接待外商的准备工作4篇

接待外商的准备工作4篇【导读】这篇文档“接待外商的准备工作4篇”由三一刀客最漂亮的网友为您分享整理，希望这篇范文对您有所帮助，喜欢就下载吧！接待外商的准备工作1接待外商的准备工作接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家，应作好下列准备工作：1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。接待工作准备2接待工作准备一、受领接待任务经有关领导批准后，秘书科受领接待任务。二、搜集接待信息秘书科受领接待任务后，及时搜集详细的接待信息，了解有关情况：1、主要来宾情况，包括姓名、性别、民族、单位、职务、生活习惯等。2、来宾来邱目的、抵离时间、活动内容、日程安排及具体要求等。3、随行人员人数、名单、职务、性别等，来自少数民族地区的，还须包括民族、宗教信仰及饮食禁忌等。4、其它相关情况，包括交通方式、联系方式和需要接待方办理的特殊事宜等。5、重要来宾的相关资料，包括以前是否来过本单位，与领导是否相熟等。6、接待信息收集整理后，及时呈送有关领导、供接待时参考。三、拟定接待方案1、征求意见。在充分领会来宾意图和领导对接待意见的基础上，广泛征求各有关方面对接待安排的意见。①重点征求来宾身边工作人员或打前站人员对接待的具体要求，包括食宿安排上的特殊要求，活动内容和时间安排，以及领导会见、用车等。②征求有关领导和部门对做好接待工作的意见、建议，并进行细化。2、拟定接待方案，内容包括：①接待对象主要情况。②参与接待的领导名单。③来宾主要活动和日程安排。④接待任务涉及的有关工作文件、资料及负责部门。⑤主要接待活动安排：A、礼仪安排，包括迎送、会见、陪同活动等。B、食宿安排，包括房间安排、客房布臵，就餐方式、地点、标准和陪餐人员安排等。C、车辆安排，包括来宾主车、工作车、行李车、备用车、警车等。D、其它安排，包括安全保卫、交通疏导、卫生防疫、天气预报、新闻报道等。E、到观摩点活动情况，包括来宾及陪同人员姓名、性别、职务、人数、到达时间、迎接地点、活动内容、食宿安排等。F、陪同领导的住房、乘车、宴请安排。G、责任分工，根据接待任务要求，明确相关部门的责任及责任人。H、联系电话，包括主陪领导、接待人员、驻地值班电话等。3、拟定接待方案的要求。①体现来宾和领导的意图。②具有地方特色。③时间、考察点和路线安排合理。四、接待方案审批①接待方案拟定后，报主管领导审定并签批。②根据领导意见，对方案内容进行调整和修订。③重大接待任务的接待方案由主要领导审定签发。④接待方案经审批后，及时印发有关领导、部门和乡（镇），并召开接待工作筹备会议。五、前期准备工作协调有关部门和单位做好各项前期准备工作。1、食宿安排。①客房。检查房间设施及房内水、电、冷、暖设备的有关控制；去除房间异味；保证电话、宽带网络畅通；电视频道按顺序调好；房间内摆放鲜花、办公用具、水果、干果、香烟等。②就餐。确定就餐地点、方式、人数、标准、时间等；检查餐厅照明、音响、空调、桌椅等设施；督促搞好室内卫生和餐具卫生，保证室内空气清新；结合主宾饮食习惯及要求确定食谱，印制就餐座位卡等；保证各种物资齐全，及时供应。2、活动安排。上级领导视察、调研或慰问活动安排。A、协调有关部门准备汇报、座谈会材料，注意宣传介绍。B、提前准备视察、调研点和慰问对象及所在地的基本情况介绍，并提前进行现场勘查，做好迎送、资料准备、情况介绍、路线确定等工作。C、做好汇报会、座谈会等会议组织。3、行车安排。按乘车方式、车辆类型等要求，确定主车、工作车、行李车、备用车、警车等各种车辆的到位时间，通知沿途高速路口、收费站，做好车辆免检通行安排，车内备齐热水、矿泉水、湿巾、纸巾等物品。4、安全保卫协调公安、交警、信访等有关部门，制定安全保卫、交通疏导方案，做好各项准备工作，确保接待过程中迎送、路途、驻地及活动场所安全有序。5、卫生防疫。协调卫生、防疫等部门，做好来宾紧急救护准备、随行保健以及客房、餐厅、会议室的环境卫生和食品检疫等工作。6、新闻报道。通知新闻单位，安排摄影、摄像、文字记者随同活动，按要求做好宣传报道准备工作。7、到视察点活动安排。来宾到视察点活动，将来宾活动内容、到达时间等情况和接待要求，提前通知有关视察点，并协助做好前期准备工作。8、沟通联系。掌握主陪领导、接待人员及相关部门负责人的联系电话，印制接待任务联系电话表。9、印制接待服务手册。重要接待任务，印制包括天气预报、食宿安排、活动日程、乘车安排、考察点简介、来宾和陪同领导名单、参加接待工作人员联系电话等内容的接待服务手册。六、接待任务实施前检查来宾抵达前，由主管领导对各项准备工作落实情况进行全面检查、调度，确保落实到位。七、接待任务实施1、迎接。组织调度警车及其它有关车辆提前到位，引领领导及有关人员按确定时间到来宾下榻地点或参观、考察点迎候来宾。①了解清楚来宾具体抵达时间及来宾乘坐车辆，了解清楚行车路线、抵达时间并确定迎接地点。②提前与交通等部门沟通，协调迎接来宾有关事宜。③出发前，了解清楚有无晚点误点、来宾人员变动等情况，并及时告知有关领导和部门。④接到来宾后，引领上车并向来宾介绍前来迎接的县领导，然后一同前往驻地。⑤来宾到达驻地后，及时分发接待服务手册，由专人负责引领来宾到房间，组织工作人员协助来宾将行李送到客房。⑥根据需要安排好陪同领导的休息房间。2、驻地服务。①就餐。提前到餐厅检查，确认准备工作就绪后，引领来宾和陪同领导到餐厅就餐。②会见。安排好会见场所，并提前检查，适时引领来宾和陪同领导到达会见场所。③会议。提前到会场检查，确保各项工作到位后，引导来宾和陪同领导到达会场；必要时，为提前到达的来宾和陪同领导准备休息室。④合影。安排好地点、参加人员、排位、摄影师等相关事宜。⑤锻炼。提前联系安排好地点并准备相关物品，并引领陪同。3、随行服务。①了解清楚天气情况，并做好相应准备工作，如雨伞、遮阳帽等。②出行准备工作。检查出行物品准备情况，协调警车及有关车辆提前到位，召集有关人员准时到达，等候领导外出。③做好与有关单位和视察点的衔接工作，提前通报来宾人数、陪同领导、视察内容、活动要求等情况，随时通报行进路线、抵达时间等。④必要时，派人到视察点打前站。4、欢送。①了解清楚来宾离邱方式、确切人数、离开时间。②提前确定车辆送行领导，并提前通知交通等部门做好准备工作。③组织人员提前装运行李，调度警车及有关车辆提前到位，并引领有关领导按时到位欢送。5、在接待实施中，特殊情况需变更接待方案的，接待人员应请示主要陪同领导批准后，及时组织协调有关人员进行调整落实。八、后续工作1、按有关规定做好接待来宾的经费结算审核工作。2、总结建档。重要的来宾接待任务，都应有比较全面的工作总结。①工作小结。文字表述应当简洁明了，具体内容包括接待的对象、接待起讫时间、前往的地点、主要活动内容、来宾的主要讲话和工作建议，重要来宾的生活习惯、工作特点、兴趣爱好，主要工作措施、经验体会、主要问题及改进措施。②收集文字、音像资料。包括：值班报告、电话通知、领导批示、接待方案、领导和来宾重要讲话的文字稿及录音、摄影摄像、全程陪同人员的工作日志。③对所有收集的原始资料进行整理，并按档案管理目录的要求进行分类建档。3、接待任务完成后，应及时召开总结讲评会。接待外商的准备工作3接待来洽谈业务或来本地区(单位)工作的外国经济专家，应作好下列准备工作：1、由本地区(单位)负责外事工作的领导牵头建立一个有专职陪同人员、专业对口业务人员、谈判人员、翻译、保卫和后勤等方面人员组成的接待班子。2、将洽谈的项目或技术资料、图纸事先译成中文，供有关人员事先消化并全面掌握。3、外商或外国经济专家来华或回国时，应安排职位相同的人迎送，并协助办理有关手续。抵达后应由负责人出面接见。来、去时，由接待单位负责宴请。4、在安排好外商或外国经济专家(包括家属)的食、宿、行、工作场所、文娱活动的同时，还应搞好安全保卫、环境卫生等工作。5、涉外交往中，不要主动赠送礼品。外国经济专家在华期间结婚、过节、生日等，经组织批准可以个人或集体的名义赠送适当的纪念品。为做好团结工作，我方人员可同外国经济专家正常往来，建立友谊。6、有关人员应虚心向外国经济专家学习有关理论知识和管理经验，学习、消化有关技术、资料。7、涉外人员应不断学习有关文件、规定，增强政治责任感，提高接待工作水平。重要领导接待方案4“省文明城市测评组”接待方案草案由省委宣传部文明办及建设、工商等方面的专家、领导一行12人于2012年8月30日下午5：30分左右到达，9月1日下午3：40分离店，在酒店日程安排如下：1、就餐：8.30晚餐主桌：百合厅1+3桌，工作人员：多功能厅8.31早餐自助餐：领导在樱花阁，工作人员在万福阁8.31午餐自助餐，地点：万福阁8.31晚餐同8.30晚餐9.1早餐同8.31早餐9.1午餐同8.30晚餐说明：百合厅主桌18人，安排4名服务员，准备席位卡，鲜花；副桌3桌，10人，各安排2名服务员；还需准备：欢迎标语、台前的鲜花盆景、立式话筒。以上由陈小燕负责，各相关部门配合。2、住宿a.豪华套间a501、b5012间b.标准套间b418、b518、b5213间c.单人间b403、b412、b416、b417、b419、b423、b503、b512、b519、b52310间d.标准间a505、a506、a507、a508、a509、a510、a515、a416、a419、a420、a42111间e.县领导午休房：8.31日15间，9月1日15间说明：每天早晨7:15分叫醒，9月1日县领导午休房2:40分叫醒；房间里准备水果、点心、雀巢袋装咖啡、鲜花。以上由缪艳、吴颖具体负责，各相关部门配合。3、会议长江厅：汇报会约1小时，8月31日8：30开始，安排80人左右的回字型，准备席位卡、茶水、香巾、音响、话筒。5f贵宾厅：省检查团工作室6f会议室：工作人员及驾驶员休息室2f会议室：创建办档案室玫瑰厅：来信来访接待室以上由吴颖、沈松华具体负责，各相关部门配合。4、备用活动ktv：芙蓉厅、百合厅，准备：茶水、水果、小吃、鲜花。由沈松华负责，各相关部门配合。游泳馆：邱洪飞负责。棋牌室：安排四间棋牌室，准备：水果、茶水、点心。由吴颖负责，各相关部门配合。足疗：常红林负责。夜宵：中厨房负责安排，何志刚负责，汤荣配合。一、本次活动领导小组名单组长：张晓华总经理副组长：申爱明副总、何志刚副总、行政总厨成员：张小琴营销部经理缪艳前厅部经理吴颖客房部经理陈小燕餐饮部经理汤荣厨师长朱建红质培部经理沈松华保安部、康乐部经理魏竹君财务部经理陈善伟工程部经理倪蓓蕾采供部经理邱洪飞游泳馆经理常红林桑拿部经理丁昀昀行政办主管二、车辆停放及安全1、责任部门：保安部2、负责人：沈松华3、保安：4、要求：a.从8月29－30日起，注意门前车辆的管理，确保8月30下午－9月1日下午省测评组领导车辆的有序排放；b.配合县公安部门做好安全保卫工作。三、迎宾及入住1、责任部门：前厅部、行政办2、责任人：缪艳、丁昀昀3、门僮二名：4、礼仪小姐八名：5、要求：a.门僮必须配戴白手套；欢迎语欢迎光临＊＊国际大酒店；确保客人安全下车，及时将客人行李放置行李车送至房间。b.礼仪