基于审计视角的医院合同风险防控信息化建设的实践研究

基于审计视角的医院合同风险防控信息化建设的实践研究在新医改形势下，医院面临疫情防控与运营的双重挑战，合同风险防控已成为医院管理的重要组成部分,从审计视角加强合同风险的评估评价，强化风险识别和预警，采用”一本制度，四重保障，六大环节”路径，构建基于HRP平台的合同风险防控信息化系统,，实现集财务、预算、物资、合同等的一体化应用，探索符合医院需求的合同信息化管理模式，实现合同业务全周期的闭环管理。以下是小编分享的内容，欢迎参考借鉴与借鉴。在新医改形势下，医院面临疫情防控与运营的双重挑战，尤其是大型公立医院物资设备采购、基本建设、后勤服务、科研以及人才引进等方面的需求量日益增加，对应的合同种类、数量以及复杂程度逐渐上升，合同的风险防控已经成为医院经营管理的重要组成部分。通过审计视角加强风险防控的评估评价，在医院综合运营管理信息系统（hospitalresourceplan，HRP）中嵌入合同信息化管理系统，对合同审签、履行、商家资产信用状况的调查和档案管理等控制点进行全生命周期的风险识别，防范和化解风险，维护医院权益，促进医院高质量发展。1医院合同管理现状医院因级别、规模、业务类型、发展理念等不同，合同数量及类型也各不相同。主要分为医疗设备及器械采购合同、医用耗材采购合同、药品采购合同、科研合作类合同、工程建筑类合同、临床药物试验合同、大宗物资及服务采购合同、劳务派遣合同和其他合同等。根据各类合同特点及现状，分析现存风险点，梳理出合同管控关键风险控制点。1.1合同项目管理传统合同以纸质文件管理为主，合同信息没有纳入综合信息管理平台中，各系统相对独立，审签合同时无法获取项目预算信息、往期采购情况、库房和资产管理情况等，不便于监管。1.2合同项目签署合同会签流转时间较长，沟通成本较高，严重影响签订效率，不利于合同执行。流转过程中经办部门可能随意修改，有时候出现错打、漏打合同，现实操作中存在漏洞和改动风险。1.3合同项目执行各部门执行合同的时间、事由、金额等重要信息脱离财务系统独立存在，多次执行合同但未建立关联关系，不利于复核合同执行情况，存在多次执行同一笔或长期不执行合同的风险，也不便于事后的财务检查及审计监督。1.4合同项目追溯由于合同数量及类型繁多，后续若终止合同、变更合同、需签订补充协议等情况与原合同难以关联，合同追溯存在较大困难，也不利于医院评价历史交易情况。1.5合同项目预警缺乏信息化手段对合同实时跟踪，缺少对于履约过程的提醒和监控，缺少对合同进度、收付款等关键节点的预警信息；缺少合同即将到期的提示预警，易产生合同逾期风险。2基于HRP平台的合同风险防控信息化建设措施合同风险防控信息化建设是通过合同管理系统、预算管理系统、资产管理系统、财务会计系统等各个系统实现对合同管理的基础性数据收集与反馈，充分发挥其“信息收集”、“信息反馈”、“管理评价”、“提供决策支持”、“风险管控”等多项功能。通过对合同风险点进行大数据分析，建立起“快捷”“高效”“精准”的事前风险防范机制、事中风险处理机制、事后风险分析改进机制，从而降低医院各类管理风险和管理成本。2.1“一本制度”外规内化医院建立完善合同管理制度，结合各风险环节设计形成《医院合同信息化管理制度》，实现外规内化、内规系统化和系统信息化，确保全院上下操作同质化，实现“从碎片管理到系统信息化建设”。2.2“四重保障”机制通过体系建设、流程管理、人员培养、信息化建设四大保障的措施，对合同风险实现“从被动防御到主动控制”、“从个人经验到标准流程”、“从管理滞后到实时监控”的转变。2.2.1体系建设将风险控制理念、流程、方法等融入合同管理，建立起一个以合同管理系统为平台覆盖“计划、签订、履行、资产管理”等全环节的监控体系，有效防范合同效期内的合种风险问题。2.2.2流程管理对合同草拟、合同签订、合同履行、执行追踪、风险预警等方面建立规范化流程，实现合同全流程闭环管理。2.2.3人员培养为了适应医院运营发展的需要，我们组建了一支专业的合同内控管理员队伍，多次举行合同内控培训及合同系统操作培训会，解析实务操作中的典型案例，增强风险防范意识。2.2.4信息化建设医院整合各合同使用部门的需求，探索符合医院需求的合同信息化管理模式。在推进合同信息化建设的过程中，加大开发力度，创新管理模式，减少人为不规范操作因素的影响，保护合同信息的安全。2.3“六大环节”风险防控通过对日常合同项目的分析，识别主要风险环节：预算管理、文件编制、签署、支付管理、执行和验收等，建立合同经济事项风险库。针对每个重要的风险控制环节，一方面拟定对应的《正、负面行为清单》划定的标准和红线，确保在履行该环节的人员有明确的行为指引；另一方面，对医院日常发生的风险事项进行复盘分析，将风险量化、厘清风险敞口，确保在重点环节的核心风险通过信息化系统得到相关人员足够的重点控制和关注。3合同信息化管理模式在医院的实践运用基于HRP平台的合同管理功能模块，实现合同业务全周期的闭环管理，促进医院精细化管理。3.1多种类型的合同管理系统中将合同分为经济类合同和非经济类合同，经济类合同类别下又分为收款类和付款类，每类合同细分为货物类、服务类、合作类、咨询类等，以信息化手段明确各类合同的基本要素。3.2合同全过程管理从合同的预算、到合同登记、合同变更、合同收付款和合同归档等各环节进行全程动态管理，建立合同执行追踪机制，经办人员清晰掌握合同签订、执行与结算全过程，在各个关键节点设置提醒，将风险防控融入合同全生命周期的每一步。3.3在线审批及移动端审批合同模块依据合同的类型，对审批节点进行灵活配置，并预设审批路径。审批人可以在手机端查阅待办事项并审批，保证合同审签时效。系统上线5个月以来，合同线上流转500余份，合同会签周期由线下10.5个工作日缩短至6.8个工作日，效率提升35.24%。3.4一体化应用HRP平台将合同管理模块与多个业务模块动态联合，在数据信息衔接、共享和管理方面达到统一。与预算模块关联，合同签订时即可冻结预算资金，实行前端控制，减少以往先签合同后补预算或没有预算的风险；与专项模块关联，实现专项资金的控制及管控专项项目的执行；与资产系统和物资系统关联，便于了解设备、物资、耗材等相关合同的执行情况及库存情况，以及设备的维修、保养是否在质保期内等信息。3.5合同预警及分析加强对合同有效期、收付款计划的控制，增加预警提示功能，避免合同履行不到位或超期履行产生的风险，也有利于内审等监督部门对合同履行进行有效监督。系统可通过对供应商、合同状态、收付款金额等多个维度的分析和评价，内部审计部门可针对风险环节开展专项审计，全面覆盖、突出重点，助力医院各项经济和非经济事业合规、高效、安全运行。4结语医院构建基于HRP平台的合同信息化管理系统，既能有效克服医院传统合同管理的缺陷和短板，还能严密关注关键控制点，为风险防控提供了有效抓手，充分发挥内部审计监督职能，有效预防合同管理风险，降低经济风险损失。进一步实现提质增效、提升现代化管理水平，促进医院管理高质量发展。