人事档案6大类材料整理

企业职工档案管理培训主讲人:刘恒谦有关法律法规中组部《干部档案整理工作细则》（1991.3.29）中组部、国家档案局《干部档案工作条例》(组通字【1991】13号，1990年修订）劳动部、国家档案局《企业职工档案管理工作规定》（劳力字【1992】33号，1992.6.9）组织部、人事部《流动人员人事档案管理暂行规定》（1996.12.2）河北省劳动和社会保障厅《关于加强企业职工档案管理工作的通知》（冀劳社【2000】57号，2000.10.30.）国家档案局、国家经贸委、国家计委《企业档案管理规定》（档发【2002】5号，2002.10.20）河北省劳动和社会保障厅关于启用《职工档案保管许可证》的通知（冀劳社办字【2002】24号，2002.10.21）石家庄市劳动和社会保障局关于印发《石家庄市企业职工档案管理工作细则》的通知（市劳社【2003】25号，2003.3.24）（P1-3、一、1）档案的含义职工档案是企业劳动、人事组织等部门在招用、调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、政治思想、业务技术水平、工作表现以及工作变动等情况下的文件资料。是历史地、全面地考察职工的依据，是国家档案的组成部分。（一、2、3、4）档案的意义是对个人从上学到工作期间各种经历和表现的连续记录；是个人所受奖励和处分的客观记载；是用人单位考察和提拔人员的依据；是入党、入团、升学、提干、入伍、调动、进机关事业单位、出国政审等的考察依据；目前人事档案向记录考核业绩和记录诚信方向发展，个人工作业绩和诚信将体现在人事档案中；是目前享受养老、失业、医疗保险的依据和条件。企业档案管理部门的职责保管职工档案收集、鉴别和整理职工档案材料办理职工档案的查阅、借阅和转递手续登记职工工作岗位、工资变动情况为有关部门提供职工情况做好职工档案的安全、保密、保护工作定期向企业档案室移交档案办理其它有关事项（二、5、6、7）企业职工档案分类和内容我们现在见到的档案分类有两种情况：（1）分十类（2）分六类企业一般情况下分六类（三、9）档案内容和分类（十类）第一类：招用职工备案登记表（大、中、专和技校报到通知书或人事部门招干、聘干登记表，复员退伍、转业报到通知书）第二类：与企业行政方签订的劳动合同书第三类：转正、定级及升级工资表第四类：履历、鉴定、考核、考察材料第五类：评定岗位技能和学历材料（包括学历、学位、学籍、培训结业成绩表和评定技能的考核成绩、审批等材料）第六类：政审材料，参加中国共产党、共青团及民主党派的材料第七类：奖励材料第八类：处分材料第九类：调动、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料第十类：其他可供组织参考的材料档案内容和分类（六类）第一类：就业调转、履历和劳动合同1、招工通知单、职业介绍信和招工审批表2、临时工转正审批表，工人转制审批表3、入伍通知书，军人登记表和分配工作介绍信4、各类学校毕业生分配（就业）工作通知书5、职工商调审批表6、履历表、登记表7、劳动合同档案内容和分类（六类）第二类工资、工龄1、转正定级审批表2、升级晋级审批表3、工资变动审批表4、劳保卡片及工龄审批表档案内容和分类（六类）第三类文化、技术、考核1、各类学校学籍表、成绩单2、技术工种工考及等级评定表3、各种培训及继续教育登记4、考核表5、职称评审表档案内容和分类（六类）第四类政治历史1、政治历史审查结论材料2、本人自传3、入党、入团志愿书、申请书4、预备党员转正材料5、整党、整团材料6、党团员登记表7、退党、退团材料档案内容和分类（六类）第五类奖惩1、年度各级组织授予的先进、光荣称号材料2、受各种行政、党内的处分及本人检讨、检查材料档案内容和分类（六类）第六类其它以上五类没包括的而且又有使用和参考价值的材料：1、知识青年上山下乡登记表及留城返城材料2、计划生育、独生子女材料3、医疗鉴定、病伤、工伤处理材料4、工会材料5、其他档案保管及注意事项职工档案应由劳动保障行政部门批准的有劳动人事权限的企业劳资部门负责管理，没有职工档案保管权的各类企业可由县级以上劳动保障部门的行政机构或职业介绍机构代理保管承担企业职工档案代理管理的职业介绍机构须具备档案保管的硬件条件与安全措施，配备专职档案保管人员，并经检查验收合格后，由同级劳动保障行政主管部门认定，发给《职工档案保管许可证》(四、10)档案保管及注意事项企业职工档案材料统一使用16开规格办公用纸，不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水及复写纸书写档案卷皮、目录和档案袋的格式、规格实行统一的制作标准严禁任何人私拿个人档案，严禁任何人私自保存他人档案或利用档案材料营私舞弊。档案材料的鉴别档案材料的鉴别是档案管理部门对收集起来准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否归入档案的工作。必须根据有关文件的精神，严肃认真地进行。鉴别工作应坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，具体问题具体分析，根据形成材料的历史条件、材料的主要内容、用途及其保存价值，确定材料是否归入档案。鉴别归档材料的具体做法判断材料是否属于应归入档案的内容。审查材料是否齐全、完整。审查材料是否手续完备。查看是否涉及政治历史问题。审查档案中是否有缺失的材料。档案材料整理技术为了便于装订、保管和利用，延长档案材料的寿命，对一些纸张不规则、破损、卷角、折皱的材料，应进行技术加工。其主要方法：1、拆除档案材料上的大头针、曲别针、订书钉等金属品，以防止氧化锈毁材料；2、对已破损、卷角、折皱的材料，进行裱糊。裱糊时注意不要损坏原件的字迹和印章；3、对小于16开规格或纸质次的档案材料，应粘在衬纸上，纸张过小而页数多的材料，应将每页摊开粘在衬纸上；4、对超出16开规格的档案材料，在不影响材料的完整和不损伤字迹的条件下，可以酌情进行剪裁；不能剪裁的材料，须进行折叠。折叠时，要根据材料的具体情况，采用横折叠、坚折叠、横坚交叉或梯形折叠等办法。折叠后的档案材料，要保持整个案卷的平整，文字、照片不得损坏，便于展开阅读(四、12)5、装订边过窄或装订眼过多、眼距不标准、破损未空出装订线的档案材料，须进行加边。打眼装订，不得压字和损伤材料内容；6、一份材料未装订在一起的。要缝在一起并加装订边；7、一般不要把一类几份材料缝在一起；8、材料右上角原有的类号、顺序号、页码等要做处理。铅笔写的要擦掉；9、裱糊用的衬纸，必须采用韧性较好的白纸，衬纸的大小要与档案目录纸相一致；10、裱糊可采取缝纫或化学胶水、浆糊粘贴的办法，胶水和浆糊必须能防虫蛀，、防腐蚀，裱糊时要防止折、皱，裱糊后的档案材料要压平晾干、不得在阳光下曝晒或使用高温烫烤；11、裱糊方法可采用单面裱糊、夹面裱糊、开窗裱糊、鱼鳞或梯形托裱、胶纸粘贴等。档案材料编目书写规定每卷档案必须有详细的档案材料目录，目录是查阅档案内容的索引，要认真进行编写。具体要求：目录格式1、按照类别排列顺序及档案材料目录格式，逐份逐项地进行填写，每类（每项）目录之后，须留出适量的空格，供补充档案材料时使用。类号用汉字码，顺序号用阿拉伯数字（每类每项目录上的类号和顺序号要与材料上的类号、顺序号相一致）。2、根据材料题目填写“材料名称”。无题目的材料，应拟定题目。证明材料写明何人证明的材料。材料的题目过长，不允许换行，可适当简化。拟写或简化题目必须确切反映材料的主要内容或性质特点。凡原材料题目不符合实际内容的，须另行拟定题目或在目录上加以注明。填写目录不得以点代字。3、材料形成时间。材料形成时间。材料形成时间要填清年、月、日，没有时间的要尽量查明。一份材料有几个时间的，本人填写的材料以本人签字为准；经组织审查或整理的材料以最后的批准时间为准；复制的档案材料，采用原材料的形成时间。4、填写材料份数。以每份完整的材料为一份（包括附件），除有原件附复制的材料填写两份外，其它一律填一份。5、填写材料页数。材料页数的计算，采用图书编页法，每面为一页，印在页码的材料、表格，应如数填写；无页码标记的材料，每单面为一页，封面封底不计算页数（需用铅笔在材料的下角注上页码），空白纸可剔除。6、书写目录工整、正确、清楚、美观，不得使用圆珠笔、铅笔，红色及纯蓝墨水书写目录，也不准色抹、涂改、粘贴目录。目录填写后，要检查核对，做到准确无误。档案装订入库规定每份档案材料，必须装订成卷。装订后的档案，目录一律放在卷首（干部职务变动登记表、工资变动情况登记表放目录之后，此表不填写目录），材料排列顺序要与目录相符；卷面整洁，全卷整齐、平坦，装订结实实用。具体做法：1、与材料核对无误；2、把全卷材料齐。材料条件好的应做到加边整齐，条件较差的左、右、下边也要整齐。装订后，卷内材料不准超出卷皮；不准用刀切边，以防切掉文字；3、材料一律正装。即：横写的材料名称在上；坚写的材料名称在右；4、档案类材料过多的，可单独装订成卷。每卷都要按类别内容填写目录，并在第一卷目录中注明“类另装成卷”；5、档案卷皮须书写档案人的姓名、籍贯、档案号。书写姓名不得用同音字或不规范的简化字代替；6、档案整理装订成卷后，必须进行认真细致的检查、经验收合格后，方能入库；7、档案一般每两年整理一次。知识点档案卷皮(卷面、卷底）长27.4厘米、宽20.5厘米;左边设三个装订眼,眼距(自眼中心算起)8.3厘米;线眼中心距左侧边沿1.5厘米,上下线眼中心距上、下边沿均为5.4厘米卷皮颜色：应采用浅色，浅黄、乳黄色，卷面上的字一律用正红色。卷面上应有：企业职工档案楷体72磅字与上边沿7厘米姓名大一号宋体字与下边沿5.5厘米卷面里页印注意事项：（1）注意保密，不得遗失，不得让无关人员翻阅（2）爱护档案，不要涂抹、勾画及乱加批注（3）卷面与材料不得拆散，不得随意增加或抽出材料（四、13、14）知识点:档案袋规格：长30厘米宽23厘米厚2.5厘米材料：较好牛皮纸袋面项目：“企业职业档案袋”、“姓名”、“制作单位”。字体和字的颜色与档案卷面同。“单位”在“姓名”下边。档案室管理规定职工档案管理部门必须建立坚固的防火、防潮的专用档案库房，配置铁质的档案柜，库房面积每千卷不少于20-50平方米，库房内应设置空调、去湿、灭火等设备库房的防火、防潮、防蛀、防盗、防光、防高温等设施和安全措施应经常检查，保持库房的清洁和库内适宜的温、湿度（温度14。C--24。C，相对湿度45-65%，库内不准存放无关物品）无关人员不得进入档案库，库房内严禁吸烟，不得明火进入库房职工档案管理部门，应设置专门的档案查阅室和档案管理人员办公室。档案库房、阅档室、档案人员办公室应三室分开。不得在库房中阅档或办公保管职工档案，应建立登记和统计制度，每年全面检查核对一次档案，发现问题及时解决。如发生失火、被盗、霉变、虫蛀等问题，追究有关人员的责任研究和改进档案保管方法和保护技术，逐步实现档案管理工作的科学化、现代化。档案室八项管理制度档案室必须建立健全八项制度，档案转递、库房管理、查借阅管理、安全保密管理、人员职责等制度，并需规范管理，制度上墙明示。以下是我单位档案室管理制度，贵公司可参考制定适合自己公司实际情况的管理制度档案转递制度职工工作调动后应及时将档案转给新的主管单位；职工档案应通过机要交通转递或派党员干部送取，不准邮寄或交本人自带；转出的档案必须完整齐全，由档案管理人员按规定对转出档案进行认真的整理装订，没有整理的档案或已整理但存有零散材料的档案不准转递，不得扣留材料或分批转出；职工在任免、奖惩、考核、工资调整等工作形成的职工档案材料，由承办部门及时转给档案管理部门，档案管理部门要及时存入档案；接收外单位调入人员的档案，由人力资源部门对档案材料核实无误后转入档案室，并由档案管理人员在回执上签名盖章将回执及时退回原单位；转递档案必须按统一的“职工档案转递通知单”的项目详细登记，严密包封；严格执行档案转递制度，避免产生“无头档案”，对已出现的“无头档案”，应认真查转。安