行政管理实务培训

2008-3-1丁丁行政管理实务2008-3-1丁丁前言目录P03-11P12-31P32-48行政总务概述管理内容事务重点2008-3-1丁丁一、前言在企业发展、强大的过程中，行政管理工作发挥着不可替代的作用。它好比一支精良军队的后勤部门，确保前线工作者可以无后顾之忧的往前冲刺。行政管理主要有管理、协调、服务三大功能。管理是主干，协调是核心，服务是根本。究而言之，行政管理的实质是服务。行政工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间形成密切配合的关系，使整个公司在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的积极性，以提高工作效率，完成公司目标发展任务。前言行政总务概述管理内容事务重点2008-3-1丁丁(一)观念的建立（错误/正确）错误的想法：1、管理杂事的部门；•2、不重要的、可有可无的部门；•3、只会花钱的部门；•4、没有绩效的部门；•5、冗员的部门；•6、任何人都会做；正确的观念：1、重要的后勤服务部门；2、企业经营管理与的参与部门；3、协调团队与公司进行整合的部门；4、良好的效率、服务是提高员工士气重要因素；前言行政总务概述管理内容事务重点2008-3-1丁丁人力精简(二)行政总务人员的角色降低成本时间管理企业再造流程简化扩大企业规模开发营销市场新产品研发多元化经营企业再造管理内容事务重点前言行政总务概述2008-3-1丁丁问题解决：针对各部门提出的支持需求与问题，确认需求、理清问题,寻求解决方案,有效执行。成本控制：找出为公司节省能源、成本的方法，创造工作价值。计划组织：针对公司各行政事项，明确具体的拟定工作计划、行动步骤、工作进度等，有效的整合与运用各项资源，达到预期工作目标。沟通协调：整合、沟通，协调出资源配置的最佳方案。制度执行：行政逐步完善，强调制度刚性执行，长抓不懈。文化建设：通过相关活动，建设企业文化，营造相互尊重、相互信任的工作氛围，维持健康的工作关系。（三）部门职能管理内容前言行政总务概述事务重点2008-3-1丁丁三先精神：最先想到、最先看到、最先做到工作目标：满足公司发展需求，实现个人目标工作准则：决不把当天的工作留到第二天（四）工作理念工作态度：和颜悦色、心平气和、效率第一、坚持原则管理内容行政总务概述事务重点前言2008-3-1丁丁（五）行政总务人员需具备的综合素质和能力（1）对企业管理知识的掌握。（2）对相关法律、法规的熟悉和掌握。（3）积极主动，有很强的工作责任心及踏实肯干的工作作风。（4）良好的与人沟通的能力及部门协调能力，合作和协。（5）有P-D-C-A的科学工作方法及良好的工作效率。管理内容事务重点行政总务概述前言2008-3-1丁丁三、行政管理内容一级二级三级行政管理制度建设1、公司行政制度的组织拟定、修订和完善；2、行政制度实施、检查、规范等；文件管理1、公司文件的收发、处理、存档、内部文件的编号存档2、内刊、书报的申购、流转、登记、分发、存档等；档案管理1、档案资料的收集、归档、保存、借阅、销毁等管理2、公司印章、证照管理；行为管理1、员工行为规范管理；（过程考核）2、公司考勤、外出管理等；奖惩管理1、公司行政事件的调查、处理、奖惩管理等；2、公司制度完善的跟进工作等。接待管理1、公司来客来访接待、来函管理等；2、招待费管理；会议管理（信息员负责）1、行政会议组织、会议记录等；2、行政会议内相关事项跟进等。行政总务述管理内容事务重点前言2008-3-1丁丁一级二级三级行政⌒总务︶管理费用控制1、公司各项行政资源的合理控制、使用等；2、公司各项行政费用的合理预算、使用等；3、公司各行政事项的费用结算、合理控制等；车辆管理1、公司车辆调度、维护、保养，安全管理等；2、公司车辆的保险及相关费用控制；维修管理安全保卫1、设备设施维修、卫生、环境、费用管理；2、安全保卫工作，消防设施设备的定期检查、维护；3、公司值班（日常值班、假期值班）管理；会务管理1、公司会议的组织安排和会务工作；2、公司各部门对外活动的组织、协助等；资产管理1、公司资产申购、入库、调拨、回收、销毁等管理；2、公司各项资产情况的监控管理；福利管理1、员工福利申购、管理、分发；后勤管理1、员工用餐、公司票务、住宿的预订、登记等管理；资源管理1、公司电话、名片、员工联络表、通讯工具管理等；2、公司办公风貌、环境规划及相应配置确定等管理；前言行政总务概述管理内容事务重点2008-3-1丁丁四、管理重点（一）信息管理(1)建立档案管理制度(2)定期整理(过期文件之清除)(3)文件制式化(A4为主最佳)(4)制定保存期限(5)集中管理(6)分类编号管理(7)调阅管制(8)无纸化管理前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（二）事务用品采购与管理1.事务用品之种类(1)非消耗性物品a.办公设备：桌、椅、柜、电话、传真机、复印机、个人计算机等。b.研发行销用品：研发或品管部门的实验器具、计测计及行销部门搬运用品等。(2)消耗性物品a.消耗用品：制造部门及办公室之器具、工具、消耗品等。b.印刷品：空白窗体、公文纸张、传票、卷宗夹、宣传品、说明书等。前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁•2.事务用品采购•(1)事务用品采购作业流程流程内容a计划就现有设备品库存，使用情形及各部门需求提出申请，编列年度预算b请购每月固定时间或视需要由各部门提出申请，先经由部门主管核准c询比议价视需要行政部进行市场询价、比价，上报主管领导审核d审核金额大小依核决权限规定由权责主管核定e验收会同使用部门就数量、外观、功能进行验收f列帐属固定资产类需列册编号管理一般消耗用品列册控管，定期发放。g领用使用部门填写领用单据领用前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁(2)事务用品采购管理重点内容管理重点a政策公司采购物品性能、功能基准为何？有无特别规定之样式、颜色考虑b会办专门性物品设备仪器应会同需求部门一并办理c请购流程各部门是否清楚及遵循d询比议价询比议价记录完成留存e核决权限公司是否已清楚制定各项采购之核决权限f安全库存消耗品可采存小量库存金额较大设备用品应计划性采购g盘点定期盘存制及连续性盘点可并用进行h整理.整顿事务用品仓之整理.整顿消耗性物品与非消耗性物品应分开管理前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（三）固定资产管理1.固定资产之定义税法规定2000元以上，使用年限2年以上者列入资本支出。一般企业以2000元为基础较多。2.固定资产之种类有形资产：土地、建物、设备、机器、车辆、工具、器具、杂项购置。无形资产：专利权、商标权、著作权、营业权等前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁3.财产管理作业重点内容作业重点a验收列帐1.申请单及验收单核对2.申请单位填写财产卡3.行政部填写财产编号及标示4.列帐并会交财务部c保养作业1.编列维修保养预算2.定期、不定期由行政部人员及供货商保养检查d保险作业1.建筑物、机器设备、车辆均应纳入保险2.除新购物品外，注意续保之办理3.建立「风险管理」之共识，评估现有有形无形资产e财产盘点1.定期盘点实施2.固定资产采一物一卡核对3.有帐无物，有物无帐追查f计算机管理1.财产清册可于企业内部网络取得最新资料2.保管单位、取得日期、折旧情形、残余价值等配合会计单位计算机列文件管理前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（四）工作环境1.办公室管理办公室令人困扰问题，依日本能率协会问卷调查，依序为文书档案管理空调配线办公设备照明安全2.厂房环境管理同办公室管理方式，除注意空调、照明、安全三项，并注意噪音、振动问题前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁3.工作环境管理重点内容管理重点a空调1.冷气风扇、冷却水塔之定期清洗2.温湿度之调节控制b配线1.办公室电话线、计算机线、电线应予以固定并事先规划2.现场之电线、水管路线应隐蔽固，不影响动线畅通c办公设备1.办公室、现场之区域明确标示2.办公室设备、桌、椅、柜、电话、计算机、传真机等定期维护维修d照明1.自然光线优于人工光线2.间接照明优于直接照明考虑e安全1.工作场所如信道是否有障碍物造成危险之可能2.消防设备之定期申报3.消防设施及逃生动线是否有被堵塞情形f振动.噪音1.人类承受噪音极限为130分贝，超过80分贝即有身体不适情形2.不定期查核工作现场噪音振动情形g公共设施1.盥洗设施定期维护检查2.厕所及会议室可采各单位轮流打扫，并排定人员每日定时检查前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（五）车辆管理内容管理重点a管理方式1.集中管理：总务部门统筹负责2.单位自管：公务车辆分拨于使单位自行管理b公务车借用1.使用单位填写派车单，如出差、旅游、婚丧等2.使用前后路码表之检查c驾驶人管理1.身体健康，生活行为端正2.是否具备合格汽车职业职照3.实施铺保、人保及定期对保4.生活正常，遵守规定，认真细心d保养1.驾驶日志：保养、维修、机油更换详实填写2.指定可靠之保养厂、维修厂建立长期合作关系3.保养定期实施e私车公用补助1.明订补助办法2.依职级固定或实报实销方式，补助油费及过路费f违规.违警及事故处理1.由车辆驾驶人负责，若为机械故障问题可由公司及驾驶人共同负担2.指定发生事故连络人员，并明订发生民事赔偿时处理方式g保险及课税1.公用车排照税、燃料税及保险由总务部门统一办理2.监理站之定期检查则可由使用单位自行办理前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（六）宿舍管理内容管理重点a申请1.订定员工住家距离申请标准2.派外长驻人员或轮班等工作需要b设备1.订定宿舍标准配备规定，提供适当家具、家电、被褥及清洁用品2.水电、瓦斯之定期检查c安全管理1.门禁实施之必要，公私对象携带出入实施管理2.访客登记之实施，指定会客地点3.消防安全设施之具备及定期检修4.与当地警察机关应建立好连系管道，应变突发状况时之处理d外劳宿舍管理1.定期实施安全检查，尤其电器用品是否过度使用，有无私接电源或其它危险设施2.定期实施清洁卫生检查e交接移转1.应将提供之设备用品列册清单，由新搬入员工签名确认2.移出或移转应由总务人员会点移交物品f维修1.定期巡视设施，若有毁损应追查原因2.由住宿人员提出维修申请前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（七）警卫管理重点内容管理重点a警卫人员管理1.职务之明订，权责清楚2.制式服装，仪容整洁，接待有礼3.禁止打瞌睡、喝酒、擅离职守或进行与本身职务无关之业务b出入管理1.人、物、车辆之检查，停放引导2.访客登记及受访人员引导3.物品出入放行登记及核对c定时、定点巡逻1.防火、防盗、防暴功能2.固定路线厂房内外巡逻d夜勤管理1.宿舍及单位门禁执行2.紧急事故之抢救连系前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（八）接待管理重点内容管理重点a服务礼仪1.仪容整洁：服装、精神2.亲切有礼：早、好、请、谢谢、对不起3.热诚服务：愉快的服务4.茶水服务：奉茶、动作、愉快b连络引导1.受访人员有在公司，应请通知受访人员到服务台或引导至招待地点2.受访人员不在公司，应留下访客姓名、电话c电话礼仪1.自动总机不如人工总机2.对讲机不如服务台人员3.转分机接话追踪前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁（九）公关管理之作法及重点内容管理重点a对象及资料1.名册建立，依对象不同分列2.连系人员建立资料，生日卡、贺年卡、月历、祝贺、慰问等b公关方式1.因应媒体之宣导2.分送各种资料邮寄企业文宣3.运用媒体如电影、广播、报纸、网络等举办各项活动，包括宣传及公益活动4.参加各项社团活动5.依名册年节馈赠礼品6.宴客c媒体的应对1.建立发言人制度，Q与A之准备2.与媒体记者平均建立良好之互动关系前言行政总务概述管理内容管理重点2008-3-1丁丁(十)劳工安全卫生管理重点内容管理重点a制度建立1.依相关法规办理，参(4)2.订定「安全卫生工作守则」a.由雇主或管理权限之