇总。数量上，应分工点列出实际需用量，以便于物资到货后按计划分配。实际需用量汇总后则为本期需用量。采购数量为考虑了上期库存与本期留存的实际需要采购的数量，采购计划以此数量为准。六、采购计划的报送（一）计划的编制单位及报送1、作业队编制申请计划，并报送至项目部物资部。2、甲供、甲控及局管物资，项目部编制申请计划，报项目局指挥部物资部门或具有同等权限的局物办。3、由项目部自行采购的物资，项目部编制采购计划。（二）无论何种采购计划，均由物资部门编制、复核，经同级机构的工程技术部门审核、财务部门会签，主管领导批准，并加盖单位公章后生效。第三节采购实施一、基本原则1、项目部或工区项目部物资部为物资采购实施部门。作业队一般不需实施采购。2、凡具备招标采购条件的物资必须通过招标方式竞价采购。公司各项目自行采购物资（甲方（局）供料及甲方指定产品除外），具备下列条件之一，必须进行招标采购：（1）单一品种物资采购金额100万元以上的。（2）同类多品种物资采购金额150万元以上的。（3）资源充足、市场竞争激烈的物资品种，采购金额50万元以上的。3、物资部门依据“谁采购，谁负责”的原则，建立物资采购责任制。定期组织市场调查，了解市场行情。招标采购应确保竞争充分。74、一般的物资采购流程为：物资部门在充分开展市场调查和比质比价的基础上，以经过审批的《物资采购计划》为依据，根据项目物资管理规定、结合资源情况确定采购方式，通过招标、竞争性谈判、询价协商等方式确定供应商、签订合同，按照合同履约结算料款等，直到合同履行完毕。广义的采购还应包括物资的供应组织过程的验收、验证与检验、索赔等。二、供方评价（一）评价方式1、采购前对供方进行调查了解、收集相关信息，按照《供方评价表》的内容进行全面评价；2、采取现场公开招标的形式，对供方进行评价；3、对甲供料，其评价方式主要为相关合同、文件、纪要等。（二）供方评价的范围1、钢材、水泥、水泥外加剂、土工材料、防水材料、橡胶支座、锚具等构成工程实体的材料。2、钢管脚手架、一类机电产品及劳动保护用品，易燃易爆、有毒有害危险化学品等对职业健康安全有重大影响的物资。（三）供方评价由物资部门牵头，合同、财务、工程等部门参与。（四）供方评价内容：供应商的营业执照、法人代码证、税务登记证、企业财务状况等资质证明文件，生产企业还应有生产许可证、质量体系认证证书。爆破物品、危险化学品、劳动保护用品还应提供相关机构的特种经营许可证等。主要评价上述内容的完整性、真实性、准确性、时效性，并将评价结果填入《供方评价表》。三、合格供方管理1、对评价合格的供方，报项目主管领导批准后，建立本项目的《合格供方名册》。2、项目物资部应按时将本项目评价的合格供方资料邮寄给公司物资部；公司每半年对各项目评价的合格供方进行公布。3、对已建立的《合格供方名册》应进行动态管理。4、合格供方的管理单位每年应对《合格供方名册》中供方的质量、服务和履约能力等进行年度复审，填写《合格供方年度综合复审表》，评价合格的，列入下年度《合格供方名册》；不合格的，从《合格供方名册》中注销，一年内不再对其评价。公司每年年终公布年度复审情况。5、公司下半年公布的合格供方，可以不进行年度复审。8四、采购合同管理（一）采购价格概念价格可以定义为以标准货币单位为尺度的商品或服务的价值，也就是说商品的价值与货币价值的对比。在比较两笔报价单时，价格通常被用来评估每个供应商所提供的相对价格。（二）采购价格的种类1、送达价，指供应商的报价当中包含负责将商品送达采购方的仓库或指定地点时，期间所发生的各项费用。2、出厂价，指供应商的报价不包括运送责任，即由采购方自行提供运输工具，前往供应商的仓库或指定提货点提货。3、现金价，指以现金或相等的方式支付货款。4、期票价，指采购方以期票或延期付款的方式来采购商品。5、净价