人事档案管理实用教程

1人事档案管理实用教程(讲义)2人事档案管理实用教程（提纲）一、人事档案管理的一般概念简介（一）概述人事档案的起源与发展、现状。（二）人事档案的定义人事档案的一般定义。企事业单位职工人事档案的概念。（三）人事档案的属性1、集合性2、认可性3、专门性4、真实性5、现实性6、动态性7、保密性8、权威性（四）人事档案的种类划分1、按工作单位的性质来分。2、按职责和专业来分。3、按人员管理的权限来分。4、按职务级别和影响程度来分。5、按政治面貌来分。6、按是否在岗的情况来分。36、按是否在岗的情况来分。7、按载体形式来分。（五）人事档案的内容与分类人事档案正本。人事档案副本。（六）人事档案管理体制、机构与人员配备我国人事档案实行集中统一、分级负责的管理体制。二、人事档案管理的一般操作规程（一）人事档案的收集与补充1、人事档案的收集范围2、人事档案收集的途径3、人事档案的收集方法4、建立收集补充制度（二）人事档案的鉴别1、人事档案鉴别工作的内容2、对不在归档范围的材料的处理（三）人事档案的整理1、人事档案整理的基本要求2、人事档案整理的范围3、人事档案的正本与副本4、人事档案的整理步骤45、整理人事档案应注意的问题（四）人事档案的保管与保护1、硬件2、软件（五）人事档案的统计1、人事档案管理各环节的数量状况统计2、档案库房和人员情况的统计（六）人事档案的提供利用1、人事档案的查阅2、人事档案的外借3、提供复制件和加工件服务（七）人事档案的转递1、人事档案转递工作的基本要求2、人事档案转递工作的方式（八）干部职工特殊变动情况下的档案管理三、人事档案现代化管理简介四、干部人事档案相关管理制度介绍1、《干部人事档案材料的收集制度》2、《干部人事档案材料鉴别归档制度》3、《干部人事档案整理工作制度》54、《干部人事档案安全保密制度》5、《干部人事档案查（借）阅制度》6、《干部人事档案的转递制度》7、《干部人事档案的检查核对制度》8、《干部人事档案管理人员工作职责》2011年4月6人事档案管理实用教程云南省档案局陈建丽一、人事档案管理的一般概念简介（一）概述P224随着我国市场经济的发展及人事制度改革、新的用工制度的发展与需要，人事档案的重要性日益为人们所认同。简言之，凡涉及到识人用人、人员流动任免、落实个人待遇等等，无不以人事档案为依据。人事档案产生于人事管理活动。自从有了国家政权，有了对人的管理，就有了对人进行记录和管理的人事档案。中国现代人事档案工作起步于中国共产党建立之后开展的革命战争年代，建立于新中国成立之后。目前人事档案制度基本建立，人事档案的管理工作逐步规范化、标准化、科学化，全国规模的人事档案工作体系基本形成。与此同时，人事档案管理的理论研究也取得初步进展，出版了一系列有关人事档案管理工作的专著及大量的研究论文，有关部门（中共中央组织部、人事部、劳动部、国家档案局等）还发布了一些有关人事档案管理的行政规章。这些专著、研究论文、工作规章在对人事档案工作的基础理论进行探讨研究的同时，总结了我国人事档案管理工作几十年的经验与教训，对7人事档案管理工作作出了一些具体、明确的规定，对我们从事人事档案管理工作具有很强的指导意义。目前作为具体从事人事档案管理工作依据的主要有这样一些：○1《干部档案工作条例》、○2《干部档案整理工作细则》、○3《关于干部档案材料收集、归档的暂行规定》、○4《企业职工档案管理工作规定》、○5《流动人员人事档案管理暂行规定》、○6《国家教委委属高校干部人事档案工作暂行规定》及一系列有关干部人事档案工作目标管理方面的文件材料（《干部人事档案工作目标管理暂行办法》、《干部人事档案工作目标管理考评标准》）等。云南省委组织部、省档案局在对上述条例、规定进行转发并贯彻实施的同时，也出台了相关的实施意见，具有很强的可操作性。以上这些行政法规和业务规章的发布与贯彻实施，使人事档案管理有章可循。（二）人事档案的定义Q14人事档案一般定义为：人事档案是在组织人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案。简言之，人事档案即是记录和反映个人德能勤绩等方面情况的，经组织认可归档保存的个人材料。它是国家档案的重要组成部分。个人履历、自传、学历、各种鉴定、考核材料、政治历史、社会关系情况的审查材料、加入党派的材料、任免、录用、聘用、8奖惩材料、工资级别等其他对组织有参考保存价值的材料都可以归入人事档案。这里，介绍一个目前最常见的概念：职工档案。这是目前数量最多，也是最普遍的一类人事档案。一般干部和职工的人事档案与工人档案统称为职工档案。可以简单定义为：职工档案主要是指企事业单位的一般干部、职员和工人的人事档案。职工档案是职工个人经历、思想品德、工作态度、业务技能与成绩、奖惩等情况的综合反映，由各种招工、转干、聘任、体检、考核、政审、鉴定、工资、奖励、处分等方面内容的表格和文字材料构成。Q77（三）人事档案的属性Q15-17人事档案主要具有以下属性：1、集合性。人事档案是以个人为单位，按照一定原则和方法组成的专卷或专册，集中反映了一个人成长的经历、政治状况、业务实绩等全貌。卷内的每一份材料，都必须反映该人的情况，不得夹杂或混入别人的材料，也不能将该人的材料肢解割裂，分散在不同的部门保管。因此，人事档案是集合性的材料，以职工个人为主线，集中反映该职工个人的历史全貌。2、认可性。人事档案材料不是杂乱无章的的堆积，也不是任意放进去或编造的个人材料，而是经组织、人事部门认可的个人材料。人事工作的中心任务，就是识人用人，知人善任。因此组织、人事部门经常采取各种形式了解人员的经历、表现、才能、9成果等情况，需要个人填写履历表、鉴定、小结、成果表、考核材料等，所有这些材料，都必须得到组织的认可，不能随意填写，更不能私自放入个人档案中。个人的学历、文凭等都应经过组织认定、盖有公章，而不应该是伪造的。在市场经济条件下，有些人为了谋取个人私利，骗取钱财，伪造假文凭、假档案的事时有发生，但这绝不是科学意义上的真实的人事档案。3、专门性。人事档案是一种专门档案。包含三层意思：○1是组织、人事工作专门领域形成的档案；○2其内容具有专门性，自成体系，反映人事管理方面的情况；○3人事档案具有专门的形式和特定名称种类，如关于人事方面的各种登记表、考核材料等。4、真实性。人事档案能真实客观地反映个人的本来面貌。真实性是人事档案的生命，是人事档案发挥作用的基础和赖以存在的前提。凡归档的材料必须实事求是真实可靠。5、现实性。人事档案是由组织、人事、劳资等部门在现实的人事管理活动中形成的、反过来又作为现实的人事管理工作的重要依据，为现实的人事管理工作服务，因而具有很强的现实效用。6、动态性。随着时间的推移和个人的成长，人事档案需要不断根据每个人的实际表现的记载不断补充内容，并随人员的流动而流动，因此人事档案始终处于“动态”之中。（人事档案建立以后，不是一成不变的，并不意味着人事材料归档的完成和收集工作的结束，它是一个根据形势的发展和各个历史阶段对每个10人的实际表现的记载不断补充内容的过程；也是一个随着人员的流动而流动的过程。）人事档案的管理无论是检索工具的编制，还是档案实体的整理，都以其“动”而区别于其他门类的档案。一方面，人事档案涉及的个人大多数仍在各个领域各单位从事社会实践活动，继续谱写自己的历史，这就决定了人事档案须随个人的成长不断增加新的内容，以满足人事工作的需要；另一方面，人事档案涉及的人员是不断流动的，调动、晋升、免职等情况经常发生，随之而来的是当事人工作单位和主管其人事档案的单位的变动。因此，人事档案须随人员的流动经常转递和流动，变换工作单位和管理部门。其动态性特征主要表现在以下三个方面：（递增性、转移性、波动性）○1递增性。人事档案最显著的特征是，卷内档案材料呈递增趋势。一个人从家门或校门走上工作岗位后，他的档案材料数量与其工作年限成正比。比如转正定级、职务任免、工资晋升、入团入党、考察奖惩、职称评聘等，其材料与日俱增。○2转移性。“档随人走”是人事档案的又一动态管理特征，凡人员调动、军队干部转业、学生毕业分配等等，其档案都随人员转移到新的工作单位。○3波动性。一般而言，传统的文书档案的卷内文件材料装订后，其信息不再变动。而人事档案的卷内信息除了拥有递增性特征外，还体现在信息的历史波动性。比如，体现在职务和工资的11升降方面：有的干部任职以后又免、撤、改职，免、撤、改职后又复原职；有的干部晋升工资后，因某种原因又降了工资。体现在工作单位的变动方面：有的人员调离原工作单位后又调回，调回后又再度调去别的单位，等等。诸如此类，都使卷内信息呈波动性。7、保密性。人事档案中记载了个人的自然情况（姓名、别名、出生地、出生年月、家庭成员）、个人健康、婚姻状况、工资收入、政治面貌、业务成果、职务职称、奖惩情况、专业特长等各方面情况，其中有些涉及个人隐私、与该档案人有关的重大事件、工作失误等内容，在相当时期内是保密的，不能对外开放，以确保个人权益和国家利益不受侵犯。一般只能由组织人事部门掌握，并建立严格的保密制度，不得随意公开与扩散，特别是领导干部、著名科学家、知名人士，其人事档案内容的机密性更强。8、权威性。正因为人事档案具有认可性、真实性等属性，因此人事档案内容具有较强的权威性。反映一个人面貌的材料，只有从人事档案中查阅才是最可靠、最权威的。（四）人事档案的种类划分Q65传统的人事档案包括干部档案、工人档案、学生档案、军人档案四大类，已不能涵盖和囊括一般人事档案的内容，远远不适应现代社会发展的需要。目前，人事档案已发展为档案的一大门类，用不同的标准，从不同的角度，可以从宏观上将其进行以下分类：121、按工作单位的性质来分，可分为党政军机关人事档案、企业单位人事档案、事业单位人事档案、集体单位人事档案。继续细分下去，党政军机关可分为党委机关、政府机关和军事机关；企业单位可分为工业企业、农业企业和商业企业，亦可分为国有企业、外资企业、合资企业、民营企业；事业单位可分为学校、医院、新闻单位、研究所、文艺、体育机构等。2、按职责和专业来分，可分为国家公务员档案、科研人员档案、教师档案、医生档案、护士档案、运动员档案、演员档案、财会人员档案、企业职工档案、军人档案、记者档案、编辑人员档案、学生档案等。3、按人员管理的权限来分，可分为中央管理人员档案、部管人员档案、省（市、区）管人员档案、厅（局）管人员档案、地（市）管人员档案、县管人员档案、厂管人员档案等。4、按职务级别和影响程度来分，可分为高级人员（高级干部、高级知识分子、高级技师等）档案或名人档案（著名政治活动家、著名科学家、著名演员、著名运动员等），中级人员档案、一般工作人员档案。5、按政治面貌来分，可分为中共党员档案、共青团员档案、非党团人员档案或民主人士档案。6、按是否在岗的情况来分，可分为在岗人员人事档案、待岗人员人事档案、流动人员人事档案、下岗人员档案、离退休人员人事档案等。137、按载体形式来分，可分为纸质人事档案、磁质人事档案、电子人事档案或数字人事档案等。还可从另外的角度和标准对人事档案进行分类。现较常见的主要有：国家公务员人事档案、企事业职工档案、教师与科研人员人事档案、学生档案、流动人员人事档案等。虽然各种人事档案具有共性，都是人事管理方面的内容，是个人自然状况、社会经历和现实表现的记录，但由于工作性质的不同，因而其具体内容和要求是有差异的，应根据各类人事档案的特点进行归类，组成各具特色的人事档案管理体系。我们这里所讲述的主要是有关人事档案的最基本的、普遍性的知识。（五）人事档案的内容与分类各级人事部门对所管理的干部、职工都要建立人事档案。人事档案一般分为正本和副本。正本必不可少，而副本则根据需要建立。一般高级领导干部或同时受几个部门管理的干部就要建立人事档案的副本，以备工作之需。人事档案正本的内容主要包括：○1履历材料；○2自传材料；○3鉴定、考核、考查材料；○4学历和评聘职称材料；○5政审材料；○6参加中