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1GECProgram欢迎参加公文训练教程2GECProgram目录第一部分公文及公文处理第二部分公文标识规则介绍第三部分常用文体介绍第四部分公文常见“病症”处理3GECProgram第一部分公文及公文处理4GECProgram公文，又称公务文书，是公司在经营管理中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是公司开展经营管理活动的重要工具。１.什么是公文？什么是应用文？应用文是国家行政机关、企事业单位、民主党派，社会团体以及广大人民群众在日常工作、生产、学习、生活中办理公务或个人事务时，所常使用的具有直接实用价值和某种惯用体式的一类文章的总称。一、概述5GECProgram通知请示批复函会议纪要命令决定公告通告通报议案报告意见、计划总结书信条据请柬聘书海报条例合同广告启示文凭证明电报大家记住噢，首先这些文体都属于应用文．这些是一般应用文２．应用文与公文的关系6GECProgram３.公文种类《国家行政机关公文处理办法》（国发〔2000〕23号）规定，国家行政机关公文种类有通知、报告.请示、批复、函、会议纪要、命令、决定、公告、通告、通报、议案、意见、等13种。根据公司实际，公司公文种类一般不包括命令、公告、通告、议案四种，即公司公文种类为上面斜体字标出的9种，红色标示的文种公司没有。第一部分公文及公文处理上行文平行文下行文请示.报告函.答复.命令.意见.会议记要.批复7GECProgram写公文的准备１.不断提高自己的政治思想水平、认识问题和分析问题的能力。２、具备掌握情况、调查研究、收集材料的能力３、要精通本部门和本系统的业务４、具有一定的写作知识和写作能力怎么写好公文呢？8GECProgram４、公文特点具有法定效力具有规范体式５、公文处理指公文的办理、管理、整理(立卷)、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。9GECProgram原则一：贯彻党政分开原则原则二：坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全原则三：坚持保密原则，保守国家秘密和公司商业秘密的安全。６.公文处理原则第一部分公文及公文处理10GECProgram７.公文管理机构办公室（人事行政部）是公文处理的管理机构，主管本机构公文处理工作，同时指导各部门及下级单位公文处理工作.各部门（各机构）应当配备文件管理员负责本部门（本机构）公文处理工作。第一部分公文及公文处理11GECProgram８.公文组成秘密等级、秘密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、主送单位、正文、附件、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期第一部分公文及公文处理12GECProgram机密★半年XXXX财产保险股份有限公司永保新发[200７]999号关于××的通知分公司各部门，各二级机构：正文附件：1。××二○○七年六月二日2急件主题词：财险业务管理通知抄送：新疆保监局。打印：XXX共打印7份承办：XXXX联系电话：[phone]永安财产保险股份有限公司200７年６月2日印发第一部分公文及公文处理13GECProgram二.公文组成（一）秘密等级和保密期限：涉及国家和公司秘密的公文应当标明密级和保密期限，其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。（二）紧急程度：“特急”、“急件”、“普通”三种。紧急公文，应当根据公文的时间要求注明紧急程度，必要时可注明公文的送出时间。第一部分公文及公文处理14GECProgram（三）发文机关标识：用发文单位的全称或者规范化简称，后面可以加、也可以不加“文件”字样。联合行文，主办单位排列在前。（四）发文字号：由发文机关代字、年份和序号组成，联合行文，只标明主办单位发文字号。如“永保新发〔200７〕1号”。（五）签发人：上行文应当注明签发人姓名。“请示”还应当在附注处注明联系人姓名和电话；分公司所有的对外文件一律由总经理签发。下行文无须注明签发人。第一部分公文及公文处理15GECProgram（六）公文标题：由介词“关于”、公文主题和文种三部分组成。要求：1.准确简要地概括公文的主要内容；2.标明公文种类；3.除法规、规章名称加书名号外，一般不加标点符号。第一部分公文及公文处理16GECProgram（七）主送单位：公文主要受理单位，即需要按照公文内容答复事项、办理工作的单位，其名称应使用全称或规范化简称、统称。（八）正文：（九）附件：公文如有附件，应注明附件顺序和名称。但一份文件仅仅是下发一项制度或规定，那么该制度或规定可不视为附件，如《关于下发〈员工休假制度〉的通知》,《员工休假制度》即不属附件。第一部分公文及公文处理17GECProgram（十）印章：公文除会议纪要外，应加盖印章。联合上报的公文，由主办单位盖章；联合下发的公文，发文单位都应当加盖印章。目前，分公司发文一律加盖分公司公章（各部门无发文权）。（十一）成文日期：以负责人最终签发日期为准。联合行文以最后签发单位负责人的签发日期为准。第一部分公文及公文处理18GECProgram（十二）附注：公文如有附注（需说明的其他事项），应当加括号标注。（十三）主题词：除会议纪要外，公文应标注主题词。主题词一般为3至5个，包括公文内容和文种。上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。第一部分公文及公文处理19GECProgram（十四）抄送单位：除主送单位外需知晓公文的其他单位，使用全称或规范化简称、统称。（十五）承办：公司内下发的公文，在版记中抄送单位之下加“承办：×××”及承办人联系电话，以方便联系工作。对外发文不加。第一部分公文及公文处理20GECProgram（十六）文字：从左至右横写、横排。民族自治地方,可以并用汉字和通用的少数民族文字（按其习惯书写、排版）。（十七）公文用纸：国际标准A4（210×297mm)，左侧装订。（十八）标识规则：公文各组成部分标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。稍后具体介绍。第一部分公文及公文处理21GECProgram主送抄送报送抄报内部发送以下五个词有什么区别？主送机关是指主办与答复公文的机关；抄送机关是指需知道的有关机关；报送公文拟稿机关；抄报机关是指发文单位的上级机关。内部发送公司内除主送外需知会的相关部门22GECProgram三、行文及报送要求（一）行文应当确有必要，注重效用。凡能通过当面协商、电话联系等方式解决的问题，不要行文。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围定，原则上实行逐级行文，一般不得越级请示和报告。总公司公文只发送二级机构，不直接发送三、四级机构；三、四级机构一般不得直接向总公司行文。第一部分公文及公文处理23GECProgram（三）分公司公文一律以分公司名义行文，由人事行政办公室统一编号、用印。各部门无发文权，各部门不得向二级机构正式行文，只能就相关工作向三级机构对口部门发工作联系函（工作通知书）。（四）各下级机构必须以单位名义向上级公司报送文件，一般不得直接向上级公司各部门行文。各二级机构的部门不得向总公司行文。第一部分公文及公文处理24GECProgram（五）二级机构向下级单位重要行文，应当同时抄送总公司。（六）部门间对有关问题未经协商一致，不得各自向下行文。如擅自行文，上级单位应当责令纠正或撤消。（七）“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需同时送其他单位的，应当用抄送形式，不得抄送其下级单位。“报告”不得夹带请示事项。第一部分公文及公文处理25GECProgram（八）除上级单位负责人直接交办事项外，不得以单位名义向上级单位负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。（九）受双重领导的单位向上级单位行文，应写明主送单位和抄送单位。上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。第一部分公文及公文处理26GECProgram四、报送文件的具体要求（一）下级单位向上级单位行文一律采用“请示”和“报告”两种公文形式。如分公司向保监局行文，二级机构向总公司（三级机构向二级机构）行文.（二）公司报送保监局的请示，凡涉及机构设立、高级管理人员任职资格审查（包括各种申报材料）和任命、保险条款费率审批和备案、申请扩大业务范围等方面的，一律报送3份。其他事项的“请示”报送1份。“报告”一律报送3份。（三）二级机构应向保监局派出机构行文，不得向保监会行文。第一部分公文及公文处理27GECProgram（四）三级机构各单位、各部门不得擅自向保监局及个人寄送和传递公文。除正常的工作沟通联络外，也不得擅自通过电话等方式向保监局有关公文的批办情况。第一部分公文及公文处理28GECProgram五、发文办理发文办理指以本单位的名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。第一部分公文及公文处理29GECProgram（一）草拟公文注意事项1．符合国家法律、法规和方针、政策及有关规定。2．情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点准确，篇幅力求简短。3．公文的文种应当根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定。4．拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。第一部分公文及公文处理30GECProgram5．人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后用圆括号引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写具体的年、月、日，不能写“去年”、“上月”、“昨天”，或不写年只写月、日。年份要完整表述，如“1999年”不能写成“99年”，正文中一般也不写成“一九九九年”。《出版物上数字用法的规定》（国家技术监督局发布）第一部分公文及公文处理31GECProgram6．结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1．”，第四层为“（1）”。常见错误有：“（一）、”，“1、”，“（1）、”。7．应当使用法定计量单位。8．文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。第一部分公文及公文处理32GECProgram一、中华人民共和国是我们的祖国，我们爱我们的祖国。（一）山西省是我的故乡。1．我的故乡很美丽；（1）我的故乡有条河；……二、……第一条中国是我的祖国（一）中国历史悠久结构层次例子：33GECProgram9．公文中的数字，除成文时间、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。10．会议纪要中，姓名职务并用时，一般姓名在前，职务在后。姓名职务之后不再加“同志”字样。第一部分公文及公文处理34GECProgram11．草拟公文，应使用公司统一的公文拟稿纸，并按规定填写有关内容。12．拟制公文，对涉及其他部门职权范围的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门负责人应当主动出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请公司领导协调或裁定。第一部分公文及公文处理35GECProgram（二）草拟公文1．根据工作需要或领导指示，起草人草拟文件，然后交室主任审阅、修改，再送部门领导审签。2．分公司各部门的文件，主办部门拟稿、审核后应将文稿交人事行政部审核，确定需要会签的其它部门并送签，然后报相应的领导会签后再总经理签批。３.发文部门领导、总经理室及终审签发人有权退回文件修改或否决。第一部分公文及公文处理36GECProgram（三）公文审核1．文件呈领导签发前，必须进行审核。2．文件“一审”：由各部门文件管理员、部门负责人、分管总一审。3．文件“二审”：文件送分公司总经理签发前，秘书进行“二审”。第一部分公文及公文处理37GECProgram4．文件审核的主要内容（9项）----是否确需行文，行文级别、方式是否妥当；----是否符合法律、法规和方针、政策及相关规定；----与当前工作和其他已发布文件有无矛盾、脱节；----解决问题的意见、办法、措施是否可行；----涉及其他部门的问题是否协商一致；----是否符合行文规则和处理程序（文