实用公文写作手册

目录第一章公文基础知识第一节公文的特点和作用/第二节公文的结构要求/第三节公文的语言要求/第四节公文的类型/第五节公文的表达方式/第六节公文格式的特点/第七节公文的行文规范/第八节机关公文用字规范/第九节公文写作要求及方法/第二章基本公文格式第一节公文版式/第二节公文拟稿的要求/第三节公文印制的要求/第四节公文格式/第五节公文的主题词/第六节公文的书面格式/第七节公文的成文日期/第八节公文的核稿和把关/第九节公文的签发、封发和归档/第三章公文写作解析第一节如何使用汉字/第二节如何正确使用句式/第三节如何运用模糊语言/第四节如何运用模态词语/第五节如何运用数字/第六节如何正确运用熟语/第七节如何正确运用简称/第八节如何正确运用事例/第四章法定公文起草格式与范例第一节命令（令）/第二节决定/第三节公告/第四节通告/第五节通知/第六节通报/第七节议案/第八节报告/第九节请示/第十节批复/第十一节意见/第十二节函/第十三节会议纪要/第十四节决议/第十五节指示/第十六节条例/第十七节规定/第五章常用公文起草格式及范例第一节工作计划/第二节工作规划/第三节工作要点/第四节演讲词/第五节总结/第六节调查报告/第七节专用书信/第八节会议记录/第九节组织章程/第十节办法/第十一节简报/第十二节细则/前言公文是公务文书的简称，是国家行政机关在进行行政管理、处理各种公务过程中形成的具有法定效力和规范体式的文字工具，是依法行政和进行各种公务活动的重要工具。规范的文书写作是企事业单位、行政机关执行规章制度和步入规范化管理的重要依据。一个标准化、规范化、高效化的企事业单位、行政机关需要一套完备而科学的文书系统做支点。经党中央、国务院同意，中共中央办公厅、国务院办公厅2012年4月16日联合印发《党政机关公文处理工作条例》，自2012年7月1日起施行。为配合《党政机关公文处理工作条例》的施行，国家质量监督检验检疫总局、国家标准化管理委员会2012年6月29日联合发布《党政机关公文格式》，也于2012年7月1日起实施。新《条例》和《格式》首次把党政机关的文种、格式、行文规则等进行统一，标志我国的公文处理工作实现历史性转变，步入统一规范的新阶段。本书以2012年7月1日起施行的《党政机关公文处理工作条例》和《党政机关公文格式》(GB/T9704—2012)为依据，密切结合党政机关公文写作与处理实际，全面系统地介绍了公文的写作格式与要求、公文的整体构思和表达技巧、行文规则、法定及常用公文的撰写、收发文处理规范等。能帮助读者全面掌握公文写作的基本技巧与起草格式，顺利写出高质量的公文。书中举例所用的公文范本均以最新最权威文本为主，更贴近时代和当下公文工作实际。在本书中，所有文体都简明定义，指出要点，列出模式。既有公文的一系列基本知识，又有写作技巧与文件处理的操作方法。书中所选各种例文，分别来自不同类型、不同层次的机关或单位，在贴近基层的前提下，更注重其适用性和针对性；同时，所选用的实例，也力求体现内容的新颖性和现实的指导性。本书中所有文体格式标准，一看就懂；范文规范，即学即用，能够帮助读者快速有效地提高公文写作水平。本书既可以作为各级各类公务员、秘书、文员的必读书，又可以作为公务员等考试参考书，亦可作为高校秘书学(文秘)、汉语言文学、工商管理、行政管理、档案、新闻等专业参考书。第一章公文基础知识实用公文写作手册第一节公文的特点和作用公文，全称公务文书，是指行政机关在行政管理活动中产生的，按照严格的、法定的生效程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。一、公文的特点1公文具有的真实性是指事实上的真实性与方针政策上的真实性，这是公文的一大原则。事实上的真实性一般是指:公文所涉及的事实以及所引用的材料和数据，必须是没有丝毫出入的，是绝对真实可靠的，是没有任何虚假和错漏的；而方针政策的真实性是指我们制定方针政策时也要从客观实际出发，科学地进行拟订，而且要遵循事物发展的客观规律。公文是我们进行公务处理的文书，这就决定了公文必须是根据实际情况的需要、针对具体问题而制定的，它有着明确的写作目的。因此，公文的真实性是非常重要的。2公文是党和国家行政机关处理公务、管理国家、传递政策、表达意志的手段和工具，是为解决党和国家的事务而制定的，因此，公文必须具有一定的规范性，这样才能使公文的撰写和处理有章可循，有法可依，才能准确地表达党和国家各个行政机关的意志，才能正确地发挥它的作用。公文的撰写从起草到成文，再到收发、传递、执行、立卷、归档、销毁等各个程序，都是要遵循一定的规范化制度的，公文还要具有特定的体式，甚至它的文体、结构、用纸的尺寸、文件标记都是有统一规定的，这就是我们所指的公文的规范性。3公文的撰写必须有法定作者，它是由法定的作者拟订和发布的。所谓的公文的法定作者是指依据法律和有关的章程、条例、决定成立的，并能以自己的名义行使其法定的职能、权利和担负一定的任务、义务的机关、组织或机关、组织的法定代表人。从另一方面来讲，公文的阅读与执行等工作也不是任何人都能够充当的，也就是说，公文的行文对象也是具有特定性的，不同的公文文种具有不同的阅读与执行对象，这是由公文自身具有的特定的功用而决定的。由此我们可以看出，作者与阅者具有特定性是公文这种文种所独有的特点。4公文是党的机关和行政机关行使管理职能、办理具体事务的重要工具，对国家政治、经济和社会生活的各个领域都有着指导作用，是维护和发展社会主义制度、建设物质文明和精神文明的保障。各级党的机关和行政机关制发的公文，都必须用来贯彻执行党和国家的有关政策，执行国家的法律和法令，丝毫不能偏离党和国家的政治目标和政策轨道。因此，公文是观点鲜明的文体，是严肃郑重的文体，是有着充分权威性的文体，要求作者必须有严肃认真的态度。5公文是党政机关、社会团体、企事业单位为了表达意志、处理公务等工作活动而拟定的，这就意味着公文必须要有一定的权威性，党政机关也必然要赋予公文这种特殊的地位。对于公文来说，它代表的是党和国家的各个行政机关，同样也代表着拟定机关的法定权威性，由此可以看出，公文是各级党和国家的行政机关处理公务、开展工作、管理国家的法定依据。因此，公文是具有特定的权威性的一种文体。6公文是党和国家行政机关、企事业单位等在处理党务问题、进行政务活动、技术活动和经济活动等公务处理过程中形成的。公文是宣布和传达行政命令、指导工作、报告和商洽国家事务的一种工具，是解决行政问题的手段之一，因此每一份公文都有具体的拟定目标和公务职能，这就要求公文进行公务处理、解决问题时要迅速、及时。所以，对公文的撰写、处理一般都是有严格的时间要求的。公文的时效性是指每一份公文都具有一定的时效，这种时效的产生一般有两种情况：一是文中明确规定的生效时间；二是以成文日期作为生效时间。公文时效的丧失除随着形势发展自然终止这种方式外，还有就是被新的文件所代替而终止。7公文的制作和发布是为了解决现实生活中出现的问题和矛盾，也是党和国家行政机关以及企事业单位传达意图，颁布法规，进行政治活动、商务活动和经济活动的工具，这就要求公文要有实用性，能够解决实际问题，能够在党和国家行政机关进行公务处理、传递意志以及在各个企事业单位的活动中起到真正的作用，公文是针对现实问题而拟定的，是为我们的现实生活服务的。因此，公文是具有很强的实用性的一种文体。8公文是一种具有规范的体式，具有统一规定的文种，它的格式和行文等方面都有一定的规则，不是任何机关、单位或团体可以随意进行标新立异的。它的拟定必须要遵循统一的规范，而且每种公文只适用于特定的范围，用来表达特定的内容。为了更好地维护公文的权威性、准确性，国家有关机构以法规、标准等形式对公文的文体、结构、格式等写作规范都作了统一的规定。公文的拟定者都必须遵循这些规范。随着社会和科技的发展，公文的标准化和公文处理的现代化已逐步提上日程，公文的体式也将会有更严格的要求。9公文的处理活动是党和国家行政管理工作的一部分，它的处理质量、过程和处理的结果直接关系到国家利益和广大人民群众的切身利益。因此，公文的处理程序也是具有高度的政治性、权威性、周密性和机密性的，它的处理过程是必须要履行法定的程序的。公文有执行效用，为了保证它的有效性，国家有关机构规定了各种公文的处理程序，公文的拟定者与处理者必须要遵循这种特定的程序。二、公文的作用公文是党和国家行政机关、社会团体、企事业单位以及其他社会组织行使法定职权、处理日常事务的工具，是应用文中最重要、用途最广泛的一种文体，它具有以下几个方面的作用，并且这些作用不是孤立的，而是相互联系的，是一个不可分割的整体。1用从公文的含义中我们就可以看出，党和国家各个行政机关所使用的公文中，大部分是用来颁布行政法规、发布各种命令、制定法律的。公文的这种特点决定了它具有了一定的规范与约束作用，它规范和约束着人民群众的行动，人们对它的决定是必须要坚决执行的。公文是具有强制性的，党和国家通过强制手段保证公文的执行，维护它的权威性，使之真正起到规范与约束的作用。2公文的主要职责是代表党和国家行政机关、企事业单位、社会团体在特定的范围内进行组织管理行政事务、交流合作、处理公务、进行商务活动等。在各种各样的公文中，它们的共同点都是体现着党和国家的意志，是党和国家进行管理的工具，因此，公文就具有了领导与指挥的职责和作用，是党和国家行政机关意志的代表，也是广大人民群众利益的代表。公文一经拟定与下发，其下级机关无论是各个行政机关还是企事业单位，都必须严格执行公文规定。如果脱离了公文的这种作用，管理工作很可能就会无章可循，变得混乱不堪。3要想使党和国家的路线、方针政策顺利及时地进行贯彻实施，除了党和国家制定的路线、方针正确，符合广大人民群众的利益外，还要以某种形式进行宣传，因此，党和国家的各级机关会制定一部分可以对广大干部群众进行思想教育的公文，用来提高人们的认识，启发人们的觉悟，增强人们建设中国特色社会主义的信心，以及调动建设中国特色社会主义的积极性。4协调，顾名思义就是调节与调整之意，公文的协调作用是指调整与改善各个行政机关、各个部门以及各个社会团体之间的关系，使之协调、有序，使各项工作得以顺利开展，使各种管理工作有条不紊地进行。比如，我们可以制定某些决议、决定来规范协调人们的活动，可以颁布法令来纠正不良的行为，还可以制定某些条例、规定来约束调节人们的行为规范，等等。通过公文的这种协调作用，使党和国家、企事业单位以及某些社会团体的工作步调一致，顺利开展。5公文是各级行政部门及各个单位依法行政和进行公务处理活动的重要工具，而这种工具要以一定的形式表现出来，这就形成了各种法规，如行政公文有国家的宪法、刑法、民法、诉讼法等各种法律法规，还有各种办理具体事务的规定、办法等，这些法规在拟定后，都要以行政公文的形式进行颁布与实施。用来发布党内行为规范和规章制度的条例、规定等，也要以公文的形式发布实施。这些行政法规一旦发布，就具有了法律效力，是神圣不可侵犯的，任何机关单位、任何人都不能违反。6公文还具有交流信息的作用，它在诸多不相隶属的机关或者平级机关单位之间起着桥梁与纽带的作用。公告、通告、通知、通报、报告、请示、公函等公文都具有交流信息的作用。交流信息，可以加强各个机关单位之间的联系，进行很好的沟通，既方便上情的下达，也方便了下情的上达。有了公文这种交流与沟通的桥梁，我们的党和国家的行政机关、企事业单位、社会团体都有可能做到互相沟通、互相了解，更好地进行配合协作，有利于各项工作的开展。7公文是党和国家、各单位制订计划和决策并进行实施的载体，这些计划和决策依附公文而化为具体的执行过程。由此可见，公文是党和国家、各单位进行各种组织活动的重要工具，是组织各种机关单位进行活动、实施计划与决策的工具。例如，可以通过命令、意见、决议等形式对下级的工作进行组织并提出具体实施要求，也可以通过请示、报告对下级的工作进程作深入了解与掌握，并对其活动进行组织与督促。8公文是具有一定时效性的，它的时效的开始与结束都是有时间限制的，公文是进行各种公务活动的依据，它负责公务活动的记录，