第三章自我管理个人事务管理

课程名称：课程名称：现代现代企业管理企业管理东方管理学西方管理学zz老老师：上课！师：上课！zz科代表：起立！科代表：起立！zz老老师：同学们好！师：同学们好！zz全全体：好好学习，天天向上；体：好好学习，天天向上；zz体验管理，管好自己。体验管理，管好自己。zz11组、组、22组、组、33组；组；zz44组、组、55组、组、66组。组。班级分组：班级分组：zz从同学们身边的人和事中，感悟管理从同学们身边的人和事中，感悟管理真髓。真髓。你述我评你述我评55分钟。分钟。个人事物管理课程个人事物管理课程本课件主要由本课件主要由青岛大学国际商学院企业管理研究所谭国姗老师制作青岛大学国际商学院企业管理研究所谭国姗老师制作课课程程目目标标上完这个课程，你应该能够上完这个课程，你应该能够11、树立整理、整顿的意识观念、树立整理、整顿的意识观念22、了解事物管理的四象限、了解事物管理的四象限33、学会高效的办公桌、文件、软件、公文包整理方法、学会高效的办公桌、文件、软件、公文包整理方法44、了解习惯的养成，改掉不良习惯、了解习惯的养成，改掉不良习惯了解你个人事物管理的现状了解你个人事物管理的现状拿你自己跟马虎小王比一比拿你自己跟马虎小王比一比11、、桌面上总是乱七八糟地堆满了东西桌面上总是乱七八糟地堆满了东西22、东西要用的时候就找不到，习惯于翻箱倒柜地找东西、东西要用的时候就找不到，习惯于翻箱倒柜地找东西33、经常在需要给别人打电话时，发现刚才还在记事本里的电、经常在需要给别人打电话时，发现刚才还在记事本里的电话号码怎么也找不到话号码怎么也找不到44、收了一大堆名片，堆在抽屉里，用的时候只能一张张翻找、收了一大堆名片，堆在抽屉里，用的时候只能一张张翻找55、电脑桌面上列满了文件名，修改了的文件总是忘记存在什、电脑桌面上列满了文件名，修改了的文件总是忘记存在什么位置么位置66、从不整理公文包，手机一响，翻半天才能找到、从不整理公文包，手机一响，翻半天才能找到77、工作总是堆积如山，不知如何着手，领导总是批评他办事、工作总是堆积如山，不知如何着手，领导总是批评他办事不利不利明明确确目目的的zz个人事物整理为的是什么？个人事物整理为的是什么？节省时间节省时间工作有效工作有效增加自信增加自信心情愉快心情愉快个人整理的个人整理的铁则铁则zz便于自己的工作便于自己的工作zz便于自己有效的工作便于自己有效的工作zz便于自己心情愉快的工作便于自己心情愉快的工作zz进而提高工作的速度与质量进而提高工作的速度与质量整理与整顿整理与整顿zz整理是把有用的与无用的东西区分开整理是把有用的与无用的东西区分开zz整顿是把有用的东西合理摆放整顿是把有用的东西合理摆放zz先整理，再整顿先整理，再整顿办公桌整理办公桌整理zz文具竖放（立着竖放，或躺文具竖放（立着竖放，或躺着竖放）着竖放）zz尽量不要使用抽屉尽量不要使用抽屉zz下班后办公桌要收拾得干干下班后办公桌要收拾得干干净净，上班后再把需要的东净净，上班后再把需要的东西摆上来西摆上来办公文具7大件：笔、订书机、涂改液、即时贴、便条纸、橡皮、计算器文件资料的整理文件资料的整理zz文件资料竖放，竖放会节省文件资料竖放，竖放会节省查找时间查找时间zz文件分门别类，标注标签，文件分门别类，标注标签，zz经常整理文件，将无用文件经常整理文件，将无用文件存档或销毁存档或销毁几个有效的文件整理工具几个有效的文件整理工具彩色透明档案袋透明文件夹彩色分页夹名名片片的的整整理理zz收到名片后分三类：收到名片后分三类：11、很快有用的；、很快有用的；22、将来可能有用的；、将来可能有用的；33、无用的。、无用的。zz有用的记入电话本；有用的记入电话本；zz可能有用的装入名片夹或以其他工具存放；可能有用的装入名片夹或以其他工具存放；zz无用的放入废纸篓处理掉。无用的放入废纸篓处理掉。名片的管理名片的管理收到名片垃圾桶记入电话号码本放入名片夹每年春、秋整理两次销去已经无用的电话号码继续保存注明必要事项日期、地点、事情、性格特点信信件件管管理理zz收到信件立即分出有用的和无用的收到信件立即分出有用的和无用的zz选择有用的信，通读一遍，用彩色笔把重点选择有用的信，通读一遍，用彩色笔把重点画出来，必要内容写入记事本画出来，必要内容写入记事本zz把信封上的地址剪下来，订在信纸的左上把信封上的地址剪下来，订在信纸的左上角，把信封扔掉角，把信封扔掉zz需回复的立即回复需回复的立即回复会会议议记记录录zz选择记录纸夹，不要使用常用的笔记本选择记录纸夹，不要使用常用的笔记本zz记清日期、人员、主题记清日期、人员、主题zz记录原则：迅速记下要点，不要记得过记录原则：迅速记下要点，不要记得过细或不记细或不记zz记录时使用三种笔：蓝或黑色记录时使用三种笔：蓝或黑色用于记录、红色用于勾画要点、用于记录、红色用于勾画要点、铅笔用于记录正在讨论，可能铅笔用于记录正在讨论，可能会更改的内容会更改的内容传真整理传真整理zz收到传真后，马上拨电话给发传真的人，确收到传真后，马上拨电话给发传真的人，确认发送内容、页数都正确认发送内容、页数都正确zz如果收到的传真是多页的，立刻钉在一起，如果收到的传真是多页的，立刻钉在一起，以免丢失以免丢失zz重要的传真复印后存放重要的传真复印后存放如果不是普通纸的传真件，立即处理，不能长时间保存。如果不是普通纸的传真件，立即处理，不能长时间保存。公文包整理公文包整理zz选择能装进选择能装进A4A4纸的公文包，而且重量要纸的公文包，而且重量要轻，提手要结实轻，提手要结实zz包中的常备物品：笔、订书机、计算器、包中的常备物品：笔、订书机、计算器、记录纸、彩色透明文件夹、公司稿纸、即记录纸、彩色透明文件夹、公司稿纸、即时贴、信封、邮票、化妆包、纸巾等时贴、信封、邮票、化妆包、纸巾等zz每件物品要有专门的位置每件物品要有专门的位置zz每晚整理，补充与丢弃每晚整理，补充与丢弃电电话话管管理理1、电话本2、3分钟3、准备好笔和记录本4、往外打时先准备好内容，列在一张纸上5、代接他人电话时应写好留言：来电人姓名、公司名称、事宜、是否回电6、所有的电话约会尽量安排在明天电电脑脑文文件件管管理理zz文件名称简单、易懂文件名称简单、易懂zz建立分门别类的文件夹，建议不要分得太细，建建立分门别类的文件夹，建议不要分得太细，建立备份立备份zz做一张文件路径目录表做一张文件路径目录表zz文件修改后一定注明修改日期文件修改后一定注明修改日期zz使用软盘时，不要为了节省软盘把不相关的内容使用软盘时，不要为了节省软盘把不相关的内容存在一张盘上存在一张盘上zz用铅笔对每一张盘标记用铅笔对每一张盘标记信息的整理信息的整理zz不是拥有信息，而不是拥有信息，而是利用信息是利用信息只要知道信息在哪只要知道信息在哪里就够了里就够了制造自己的关键词语制造自己的关键词语调好波段，利用关键词语来收集、淘汰信息调好波段，利用关键词语来收集、淘汰信息如何制造关键词语？如何制造关键词语？11、与自己工作、学习相关的词语、与自己工作、学习相关的词语22、与个人兴趣相关的词语、与个人兴趣相关的词语33、一般常识性的关键词语、一般常识性的关键词语周期：半年或一年周期：半年或一年信信息息过过滤滤TV杂志报纸因特网情报用关键词语过滤信息，其他都是无用的关键词语事务管理的四象限事务管理的四象限ABCD紧急且重要不紧急但重要紧急但不重要不紧急不重要领导交办的紧急文件紧急决策会议第二天的面试学习女/男朋友的生日礼物孝敬父母打给你的电话取文件的命令同事闲聊、发牢骚泡吧一些可以延期处理的文件按四象限法归类按四象限法归类zz（（）办公桌的整理）办公桌的整理zz（（）某杂志社给你寄来的赠阅刊）某杂志社给你寄来的赠阅刊zz（（）关掉厨房里烧开水的煤气灶）关掉厨房里烧开水的煤气灶zz（（）读一本励志的书）读一本励志的书zz（（）马上开会用的领导讲稿）马上开会用的领导讲稿zz（（）门铃声）门铃声zz（（））11星期之后的会议发言资料星期之后的会议发言资料zz（（）同事小李的孩子的百日宴）同事小李的孩子的百日宴zz（（）对重要客户进行的回访）对重要客户进行的回访zz（（）给割伤的手贴上创可贴）给割伤的手贴上创可贴做事之前要问自己做事之前要问自己33个问题个问题zz我为什么要做这件事？我为什么要做这件事？zz现在必须做什么？现在必须做什么？zz为什么只能我一个人做？为什么只能我一个人做？zz最好不用做最好不用做zz分清事情的轻重缓急分清事情的轻重缓急zz借助别人的力量借助别人的力量习惯与命运习惯与命运命运观念行动习惯性格2626天就能改变你的习惯天就能改变你的习惯个人事物管理的好习惯个人事物管理的好习惯zz从哪里拿的就放回哪里去从哪里拿的就放回哪里去zz要利用而不是保存要利用而不是保存zz立即解决立即解决zz随时随时JUSTDOITJUSTDOIT—THEEND—