关于印发《劳动关系管理规范操作指引》的通知

—1—普通冀水股份〔2013〕20号唐山冀东水泥股份有限公司关于印发《劳动关系管理规范操作指引》的通知股份公司所属各企业、各部门：劳动关系是指劳动者与用人单位在劳动过程中建立的权利、义务关系，作为人力资源管理的重要环节，劳动关系的和谐与否直接影响公司人力资源政策的贯彻实施，关系着企业能否持续、健康、稳定发展。近年来，公司劳动争议案件有所增加，这给公司和员工的利益带来严重损害，产生劳动争议的根本原因在于劳动关系日常管理工作的疏忽和纰漏，把劳动关系管理真正提升到人力资源管理核心业务的高度，由细节着手，从点滴做起，扎实做好每一件劳—2—动关系管理业务是构建和谐劳动关系的根本途径。针对公司目前劳动关系管理现状，为进一步夯实劳动关系管理基础，规范劳动关系管理业务作业流程，股份公司制定了《劳动关系管理规范操作指引》，现印发给各单位，请各单位高度重视，认真学习并参照开展劳动关系管理的各项业务。特此通知。唐山冀东水泥股份有限公司2013年4月1日—3—唐山冀东水泥股份有限公司劳动关系管理规范操作指引第一章总则第一条为进一步规范劳动关系管理业务作业流程，预防和规避劳动争议的发生，保障企业与员工的合法权益，构建和谐稳定的劳动关系，制定本操作指引。第二条劳动关系管理主要包括以下环节的业务操作管理：（一）录用环节（二）入职环节（三）试用期环节（四）劳动合同签订及履行环节（五）劳动合同续签及变更环节（六）劳动合同终止与解除环节（七）劳动争议案件仲裁和诉讼环节第三条本规范指引是用于指导股份公司及所属各分、子公司在上述环节进行管理事务规范操作的指导文件。第二章录用规范指引第四条员工录用管理的规范操作主要包括以下四个环节：一、《面试评价表》及录用结果审批材料的存档《面试评价表》及录用结果审批是员工录用工作的最初始凭—4—证，各公司需妥善保管并编号存档。二、拟录用员工的入职体检在确定拟录用人员名单后，通知拟录用人员到公司指定医院或具备公司要求资质的医疗机构进行入职体检，体检结果需在五个工作日内反馈至公司人力资源部/综合管理部。三、人员录用流程审批在确定拟录用人员的健康状况符合公司的入职要求及相关岗位要求后，人力资源部/综合管理部在e-HR系统上发起人员录用流程，待录用流程审批完成后，发出报到通知。四、报到通知书的发放报到通知可采取书面通知、E-mail通知等多种形式，报到通知中必须明确报到时间、报到地点、录用岗位、报到时效等基本信息，此外各公司可依据本公司要求及特定的岗位要求规定其他事项。第五条员工录用管理中易发生劳动风险的主要有以下两个环节：一、入职体检环节风险点主要集中在录用通知和入职体检的顺序上。二、报到通知书发放环节风险点主要集中在报到通知书的用语规范及报到时效规定上。第六条员工录用管理中风险点的规范操作主要包括以下—5—两个方面：一、入职体检环节风险点的规范操作在通过面试考核确定拟录用人员后，应要求入职者先进行入职体检，待体检合格后再发出正式报到通知，以免因体检不合格而拒绝录用，这很容易被视为就业歧视，引起诉讼风险。二、报到通知书发放环节风险点的规范操作（一）用语规范：报到通知书中不能出现“您符合公司的录用条件（或者岗位条件）予以录用”的话语，这会给公司在试用期以员工不符合录用条件而解除劳动关系带来隐性争议，因此建议在录用通知上表述为“通过公司的面试与考核予以录用”。（二）时效明确：报到通知书应有“在接到此报到通知书xx日后未进行答复或到本公司进行报到的，报到通知自动失效”之类条款。第三章入职规范指引第七条员工入职管理的规范操作主要包括以下六个环节：一、入职材料验收新员工需向人力资源部/综合管理部提供以下材料：（一）身份证原件及复印件（二）最高学历的毕业证书原件及复印件（三）最高学位证书原件及复印件（四）职称或者专业技术等级证明原件及复印件—6—（五）与原单位解除劳动关系证明以及收入证明（六）入职体检证明（七）照片（依据入职手续办理要求尺寸及张数）（八）要求办理用工备案的企业，新员工需提供《就业失业登记证》二、《员工履历表》填写新员工应如实填写《员工履历表》，由人力资源部/综合管理部放入员工档案保管。三、食宿事宜办理人力资源部/综合管理部根据员工需要妥善安排员工住宿、就餐等后勤保障工作。四、入职部门报到人力资源部/综合管理部填写《人员推荐函》转交入职部门，并带领新员工到入职部门进行报到。五、办公用品及工作安排入职部门负责安排新员工办公坐席，在新员工正式报到之前将办公用品准备齐全，并负责为新员工介绍部门职责及其岗位职责，为其申请协同平台办公账号。六、入职培训人力资源部/综合管理部负责组织新员工入职培训工作，培训内容应包括公司介绍、公司发展历程及大事记、企业文化与理念以及公司各项管理规章制度等内容，生产性岗位须包含职业安—7—全教育。第八条入职管理中容易发生劳动风险的主要有以下两个环节：一、入职材料验收环节风险点主要集中在员工个人信息、健康状况、学历信息、工作履历的真伪以及员工是否对同行业其他企业有竞业禁止义务。二、入职培训环节风险点集中在是否对员工进行了公司各项管理规章制度的培训。第九条员工入职管理中风险点的规范操作主要包括以下两个方面：一、入职材料验收环节风险点的操作指引人力资源部/综合管理部对新员工进行资料验收及入职审查，主要审查应聘者的个人信息、学习经历、工作履历、职业资格、资质、身体状况以及就业状况等基本信息，进行材料的验收时证件齐全且真实者，按照正常程序办理入职手续；证件不齐备着，经请示部门负责人后，可继续办理入职手续，所缺证件及材料需在两个星期内补齐；证件或材料存在作假行为的，立即停止办理入职手续，并做清退处理。对于关键岗位及核心人才应由人力资源部/综合管理部进行背景调查，重点审查其其学习经历、工作履历的真实性以及是否对其他企业负有保密或竞业禁止义务。—8—二、入职培训环节风险点的操作指引人力资源部/综合管理部在每月的25号集中为本月新入职员工进行入职培训，公司各项管理规章制度是必培训内容之一，在培训过程中，应将各项规章制度进行公示并讲解，培训签到记录进行存档保管。第四章试用期规范指引第十条试用期管理的规范操作主要包括以下五个环节：一、确定是否可约定试用期并非所有劳动合同都可以约定试用期，全日制的劳动合同方能约定试用期；在股份公司内部调动的员工，与原公司已经约定过试用期的，调入公司不得与其再次约定试用期。二、试用期期限约定试用期的期限必须符合相关法律、法规的规定，试用期必须包含在劳动合同期限内，不得单独约定试用期。三、试用期内薪酬约定试用期公司不得低于当地最低工资水平，同时不能低于转正后工资或相同岗位工资的80%。四、试用期转正考核新员工试用期满之前一个月由人力资源部/综合管理部和用人部门组织对新员工进行试用期考核，考核合格者正式录用，并出具《转正定级表》进行存档，考核不合格者，视情况调整岗位—9—或解除劳动合同。五、试用期内解除在试用期内被证明不符合岗位要求的员工，公司可以随时与其解除劳动合同且不用支付经济补偿金。第十一条试用期管理中易发生劳动风险的主要有以下两个环节：一、试用期约定环节风险点主要集中在是否可约定试用期的合同类型的确定以及试用期的期限是否符合法律、法规规定。二、试用期内解除劳动合同环节风险点主要集中在试用期内解除劳动合同的证据收集及操作程序是否合规。第十二条试用期管理中风险点的规范操作主要包括以下两个方面：一、试用期约定环节风险点的操作指引（一）公司新入职员工试用期为3-6个月，原则上社会成型人才试用期为3个月，大中专毕业生试用期为6个月。（二）有三类合同不能约定试用期1、短期劳动合同，即合同期限不满三个月的劳动合同；2、以完成一定工作任务为期限的劳动合同；3、非全日制劳动用工合同。（三）关于试用期期限约定的法律规定—10—1、合同期限为三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；2、合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；3、合同期限三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月。二、试用期内解除劳动合同环节风险点的操作指引在试用期内解除劳动合同的诸多情形中，不符合录用条件解除是最常见的一种，对于此种解除，公司负有举证责任。（一）公司可参照以下程序进行劳动关系解除：1、公司制定有详细的《岗位说明书》，明确该岗位的任职要求；2、员工所在部门出具试用期内不符合岗位要求的证明以及相关考核材料，统一报送人力资源部/综合管理部；3、人力资源部/综合管理部征询工会意见并请示公司领导后，发出《解除（终止）劳动合同通知书》并送达员工本人；4、《解除（终止）劳动合同通知书》经员工本人签收后，按照正常离职程序办理劳动合同解除，最后向员工出具《解除（终止）劳动合同证明》并由员工本人签收。（二）在试用期内与员工解除劳动合同时，应注意解除程序的合法、合规，在实际操作过程中同时应该掌握以下四原则：1、制定有明确的录用条件或有明确的《岗位说明书》。2、有证明员工不符合录用条件的证据或考核资料。—11—3、解除劳动合同通知书应当在试用期内发出。4、解除劳动合同通知书须说明理由并在试用期内交由员工签收。第五章劳动合同签订规范指引第十三条劳动合同签订管理的规范操作主要有以下七个环节：一、劳动合同签订审批公司与员工签订书面劳动合同之前，人力资源部/综合管理部填写《劳动合同签订审批表》，确定劳动合同期限及试用期期限，经相关负责人审批之后方可签订。二、劳动合同签订通知公司在员工入职之日起一个月内向员工发送《劳动合同签订通知书》进行劳动合同签订工作，员工拒绝签订劳动合同的，公司应立即与其终止劳动关系。三、工作内容、工作环境及规章制度的告知公司在签订劳动合同之前，要遵循平等、自愿的原则，将工作岗位、工作内容、工作环境、可能的职业危害及规章制度等向员工进行告知。四、劳动合同附件签订劳动合同附件主要包括但不仅指《员工保密协议》及《专项培训协议》，各公司根据员工类别及岗位情况选择签订。—12—五、劳动合同备案及用工备案唐山区域企业在签订劳动合同之后，需在唐山市劳动局和人力资源社会保障局分别进行劳动合同备案和用工备案，其他区域企业根据本地区规定到相关部门进行劳动合同鉴定备案工作。六、劳动合同台账登记在员工在签订劳动合同之后，相关人员应及时进行劳动合同台账登记，以实现劳动合同的动态管理。七、劳动合同保管劳动合同一式三份，经双方签字盖章生效后，由公司和员工各执一份，员工档案保存一份。第十四条劳动合同签订管理中易发生劳动风险的主要有以下两个环节：一、劳动合同签订环节风险点主要集中在签订人员的不规范、签订时间的不规范、合同期限的不规范、签订方式的不规范以及合同文本存放的不规范。二、劳动合同备案及用工备案环节风险点主要集中在公司是否在规定的时间内为入职员工办理劳动合同备案及用工备案工作。第十五条劳动合同签订管理中风险点的规范操作主要包括以下两个方面：一、劳动合同签订风险点的操作指引—13—（一）劳动合同签订人员范围规范：1、劳动者必须达到合法的劳动年龄，即年满十八周岁的劳动者达到了订立劳动合同的条件；2、劳动者必须具备完全的劳动能力；3、达到法定退休年龄的人员不能签订劳动合同，此类人员应签订聘用协议或是《返聘协议》。4、未毕业的大学生进入企业实习时不能签订劳动合同，此类人员应签订《实习协议》。（二）劳动合同签订时间操作指引1、公司必须在员工入职之日起一个月内进行劳动合同签订工作，员工拒绝签订劳动合同的，公司应立即与其终止劳动关系。2、自用工之日起超过一个月不满一年未与员工签订书面劳动合同，应当向员工每月支付双倍工资；自用工之日起满一年不签订书面劳动合同，则视为与员工已订立无固定期限劳动合同。（三）劳动合同期限操作指引新入职员工签订固定期限劳动合同，一般岗位员工、新入职大中专毕业生劳动合同期限为三年，重点骨干岗位员工劳动合同期限为五年，因经营管理需要，对于稀缺的专业性人才可以协商确定具体劳动合同期限。（四）劳动合同签订方式操作指引劳动合同应该采取面签的方式，所有条款必须经双方同意确认，并要求员工按手印，字体必须工整清晰，禁止使用草书或艺—14—