08人事档案管理技能训练(1)

档案管理技能训练第8章人事档案管理技能训练案例：王某是外地来上海的大学生，单位与其签订的劳动合同中规定，王某在5年合同期内不得解除劳动合同，否则，要承担1万元违约金。一年后，王某想“跳槽”，主动找到单位，要求交1万元违约金后解除劳动合同。单位领导此时却认为，交1万元让他走，太便宜他了，于是提出交5万元才能走。王某认为单位的要求没有道理，且自己根本也拿不出5万元。但是，单位最终作出决定：王某可以先走，但其个人档案要由单位暂时扣留，待王某交清5万元后，单位才能放走其档案，同时还威胁到，若在王某走后两年内，不交清5万元，单位就会毁掉其个人档案。第8章人事档案管理技能训练➢学习任务和目标1．提高学生收集、鉴别、排序、编目、保管、查阅、转递人事档案能力。2．提高学生拟写人事档案管理规章制度能力。3．提高学生管理流动人员人事档案的意识和能力。➢内容概述1．人事档案是国家机构、社会组织在人事管理活动中形成的，记述和反映个人经历、思想品德、学识能力、工作业绩的，以个人为单位集中保存起来以备查考的文字、表格及其他各种形式的历史记录材料。2．目前个人需要的司法公正、职称申报、开具个人证明、办理退休手续等都要用到个人人事档案。如何管理流动人员人事档案是高职毕业生经常面临的问题。第8章人事档案管理技能训练8.1认识人事档案8.2管理人事档案8.3管理流动人员人事档案8.1认识人事档案☆人事档案特点（1）现实性（2）真实性（3）动态性（4）机密性☆人事档案的作用（1）考察、了解员工的重要手段（2）解决当事人个人问题的凭证（3）编写人物传记和专业史的宝贵资料8.2管理人事档案☆人事档案分类正本10类、副本7类干部档案分类的方法中组部1991年制定的《干部档案工作条例》，把干部人事档案材料按其内容性质分为十大类：第一类履历材料；第二类自传材料；第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料；第四类学历和评聘专业技术职务材料（包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评聘专业技术职务、成绩、审批材料）；第五类政治历史情况审查材料（包括甄别、复查材料和依据材料，党籍、参加工作时间等问题的审查材料）；第六类参加中国共产党、共青团及民主党派的材料；第七类奖励材料（包括科技和业务奖励，英雄模范先进事迹）；第八类处分材料（包括甄别、复查材料，免于处分的处理意见）；第九类录用、任免、聘用、专业、工资、待遇、出国、退（离）休、退职材料及各种代表会登记表等材料。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料。☆人事档案归类人事档案材料的归类，就是按照分类的规定，将经过鉴别的档案材料归入所属类别，就是将材料“对号入座”。常见的干部档案归类第一类履历材料：干部履历表（书）、简历表、干部、工人、教师、军人、学生登记表，应征公民入伍登记表、退伍登记表、接受再教育审批表、招工登记表等各类人员登记表，更改姓名材料。第一类在进行干部档案归类时，还应注意以下几点：①带自传的履历表与其他自传内容不重复的归二类；②涉及干部政历问题或记载审查情况的登记表归五类；③有任免职务内容的登记表归九类。第二类自传及属于自传性质的材料第三类鉴定（含自我鉴定）、考察、考核材料：以鉴定为主要内容的各类人员登记表，组织正式出具的鉴定性的干部表现情况材料，作为干部任免、调动依据的正式考察材料；年终考核登记表（工作总结可不归档），公务员考评表，干部考核和审计考核的综合材料。第四类学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；报考高等学校学生登记表、审查表，毕业登记表，学习（培训结业）成绩表，学历证明材料，选拔留学生审查登记表；专业技术职务任职资格申批表，专业技术职务考绩材料，聘任专业技术职务的审批表；套改和晋升专业技术职务（职称）审批表；干部的创造发明、科研成果、著作及有重大影响的论文（如获奖或在全国性报刊上发表的）等目录。下列材料不应归入本人档案：评定专业技术职务时干部本人写的论文、技术报告、技术设计及图纸；报考和毕业的各科试卷、毕业设计、实习报告、毕业证、学位证、准考证、结业证。第五类政审材料：审查干部政治历史情况（包括党籍问题）的调查报告、审查结论、上级批复、本人对结论的意见、检查交待或说明情况的材料，主要证材料，甄别、复查结论（意见、决定）、调查报告、批复及有关的依据材料；入党、入团、参军、出国等政审材料；更改干部的民族、年龄、国籍、入党入团和参加工作时间的组织审查意见，上级批复以及所依据的证明材料。第五类中不应归入档案的材料：信封、调函、外调提纲、调查线索、外调介绍信、审查结论和调查报考的草稿，未经查证的有关干部政历问题的检举材料。第六类加入党团的材料：中国共产党入党志愿书，入党申请书（1－2份全面系统的）和转正申请书，中国共产党党员登记表，不予登记的决定、组织审批意见及所依据的材料；民主评议党员中形成的组织意见或党员登记表、认定为不合格党员被劝退或除名的主要事实依据材料和组织审批材料，退党材料，取消预备党员资格的组织意见；中国共产主义青年团入团志愿书、申请书，团员登记表、退团材料；加入民主党派的有关材料。一般性的入党思想汇报不归档。第七类奖励（包括科技和业务奖励）材料；各种先进人物登记表、先进模范事迹、嘉奖、通报表扬等材料。荣誉证书不归档。第八类干部违犯党纪、政纪、国法等材料，处分决定（免于处分的处理意见），查证核实报告，上级批复，本人对处分的意见和检查、交待材料；通报批评材料，甄别、复查报告、决定，上级批复及本人意见；法院审判工作形成的判决书等。第九类干部工资级别登记表，职务工资变动登记表、干部调资审批表，定级和解决待遇的审批材料；干部任免呈报表（包括附件），录用和聘用审批表；聘用干部合同书，续聘审批表，解聘、辞退材料；退（离）休审批表；军衔审批表、军队转业干部审批表；出国、出境人员审批表；党代会、人代会、政协会议、工青妇等群众团体代表会、民主党派代表会代表登记表。在第九类任免材料归档中应注意：以红头文件下的任免通知不属于干部档案材料的收集范围。但在实际中，有些单位由于干部档案中缺少“任免呈报表”，而将任免通知归入干部个人档案，按照《干部人事档案材料收集归档规定》的要求，对已归档的任免通知可根据不同情况进行处理：(1)凡近几年内任免职务的，应填写“干部任免表”，同时将任免通知抽出转交文书档案或销毁；(2)因年代久远或单位变迁等原因无法补填“任免呈报表”的，任免通知可留在档案中。第十类其他可供组织参考有保存价值的材料：有残疾的体检表、残废等级材料；干部逝世后报纸报道的消息或讣告，悼词（生平），非正常死亡的调查报告及有关情况的遗书，大、中专分配报到证等。必须要注意，十类材料必须精炼和确有参考价值，不能把十类当作“回收站”。一般性体检表和超过五年以上的体检表、结婚证明、探亲报告表、干部调动介绍信、工资调动介绍信不归档。☆干部人事档案材料的排序与编目排序：其含义是指每类所含材料的排列顺序。1.档案材料的排序，必须遵循干部档案本身自然形成的规律，保持材料之间的内在联系和材料之间的衔接。2.档案材料的排序，是固定卷内材料的一种手段，必须以方便利用为原则。因此，材料的排序要有一定的规律性。3.鉴于档案立卷后仍处于动态性管理，因此材料的排序，还必须考虑到以后有利于新材料的补充。排序的基本方式1.按材料形成时间的先后进行排序。适合这种排列方式的有第一类、第二类、第三类、第四类、第七类、第九类、第十类。以第一类材料形成时间排列登记目录为例（见附表一）类号材料名称材料形成时间一履历材料1中学生登记表1976年7月3日2招工登记表1976年9月1日3应征公民登记表1977年12月3日4退伍军人登记表1980年11月2日5职工登记表1981年1月5日6干部履历表1986年10月2日7附表一第一类材料排序编目登记２、按材料内容的主次关系进行排列一个类中有几个问题的材料，按主次及材料之间的联系进行排序，脉络分明，干部档案材料中的第五类、第六类、第八类就是按照这种方式。以第六类材料登记目录排序顺序为例（见附表二）类号材料名称材料形成时间份数页数六加入党团材料1入团志愿书1974年5月1日132入团申请书1972年4月1日123退团登记表1980年5月1日114入党志愿书1986年7月1日1125入党申请书1987年7月1日156积极分子培养登记1988年7月1日157个人申请转正报告1991年7月1日148组织对转正意见1991年7月1日12附表二以第六类材料登记目录顺序排序第五类、第八类的排列基本相同，排列顺序为：上级批复、结论（处分决定），本人对结论的意见，调查报告，本人检讨或交代，证明材料等。以第五类为例（见附表三）类号材料名称五政审材料1上级批复2结论3本人对结论的意见4调查报告5调查证明材料6本人交代材料附表三一次性审查材料排序编目登记同一问题多次审查材料的排序顺序以第五类、八类为例（见附表四）类号材料名称五政审材料最后一次审查（复查）材料1批复2结论处分或甄别结论3本人对结论或处分意见4其他问题的结论性材料第二次审查材料6（材料的排序内容同上）7附表四同一问题的多次审查材料目录排序登记3.按问题结合时间进行顺序排序一个类内有几个问题的材料，先按问题分开，在一个问题内按材料的形成时间顺序由远及近排列，这种排列方式特点是：眉目清楚，层次分明，干部档案材料中第四类、第九类就是用这种方式进行排序。第四类、第九类包括的内容较多，我们可以采取二级分类排列方式进行排序编目。（见附表五、附表六）类号材料名称四学历、培训、专业技术材料4—11初中毕业生登记表2高中毕业生登记表3大、中专院校报考登记表4入学通知书54—21短期培训登记表2结业证明材料4—31专业技术推荐表2专业技术职务评审表（初级）3专业技术职务聘任通知（初级）附表五以第四类为例目录登记排序类号材料名称九工资、任免、军衔、出国等材料9—11工人工资登记表（以下按材料时间排序）2转正定级工资表3干部工资定级表9—21聘用干部登记表（按材料形成时间排序）2聘用合同书9—31授予军衔审批报告表（按材料时间排序）2军队专业干部登记表9—41出国（境）人员登记表（按材料时间排序）2出国（境）人员备案表附表六以第九类为例编目登记全部材料按以上顺序排列好后，在每份材料的右上角用铅笔写上类号和顺序号。写法是：类号在前，顺序号在后，中间用一横线连接，必须用铅笔填写。如：3—1表示这份材料是第3类中的一份材料，其他依次类推，再如“9—1—1”表示这份材料是第九类中第一个问题的第一份材料，“9—2—1”表示这份材料是第九类中第二个问题的第一份材料，其他依次类推。写完类号和顺序号后，在编写页数。干部档案材料的编页不同于图书编页码，以每一份完整的材料为一份；材料页数的计算，采取图书编页法，每面为一页（没有正式干部情况文字的前后皮除外），印有页码的材料、表格，应如数填写。干部材料的编目分好类别、编好类号、页数号后，先要进行目录登记。目录登记的作用①介绍作用②固定作用③索引作用④检查作用目录登记的方法目录登记，必须按“干部档案登记目录”个格式里所列的项目逐栏进行登记。1.“类目”栏：填写类目号和每份材料的顺序号。类目号用汉字数字写，顺序号用阿拉伯数字写。为了使类目号和类目名称醒目、美观，都把类目号和类目名称刻成印章，这个印章叫条章，用时蘸上红色印油盖在类目的位置上即可。一履历材料二自传材料三鉴定，考察，考核材料四学历，培训，专业技术材料五政审材料六党团材料七奖励材料八违纪材料九任免，工资，军转等材料十其他可供组织参考材料每类条章盖在每类的卷首，暂时没有材料的也要盖上类目名称，以固定类目的位置，待以后再有新材料时“对号入座”。顺序号书写的位置，每份材料从1号开始往下编写，有多少份材料，就编多少号码。需要注意的是，每类后面都要留出适当的空格。一般来说，年龄小的多留些，年龄大的多留些。要求每一类约占目录一面，注意三类、四类、九类可适当多留出一面，每人至少要留6-7页目录。2.材料名称栏：材料名称是目录登记的核心内容。我们在实际整理档案过程中，应注意两个问题：一是对于过于冗长的标题，可采取缩写的办法