基于矩阵式管理构建公立医院内部审计创新模式的探讨

基于矩阵式管理构建公立医院内部审计创新模式的探讨矩阵式组织架构理论最初来自于企业如何高效管理项目和项目组成员的需求，后来被各公司、事业单位和政府部门采用，成为被广泛使用的现代管理方法。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。在医改新形势下，公立医院内部审计要适应新要求，保障医院的高效合规运营，促进医院从粗放型管理向精益化管理的升级，充分发挥应有的内部监督作用，为医院高质量发展、战略目标作出应有的贡献。但由于传统发展模式下医院对于审计的职能认知不充分，内部审计工作的开展仍然存在困难，例如风险评价体系不完善、内部审计人员配备不足、法律、基建等专业知识欠缺、内部审计内容不能全覆盖等。对于这些薄弱环节，某三级专科医院（以下简称“医院”）根据上级文件及年度审计工作计划，结合矩阵式管理模式构建内部审计联合监督机制，创新内部审计工作模式，促进医院运营管理不断提高。1内部审计工作内容的转变xx年《卫生计生系统内部审计工作规定》提出“符合二级以上医院条件的，设置独立的内部审计机构，专职审计人员不少于2人”（以下简称“审计科”）。随着近几年公立医院内部控制体系的建设，审计科的主要工作也从原来的对医院日常的会计信息的正确合法性进行检查、监督和评价转变成对医院内部活动的评估、对各类经济事项和财务状况的监督检查，从而实现对医院内部控制体系的检测。随着医院运营管理的变化，审计科的工作开始侧重于开展一系列专项审计，对医院风险管理过程的有效性进行评估。因此，审计科根据上级部门文件及院领导的要求，梳理医院内控管理中可能存在的内控风险和经济风险，计划开展专项审计。2矩阵式管理模式的特点及应用矩阵式组织架构理论最初来自于企业如何高效管理项目和项目组成员的需求，后来被各公司、事业单位和政府部门采用，成为被广泛使用的现代管理方法。2.1矩阵式管理模式的特点矩阵式管理也称多维项目管理，该组织结构建立在原有的直线职能型组织结构的基础上，通过建立一套横向组织机制，形成横向和纵向的矩阵式结构。横向以要开展的项目为主，保证不同板块的项目与实际需要的工作人员相匹配，纵向以医院职能部门为主，保证了项目的专业性。通过项目管理者针对开展的不同项目使矩阵中的节点排列组合，从而促进同一个项目中上下、平行部门之间充分信息交流，提升项目推进进度，提高医院资源配置效率。2.2矩阵式管理模式在内部审计工作中的优势2.2.1矩阵式管理有利于实现内部审计的规模效益由于矩阵式结构中是针对不同审计项目配备的专业性人才，项目对应的职能科室明确，能有效保证不同板块项目的专业性；还能使医院其他的职能部门参与到医院层面的经济运营管理中，增强对医院整体环境变化的反应力。这样既可以通过参加项目熟悉其他部门的工作，也为医院培养管理方面的“多面手”，实现审计价值的最大化，更好的促进医院运营管理的优化。2.2.2矩阵式管理有利于顺畅内部协调机制医院传统审计项目的组织架构多以审计科科长为项目组组长、审计科科员为主审，根据开展的不同项目涉及的科室负责人为组员这种直线型职能结构。在审计工作开展中，由于部门之间的工作立场不同，致使在审计工作的推进中产生很多矛盾，甚至出现相互推诿的现象，往往要到分管院领导层面才能解决问题，审计工作效率低下。在矩阵式结构中，通过横向职能部门之间密切的沟通协调，能有效减少信息误差统一立场。3基于矩阵式管理及优化模式的医院内部审计工作实践根据国家卫生健康委、国家中医药管理局关于印发的《公立医院内部控制管理办法》的要求，医院党政领导班子高度重视，迅速建立针对内控建设的专项团队，专项团队下设内控建设牵头部门和内控评价牵头部门。医院内部控制评价作为内控建设重要的组成部分（以下简称内控评价）定期对内部控制运行进行风险评价。基于“内部控制建设”要求将医院的业务分类成不同管理板块，不同板块自然而然组成不同的“业务条线”；不同的“业务条线”和不同层级交叉，整个内控评价管理模式就成了“矩阵”。以风险为导向的内部审计可以在相关职能科室的协助下对医院内部控制的固有风险和剩余风险进行评价。以医院2019年和2020年开展的内部控制风险评价为例。3.1审计科牵头内部控制评价组织结构形式内部控制评价工作的开展，专项团队的构建呈现自上而下“金字塔”式的层级划分，分别是决策程、管理层、执行层。（1）决策层主要是由院领导组成的内控领导小组，负责内控评价工作的统一部署和组织实施等；（2）管理层主要是由医院中层干部组成的内控工作小组，负责内控评价工作的方案制定和组织推进等，管理层按照专业职能划分；（3）执行层主要是由科室的科室负责人、内控评价项目管理人组成。内控评价的组织结构为职能式和矩阵式共同存在的复合式组织结构：管理部门及业务部门按照职能划分设置；内控管理采用矩阵式管理，例如预算管理板块、经济合同板块等。3.2基于矩阵式组织结构开展内部控制评价工作内控评价分为准备调查、实施评价和报告征求意见三个阶段。第一阶段：准备调查阶段调查方法：由审计科依次对接不同内控条块的牵头科室及相关职能科室了解内控基本情况，获取相关的背景材料和文件。在这一阶段，不同条块职能科室就本次测评的各个方面的工作细节和时间表达成共识，并进行相应的管理安排。第二阶段：实施评价阶段测评方法：与测评范围内的相关科主任和项目管理人进行访谈，同时对涉及内部控制的相关文件进行实地测试；对测评范围相关的内部控制流程及体系进行穿行测试；对测评范围内存在的内控缺陷作出描述和评级，提出具体整改建议；结合定量指标，分析重大和重要缺陷，寻找瓶颈、分析原因，提出改进意见和建议，编制内部控制评价报告。第三阶段：报告征求意见阶段主要包括在测评中的主要发现、关键控制点情况和改进建议，并与不同条块涉及科室的科主任和项目管理人进行讨论。3.3内控评价初始化矩阵式管理的缺点基于初始化矩阵式管理模式开展内控评价工作发现存在不足之处，不足之处主要包括：（1）内控设立的牵头管理部门在内控评价工作中未起到“牵头”作用。在开展内控评价工作中，牵头科室并没有起到对涉及条块整条业务链的管理作用。例如合同管理板块，牵头部门只管理合同台账的建立，合同编号，而不是对合同设立、合同执行情况、合同付款等整条链的追踪管理。（2）存在项目管理权利平衡困难、层级过多的状态内控评价矩阵式组织结构中项目管理权利需要在项目管理人和职能部门负责人之间平衡。以合同管理板块为例，涉及的项目管理人员如下：①牵头科室负责人；②牵头科室项目管理人；③其他职能科室负责人；④其他职能科室项目管理人；复杂的层级关系使得内控评价工作开展的信息回路及其复杂，增加沟通协调的工作量，降低了工作开展的效率。其他业务板块也存在类似的问题。3.4内控评价矩阵式管理的优化措施随着内控评价开展的推进，初始化内控评价矩阵式管理结构可进一步采取优化管理层级和管理范围两个方面的措施：（1）针对不同条块设立的牵头管理部门，牵头部门应对该条块的整条业务链进行管理，审计科在开展内控评价工作中，针对同一条块收集信息和资料，主要与牵头部门沟通，该条块的其他职能部门统一由牵头部门协调收集信息。（2）消减科室层面的管理层级，科室负责人不再直接参与项目沟通，而由内控项目管理人对内控项目进行对接。以合同管理为例，简化后的组织结构。简化后设计包含两个层次：①牵头部门内控项目管理人；②其他部门项目管理人；简化后的矩阵式管理将回归矩阵式管理的本原，达到减少机构冗余、减少项目沟通工作、减少“层级过多”状态。一旦牵头科室项目管理人参与协调仍无法统一时，则由审计科介入或通过审计科向由不同条块职能科室负责人组成的内控工作小组汇报。3.5成效基于优化后的矩阵管理模式，医院在预算管理、采购管理、资产管理、建设管理、合同管理等板块中形成8个稳定的矩阵式工作小组，共涉及12个职能部门，形成长效稳定的工作机制，为内控评价工作的持续推动奠定了组织基础。自开展内控评价工作以来，工作周期从前期工作方案预期的2个月缩短至1个月完成。共发现内部控制缺陷13个，其中重要缺陷3个，一般控制缺陷10个，其中重要缺陷主要分布招标管理、科研管理、建设管理三个板块，后续将由内控建设工作小组对相关缺陷进行整改完善。4经验与思考4.1矩阵式管理模式提高了医院资源利用效率在原来直线型职能管理模式中，每个科室各司其职，横向联系较少，导致需要多部门协作的项目实施效率较低。公立医院管理中，例如合同管理、预算管理等，都需要多科室协作推进。审计科工作从经济审计转变成以风险为导向的监督评价审计后，多科室联合参与并促进了多部门联合工作机制的建立。构建矩阵式内部审计管理模式后，开展项目时的资源信息可以在横向灵活分配，以多元化、网络化的动态管理模式代替原来单一化、直线型的静态管理模式，相关职能部门能够根据监督项目迅速做出变化来适应动态环境，实现资源利用效率最大化。4.2有效提高内部协调管理职能在矩阵式内部审计组织结构中，如果缺乏相关奖惩机制，组织会产生“惰性”，稳定性和工作效率都会降低。加强沟通和协调对于项目的推进至关重要，审计科在构建此管理方法时，需要注意几点：一是医院对于内部审计工作要高度重视，借助社会审计和国家审计的力量提高职能部门对于医院经济风险和内控风险的重视程度；二是联合开展项目的牵头部门要多主动参与部门进行沟通协调，明确工作职责，共享信息资源，提高职能科室参与度；三是内部审计与外部审计的最大区别在于前者更注重的是“服务、咨询”价值，与其他职能科室保持良好的互动，可以帮助责任科室顺利推进项目。4.3信息化审计平台的搭建信息化审计环境的搭建是开展信息化审计及构建矩阵式管理模式的基础。审计科已初步在DRGs（DiagnosisRelatedGroups）绩效评价系统中构建高值耗材监控模块，审计科的科员根据授予的数据权限，可以查询到同一个科室不同诊疗组分级手术的耗材均值数据，并对此进行一定的数据分析。后续在此基础上设置预警值，不但能保证审计人员直接从平台上共享全院高值耗材的数据还能进行跟踪监督，为将要开展的耗材专项审计提供了技术支持，为实现矩阵式管理模式的信息化建设奠定了基础。4.4引入奖惩模式，建立长效激励机制由于矩阵式内部审计管理模式，是根据监督项目的专业性从不同的科室组合人员，这样的工作模式可以灵活应变上级管理要求及外部检查，但长期来看由于缺乏有力的管理手段，工作效率和稳定性会逐渐降低。引入绩效考核和适当的奖惩模式，对于组织长远发展至关重要。为此，医院层面应将其纳入DRGs（DiagnosisRelatedGroups）绩效评价系统中的绩效考评模块建立长效激励机制，年终对于开展的内审项目涉及的职能科室完成指令性任务的情况予以评分，以提高科室层面的主动性和积极性。