OA协同管理系统培训大纲

ＯＡ协同管理系统培训大纲2/28一、系统常用框架图图-系统常用功能框架图二、首页常用工具栏及功能新建、查看、常用工具、个人设置着重讲一下：个人设置1.修改密码【功能】用户自行修改登录密码。输入原密码和新密码，点击“确定”新密码即生效。2.个人信息设置【功能】用户自行修改个人相关信息，如出生日期、电话等基本信息，可以进行短消息提示声音是否屏蔽的设置，也可以进行个人头像的设置。个人头像设置：默认为灰色头像，可以设置系统自带头像也可以自定义上传头像3/283.个人模板管理【功能】用户管理个人建立的个人模板，可以进行模板的更名和删除。4.代理设置【功能】当用户暂时不能处理工作时，可以选择人员进行代理自己的工作，代理人可以从设置的当日开始处理该用户的协同和公文事件。4/285.邮箱设置【功能】提供含多域名选择的注册及登录页面验证邮箱用户合法身份；允许保留邮件在邮件服务器上。点击工具条“个人设置”，选择“邮箱设置”。【在邮件服务器上保留备份】：勾选保留备份后，系统收取邮件后不删除邮件服务器上的邮件，反之，则收取后删除邮件服务器的邮件电子邮箱地址:用户名@bcecr.com收信服务器地址:pop.bcecr.com发信服务器地址:smtp.bcecr.com用户名:用户名@bcecr.com密码:个人邮箱密码其它按缺省设置，然后单击“确认”，人个邮箱就设置好了，设置好后如图3图3：5/28三、协同工作协同工作在ＯＡ管理系统中固化成为一种事项流转的功能，是企业内部员工间的协同工作平台（包括异地协同）。通过流程的运作实现事务的审批审核，以及组织间的计划、执行、事件的分享和信息传递。协同处理支持简捷的文字编辑、信息流转、回复、意见加载，以及附件编辑和加载。协同信息可以通过转发邮件,将信息传递到协同以外的工作人员。选择一级菜单，进入“协同工作”，协同工作包括：新建事项，待发事项，已发事项，待办/已办，超期督办，流程管理六个功能块。１.新建自由协同第一步：根据需求，选择或填写协同事项的标题和内容。第二步：建立流程，鼠标点击“流程”的下拉框，选择“新建”，出现选择人员的页面，在下拉框中显示系统设置的所有组织结构；左为组织的所有人员；右为选定需要在协同流程中执行的人员。图-弹出选人界面6/28图-选人界面选人界面说明：鼠标点击左上区，选择部门（或组、岗位、外部人员），然后在左下区选择具体人员，按“→”，选定到右边执行人区域；也可在选中部门（或组、岗位）后按“→”，表示整个部门（或组、岗位）被选定；按“↑”“↓”进行发送顺序的调整；根据工作的具体情况在选人界面底部选择“并发”、“串发”、“多层”。并发：发起人发起流程后，各节点同时收到信息，可同时处理。串发：发起人发起流程后，流程中各个节点依次处理。多层：一个流程中有并发与串发的结合应用。按“提交”按钮，确认流程后，自动退出该页面。图-插入本地文件B7/28添加关联协同，点击“插入-关联协同”弹出关联协同选择页面，勾选要关联的协同或文档，选择“确定”键插入关联协同。图-插入关联协同第四步：在发超自由协同时，根据工作情况可以预归档，点击预归档下拉框，选择需要归档的文件夹，点击“确认”。图-预归档第五步：项目归档，在项目下拉框内，选择项目。注意这里的项目需要在关联项目中先行建立，同时需为项目的成员，才可以选择归档到项目文档。第六步：根据需要选择“期限”、“跟踪”。选择“期限”后，超过协同的处理期限，系统会自动给予提示；选择“跟踪”后，协同会在首页的“跟踪事项”的列表中显示，否则不显示。第七步：点击“立即发送”，将建好的协同事项进行发送处理。发送成功后，已发事项列表中将显示成功发送的协同。8/28２.利用固定模板建立协同第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“模板调用”。模板包括个人设置的模板和系统设置的模板，单击某个模板，可以在模板预览中进行模板流程的查看。第二步：确定了该调用的模板，鼠标双击模板，系统自动在协同中套用这个模板类型，用户可以直接使用。图-模板调用图-模板套用第三步：可以根据需要选择“预归档”、“项目”等其他操作。注：系统模板不能进行流程的修改。３.关联协同9/28第一步：选择新建协同，进入“新建协同”的协同页面，点击“插入-关联协同”。提取关联协同可以在已发，已办，待办中提取关联协同信息，同时，还可以通过选择文档管理提取我的文档、单位文档和项目文档中的关联信息，双击信息列表中的选项，可以查看其内容。图-关联协同第二步：确定了需要的信息进行打勾选择，点“确定”键插入关联协同：图-确定插入关联协同４.待发事项用户可以对已创建但尚未发出的协同事项进行查看和修改。点击一级菜单“协同工作”，选择“待发事项”，进入待发的操作界面。10/28图-待发的事项列表双击该协同,进入编辑协同的页面，重新编辑，修改完后，点击“立即发送”将协同直接发送；５.已发事项用户可以列出所有已经发出的协同事项，用户可以对协同处理情况进行实时查看。点击一级菜单“协同工作”，选择“已发事项”，进入已发的操作界面。图-已发事项列表用户可以在此进行以下操作：【转发事项】可根据需要对选定的事项进行转发协同、转发邮件、转发公告和转发新闻。在做协同转发时，可选择转发人员的节点权限、可选择是否转发当前协同处理意见、也可上传附件、关联其他协同或文档。11/28【撤销流程】发起者可以撤销流程至自己的“待发事项”中，协同流程撤销后协同回到“待发事项”，同时允许对做了预归档的流程，也可以撤销流程。【跟踪】发起者可以在列表中点击跟踪标志进行修改，将跟踪标志由“有”修改成“无”，也可以由“无”修改成“有”。【流程日志】发起者可以在列表中点击流程日志，查看流程处理过程。【】点击补充协同正文按钮，对已发出、流程没有走完的协同进行正文内容补充(以下会详细介绍)。【】点击流程查看按钮可以查看流程中的人员,单击流程中的人员，可以发送在线消息。如果流程中组成员比较多，鼠标移上去会显示处理人的列表,点击后可以固定人员信息,通过滚动条进行查看６.补充协同正文步骤：选择已发出、流程没有走完的协同，进入“已发协同”列表页面，点击图标对正文进行信息补充：可补充正文、插入附件、添加关联协同。图-对正文进行信息补充７.撤销已发协同发起人或流程中人员对流程进行撤销后，协同自动转入到待发事项中；流程撤销后，之前的处理意见仍然存在。12/28图-撤销流程８.待办/已办【功能】支持用户对待办和已办的事项进行查看。选择一级菜单“协同工作”，选择“待办/已办”，进入待办已办的操作界面。默认显示“待办”事项列表，点击“已办”显示处理过的事项，点击“全部”则显示所有待办已办及处理中事项，处理状态分别表示：已办；进行中；待办。图-待办事项列表13/28９.协同处理功能操作9.1办理操作步骤第一步：当用户收到ＯＡ在线提示处理流程消息或用户选择所要办理的事件，点击协同事件，进入“协同处理”界面。第二步：用户根据实际情况，选择“转发”，“回退”、“终止”、“知会”、“加签”、“当前会签”等操作。第三步：选择“已阅”，“同意”，“不同意”，填写意见，同时可以进行相应的操作。14/28附件查看：点击附件图标可对附件进行下载、删除和上传，对OFFICE附件还可进行在线阅读和在线编辑图-在线编辑【下载文件】可将文件进行打开或保存【在线阅读】对附件进行在线查看【在线编辑】有编辑权限的人可对附件正文进行在线编辑【删除文件】将附件文件删除【上传文件】继续上传其他附件9.2“协同处理”界面各项功能【转发】用户可以将当前正在处理的协同事项转发给其他人员。转发时，系统将生成一个新的协同事项，内容与原协同事项相同，只是流程变为当前用户发向被转发用户。【回退】用户可以将流程回退至前一节点，回退前可以加注意见、态度等。回退之后，该协同事项将出现在上一节点用户的“待办事项”中，上一节点用户将收到系统自动发出的回退提醒，并可以在“待办事项”中查看回退人员的意见，同时处理该事项。系统支持多级回退，反复回退。回退可以实现用户对一个问题的反复讨论、修改，直至定案。但当用户回退至前一节点(发起节点)，操作时系统会出现警告询问提示。图-回退提示【终止】如果用户点击“终止”，流程将在该用户处停止流转，该用户的后续节点将不会接收到该事项。操作时系统会出现警告询问提示。15/28图-终止提示框【知会】用户可以将当前正在处理的协同事项知会给其他人员。与转发事项的不同处在于，转发是生成一个新的协同事项，而知会是在原协同事项的流程基础上，增加被转发人员为当前用户节点的后续节点,知会操作支持一个或多个人。进行知会操作后不立即提交后台,只刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。知会的节点权限只限于对协同进行转发，而无回退、终止、撤销、知会、加签、当前会签等权限。与转发事项相比，知会更利于掌握事项的传播途径和范围。【加签】用户可以在流程中自己和下一个节点之间加入一个或多个节点人员。进行加签操作后并不立即提交后台，只是刷新当前的流程图，等用户处理完后一并提交。与知会的不同处在于，知会人员不影响整个流程的流转，而加签人员将是流程中的关键节点之一，加签允许并行加签和串行加签，加签操作支持加签一个或多个人，部门和组，同时支持节点权限的修改，加签确定时，会对加签的节点和节点权限显示提示。加签处理情况将直接影响到后面节点的处理。图-加签【当前会签】在当前节点添加人员形成临时会签组，该协同只有当会签组的人员全部都处理完了，才会流转到下一节点。【修改正文】事项接收者可以修改事项正文，系统将记录每个修改者的姓名和修改时间，并在事项正文后面显示。【快捷回复】快捷回复，自动引用常用语。16/28【意见隐藏】如果用户选择意见隐藏，则用户的处理情况将对流程中其他节点人员不可见，但不影响事项发起者和处理者本人查看。【进行跟踪】用户对协同事项进行处理后，如果希望对该协同事件进行继续跟踪查看，点击“进行跟踪”，则该协同出现在首页的跟踪事项中。【上传附件】用户处理事项的过程中，可以上传多个附件。上传后，系统将显示上传成功，并注明已上传附件的数量，如果用户点击附件显示开关，系统将显示附件名称列表。【关联协同】用户处理事项的过程中，可以关联到某个协同类似于上传附件，关联后，系统将显示成功，并注明已关联协同的数量。【暂存待办】保存用户本次输入的意见和态度，暂不发出，流程将在当前用户处暂停，用户可以随时在自己的“待办事项”中继续处理该事项。【继续并提交】用户对协同事项进行处理后，进行提交并允许流程继续运行，流转给下一节点人员。【发起者】在查看协同时，可以点击“发起者”查看基本信息，给发送人发送留言信息。图-给发送人发送留言信息10.催办点击流程图中“催办”按钮，弹出对话框进行催办。点击“催办”列的次数，弹出催办日志，可查看催办历史。图-查看催办历史四、文档管理１.我的文档点击一级菜单“文档管理”，选择“我的文档”，进入用户自己的文档管理的操作界面，。图-我的文档我的文档分成三层，分别是“我的计划”、“他人文档”、“借阅文档”。另用户可自由创建自己文档及文档目录。比如工作日志等。我的计划中分为“我的工作计划”，“日计划”，“周计划”，“月计划”，用户发送的计划会对应的归档到不同的计划分类中；他人文档归档的是他人共享给自己的文件夹；借阅文档归档的是我借出的文档和借给我的文档；在他人文档与借阅文档中都可以通过借阅人以及借阅文件夹的【属性】进行消息订阅，如果订阅的目录发生文件新增/删除等则进行消息通知，并将变化的文件名用不同的字体颜色排在前面。图-消息订阅1.1操作栏功能【新建】包括6个功能：1、新建html文档；2、新建word文档；3、新建Excel文档；4、新建WPS文档；5、新建ET文档；6、新建文件夹【上传文件】可以从本地硬盘上传各种文件到服务器。【操作】[更名]更换文件夹名称。[文件替换]替换某个文件。[移动]将文件或文件夹进行相应的移动到其他目录中。[删除]删除所选文件。【映射】建立文件对目录的相应连接关系，不移动文件的物理位置。【发布】将所选文件发布到个人