人事管理资讯系统教育训练讲义

1桃園縣政府98年度人事管理資訊系統教育訓練講義楊梅鎮公所劉美雲主任壹、2k資料整理簡要重點一、21表資料（一）人員應包含現有編制內正式人員，不含代理教師。（二）如將代理教師資料輸入2K中，表二-現職之一「人員區分」請選擇「代理教師」而非「教育人員」，並請清除報送權責機關。二、報送權責機關清除方式：（一）人事傳輸子系統→機關傳輸參數設定功能→機關傳輸參數設定→報送權責機關設定→選取欲清除報送權責機關之人員→勾選「清除資料報送權責機關設定」→確定（二）至「表二-現職之二」查詢報送權責機關是否已清除。三、離職人員（包含退休人員）2k資料※離退人員辦理「卸職」、調出人員辦理「卸職」後「資料抽檔」→上傳人事局1、個人基本資料子系統→「表二-現職之二」→卸職資料填報→以「特定人員方式傳出」報送人事局應為「空白」22、至ecpa人事行政網→應用管理系統→A1人事資料報送查詢→確認「異動資料是否已入檔」（接收入檔紀錄→自動已入檔→錯誤筆數→錯誤訊息檔名）3、至ecpa人事行政網→應用管理系統→C2人事資料考核系統→確認該辦理卸職人員是否已離職。※調出人員資料抽檔：辦理「卸職」並傳送新任服務機關個人基本資料子系統→「表二-現職之二」→卸職資料填報→人事傳輸子系統→機關人員資料傳出→傳出個人全部表號→新增→選取人員→「以特定人員方式傳出」（不要勾）→報送人事局格式→新增接收機關（即新職機關）→機關人員資料接收→個人資料接收。四、調入人員資料入檔（一）步驟一：辦理「資料接收入檔」人事傳輸子系統→機關人員資料傳入→個人資料接收→報送機關設定為本機關（二）步驟二：基本資料子系統→表二-現職資料→辦理「新任」（切記！勿逕行修改原服務機關為本機關，否則會造成原服務機關服務經歷消失）（三）以補送異動檔方式報送人事局並請於報送資料入檔後至C2人事資料考核系統（考核資料查詢→人事資料→現職正式）中確認該新進人員是否已納入現職人員中，如無請查明原因後修正再報送。3五、留職停薪人員資料（一）請於表35中鍵入留職停薪人員相關資料並以異動檔傳送人事行政局，復職時亦同。（二）請勿辦理卸職且毋須清除報送權責機關。貳、傳輸作業子系統一、配合人事資料報送服務網，P2K人事傳輸子系統版本至少須更新至2.0.8含以後之版本。（一）使用【異動檔資料報送】，系統會先判斷網路是否有連線功能（二）異動檔報送：1、請先將〝連線報送服務網〞ˇ拿掉，異動日期起日請填註最後一次報送異動檔且已入檔成功之日期，按『報送人事局格式』。2、上傳需先行將異動檔或特定人員報送資料傳送至硬碟、a磁碟或其他隨身儲存裝置。※異動日期起迄期間內若有人員表2【卸職原因】代碼為2001、2002、2003調升、平調、降調他機關者，同時亦會產生一全部人員表號資料-[調至他機關格式]之檔案一併傳送出去。43、至ecpa-人事資料報送服務網→點選〞瀏覽〝→點選出檔案所在位置→點選〞上傳〝。4、人員到職初建檔下載：若新進人員是由別處機關調職過來的，可以用此功能向原機關下載人員資料，輸入原服務機關代號與報到者的身份證號，按下查詢，若報到者的資料已上傳至網站，則可以直接按下下載，來取得資料；若原機關尚未整理上傳，則會出現如上畫面，此時我們可以點擊「稽催」按鈕，來通知原機關趕快處理。5【Q&A】※點選「報送人事局格式」欲進行人事資料傳出時，會出現「429ActiveX元件無法產生物件」錯誤，應如何處理？本項問題應係系統元件未正常註冊所致，可參考下列步驟處理：（1）點選Windows畫面左下方「開始」，再點選「執行」。（2）請於「執行」對話框之「開啟」欄輸入指令字串：regsvr32c:\windows\system32\prjencdeclib.dll，再點選「確定」。（3）接著應會出現「DllRegisterServer在c:\windows\system32\prjencdeclib.dll成功」對話框，表示元件已註冊成功，請點選「確定」。（4）再重新進行人事資料傳出作業。※為何異動傳輸仍然更新不了舊資料，或以特定人員初建檔傳輸資料仍無法更新或覆蓋？人事局資料庫資料皆是由各機關學校所報之異動傳輸來更新；若資料仍更新不完整時，則以特定人員初建檔方式來報送更新之。而若以特定人員方式來報送，仍無法更新成功時，一般皆是發生在報送資料當時該員表二派令生效日期比人事局資料庫表二已有之派令生效日期較早所造成的,其處理情形茲分述如下：（1）機關p2k資料庫表二派令生效日期早於局資料庫派令生效日期時，其解決方法：更正貴機關p2k資料庫該人表二派令生效日期後，再以特定人員方式來報送即可。（2）若仍確認自己p2k資料庫該人表二派令生效日期是正確的，但仍有上述(1)情形發生或是發現局資料庫該人表二派令生效日期為亂碼(如＊０９０１)時，解決方法：述明此種情形及該人身分字號、姓名，並附加上該人之特定人員傳輸檔，註明：先刪除後入檔，e-mail到客服信箱[e-mail]，便有專人處理之。※P2K人事傳輸以EMAIL報送顯示已傳送成功，為何A1.1人事資料報送查詢仍無法查詢到上傳記錄？（1）報送人事資料為個人全部表號資料(檔案名稱為【身分證號.ZIP】或【身分證號.VA】)則會被剔退。(傳送個人全部表號資料時記得要勾取【以特定人員方式傳出】之核取方塊)。（2）報送人事資料內含相片檔亦會有問題。(請至其他機關傳輸參數設定中將【相片資料傳送】之核取方塊打勾取消掉)（3）報送人事資料時是按【2產製XML格式】方式傳出，亦會失敗。(請改以【1報送人事局格式】方式重新傳出即可。)6（4）電腦作業系統環境造成送出的mail中沒有附加傳輸檔—例如：可能是安裝某些讀卡機驅動程式或是安裝某些軟體時,導致元件在系統中註冊有誤，解決方式請參考ECPAQ&AQ000731（5）可能是設定的外寄郵件伺服器未將信件轉送人事局，解決方式說明請參考ECPAQ&AQ000114參、人事資料考核方式：根據每月報送行政院人事行政局之人力資源、待遇及個人基本資料，進行4個考核項目（人力資源管理系統報送情形10％、待遇資料報送情形10％、現有員額數考核10％、個人人事資料正確性70％）之查核。一、人力資源管理系統報送：當月報送資料情形（一）各報表須於每月15日以前完成報送，始採計分數；每月15日前報齊：100分；每月16日後報齊（或當月未報齊）：0分；報齊日為最後報送項目的報送日，若有一項未報送，則無報齊日。（二）人力資源管理系統報送情形佔人事資料考核成績10%。（三）填報資料基準日：1、身心障礙與原住民報表資料之截止日期為當月1日。2、現有員額與技工工友報表之資料截止日為上月月底。（四）填表說明：表一--進用身心障礙調查表填寫項目說明公、勞保人數以每月1日參加勞保、公保人數為準。依法應進用身心障礙人數＊進用重度身心障礙者，每進用1人以2人核計；填寫時僅須填列實際人數，電腦會自動計算。＊各機關學校所進用之身心障礙員工，其月領薪資總額未達基本工資者，不得計入定額進用身心障礙員工計算。表二--原住民情形調查表填寫項目說明備註原住民地區非原住民地區公務人員五類人員五類人員現有參加公保人數或現有約僱五類參加勞保人數具公務人員任用資格者僱用約僱人員、駐衛警察、技工、工友、駕駛、清潔工、收費管理員、其他不須具公務人員任用資格之非技術性工級職務總額同左如經列為出缺不補者，不予列入前項總額計算之依法應進用原住民人數具公務人員任用資格者，進用原住民人數應不得低於現有員額之2﹪。應有1/3以上為原住民。每滿100應有原住民1人，滿50人未滿100人應有原住民1人第五條規定計算應僱用進用之原住民人數，未達整數者，不予計入。實際已進用原住民人數實際進用具公務人員任用資格者。實際僱用五類人員人數。實際僱用五類人員人數。7表三—技工、工友、駕駛調查表本表所稱工友（含技工、駕駛），係指各級行政機關、公立學校適用「工友管理要點」之編制內工友（含技工、駕駛），不含測量助理、清潔隊員、臨時工等。填寫項目說明預算員額數係指核定員額。現有員額數係指調查當時各機關之現有員額數。依規定得置人數依設置基準計算工友員額，其餘數均不予列計。本月退離人數係指填表當月份，關辭職、解僱、退休、資遣、死亡及其他退離原因者。缺額人數係指預算員額數扣除現有員額數，加上本月退離人數之合計（E=A-B+D）超額尚未退離人數係指現有員額數扣除下列二種人數後之人數（1）依規定得置人數（2）本月退離人數。（F=B-C-D）表四—各機關現有員額調查表填寫項目說明政務人員副縣長填於「政務人員比照簡任」欄。民選首長包括縣市、鄉鎮市長。職員機要人員係指依「各機關機要人員進用辦法」進用者。聘任人員係指比照「教育人員任用條例進用」或「中央研究院組織法」規定進用者，例如中研究研究員、社教機關研究人員。醫事人員係指依「醫事人員任用條例」進用者。校護屬醫事人員任用條例任用者放在醫事人員統計；簡薦委任任用者，放在簡薦委人員統計。教師教師依「教育人員任用條例」進用者，含教官及護理教師。校長高中(含)以下學校填於教師欄。學校行政人員（銓敘及未銓敘）於簡薦委人員統計﹙依所占職缺判定歸屬﹚，舊制職員依本薪判定歸屬【本薪(不包含年功薪)230(含)以下歸委任，245(含)以上至450(含)歸薦任,475(含)以上歸簡任】。雇員(國內)係指依「現職雇員管理要點」進用者。聘用人員係指依「聘用人員聘用條例」進用者。約僱人員係指依「行政院暨所屬各機關約僱人員僱用辦法」進用者。工員指事業機構適用，行政機關、學校本欄皆填0。臨時員工（臨時人員）臨時人員定義：不佔機關預算員額，以業務費進用，全時辦公按月支薪者；各機關以工程管理費、其他主管機關之補助費(如國科會研究補助經費、勞委會就業安全基金)進用之人員亦須填列。◎留職停薪人員請於表35中鍵入相關資料並以異動檔傳送人行局，復職時亦同。◎「留職停薪」欄之人數，必須於「當月在職人數」欄中扣除。◎「年度預算員額」=「當月在職人數」+「缺額分析」◎判斷是否已上傳成功，可於畫面中自行檢視，若『上傳人事局』按鈕已消失，改為『修改』按鈕，則表示上傳成功；反之若仍有『上傳人事局』按鈕存在則表示該表未上傳成功。8二、待遇資料報送情形：本月份待遇資料考核，考核範圍為上月報送之待遇資料。如考核月份資料有誤請重新報送上月待遇資料（注意！資料年月）。（一）報送時機：1、第一周即報送並隨時至C2人事資料考核系統及B10公教人員待遇管理系統中檢誤。2、報送人數：請報送當月在職人員，不含留職停薪暨代理教師（代理教師薪津以「機關工作費」整筆報送）。（二）填表注意事項：報送人數須與下列三項資料相符1、A4人力資源管理系統中各機關現有員額調查表「當月在職人數」。2、2K中應報送人事局人數扣除留職停薪人數。3、C2人事資料考核系統→考核資料查詢→人事資料→現職正式人數扣除留職停薪人數=待遇報送人數（三）待遇報送資料查詢：待遇福利子系統→待遇資料管理→待遇資料校對清冊列印→資料年月→執行（四）報送待遇資料：請於每月15日前報送完成PEMIS2K→待遇福利子系統→待遇資料管理→資料傳輸作業→資料傳出→輸入欲傳出之資料年月並檢查畫面上之參數資料，無誤後→點選「選取人員」→製作傳輸媒體檔→檢誤完成後出現對話方塊，將方塊顯示之檔案存取路徑記下來。電腦自動聯結ECPA→B10公教人員待遇管理系統→點選「進入本系統」→資料傳輸作業→待遇資料上傳→點選「瀏覽」→依據記下之檔案存取路徑選擇檔案→點選「上傳」。合計85人9上傳後第二天，至ECPA→應用管理系統→B10:公教人員待遇管理系統→資料傳輸作業→待遇資料上傳記錄查詢→待遇資料上傳處理記錄之報送年月是否正確、上傳處理記錄之「是否成功」欄→若為成功，表示資料上傳成功→若為異常，需點選「查詢」，依錯誤訊息至「個人基本資料子系統」及「個人待遇資料維護」修正，修正完成後「重新報送」。10三、現有員額數考核：（一）依各機關報送之個人人事異動資料，按月跑出月報統計數與人力資源管理系統各機關填報之實際員額數之誤差值。（二）亦即2k資料中現有在職人數