濮阳-九天城地产项目二期入伙流程方案-36PPT

濮阳·九天城(二期)入伙安排目录：一、接管验收二、入伙前准备工作三、入伙工作1.2、房屋及公共设施设备复验流程置业工程提供《初验问题返修情况表》物业组织复验物业、施工单位、置业工程签字正式交接问题解决进行消项留档未解决召开工程、监理、维修方、物业协调会解决2007年11月10日2007年12月1日1.3、各项资料的移交流程物业工程维护部、客服部做好资料接受的准备工作（陈娟），维修协助（郑强）交接物业客服、工程维护部分别建档留存有问题反馈相关部门解决置业公司工程、客服做好资料移交的准备工作解决完成签字正式交接12月20日12月25日1.4、钥匙交接流程置业工程做好钥匙的移交工作物业客服做好钥匙的接收工作（陈娟）逐户实验后办理交接手续物业客服建档留存（陈娟）有问题反馈置业工程部解决解决完成签字正式交接12月20日12月28日接管验收小组人员及责任安排（12月20日—12月25日）物业工程维护部（郑强）负责接管工程、配套、设备等资料的验收移交工作；物业客服部（陈娟）负责业主资料的验收移交以及协助楼宇的验收移交工作；物业工程维养部（郑强）负责房屋主体、配套公共设施和机电设备的验收移交工作。物业工程维养部（郑强）准备好接管验收记录表格（12月18日）—《房屋设施验收单》—《房屋接管验收表》—《公共设施设备验收单》—《物业返修联系单》—《钥匙交接单》物业公司总办（羊志宏）按以上表格清单印制，并购买文件柜，文件袋，钥匙柜（11月10日前）。置业公司工程部提供《接管验收计划进度表》（10月30日以前）（一）、接管验收2、接管验收准备工作（一）、接管验收2、接管验收准备工作居安置业公司移交部分产权资料（12月20日---12月25日）—国有土地使用证—规化用地许可证—建设开工许可证—标准地名使用证—工程竣工验收合格证—公共配套设施综合验收合格证—商品房销售许可证—供电系统合格证—消防设施合格证—房屋供暖验收合格证—有线电视合格证—安全监视和通讯系统合格证—其他须移交的证件（一）、接管验收2、接管验收准备工作置业工程部移交综合竣工验收资料（12月20日---12月25日）——总平面图——建筑竣工图——结构竣工图——水、暖、电、竣工图——设备竣工图——附属工程竣工图——地下管线综合布置竣工图——机电设备出厂合格证——机电设备使用说明书——机电设备安装、调试报告——设备保修卡、保修协议（一）、接管验收2、接管验收准备工作置业工程部移交综合竣工验收资料（12月20日---12月25日）——地质报告书——全套设计图纸——图纸会审记录——设计变更通知单——工程预决算报告书——重要的施工会议纪要——隐蔽工程验收记录——沉降观测记录——其他可能影响将来管理的原始记录（一）、接管验收2、接管验收准备工作置业客服中心移交资料（12月15日——12月20日）——已购房的业主姓名、位置、面积、联系电话等——已购房业主的付款方式——提供该项目商品房合同样本（包括交工标准、合同附图及与合同约定不符的统一说辞）销售移交资料（12月15日----12月20日）——提供各类销售承诺，包括与合同不符的解释口径。置业工程移交（12月1日----12月10日）——小区各种标示、信报箱、垃圾桶的设计安装图纸、合同。1、对资料验收中发现的资料不全、不真实、不合格的问题，接管验收小组应当将问题逐项记录在《接管验收遗留问题登记表中》并交置业公司工程部人员签字确认；2、对物业硬件设施接管验收中发现的不合格等问题，接管验收小组应将问题逐项记录在《接管验收遗留问题登记表》中并请置业公司工程部人员签字确认。3、对资料遗留的问题，接管验收小组应当积极同居安置业联系，必要时公司高层领导应当协助进行。4、对物业硬件设施、设备遗留问题，一般问题接管验收小组应当要求居安置业在两周内解决；重大问题接管验收小组应当要求居安置业在一个月内解决。必要时公司高层应当协助进行。5、对于长期解决不了。势必会影响物业管理的问题，物业公司应当以备忘录的形式将问题登记后交给居安置业进行备录。6、《接管验收遗留问题登记表》和备忘录交物业客服部归档长期保存。（一）、接管验收3、接管验收遗留问题的处理：二、入住准备工作2、各部准备工作置业客服中心(1)《商品房质量保证书》、《商品房使用说明书》的准备面积误差的计算及与合同约定不符的统一说词。12月15日前⑵拟定客户分批入住时间，数量12月10日前⑶《入伙通知单》印制12月5日前⑷寄发《入伙通知单》12月15日前⑸通知客户办理入住时间12月15日---12月25日置业销售部：提供各类销售承诺，包括与合同不符的解释口径12月15日前置业工程部：1)按楼号提供房屋接管验收计划进度表11月20日前2)对设计不合理的部位进行改善12月15日前3)提供水、电、气、暖、垃圾处理等各种配套的政府收费文件12月10日前4)对一期园区进行封闭并使二期道路铺设完成12月20日前置业综合管理部：对《前期物业服务协议》、《业主手册》、《装修须知》、《装修管理协议》、《临时管理规约》内容、版式确定。（11月30日前）置业策划部：对入伙现场的布置。（12月28—12月29日）确定入伙路线和入伙办理现场。入口挂横幅，内容应表达“欢迎入伙”的意思，插彩旗，营造热烈的气氛。插指路牌，由入口处到入伙办理现场，指路牌标明“入伙办理现场”字样。挂灯笼、飘小彩旗，摆放花篮、盆景等装饰物，给人以隆重、喜庆的感受张贴醒目的“办理入住手续流程图”、“办理装修手续流程图”等，办理手续窗口要求做到“一条龙”服务，各窗口标识清楚，一目了然。物业公司：⑴制定模拟验收方案，编制整体商品房交付使用计划并跟进落实。⑵组织各部门预演。要求熟练掌握交房流程及统一口径。⑶组织保洁对室内室外开荒。要求室内室外地面无杂物，玻璃擦干净。（4）物业客服部对《业主临时公约》、《前期物业协议》、《装修责任书》、《业主手册》、《业主资料卡》，《房屋验收单》、《入伙联系单》、《装修施工许可证》、《施工人员临时出入证》、《装修申请表》、《钥匙领用单》文本的整理。（12月15日至12月25日）（5）组织现场交房。（12月31日开始）（6）物业总办对以上文本的印制。（11月15日）⑺物业客服部对业主资料的归档整理（12月10日---12月20日）⑻物业费的测算（物业财务）。（12月15日前）⑼工程维修部制订接管验收计划。（11月21日前）入伙阶段责任人：郑强、客户助理返修完成通知业主复验验房合格转到置业返修处理物业维修、客服负责物业维修、客服负责办理入住注意事项：1、营销中心发出《入伙通知书》；2、销售部核对《入伙通知书》、购房合同书、业主身份证、委托人需携带委托书、本人和业主身份证及复印件；余款结算办理完毕，发放两书，填写《入住通知单》；3、对于不能按照正常程序办理入伙手续的业主，填写《入住申请审批单》，经允许后，方可直接入住；4、物业客服人员在业主前来办理入住手续时，应对《入住通知单》核对；5、物业客服人员核对无误后，填写《入伙会签单》；6、签约组查找并取出业主档案；7、协助业主签订《业主临时公约》、《前期物业服务协议》、《装修责任书》、《车位使用协议》、业主资料；填写完毕后在《入伙会签单》上签字；8、物业接待人员指引业主到收费处缴纳入住费用（物业服务费），并在业主交齐款项后填写《入伙会签单》；9、物业接待人员引领业主到钥匙交接组领取房屋钥匙，并在《入伙会签单》上签字；10、领取钥匙后引领业主到房屋验收组，由维修人员带领业主到房屋验房，并在《入伙会签单》上签字；11、房屋验收填写《房屋设施验收单》，物业维养人员将各种表的底数填写在《房屋设施验收单》内并请业主签字认可；12、验房过程中发现问题，物业维养部应填写《房屋返修单》并转至置业工程部，待维修后由维修人员再进行验收，验收合格的通知业主验收，验收不合格的继续要求置业工程部予以修复（遗留问题处理按相关规程执行）；13、验房完毕后物业工程维修人员将《房屋设施验收单》每天汇总交回物业客服部装修办理组负责遗留问题对接人处；14、业主验房有问题的，根据业主要求决定是否留一把大门钥匙以备维修时用；15、在发放钥匙的同时。将《业主手册》等一并发给业主；16、所有组要负责把当天到访、办理手续的客户（业主）进行统计，记录在《办理入伙统计单》上。联合入伙示意图：置业手续办理组物业现场服务组物业签约组物业财务收费组物业钥匙交接组房屋验收组装修办理组置业维修组销售部策划部工程部物业财务部直接负责参与支持置业维修联合入伙示意图置业宣传企划组入伙组织与任务分工说明[置业宣传企划组]由置业策划部负责，物业参与，主要职责为：1、二期入住前置宣传；2、欢迎二期业主入伙现场及小区内氛围布置；3、入伙仪式策划举办。[置业手续办理组]由销售部负责，主要职责为向业主发出入伙通知及确认业主具备入伙资格，然后给具备入伙资格的业主发《入住通知单》，置业财务负责收取业主剩余房款及产权费用等各项费用。[现场服务组]由物业负责，主要职责为提供入住手续办理现场的各项服务和形象展示，增强客户良好体验。[物业签约组]由物业客户服务部负责，职责为：1、负责审验业主入住会签单和证件，“一对一”接待业主、引导及协助业主办理各种手续；2、负责登记业主资料、与业主签定前期服务协议及其它手续办理；3、负责引领业主交费及到验房组验房及交接钥匙；4、负责引导和协助完成入伙后的业主进行装修手续办理；5、负责协助业主处理入住过程中的其他事宜。[财务收费组]由物业财务部负责，主要职责为：1、物业财务负责核对业主购房资料计算物业管理费用额度；2、物业财务负责收取业主交纳的物业管理费用和相关费用；[钥匙交接组]由物业客服部负责，职责为负责给业主进行钥匙交接，业主签字确认。[房屋验收组]由物业工程维养部负责，置业工程人员参与支持，主要职责为：1、负责带领业主验收房屋；2、负责按流程处理房屋遗留问题，与置业维修对接；3、负责要求验房合格业主在验房单上签字，完成验房手续；[置业维修组]由置业工程部负责，物业客服参与，主要职责为：1、处理业主入住验房时发现的遗留问题；2、负责联系业主复验入住；[装修办理组]由物业维养部负责，主要职责为：为业主办理装修手续；专人负责登录房屋验收发现在问题（电子台帐）并负责每天传递给置业对接人。[特别客户接待组]由置业总经理负责，主要职责为：为问题客户释疑解惑，现场投诉处理并全程办理入伙手续：入伙操作流程示意图：入住宣传及氛围布置（宣传企划组负责）通知入伙及资格确认（客户接待组负责）现场服务及形象展示（现场服务组负责）业主接待办理手续（物业签约组负责）各项费用收取（财务收费组负责）客户投诉及紧急情况处理（特别接待组负责）装修手续办理（装修办理组负责）钥匙交接及房屋验收（钥匙交接、房屋验收组负责）12.30面向业主服务提供服务支持入住其他问题的处理入伙前置手续处理：业主入伙通知和身份确认由销售部负责，业主在销售部完成购房最终手续后，由销售部发出《入住通知单》，物业凭此确认业主具备入伙资格，审核业主身份证件和房屋买卖合同即可为其办理入住手续。对入伙日期的技术处理：为解决二期交房时间承诺问题，将交房日期进行如下处理：将二期业主按楼栋分为批次（以12.30为起始日，分2天进行、平均每天30户）。由营销中心在12.30前二周将房屋交付使用通知和入住须知邮寄给业主，其中在入住须知中即载明该业主具体的入住手续办理日期。其他问题的处理“一对一”入伙手续办理：一期入伙物业客服部将采用“一对一”服务模式，即一名物业接待人员专人接待一名业主，协助或引导业主处理所有入住手续，接待员负责接待业主、审核登记业主资料、与业主签定服务协议、带领业主到财务交纳物业费用、带领业主到钥匙交接组交接钥匙，带领业主到验房组验房最后完成所有入住手续。“一对一”模式可以避免一条龙入住模式任一环节产生业主纠纷造成堵塞而影响整个入住正常开展的情况，但“一对一”模式需要大量经验丰富的接待人员。按计划需要安排5名接待人员。统一口径的准备针对入伙时业主可能会提及的一些问题，我们反复推导，征询意见，现已初步