资料员培训教程(资料收集管理)

资料员培训——资料收集与管理目录一.概述二.分类与编号三.A、B、C、D类资料管理四.施工试验五.编制与组卷六.验收与移交七.收集与整理一概述1.资料管理重要性2.工程资料特征3.工程资料术语4.资料归档范围5.保管期限与密级6.资料的载体形式1.资料管理重要性建筑工程施工技术资料是记载建筑工程施工活动全过程的一项重要内容，它既是工程竣工交付使用的必备文件，也是对工程进行检查、验收、使用、维修、改建和扩建的依据，一个工程如果工程施工技术资料不符合有关标准规定，则判定该工程不合格。因此，施工资料的编制是否真实、完整、齐全对工程质量具有否决权。2.工程资料特征1）复杂性。由于建筑工程建设的周期长，建设过程中阶段性和季节性较强，建筑材料种类繁多，生产工艺又比较复杂，影响到建筑工程的因素多种多样，必然导致建筑工程文件和档案资料具有一定的复杂性。2）随机性。由于建筑工程文件档案资料产生于工程建设的整个过程之中，无论是工程立项审批、勘察设计，还是在开工准备、施工、监理、或竣工验收等各个阶段和环节，都会产生各种文件和档案资料。在影响建筑工程的因素发生变化时，还会随机产生一些由于具体事件而引发的特定文件和档案资料，工程文件档案资料还具有一定的随机性。3）时效性。有时工程文件和档案资料一经生成，就必须及时传达到有关部门，否则如果有关单位和部门不予认可，将会产生严重的后果。4）真实性。建设工程文件和档案资料只有全面真实地反应项目的各类信息，包括发生的事故和存在的隐患，才具有实用价值。建设工程文件和档案资料必须真实全面地反映工程的实际情况，来不得片面和虚假。5）综合性。由于建设工程项目常常都是综合的系统工程，涉及到多个专业，多个工种的协同工作才能完成。建设工程文件和档案资料是多个专业和单位的文件档案资料的集成，具有很强的综合性。3.工程资料术语1）工程资料：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括基建文件、监理资料、施工资料和竣工图等。2）建设工程文件：建设单位在工程建设过程中形成的文件，分为工程准备文件、监理文件、施工文件和竣工验收等文件。3）工程准备文件：工程开工以前，在立项、审批、征地、勘察、设计招投标等工程准备阶段形成的文件。4）监理文件：监理单位在工程的设计、施工等监理活动过程中形成的文件。5）施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的资料。6）竣工图：工程竣工验收后，真实反映建设工程项目施工结果的图样。7）竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。8）建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。9）案卷：由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。10）立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分类整理成案卷的过程，也称立卷。11）归档：文件的形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。12）建筑工程：为新建、改建或扩建房屋建筑物和附属构筑物设施所进行的规划、勘察、设计和施工、竣工等各项工作和完成的工程实体。4.资料归档范围1）归档的范围凡是与工程建设有关的重要活动，能够记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体的文件和资料，都应收集齐全并整理组卷后，向相应部门归档参照国家或地方的法律法规、《建筑工程施工质量统一验收标准》、《建设工程文件归档整理规范》及工程合同等相关要求与规定。2）向城建档案馆报送工程档案的工程范围：民用建筑工程:住宅建筑、办公用房、文化、教育、医疗保健、体育、商业、金融、服务、科技信息、政治、及纪念性建筑。工业建筑工程：冶金、机械、石化轻纺、电子仪表、建材、医药食品等其他矿山、采石场。改建、扩建或抗震加固的工程：凡是民用建筑、工业建筑工程，需要进行较大规模的改建、扩建或采取抗震加固的措施等得，均应报送工程档案。5.保管期限与密级1）工程资料保管的期限：永久、长期、短期三种期限。永久----工程档案需永久保存。长期----工程档案的保存期限等于该工程的使用寿命。短期----工程档案的保存期限20年以下。2）工程资料保管密级：绝密、机密、秘密三种。6.资料载体形式工程资料的载体常见形式有：纸质载体、缩微品载体、磁性载体、光盘载体等。纸质载体：以纸张为基础，在实际工作中应用最多和最普遍的一种载体形式。缩微品载体：以胶片为基础，利用微缩技术对工程资料进行收集、保存的一种载体形式。磁性载体：以磁带、磁盘等磁性记忆材料为基础，对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行进行收集、保存的一种载体形式。光盘载体：以光盘为基础，利用现代计算机技术对实际工程的各种活动声音、图像以及电子文件、资料等进行收集、存储的一种载体形式。缩微品载体和磁性载体资料的耐久性不如光盘载体，纸质载体、光盘载体的资料是文件、资料档案保存主要形式。无论是哪种载体形式的工程资料，都是在工程建设的实际工作过程中形成、收集和整理而成的。二分类与编号1.建筑工程资料分类的原则1）建筑工程从整体上把全部的资料划分为4大类，即分为建设单位的文件资料、监理单位的文件资料、施工单位的文件资料、竣工图资料。2）施工资料的分类应根据类别和专业系统来划分：参见表1-1（P8）及《建设工程文件归档整理规范》GB/T50328—2001、《建筑工程施工质量验收统一标准》GB50300—2001。3）施工资料的分类、整理和保存除执行《建设工程文件归档整理规范》或地方标准及规程外，尚应执行相应的国家法律法规及行业或地方有关规定。2.建筑工程资料编号的方法1）各大类的编号：用大写英文字母“A”、“B”、“C”、“D”四大类资料来表示建设单位、监理单位、施工单位的文件资料。2）各小类的编号：A类资料中所含的8小类资料，分别按照A1、A2、A3、A4、A5、A6、A7、A8。B类资料中所含的4小类，分别按照B1、B2、B3、B4。C类资料中所含的9小类，分别按照C1、C2、C3、C4、C5、C6、C7、C8、C9。D类资料中所含的3小类，分别按照D1、D2、D3的顺序来一次排列。3）对具体文件、资料或表格的编号：在每一小类中，再细分的若干种类的文件、资料或表格的编号，按如下原则编号。若是A1中的第9个种资料，就编号为A1-09，如果是B2中的第10个种资料，就编号为B2-10。三A、B、C、D类资料管理1.A类（建设单位）资料管理2.B类（监理单位）资料管理3.C类（施工单位）资料管理4.D类（竣工图）资料管理1.A类（建设单位）资料管理1）立项文件：发改部门批准的立项文件；项目建议书；立项会议纪要；项目建设书的批复文件；可行性研究报告；项目评估研究资料；可行性报告的批复文件；初步设计审批文件；专家对项目的有关建议文件；年度计划审批文件或年度计划备案材料。2）建设规划用地文件：建设项目选址意见书；规划线测图；建设项目用地定位通知书；建设用地规划许可证及附图；建设用地预审；征（占）用地的批准文件和使用国有土地的批准意见；建设用地批准书；土地使用证；拆迁安置方案及有关协议。3）勘察设计文件勘察、设计文件：工程地质（水文）勘察报告；设计方案（报批图）；审定设计方案（报批图）的审查意见；建筑工程规划许可证、附件及附图；初步设计图及说明；施工图设计及说明；设计计算书；施工图审查合格证书。4）工程招投标及合同文件：勘察、设计、施工、监理等各种招投标文件及中标通知书；勘察、设计、监理、施工合同文件。5）工程开工文件：验线合格文件；建筑工程竣工档案责任书；工程质量监督手续；建筑工程施工许可证。6）商务文件：工程设计概算；施工图预算；工程结、决算。7）工程竣工验收及备案文件：建设工程竣工档案预验收意见；规划、消防、环保等部门出具的认可文件或准许使用文件；房屋建筑工程质量保修书；单位工程竣工验收备案表；单位工程竣工验收报告。8）其他文件：建筑工程概况表；工程竣工总结；工程开工前、施工过程中、竣工时录像及照片；住宅使用说明书。2.B类（监理单位）资料管理监理工程师受建设单位的委托，在其进行监理工作期间，对工程建设实施过程中所形成的与监理相关的文档进行收集积累、加工整理、组卷归档和检索利用等进行的一系列工作。1）监理管理资料（1）监理规划：应在签订监理合同、收到施工合同、施工组织设计、设计图纸文件后1个月内，由总监理工程师主持专业监理工程师参加编制完成，并必须经过监理单位和建设单位审核批准。（2）监理实施细则：对于技术比较复杂、专业性有较强的工程建设项目，还应由专业监理工程师负责编制《监理实施细则》，并经总监理工程师审核批准。（3）监理月报：当月的工程施工基本情况；工程的形象进度；工程进度(当月实际完成情况与计划进度的比较)；工程质量与安全；工程质量与工程款支付；合同及其它事项的处理情况；当月的监理工作小结。（4）监理会议纪要：由项目监理部根据会议记录整理，经过总监理工程师审阅，并经过与会各方代表会签。（5）监理工作日志：以项目监理工作为记载对象，自该项目监理工作开始起至该项目监理工作结束止，应由专人负责逐日如实记载。（6）监理工作总结：可分为专题总结、阶段总结和竣工总结。（7）工程技术文件报审：施工单位编写的工程技术文件经施工单位有关部门审批后报项目监理部，由总监组织审查并签署审核结论。（8）分包单位资格报审：施工单位选择具有相关资质和能力的分包单位，填写《工程技术文件报审表》报至监理部，经专业监理工程师审核，报总监理工程师审批。（9）监理通知：当监理发现施工中存在问题时，总监理工程师签发《监理通知》。（10）监理通知回复单:根据《监理通知》指出的问题，认真分析，及时整改，填写《监理通知回复单》经项目经理签字后并盖章后报至监理部复查。（11）工作联系单：由于工程有关方的传递意见、决定、通知和要求等。（12）工作变更单：用于工程变更。工程发生变更后，牵涉费用的增减，由施工单位填写《工程变更单》报至项目监理部，监理部审核，并与施工单位和建设单位协商，由总监理工程师签认，建设单位批准。（13）竣工移交证书：工程竣工验收完成后，由总监工程师和建设单位代表共同签署，加盖监理单位、建设单位公章。2）监理质量控制资料（1）施工测量放线报验（2）工程物资进场报验（3）分部（子分部）工程施工质量验收报验（4）监理抽检（5）不合格项处理（6）旁站监理（7）单位（子单位）工程施工质量竣工预验收报验（8）见证取样和送检见证人备案书（9）工程质量评估报告（10）质量事故处理资料3）监理进度控制资料1）工程开/复工报审表2）施工进度计划报审表3）（）月工、料、机动态表4）工程延期报审表5）工程暂停令4）监理造价控制资料（1）工程进度（结算）款报审表（2）工程变更费用报审（3）费用索赔报审（4）临时签证报审（5）工程款支付报审表3.C类（施工单位）资料管理在建筑工程的各类资料中，最为复杂、重要且比较容易出现问题的当属施工资料。施工资料的报验、报审具有时限性的要求，与工程有关单位宜在合同中约定清楚报验、报审的时间及应该承担的责任；也应遵守国家和当地建设行政主管部门的有关规定，并不得影响正常施工。对于有分包的工程，总承包应在与分包方签订的分包合同中，明确施工资料的提交份数、时间及质量等要求。分包方应在工程完工时，按照合同的约定将施工资料及时移交给总承包方。I通用部分1）施工管理资料（1）施工现场质量管理检查记录：由施工单位填写，将管理制度等文件附后报项目总监理工程师（建设单位项目负责人）检查，并做出检查结论。（2）特殊工种上岗证：工程开工前，施工单位应该填写《建筑工程特殊工种上岗证审查表》，并附相应证书复印件，报监理单位审核。（3）施工日志：由项目经理部确定专人负责填写，记录从工程开工之日起至竣工之日止的全部技术质量管理和生产经营活动。（4）工程开/复工报审：施工单位在完成施工准备并取得施工许可证之后，应填写《工程开/复工报告》，向监理（建设）单位提出开工申请，监理（建设）单位应及时审批。（5）工程停/复工报告：在施工过程中由于某些原因导致工程需要停工，或停工后采取措施重新具备施工条件时，施工单位应填写《工程停/复工报告