从业人员能力分析模块

1从业人员能力分析模块主要任务：1.知识素养；2.技能要求；3工作价值观；4.不同行业秘书从业人员能力分析（能力要求与能力培养）。●秘书从业人员的知识结构对于秘书从业人员来讲，应该具备完整的合理的知识结构。其知识结构包括三个方面：一、基础知识。广博、扎实的基础知识是秘书知识结构的根基。基础知识越扎实、丰富，秘书的潜力发挥就越大。秘书的基础知识主要包括以下几类：政治哲学类。主要包括马克思主义哲学、政治经济学、科学社会主义以及现代科学方法论知识。这部分基础知识是帮助秘书人员解决政治方向和思想方法问题。学习这部分知识，是要使秘书人员树立正确的世界观和方法论，能运用马克思主义的立场、观点和方法去分析问题、解决问题。文化基础类。如语文、历史、物理、化学、生物、历史、地理等。这是从事秘书工作最起码的知识。培根说过：历史使人明智；诗歌使人灵秀；数学使人周密；自然哲学使人深刻；伦理使人庄重；逻辑学使人善辩。基础教育阶段为秘书从业奠定了良好基础。法律政策类。包括宪法、法律、法规、政策。秘书工作政策性很强，秘书人员如果没有较高法律政策方面的知识修养，就会给领导工作帮倒忙、添乱子，严重的还会造成法律后果，更谈不上为领导把好关。因此，秘书人员学习和掌握必要的法律政策知识尤为重要。由于我国的法律政策体系规模庞大，秘书人员应当根据工作需要，在掌握一般的法学和政策理论基础上，有针对性地学习有关的法律政策知识。重点有两个方面：一是秘书工作有关的法律、法规、规章、政策，如《劳动法》、《专利法》、《国务院办公厅公文处理办法》、《保密法》等；二是同服务单位的业务活动有关的法律、法规、规章、政策。二、专业知识专业知识指秘书在工作范围、工作职责和工作内容内应掌握的知识。可分为秘书学科专业知识和秘书所在部门的业务知识。秘书学科专业知识。这部分知识是秘书知识结构体系中的核心部分，也是区别于其他专业人才知识结构的标志。这部分知识主要有秘书学概论、秘书实务、文书与档案学、秘书实用文写作、会议管理、秘书交际礼仪、办公自动化知识等等。只有精通并能熟练运用秘书学科专业知识，才能成为合格的秘书人才。秘书所在部门的业务知识是指秘书人员所服务的单位特定的业务活动范围，了解这些知识能使秘书人员写材料不说外行话、提建议不当门外汉，使自己工作更具有针对性和科学性，当好领导者的参谋与助手。三、相关知识辅助知识既不像基础知识那样具有“根基”作用，也不同于专业知识那样起“标志”作用。它对秘书人员的作用是丰富头脑、开阔视野、扩大思路、提高工作效率。主要包括管理学及其相关知识：秘书是辅助管理人员，秘书工作是管理工作不可缺少的一部分。学习和掌握管理学知识，有助于秘书人员自觉运用管理工作的规律，协助领导实施管理。管理学具有众多分支，秘书人员除了掌握管理学基本原理之外，可以根据所服务单位性质选择相关课程。如行政机关秘书可选修行政管理学、公务员制度等课程，企业秘书可选企业2管理学、市场营销等课程。公共关系学知识：秘书工作在许多方面带有公共关系的性质，比如代表领导接待客人、参与谈判、对外发布消息等等都涉及到公共关系。掌握公共关系学知识，有助于秘书人员运用公共关系这一手段，为塑造组织的社会形象增添光彩。心理学知识：秘书的辅助管理活动总是通过秘书与领导者、秘书与公众之间的交往实现的。在交往过程中，秘书、领导、公众都会表现出一定的心理现象和心理特征。学习和掌握心理学知识，不仅有助于秘书人员科学地分析自己的心理过程及其特征，克服自己的心理障碍、提高自己的心理素质，同时也有助于观察和了解领导者以及公众的心理过程和特征，掌握他们的心理活动规律，并用这些规律来指导秘书与领导者和公众之间的交往，以提高交往的质量和效果。心理学知识十分丰富，秘书人员要重点学好普通心理学、管理心理学、领导心理学、社会心理学和秘书心理学等方面知识。经济学知识：党和国家的基本路线是以经济建设为中心。经济建设的大潮正推动着我国各行各业发生日新月异的变化。没有经济头脑的领导者是不称职的领导，不懂经济的秘书也不可能当好领导者的参谋与助手。经济学知识犹如广阔的海洋，秘书人员可根据实际需要和自己的能力选学会计、货币、证券、市场、外贸等方面的知识。人际关系学知识：秘书人员应学习人际关系学，以发挥对内协调、对外公关的作用。社会知识：当前国际问题如世界格局、政治、经济、军事、科技、文化等方面知识的变化及发展情况；国内知识如国情，民情，民俗，民风等。此外，秘书人员还应掌握诸如领导科学、文学、创新学、新闻传播学等方面知识，扩大自己的知识面，以使自己工作更加得心应手、挥洒自如。●能力要求秘书职业资格鉴定的考试中，对秘书从业人员的知识和技能的要求较为全面，考题侧重基本知识和基本技能的考核。根据国家劳动和社会保障部颁布的《秘书国家职业标准》，在每个职业等级的鉴定要素细表中，知识和技能的部分各有100－200个鉴定点，它较准确地反映了对秘书从业人员的要求。以下是各级秘书职业资格考试的知识与技能的要求：▲《秘书国家职业标准》五级秘书的能力要求五级秘书职业功能工作内容能力要求相关知识一、商务沟通（一）商务礼仪1.能够展示规范姿态和表情2.能够得体着装3.能够规范地介绍、握手、接递名片、问候及引导客人1.仪容、仪表、仪态常识2.职业着装常识3.介绍、握手、使用名片、问候及引导客人的礼仪要求(二)接待能够做好日常接待工作日常接待工作的内容和程序(三)沟通1.能够正确的倾听和有效的提问2.能够自信地提出要求和恰当拒绝3.能与客户进行有效沟通1.沟通的概念2.客户的概念3.有效沟通的七个原则3二、办公室事务和管理(一)办公环境的维护和管理1.能够维护责任区的工作条件,保持工作环境整洁2.能够识别办公场所及常用设备的隐患1.责任区工作环境的基本要求2.常见办公场所及设施隐患(二)日常办公室事务1.能够处理文件,收发邮件2.能够正确接听、拨打电话及处理通话中出现的问题1.文件处理及邮件收发的程序2.电话机的功能和注意事项3.电话沟通的方法(三)办公室用品的发放和管理1.能够使用常用办公用品2.能够发放办公用品1.常用办公用品的性能、规格和用途2.办公用品发放程序（四）办公效率和时间管理1．能够做好自己的日常工作并按时完成上司交办的工作2.能够协调处理日常事务性工作1．时间管理的基本方法2．工作日志的编写方法3．协调管理简单事务工作的方法职业功能工作内容能力要求相关知识三、常用事务文书常用事务文书的拟写1.能够拟写简单事务文书2.能够拟写礼仪文书:邀请信、感谢信、贺信、请柬1.事务文书基本格式2.邀请信、感谢信、贺信、请柬的写作要求四、会议与商务活动(一)会议筹备1.能够按要求发送会议通知,制发会议证件,发送会议文件资料、用品2.能够预定会议室3.能够做好接站、报到工作4.能够做好签到及座位引导工作1.会议的构成要素和常见的会议种类2.会议通知、会议证件及会议资料的基本要求3.会议室预订知识4.会议接待工作程序(二)会议的善后工作1．能够安排与会人员返程2．能够清退会议文件资料3．能够整理会议室1.与会人员返程工作的注意事项2.清退会议文件资料的基本要求1.整理会议室的注意事项4(三)商务活动1.能够做好会见和会谈的准备2.能够完成开放参观活动的准备,并做好接待1.会见与会谈准备工作的基本要求2.开放参观活动的准备内容与接待要求(四)商务旅行能够完成出差旅行的一般性准备工作1.常见的商务旅行类型2.旅行社服务项目五、信息与档案(一)信息管理1.能够分辨信息的种类2.能够准确地收集信息1.信息的基本知识2.信息收集的基本知识(二)档案收集能够对文件资料等进行立卷归档1.档案的概念、作用和种类2.立卷归档的基本要求▲《秘书国家职业标准》四级秘书的能力要求四级秘书职业功能工作内容能力要求相关知识一、商务沟通(一)接待1.能够区分接待对象,确定接待规格2.能够拟订计划1.区分接待规格的原则2.接待计划的基本要求(二)沟通1.能够实现双向沟通2.能够应付对沟通中的冲突1.横向沟通基本知识2.纵向沟通基本知识3.冲突产生的原凶二、办公室事务和管理(一)办公环境的维护和管理1.能够进行安全检查及基本防范,并对办公环境提出改进建议2.能够按要求做好保密工作1.办公区域建设及办公环境安全的基本要求2.保密工作措施(二)日常办公室事务1.能够安排值班工作,并编制值班表2.能够管理零用现金和履行报销的手续3.能够按规定进行文书处理4.能够管理印章及介绍信1.值班工作的内容及值班管理制度2.现金管理和报销的知识3.文书形成与文书处理的一般程序4.印章及介绍信的管理要求(三)办公用品的发放和管理1.能够办理办公设备和办公用品的进出手续2.能够进行库存管理1.办公设备和办公用品进出基本要求2.库存管理的基本知识5(四)办公效率和时间管理1.能够编制工作时间表2.能够管理自己的工作日志3.能够根据上司要求,安排并管理上司的工作日志1.时间表的基本内容和要求2.工作日志的基本内容和要求三、常用事务文书常用事务文书的拟写能够拟写会议记录能够拟写双方或多方单位业务的合作意向书能够拟写商务文书（订货单、产品说明书）能够拟写简报会议记录的写作要求意向书的写作要求订货单、产品说明书的写作要求简报的写作要求四、会议与商务活动(一)会议筹备1.能够拟订会议议程、日程2.能够选择会议地点会议议程、日程的内容会议地点选择要求(二)会议中的服务能够做好会议记录能够选择会议地点能够做好会议值班、保卫工作信息沟通的基本要求值班保卫工作内容(三)会议的善后工作能够做好会议文件资料的收集整理能够做好会议经费结算工作会议文件资料收集整理的要求会议经费结算的方法(四)商务旅行能够拟订开放参观活动的方案能够安排宴请活动1.开放参观活动的注意事项2.宴请常识(五)商务旅行1.能够拟订商务旅行计划]2.能够完成国外商务旅行的准备工作1.旅行计划及日程安排表的内容2.出国旅行常识五、信息与档案(一)信息管理1.能够对信息进行系统整理2.能够对信息进行有效传递3.能够对信息进行有序存储1.信息工作程序2.信息整理、传递、存储的基本知识(二)档案管理1.能够对档案(包括电子档案)进行分类、检索2.能够根据档案价值划分保管期限并进行安全保管1.档案分类、检索知识2.划分档案保管期限3.档案保管的基本要求6▲《秘书国家职业标准》三级秘书的能力要求三级秘书职业秘书工作要求能力要求相关知识一、商务沟通(一)商务礼仪能够进行涉外接待涉外接待礼仪涉外交往常识(二)接待能够拟订涉外接待计划能够正确安排礼宾次序能够指导安排涉外宴请外事工作的原则及要求迎送外宾的要求涉外宴请常识(三)沟通能够选择、运用有效的网络沟通工具,完成内外部的沟通网络沟通的特点和形式二、办公室事务和管理(一)办公环境的管理能够按照需求设置办公环境能够实施办公环境的安全管理能够应对办公环境出现的紧急情况办公环境和办公布局设置要求办公室人、财、物、信息的安全管理要求常见的紧急情况应对知识和方法（二）办公室事务管理1．能够提出改进办公室事务流程的建议2．能够审核文稿1．办公事务工作流程改进的基本要求2．文稿审核的方法及相关知识(三)办公用品的采购与管理能够选择办公设备和办公用品的供应商能够进行库存监督能够完成办公设备、办公用品的采购工作1.办公设备和办公用品供应商选择的基本原则2.办公设备和办公用品收发及库存管理的监督要求3.采购程序及步骤(四)办公效率和时间管理能够拟订和实施办公室工作计划能够建立承办周期制度制定和实施办公室工作计划的基本要求日常办公事务承办周期的要求三、常用事务文书常用事务文书的拟写能够拟写市场调查报告能够拟写述职报告能够拟写计划、总结能够拟写招标书、投标书市场调查报告、述职报告的写作要求计划、总结的写作要求招标书、投标书的写作要求7四．会议与商务活动(一)会议筹备能够拟订会议的筹备方案能够提出会议预算会议方案的内容会务机构的分工会议预算方案的内容电话会议及视频会议知识（二）会议协调1.够做好会务协调2.能够辅导引导会议按计划进展会务协调的基本要求引导会议进程的方法（三）会议的善后工作能