员工教育训练-一般训练-02如何开会

摘錄自天下雜誌11/01封面故事有沒有發現？你有一半的時間都浪費在……開會？！盤點你的會議成本算算看，你一週內總共：•開了幾個會？•為會議花掉多少時間？•因為開會達成幾項共識？•因為開會完成幾個結論？•因為開會加了多久的班？•因為開會失去多少關鍵時刻？•因為開會Delay多少工作？為什麼要開會？開會讓你…•小組面對面溝通•眾多訊息一次交流•融合意見凝聚共識•分派工作，公平合理但開會也讓你…•工作時間被分割•人多口雜，討論耗時•晚上加班•特殊問題還是個別溝通•沒有產能•別人發言比自己開口多•Delay重要工作或客戶開會有什麼意義？一家公司的開會效率與執行決定了企業的競爭力每個人都在開會，但如何才能開好會？為什麼有這麼多會要開？•現代企業隨時編織、任務導向，因此會議愈來愈重要但會議卻佔據了企業活動大部分的精華時間•台灣人工作時數全世界最長，開好會對台灣企業更顯重要◎NetMeeting調查結果：美國上班族每週平均參加十個會議約占每週工作時間一到一天半經理人每週有一半以上時間在開會57%的上班族開會前心情緊張上班族普遍認為平均一半的會議時間是浪費的靠開會也可以賺錢•日產汽車靠著有效的會議革命，省下了六十億日圓成本，未來三年預計還可省下三百億日圓所以，有效開會，穩賺不賠！•精準計算會議成本：會議成本=人數x時間x薪資單價會議報酬率=會議成本：會議效益現在最Hot的開會方式產品週期愈來愈短，開會需求也愈來愈隨機~~•主流一：行動會議只要有需要，到處都可以開會辦公家具可隨時調整成會議場合以滿足會議需求•主流二：虛擬會議利用電話進行跨國會議利用虛擬視訊，打破會議的時空限制New!New!現在最In的動腦會議守則『因為沒有人像每一個人一樣聰明』，所以：一、不要想過頭二、腦袋大接力三、給自己海闊天空的發想四、保持動腦不斷電※貼在惠普動腦會議牆上的動腦原則別人怎麼開會？IBM怎麼開會？實例：IBM•網上預約會議室•與會人士先想清楚討論題綱、要開多久•正式會議•會議時間延長，會出現警示音提醒在全球化的競爭下，一家公司會不會開會，決定了公司的競爭優勢效率效率效率CEO怎麼開會？•鴻海精密˙郭台銘：會議條列，會後貫徹執行會議法寶：白報紙+海報架會議要訣：一條一條寫下再明確不過，更不會有模糊的爭議空間。•So-net˙李岳奇：關鍵在最後十分鐘會議法寶：筆記型電腦會議要訣：會議結束最後十分鐘，紀錄者將初步紀錄大綱讓所有與會者過目，並一結束同步發送給與會者。CEO怎麼開會？•聯強國際總裁˙杜書伍：利用視訊隨時參與國內外正在舉行的會議•中國商銀總經理˙蔡友才：不預設立場鼓勵發言，會議結束前總結並決議•奧美廣告前董事長˙莊淑芬：大人吃糖閉嘴，避免扼殺創意•智邦科技副總經理˙林子超：圓形會議室，鼓勵「沒大沒小」•麥肯錫副董事˙林紹婷每一位員工都有表達不同意見的義務運籌廣告怎麼開會？『問一個好問題，勝過想好的答案』~運籌廣告副董葉明桂•會議前置：測試簡報系統運作•會議開始：報告背景(Briefing)動腦時間(40分鐘是腦力激盪的上限)中場休息(整理並挑出幾個值得討論的idea)最後討論，去蕪存菁•會議結束寶僑家品怎麼開會？「議後速決，決後速行」~P&G事前議程規劃清楚利用資訊系統開跨國會議會議主持人開宗明義說明結論與議程把事情說清楚，Alliance！申請一個專案網路空間，將資料歸檔開設「會議」檔，決議內容、執行人、執行日清清楚楚事後紀錄明白，會議記錄成為行動方案日本人怎麼開會？日本大肆展開會議革命•會議目的：節省成本、加快決策速度、更有創意•會議革命：1.廢除不必要的會議2.排除不需與會的主管3.強調準時開始、結束4.重視開會結論5.提高會議生產力，強化企業競爭力開會要有實際效果豐田汽車辦公室標題：•只開有實際效果的會議•準時開始，最好一小時內結束•重點在實際行動日產營收大躍進強調「ValueFirst」+「ValueUp」的跨部門會議•不請決策者參加，以免影響討論方向•時間以「分」為單位清楚劃分•會議有「保密協定」，不分職位高低暢所欲言•讓員工接受「會議召集人」的專業訓練•會議召集人保持立場中立，全力協助會議順利進行「日產亮麗的成績背後，是成功的會議」~日經商業週刊指出日本企業開會訣竅•WatamtFeedService：速會、速決、速做•花王企業：開放空間開會有機動性、資訊快速共享、即時決策•２１眼鏡聯鎖店：不開會代替開會以電子會議節省會議時間•日本甲骨文：雙色會議室，兩種使命感紅色房間通知加級、升官；青色房間作為討論與訓話場所•葛利佛國際：透明會議室，效率無障礙透明會議室就是落實公開精神，無形中也提升會議效率你該怎麼開會？開會前項準備開會前6項準備開會前的重要步驟有哪些？1.先決定會議希望達成的結果2.想想會議是否有必要召開3.邀請適當的人出席4.準備背景資料5.設定會議綱領及時間表6.預先設想可能的衝突開會中大陷阱開會中3大陷阱開會時要克服哪些狀況？1.一進會場士氣散漫，沒有參與感2.偏離主題3.點子乾枯，鴉雀無聲開會後項追蹤開會後3項追蹤開會結束時要回顧哪些重點？1.行動項目2.決議3.開放議題日本人鑽研開會的戰略教你怎麼開會開出競爭力參考一：會議規則•仔細傾聽他人發言•主動思考問題在哪裡•為他人打氣並提案•貢獻如何『打勝仗』的智慧•互相諮詢討論•根據事實•先做做看參考二：改革會議重點改革會議三大重點•緊張感：沒有緊張感就不是會議•溝通：拿出一決勝負的態度唇槍舌戰的討論•決定未來發展的『創造性』參考三：改革會議項目•領導作風•掌握會議重要決策的關鍵時刻•藉思考法、基礎技術、工具等活化組織，提升思考性會議3思考：從零出發思考法、綱要思考法、選擇思考法3基礎：參與態度、結構化、本質化3工具：邏輯樹、矩陣排列、過程分析•磨練報告技巧，強化會議活力3技巧：存在感、劇本撰寫技巧、傳播技巧•從『空間』和『工具』思考未來的會議只要改革會議，企業就能變革只要開好會議，個人就有競爭力你準備好怎麼開待會兒的會了嗎？