人事档案管理中存在的问题

人事档案管理中存在的问题人事档案管理工作是按照国家政策，在工作中形成的记载个人经历、政治思想、品德作风、工作表现、工作实绩、工资待遇等内容的文件材料，是人力资源管理与开发利用的重要依据，对个人成长起着重要作用。认识人事档案管理的作用，分析存在的问题和不足，切实做好人事档案管理工作，对于人力资源开发利用，促进经济社会的健康发展具有重要的积极意义。一、查找问题随着人事档案神秘性被打破，一些问题逐渐暴露出来。人事档案归档范围不适应新要求，归档材料重结论轻事实仍然严重，人事电子档案严重滞后，档案管理工作重管轻用，档案管理工作人员缺少工作激情，人事档案安全管理形势堪忧等等。这些问题的存在，严重制约了人事档案管理工作的健康发展。1.归档问题（1）法律、法规规定的归档范围太过狭窄。一是现行的“归档规定”中的“具体要求”缺失较多，如非上级党政机关、非人民团体、非干部所在单位（比如国际组织、个体国民、外单位）予以表彰的先进事迹并未指明是否归档。二是收集归档的材料不全面，不准确，不能全面反映个人的经历和德才，如：“义务献血纪录、慈善行为纪录、自愿者行动纪录、助人为乐行为纪录、扶贫济困纪录、NGO贡献纪录以及反映个人业务能力、技术专长、业余爱好等的材料，这些大部分均构不成本单位认可”的先进事迹，是否列入归档范围尚无明确规定。三是个人音像、图片材料也未指明是否归档。（2）归档材料重结论、轻事实倾向严重。由于个人档案材料是由本单位档案管理人员收集制作，且大部分事件、事迹、表现等材料均由本单位领导下结论，因此个人档案的客观性、公正性不可避免地会大打折扣。比如：职业微创新在发达国家非常受重视，往往作为相关人员晋升、加薪的重要依据（丰田公司、微软公司便是如此），而我们国家只对获得国家发明专利或被有关部门评奖的创新发明、科研成果鉴定材料进行归档，而生产实践中的微创新却多被领导疏虞。领导没有给出结论的自然也不可能归入个人档案。另外一种情况，由于我们国家的体制原因，很多非职业创造发明同样得不到单位认可，对于这类材料显然也不可能被真实记入档案。即使有些事实清楚的事迹，被重视的往往只是推荐、审批表，而事迹材料的收集整理却空洞乏味，套话连篇，无法全面公正地反映真实情况。2.人事档案数字化程度不高很多单位只是将个人基本情况、档案目录及本单位制作的材料输入计算机，对单位以外收集来的材料，如：文字材料复印件等，由于输入工作量较大，通常不被录入计算机；另一种情况，由于纸质档案容积有限，按《干部人事档案材料收集归档》规定，评定专业技术职务（职称）时干部本人写的论文、技术报告、技术设计图纸、毕业设计、答辩记录、入学通知书、创造发明说明书、科研成果文件材料、著作、译著和获奖论文等内容均不归入本人档案，因此，自然也不能归入个人电子档案。21世纪一十年代是由互联网向计算机转化的时代，很多人事记录材料、各类鉴定材料都是以音像、图片（比如：重要现场报告、重要学术演讲、舍生救人、抢险救灾、处置群体性突发事件、现场采访、技能竞赛等）的形式存在的，这些音像、图片资料往往比文字资料更能生动、形象、准确地反映个人的实际情况，但由于这类材料是否归入个人档案，《干部人事档案材料收集归档规定》并未明确规定。因此，这类材料通常不能归入个人电子档案。3.档案管理工作重管理，轻利用根据《中华人民共和国档案法》之规定：“地方各级各类档案馆是集中管理档案的文化事业机构，负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案”；《干部档案工作条例》第八条规定，干部档案管理部门有十项职责。很多档案管理人员将大量的时间和精力用于档案的接收、收集、审核、分类、排序、编目、技术加工和装订成卷等整理以及防火、防蛀、防霉变等等仓库保管工作，却没有认真思考如此辛苦地做这些枯燥乏味的工作是为了什么。就像人们常说的“抄抄写写、守好摊子而已，不丢不泄、查阅外调工具”，故而也就没有几个管理者对人事档案材料进行认真细致地分析研究，建立人事记录及人才技能库，也就无法充分掌握所管范围内的人才信息，不能为人事档案的开发利用提供专业支持。4.提高人事档案管理员胜任力缺乏新动力据2003年统计，各级国家综合档案馆共有工作人员23086人，其中具有副高级以上职称的有1798人，占全部人员的8%；在有职称的人员中，人数最多是馆员，有6443人，占全部人员总数的28%；其次是助理馆员，有5777人，占全部人员总数的25%；无职称的人员7588人，占全部人员总数的33%（注：以上数据引自《论档案人员的教育培训》，作者：贾慧娟）。从以上数据可知，我国只有8%的人员具有较高水平，而有三分之一的人员属于新手或外行，这说明我国档案管理的总体水平不高。现在已进入21世纪一十年代，很多具有较高水平的管理人员已经退休或退居二线，新一代的大、中专院校毕业生管理经验和管理激情存在较大问题。一名能力较强的管理人员，除应具备文书学、档案管理学、档案文献编纂学、档案保护技术学、档案术语学、比较档案学、档案法规学、中国档案事业史、世界档案事业史、档案学史、事业管理学、科技档案管理学等基本知识及组织文字材料的写作能力，具备历史知识、古汉语知识、档案宣传和展览、领导学、管理学、图书馆学、情报学、新闻学、编辑学、出版学等相关的专业知识外，还应掌握外语技能、档案微缩复制技能、计算机辅助档案管理等；并且还应具备稳定的心理特质，外倾的性格特质，较高的道德水准，较强的成就动机，较强的演讲能力。然而，现在很多管理人员由于患上了职业倦怠（档案管理人员对所从事的工作没有兴趣和缺乏动力的情况下，产生的一种身心疲惫和厌烦感的心理状态，从而导致其能力和工作效率的降低）职业病，他们工作效率低下，对未来充满迷茫，不知该如何规划自己的未来，来自各方面的压力不知该向何处疏泄，单位的很多激励制度都对他们无效。对于这些人员，不要说让他们全面掌握上述知识和技能，恐怕常规的收集整理、保管工作都显得不堪重负，力不从心，哪还有激情去提高自己的工作胜任力。5.人事档案安全管理问题不容忽视（1）假档。在实际档案中“三龄一历”（年龄、工龄、党龄、学历）虚假现象较为严重。一些手中有权之人为了达到某些不良目的，将年龄幼时改大（比如：未达到规定年龄不得参加奥运会），成年时改小，学历改高；更有甚者，对评审事件材料造假，毁掉不良记录。（2）失档。由于纸质档案通常只由本单位保管，因本人自动放弃的档案通常发往原籍保管，若遇管理地发生火灾、水灾、地震（汶川地震时，北川很多档案永久丢失）、海啸、泥石流（舟曲泥石流很多档案被冲走丢失）、群体性暴力事件（瓮安群体性事件造成公安户籍档案被部分烧毁）等灾难时，纸质档案和电子档案都将很难幸免，对造成永久遗失的档案将无法复原。还有个别情况，因发往原籍过程中管理不善或因盗窃案而发生档案丢失，将造成无法弥补的损失。以上这些问题的存在，造成了人事档案完整性、真实性、安全性、及时性、规范性下降，从而降低了人事档案的开发利用价值，这对我国的人力资源开发利用将造成严重的不良影响。因此，解决这些问题，完善人事档案管理刻不容缓。二、方案建议找出问题只是第一步，如何解决问题需要大家共同探讨，共同与时俱进，只有这样才能使人事档案管理适应“十二五”新形式下的新需要。1．充实修改有关法律、法规新时期的干部人事档案管理已逐步由“封闭式管理”向“开放式管理”过渡，但目前的法律、法规都停留在20世纪八、九十年代，显然已不适应新时期的发展需要，国家应尽快修改制定能适应新时期人力资源开发利用的新的法律、法规，以便从政策层面规范人事档案管理工作，同时应明确细化人事档案管理工作的具体要求。一方面，目前的人事档案材料来源非常广泛，社会性很强，因此，不能只狭义地从本单位、本系统收集领导认可的材料。比如：国际组织、外国媒体的事迹报道，市场组织的专业技能竞赛获奖材料，业余爱好材料等。另一方面，现在是实事求是、与时俱进、构建和谐的时代，制定法律法规上，应注重真实事迹材料的收集整理，减少或简化一些结论性、定性的鉴定表、评定材料、审批表，即重事实轻评价，特别是要逐步淡化政治主导人事档案。德、能、勤、绩、廉五方面虽然都是重点，但只有能、勤、绩突出的人才是可用之才。因此，在归档材料的取舍方面应注重事实材料的准确性，少作结论性评价。事实和事迹都用不着审批的，任何事情，既使是法律制定和修改这种大事仅仅依靠少数专家、几个领导确认是远远不够的，也是霸道的和不公平的。2．扩大电子档案收集范围电子档案与纸质档案相比最大的特点是用最小的空间储存最大容量的信息，电子档案馆可以完成纸质档案馆无法完成的储存大量信息的任务。因此，建议国家尽快制定与电子档案相关的法律、法规，在政策层面规范电子档案管理工作。在此之前，我们各级档案部门应加大人力物力，对以前的纸质档案采取扫描等方式（如：数码录音笔、数码相机、数码摄像机等）进行材料收集，以便同时完成电子档案和纸质档案的要求。在个人基本信息方面，应将个人体貌特征等录入计算机，建立完整的个人数据信息库；将个人的著作、译作、科研成果、学术论文等全文收入电子档案；将收集到的图片、声像资料归入电子档案；将人事记录归入电子档案，为建立人才技能库提供技术支持。3．把人事档案管理的重心转向开发利用抛弃“人事档案是控制工具和手段”的过时观念，更新人事档案管理者的“保管员”、“投递员”思维，由传统的档案保管者转为人才信息的管理者。要充分认识到人事档案是人才信息的重要载体，是人才的重要信息之源，是知人善任的重要依据，必须投入更多的精力对人事档案材料进行分析研究，有目的（如：扩充新内容）、有重点（如：强调“个性化”）、有计划（如：减少主观内容，摈除冗余内容）地采集整理使用者所需要的档案资源，更加及时、准确、高效地提供给使用者。对人事档案进行开发利用，可仿效“索尼”建立人事记录，通过审阅以往的人事记录，可以发现哪些候选人现在所从事的工作是低于他们所具有的知识水平和能力水平的，可以发现哪些人具有发展潜力，人才需要哪些方面的培训；可以发现哪些人已经具备了从事空缺职位的能力与背景。建立人才技能库，当某一部门有空缺时，即将接受过该部门技能培训或者具这种能力的人都列出来，然后由人事部门直接与这些人对接，征求他们对该部门的意见和建议，并适时选出恰当的人选。4．建立激励机制，发挥主观能动性训练档案管理人员的操作能力、管理能力、学习能力，培养爱岗敬业、求真务实、甘于奉献的精神，营造良性竞争氛围、健全考核评估制度、加强培训学习等等措施都有助于管理水平的提高。但笔者认为，要提高档案管理人员管理水平，关键在于发挥管理人员的主观能动性，而发挥主观能动性的动力是建立一种激励机制，使管理人员对档案管理工作始终充满激情，产生无穷的使命感、责任感、归属感、认同感和成就感。根据马斯洛的需求层次理论，自我实现是人的第五层次，也是最高层次的需求，只有让管理人员有追求最高层次需求的机会，才会有动力发挥自己的最大潜能。自我实现的需求是一种精神层面需求，它比物质需求更高一个层次。比如奖金发放，金额不可能超越其他部门，对管理人员自然起不到多少激励作用；又如提拔晋升，容易弄巧成拙，误入彼得原理（在一个等级制度中，每个雇员都倾向于晋升到不能胜任的地位）陷阱。笔者对这种机制的阐述为，改变档案管理人员“保管员”、“投递员”身份，赋予管理人员直接参与人力资源开发利用的权力。用专业的人做专业的事，是这个时代的必然选择，让管理人员利用自己的专业优势对人事档案材料进行解读，对用人单位进行专业指导。就像人们常常看到的，打扫少林寺藏经阁的老和尚往往是武功修为最高的人，大英博物馆的管理员往往就是智者（比如：毛泽东——一个伟大的智者，曾经在北大图书馆当过管理员）。可见，一名人事档案工作者也可以成为博学的导师，人才的推介专家。只要档案管理人员变成了人力资源开发利用的直接参与者，他们就会自觉地提高自己的政治修养，坚定自己的政治态度，培养自己的政治洞察力，加强自己的保密意识；就会将档案工作当成自己终身追求的事业，完善自己的服务意识，追求实事求是的工作作风；就会自觉不断提高专业素质，积极练就过硬的专业技能和健康良好的身心素质，就会像“