第二届外国语团学会干部干事培训2

标题：黑体二号居中（不加粗）标题的数字一律用阿拉伯数字正文：宋体五号（不加粗）署名日期：右对齐（日期一律用“日”不用“号”）全文：“格式”--“段落”--“1.5倍行距”；“文件”--“页面设置”---上，下，右2.5厘米，左：3厘米正文与标题之前要有间距，用标题的大小“黑体二号”按一次回车键正文内容分点论述时都用分号，只有最后一点用句号正文开头要空四格（即：两个字的大小）写，另起一段时也要空四格一大点下面分小点论述时，一大点用“一、”“二、”“三、”依次标注，而下面的小点用“1、”“2、”“3、”依次标注，而一小点要比一大点在格式上更推进一步。一、扩大队伍，使团学会深入人心1、与信息部完成了《新生导读》的编写，并分发给各班班主任，助班班主任及新生；2、开展招新工作，并成功地招收了两名新干事；二、与新生共欢乐1、开展新老生交流会；2、走访新生寝室，解答了新生的各种问题，帮助他们尽快适应大学的新生活；三、做好本职工作1、统计好上学期的综合考评工作并张贴；2、认真做好日常工作。工作计划和总结上交的时间为每次例会后一周之内，上交后如发现有格式或字体错误的一律退回修改并重新打印上交，各部门要准备两份，一份上交办公室，一份自己部门存档，并保留电子稿。封面目录活动策划书活动后总结初赛、复赛、决赛名单活动评分表活动节目单获奖名单活动人员安排选手荣誉证书封面的选图要清晰大方，要符合所办活动的主题，图片要大小适中，过大或过小都会影响美观，（如果取合适的图片整张做背景也可以）封面上必须用醒目的字体标明活动的名称，如“台州学院外国语学院第七届外语节系列活动之英语演讲比赛”（分两行）在封面的下方要标注举办部门和举办年月；目录包含这份活动总结的所有内容，目录所标的次序必须与活动总结所有内容的次序相符（目录中也要注明“封面”、“目录”...依次往下排），如下：封面目录第七届英语演讲比赛策划书（名称要完整）把所需的项目依次下标；该策划书的名称要完整，如：“外国语学院第七届外语节系列活动之英语演讲比赛策划书”，策划的内容要包括“活动目的，赛前准备，正式比赛，活动安排，会场布置，经费预算”；其中赛前准备包括：宣传活动、报名方式、报名内容、召开选手会议、联系好评委及主持人等等；正式比赛包括初赛、复赛、决赛，每一个赛程的时间地点内容安排要尽可能地全面详细，特别是决赛的流程；活动安排可包括赛前的各种日程安排，工作人员的落位；经费预算条条目目要清晰；；总结出整一个活动的好的地方与不足之处，对整场晚会进行剖析,并在晚会举办后三天之内单独将此份总结上交主席团；包括姓名、院系、班级、联系方式；评分表各环节的评分标准要清晰，准确，相应的比例要明确（形式限）；决赛时在大教室或学生活动中心的工作人员安排，要详细到位；注意事项：活动总结中每一份文字类的文件都要按照工作计划和总结的格式进行，不可以任意选用其他字体或其他形式，但封面、目录、节目单、人员安排的格式可以自己设定，美观大方即可；每一份活动总结必须涵盖以上十个项目，但各部门可根据自己部门不同需求，可以往其中放入更多详细资料，只要目录与该活动总结的顺序依次对应即可；每个部门要保存好自己部门所举办的活动资料，包括每个视频、音频、图片；纸质材料和电子资料一式两份，一份由本部门保存，一份上交办公室，这些材料一律在活动举办后两周内上交，各部切记要保存好选手荣誉证书的复印件。1、签到（1）在活动及或比赛会场布置和正式开始之前的开始和结束均需签到；2、活动或比赛的请假制度（1）在活动或比赛前告知活动主办方请假原因并征求其同意；（2）用台院纸写好请假条在活动或比赛前交与纪检部，若有特殊原因也必须在活动或比赛后的两天内上交；3、大会请假（1）向副主席（叶瑾苑）说明请假原因并征得其同意；（2）用台院纸写好请假条，内容包括：①请假详细原因②部门、署名及日期；（3）注意事项：请假条须在开会前上交给纪检部，若有特殊原因也必须在会后的两天内上交；•1、报销手续:（1）在单周的周六周日，有报销项目的部门将报销具体内容上报给纪检部或生活部；（2）由纪检部统计本次报销的具体项目及费用，列好清单交于老师并给其过目，在其同意后领取学生经费；（3）在双周四晚上6:30团学办公室各个部门派一个专门负责报销的同学来报销并带上相关收据；（4）各部门领款后需由领款人签字；（5）由生活部开好单子，然后由纪检部进行记录和审核；（6）报销结束后交与主席过目签字；7）具体注意事项：①各个部门若是关于某一活动的具体事物的报销，需在整场活动或比赛彻底结束后将具体项目上报；②每个部门需确定一个专门负责报销的同学，个人所开收据都需事先在收据背后写好相关内容：A、具体用处（需非常详细，若有车票则要包括车票起点与终点，出租车票根据情况给与报销）B、所属部门及上报者姓名及开收据当日时间•1、团学会内部物件由纪检部记录，并由生活部进行保管；•2、各个部门在活动结束后将活动所用的可再次利用的东西进行回收，并到纪检部进行登记交与生活部保管；•3、活动比赛举办时向外借的物件由纪检部登记，在活动过程中和活动后的回收以及保管工作，由借东西的部门负责，归还后该部门清点以及验收物品再归还。归还后由纪检部和生活部核对数量是否相符，生活部再保管；4、登记内容：①本学院相关物件登记：A、所属部门；B、物件及其用途；C、物品数量具体数量：如打气筒几个；D、日期及登记人署名；②其他学院外借物件登记：A、学院名称；B、所借物件及详细用途；C、所借物品具体数量，尤其是一些大的仪器上附属的零件，比如：向数信借音响，有两根线（一长一短），两个话筒（一个有线，一个无线）；D、外借者姓名、外借当日日期及归还日期；E、注意：借过来之前必须确定借的物品的使用实效性；•（1）每个部门需将本次活动所需要的物件的经费预算分条详细列出，包括①物件名称②物件单件价格和数量；•（2）经费预算完成后写入活动策划；•（3）将活动策划交与主席团审核；•（4）得到主席团允许后方可进行此活动具体事宜；•（5）注意事项：①各部门进行经费预算时要控制好适当的滑动区间，不能算的过于紧凑，也不可过宽；②各部门举办活动过程中要严格按照活动策划中的经费预算不可超出预算；1、值班签到（1）每个人一星期均轮到一次值班，值班时需在值班签到簿上签到；（2）值班时如有人询问相关事宜或者需求帮助需尽力帮助；（3）值班结束时需打扫办公室，包括清扫地面，整理桌上物品，离开时若没有人需关好电灯与门窗；2、值班请假（1）请假需在自己值班的时间之前将请假条贴于值班签到簿当周的那页；（2）内容要求：①请假原因；②请假人姓名及时间；（3）缺勤者经过统计后会加入团学会办公室大扫除者名单；前期准备一、前期准备二、比赛晚会当晚三、结束后注意事项确定晚会主题和宣传语：简洁、有力确定节目类型：独唱、话剧、街舞、民族舞、乐队、健美操、音乐剧、歌舞、合唱、手语舞、武术、小品等等。活动宣传：主要有海报、传单、走访晨读班级等形式。节目彩排：至少两次全场彩排以保证质量。幻灯片、节目单：幻灯片制作要考虑字体、图片与灯光的搭配效果。幻灯片、节目单在晚会、比赛两天前全部到位。主持人：确定后尽早与主持人沟通晚会、比赛流程和注意事项。（如与音乐和PPT的配合。）及时修正串词中有争议的部分。主持人、演员和选手的妆发、服装造型：确定造型和化妆的人数。提前与外联部沟通。自行解决妆发的人排除在外。舞台造型搭配尽量有别于平时。音乐：主要有开场音乐、演唱伴奏、游戏音乐、颁奖音乐等。有PC-OUTPUT和DVD两种选择。各有优劣。分工:分工主要有音控室、幻灯片和全场三部分。要求清楚的了解晚会、比赛的流程。邀请嘉宾：提前一周邀请比赛评委。提前一天邀请四楼办公室的老师、主席团和干部。并最后确认。确认：在晚会、比赛前一天最后确认所有的流程、串词、节目、道具、布置、妆发、节目单、音视频等细节。就当晚的流程从头到尾过一遍以减少意外情况的发生。活动中心下午1：30开门。但要与团委办公室值班的同学提前一天联系。以防意外。同时与外联部联系。带选手、演员去做造型。下午3：30之前做好所有的会场布置。开始安排选手、演员进行最后一遍彩排。重点是话筒。所有工作人员和选手、演员在晚会、比赛开始前半小时到场准备。开场前确认评委、嘉宾是否到场。如果有变动及时与主持人联系。晚会、比赛开始后注意维持现场秩序（提前安排干事）。如果现场出现人力不可为的意外情况（如话筒、灯光、舞台等方面的问题，保持镇定，尽快解决。）音视频、幻灯片应提前备份。如果电脑出现问题的话及时更换。开场前和结束后记得播放音乐。开场前是最好的宣传，结束后是再次的邀请。这很重要。待观众退场后迅速组织干事整理会场以及道具和会场布置听取主席团意见后组织干事从头到尾总结晚会、比赛的流程。找出优缺点，总结成册，以便查阅。及时、如数归还借来的道具、设备。没有规矩，不成方圆。为了让干部干事了解举办晚会的注意事项、开会制度及团学会各项事宜，增强整个团学会的办事效率，完善团学会内部的管理制度，提高干部、干事的办事能力，调动广大团学会成员工作的自觉性与积极性，严肃团学会纪律，规范团学会成员行为，进一步加强团学会内部管理，明确各部门职责，确保团学会工作规范、高效、有序的进行，因此特制定如上条例。诣在更好地发挥我院团学会的桥梁和纽带作用，为同学们奉献更好的活动及晚会，保证团学会各项工作的高效进行，更好地积累和保存团学会工作的各种资料，促使整个团学会朝着制度化、规范化、系统化、高效化的方向发展。•(一）晚会（比赛）前期的准备工作•确定晚会节目类型和比赛赛制，晚会节目类型包括：独唱、话剧、街舞、民族舞、乐队、健美操、音乐剧、歌舞、合唱、手语舞（注意冷场）、武术、小品等等；•确定晚会（比赛）主题和宣传语：要求响亮、易懂；•初、复赛评委由干部、1-2名专业人员组成，至少有一名评委跟进比赛；•评委、嘉宾、主持人等人选必须于活动前4天确定，与主席团沟通后通知；•开始请节目（一般是在晚会前一个月）；•幻灯片及节目单制作（幻灯片制作要考虑字体、图片与灯光的搭配效果；幻灯片、节目单必须在晚会两天前全部到位）；•舞台布置的方案：要考虑到晚会现场的灯光，门口布置要考虑在夜色中的效果，尽量做到简单大方，避免浪费，凸显特色；•加强宣传手段：–海报在活动前一个星期必须摆出去；–及时开班长会议；–发放宣传单；–走访寝室；–发动其他兄弟学院及社团的力量；–拓展新的宣传形式；•主持人–主持人必须跟干部、干事一起过几遍流程，充分了解比赛赛制，节目单，幻灯片播放顺序，游戏流程及游戏规则，可以考虑将游戏规则做成小纸片交到主持人手中；–嘉宾的名单（及头衔）也要提前一两天交到主持人手中；–主持人对词必须有干事和干部全程听下来，将措辞及有争议的地方解释清楚，游戏必须配合幻灯片和主持人一起过一遍、玩一遍；•给主持人准备正式节目单，给他们准备好水，中途休息的椅子，派一个干事和他们做好临场的沟通，包括音响、话筒等方面•主控室现状的了解（平常活动中心有活动时，多去看下舞台布置、幻灯片制作、主控室的灯光和音响的现状，需要话筒架时，提前算好数量）；•找好开场音乐和结束音乐以及游戏音乐、颁奖音乐；•在晚会（比赛）前一天，演员、主持人、道具搬运人员、话筒传递人员、道具、音响、幻灯片一一备齐，像晚会（比赛)一样过一遍减少突发状况；•晚会（比赛）前二天与新闻部联系好拍摄人员（安排演员及工作人员留影由新闻部负责）；（二）晚会（比赛）当天安排•上午刻碟、节目单、幻灯片及道具的再次确认；•下午1：30左右活动中心开门；•主持人下午再在活动中心重新对词，注意发型、妆容与服饰的搭配–安排工作人员和演员分批吃饭–晚会（比赛）开始前再次确认演员及工作人员的到位情况，在舞台左边安排演员休息区–要注意位置的安排：最前排中间位置坐评委，辅导员、外教、主席团人员坐两边；观众席要留2—3排嘉宾位置，上一届老主席团成员、老干部的位置要安排在本届干部之前–活动开始前安排老师就席的引导人员–5：45确认迎宾的到位情况，迎宾人