良好人事管理指引-劳工处

LabourDepartment劳工处目录I.引言II.招聘和甄选III.聘用承诺IV.员工培训V.工作安全及健康VI.劳资沟通VII.终止雇佣关系附录一查询附录二自我评审：良好人事管理措施五大范畴I.引言和谐的劳资关系，是保持香港良好营商环境的一个重要因素。劳工处一向致力推广良好人事管理措施，以进一步促进和谐劳资关系。而良好的人事管理必须具备三大特质：以雇员为本、符合法律规定和公平而公正。如雇主能采取良好的人事管理措施，必能建立一支积极进取和高效率的雇员队伍，这将有助推动机构的竞争力和生产力，并可增强业务的优势。2.本指引旨在透过实例，尤其是首两届「良好人事管理奖」获奖机构的成功经验，以阐释在人事管理的五大范畴内，雇主应如何采取良好措施。该五大范畴包括招聘、甄选与聘用承诺、员工培训、工作安全及健康、劳资沟通、及终止雇佣合约的安排。此外，本指引的附录二亦刊载了一份「良好人事管理措施自我评审表格」，供各机构的管理人员自行测试其机构在推行良好人事管理的概况。3.劳工处希望这本指引可帮助各行各业的雇主更能发挥良好人事管理的三大特质，使雇员各展所长，为企业发展奠下良好基石之余，亦能令香港的劳资关系得以继续和谐发展。II.招聘和甄选个案1让适当的人担任适当的工作甲公司一向相信，年青人士才是理想的雇员，年纪较轻的雇员缺乏经验又不定性，而年纪较大的雇员则学习能力稍逊。所以，每逢有招聘需要，他们都只会考虑二十多岁的求职人士。后来甲公司接受劳工处的建议，不将年龄列为考虑因素，并且聘用了不同年龄的求职人士。经过一段时间的试验，公司明白不同年龄的人都有不同的优点，例如，十多岁的人学习能力强，中年人士稳重等等。昀重要的是让适当的人担任适当的工作。招聘4.在整个招聘人手的过程中，为工作选配合适雇员是关键的第一步。为了吸引和找到昀合适的人选，在开始招聘员工前，雇主应该：进行工作分析，找出工作的要求和担任有关工作所需的特质；以及拟定客观和明确的职责说明，列举有关的职务、职责和工作条件，以及履行任务所需资格。甄选5.在初步甄选和决定昀合适人选的过程中，雇主应该：采用划一的甄选准则以评估应征者的工作能力，减低偏见和避免造成歧视；只向申请人索取与甄选有关的资料，并避免不必要的查询，以免令人感觉有歧视成份；遵守《个人资料（私隐）条例》的规定把雇员的资料保密。平等就业机会6.雇主应遵守平等就业机会的原则，让求职者和雇员：凭着他们的能力、才能和知识来平等竞争；以及不会因为性别、婚姻状况、怀孕、残疾、年龄、家庭岗位、种族、国籍或宗教而遭歧视。7.这样做，雇主可以：获得雇员的信任和尊重；以及吸引更多人才，从中挑选昀合适的员工，以应付公司的人力需求。经验分享某酒店为使招聘制度能更客观及周详，特别与美国的人事管理顾问公司合作，设计了一套独特的人才甄选工具，透过问卷去了解应征者的潜能，藉以配合酒店内不同工种所要求的能力。整套招聘制度以客观分析为本，透过系统测试每位应征者的个人潜能，以确认招聘决策的合理性。同时，不同部门的人员均会参与甄选过程，包括人力资源部人员、直属主管、注册评审员及总经理等，令整个人才招聘制度更客观及周详。另一酒店集团强调公平机制，早于80年代已推出平等机会守则，保障所有求职者均在公平条件下得到录用和晋升机会。而现时集团的三间酒店共聘用了3名伤健人士，当中包括聋哑人士。而酒店的其中一名厨师，更曾经荣获劳工处颁发的「模范伤残雇员奖」。一间书店亦以平等机会原则聘用不同国籍及年龄的人士为职员，如印度、菲律宾、巴基斯坦、尼泊尔等。即使求职者年龄已达五十岁，也不会因年龄歧视而不被聘用。III.聘用承诺个案2订立书面合约减少劳资纠纷一名雇主开设一间公司，并聘用了几位员工，但是他没有与员工签订书面雇佣合约。他在聘用员工时，只和他们谈及职衔和薪金，却没有谈及其他雇佣条件。员工在获发第一个月的薪金时，便因为超时工作补薪问题与他发生争抝。员工坚持他们应该获发超时工作补薪。双方耗费多时，才能够达成协议。这名雇主为了避免再次与员工发生争抝，便决定和所有员工签订书面雇佣合约，合约中列明有关的雇佣条款。他和员工都认为书面合约十分有用。雇佣合约8.当合适的应征者接受了雇主的聘用，为保障双方的利益，雇主和雇员便应该：订立书面雇佣合约；以及确保双方都完全清楚明白合约的条款。9.在订立书面雇佣合约时，雇主可参考劳工处印制的「雇佣合约样本」。以书面形式列明双方同意的雇佣条款和条件，可避免日后出现纠纷，并提醒双方履行各自的责任。10.当雇员接受了雇主的聘用，并订立书面雇佣合约，雇主：应该履行法律责任，把一份书面雇佣合约副本交给雇员；以及日后如欲修改雇佣合约的条款，必须征询雇员的意见，并在取得雇员的同意后，才可作出更改。同工同酬11.雇主在制定雇佣条款时，应该遵守「同工同酬」的原则，即是：雇员如从事相同工作或性质相若的工作，应获发相同薪酬；某个职系或级别雇员所享有的福利应该与该公司同一职级的所有雇员一样；以及如果个别雇员的工作相同，但薪酬有异，这应该是基于工作的实际情况及相关因素，例如：工作表现、服务年资或工作地点。这些考虑因素应该适用于同一职级的所有员工。特别情况下的工作安排12.香港的夏季经常会出现台风和暴雨。为维持良好的劳资关系和避免不必要的争拗，雇主应在聘约开始前，与雇员订明在台风及暴雨警告下的工作安排和应变措施。在拟订有关工作安排时，雇主应考虑雇员在工作地点和往返工作途中的安全问题，并采取弹性的处理方法，详情请参考劳工处编制的《台风或暴雨警告下的工作守则》(可于劳工处网页下载)。13.为保障外游人士的安全，保安局已推出「外游警示制度」，以方便市民在外出旅游前考虑。详情请浏览保安局外游警示网页：。从事不同行业、不同职位的雇员都有可能需要往外地公干，雇主与雇员应及早清楚协订往外地公干的雇佣条款，以保障双方的权益及避免不必要的纠纷。在拟订往外地公干的有关安排及应变措施时，雇主应参考由保安局发出的「外游警示」，并首要考虑雇员的安全，及体谅雇员的情况而采取弹性的处理方法。雇主亦宜与承保人联系，以确保所投购的雇员补偿保险能配合其有关安排。经验分享某公共服务机构制定了服务承诺，在面试甄选后两个工作天内，将获聘人士的聘用承诺及聘用条件以书面列出，并由专人向获聘人士详细介绍各项细节。每一雇员皆有专责人事主任提供「一条龙」服务。某高科技产品制造商在聘请员工的过程中，会向应征者解释公司使命与目标，亦会尽量了解应征者的个人需要，若遇上可用之材，会因应应征者的个人需要，而作出弹性处理。例如一位员工，因私人理由必须提早一小时下班，公司经考虑后，便安排该员工每天提早一小时回公司工作。某金融机构，除了与员工订立真实的雇佣合约外，更重视与员工的「心理合约」(psychologicalcontract)，公司昀希望与员工建立如朋友般的关系，双方以信任、开放、坦诚、为对方设想的态度，彼此衷诚合作。而这种朋友的关系，更如镜子一般，公司会听取员工意见，对他们的要求作出迅速回应，让他们在更理想的环境及气氛中工作；员工也会从公司方面得知他们的工作表现是否理想，在事业上寻求更佳发展的方向。IV.员工培训个案3培训有助增进技能提高生产力某公司虽然面对削减经营成本的压力，但公司的管理层并没有因此而裁减员工，反而采取积极的做法以提高生产力和节省成本。这些做法包括重新厘定工作范围和提供训练及跟进服务。由于公司须重新厘定工作，因此公司特别向雇员提供适当的技能训练，让他们提升工作技能，并学习为符合新的工作要求而必须掌握的技能。其后，公司更采取跟进行动，以确保员工能够从训练获益。这做法确实是成功的。即使公司处于困难时期，向雇员提供训练不但提高他们的生产力和工作热诚，更加强公司的竞争力。昀后，公司不用裁员。为新雇员而设的训练14.当雇员获录用后，雇主应该向雇员提供：适当的入职训练，让新雇员熟习公司的运作、工作环境、工作程序，并了解公司的政策和雇员本身的权利及责任；其他工作训练以补足雇员以往教育、训练及经验不足之处；工作安全及健康的训练。持续的训练15.训练和发展应该是不可缺少的环节。有效的训练可以增进雇员的工作技能和知识，从而改善工作表现。发展则是较长期的过程，可以吸引雇员加入公司工作和保留人才。16.由于社会的需要和科技不断改变，很多公司都需要持续不断地培训雇员，并给他们有发展的机会。当公司有业务增长、改变或改善的机会时，雇员更加需要接受训练，并予以发展机会。这样才可维持雇员对工作的热诚。训练需要的评估17.为了使训练达到效果，雇主必须评估雇员的训练需要，这主要来自：未来职责所需的新技能；工作表现出现的问题；技能和职业的发展。18.当有培训的机会时，雇主必须确保雇员获公平考虑，并采取客观及既定的甄选准则。经验分享一间快餐连锁店为所有新入职的员工提供不同层面的训练，例如基本店铺员工，需要接受「基础员工训练」。该课程会向他们灌输公司的价值观，包括品质、服务和清洁3大要素，以及基础的工作训练。对于管理阶层，公司亦会提供管理发展计划，训练他们管理员工的技巧，例如如何主持「沟通日」、如何激励员工，为公司带来盈利、以及如何监察下属准确计算存货数目等问题。该公司更于2000年开始，将「人才发展」归入集团的三大发展策略之一，为各雇员提供终生学习机会，全面提升他们的工作能力和公司的竞争力。『在制造前先培育人才』乃一间电子厂管理层的信念，该厂除了安排新入职员工的厂内培训外，亦设立教育津贴，并会每年派员到海外接受训练，让员工有机会学习更多新知识。员工在公司的支持下不断学习，在事业上自然有更好的发展。一间酒店的新入职员工，会以「旅客」身份加入公司。在三天迎新活动中，他们会受到旅客的待遇，藉以了解酒店服务的整个流程及亲身感受旅客的需要。该公司的培训计划还包括「职位训练证书计划」、「部门培训计划」、「工余进修资助计划」，以及各项知识和技能训练等。各项培训均务求让员工详细认识公司、适应新环境、应付日常工作，以及培养并发展所长。各项培训安排，均以个人潜能分析为蓝本，务求做到「因材施教、培育所长」。V.工作安全及健康个案4安全及健康管理有助减少意外和改善效率近年有连锁店集团引进中式快餐食肆，这一系列食肆采用新的管理模式，不但改善服务质素，更提高了工作的安全及健康。例如公司会提供安全训练给所有员工和对各个工作场所进行定期视察。另外，食物的制作和输送都全机械自动化，确实减少了因机器及体力搬运引致的职业意外。工作安全及健康的表现得到改善全赖：管方的决心和鼎力支持安全工作系统员工的安全培训安全及健康管理19.良好安全及健康的工作环境，有助改善工作效率、减少意外、防止雇员的健康受损和促进良好劳资关系。有效的安全及健康管理有助公司履行其法律责任，确保在工作中的雇员的安全与健康，并使关乎安全及健康的危险经常受到控制。为维持一个安全及健康的工作环境，雇主应该：订定安全政策，清楚说明雇主对安全政策承担的义务；设立安全组织，以确保各人明白自己的角色和责任，并推广「健康与安全文化」，使各职员积极参与安全工作制度，以及执行安全政策；订定安全训练计划，使所有雇员都有足够的知识技能和以适当的态度安全地工作；拟定安全计划和制定标准，以识别真正和潜在的危险，并评估危险对个人造成的影响，以达到控制工作场地危险的目的；以及订定监察和检讨制度，以衡量安全及健康措施的成效。《职业安全约章》20.《职业安全约章》清楚列明雇员享有安全工作环境的权利，以及雇主须防止工作场地发生意外和促进职业健康的责任。约章并强调雇员有责任和雇主合作，遵守各项安全措施的规定，并向雇主滙报工作场地的潜在危险。雇主签署约章后，即显示了对改善工作场地安全标准的决心。经验分享一间物业管理公司不但聘用了独立的安全顾问公司，到各工作地点巡查，提出改善职安方法，亦全费资助雇员于办公时间内参加职业健康及安全课程，增加雇员的安全意识。另一间物业管理公司特别成立健康及安全管理组织，以