怎样有效处理物业管理投诉

怎样有效处理物业管理投诉众所周知，物业管理是集服务、管理、经营为一体的服务性行业，而作为服务性行业的物业管理企业要想杜绝物业管理投诉是完全不可能的，正如营销名言所讲“感谢与不满之间只隔一张纸”。在我们的日常管理中，经常会发生投诉事件，所以，我的观点是：不把老百姓当回事就要有事，不把老百姓的事当事就要摊事。相信我们很多的管理者们都深有同感，现在的住户越来越“刁”了，动不动就要投诉，使我们的管理者和监督者每天面临着巨大的压力，的确，投诉处理不好，会影响住户与企业的关系，有些投诉甚至会损坏企业形象，给企业造成恶劣的影响。可是，仔细想一想，投诉是“坏事”，也是好事，正是有用户的投诉我们的服务才有进步，用户的投诉是灾难，也是机会，关键在于你如何理解及面对，如果我们视住户投诉为灾难，我们将会每天背负沉重的压力；如是你把它当作好事，投诉就是提高企业服务水平的工具，甚至会促成客户成为企业的长期忠诚客户。物业管理投诉，亦称物业投诉、小区住户投诉，是指小区住户（物业所有人和使用人）在物业使用或享受服务的过程中由于房屋质量、设备设施运行、日常与专项服务行为、毗邻关系等原因所受到的各种委屈或不满而向物业管理企业提出诉状，请求处理的行为。处理物业管理投诉，是物业管理企业从事物业管理与服务工作中的一项重要任务，也是与小区住户直接交流、沟通的最佳方式。一、物业管理投诉产生的原因我们在服务与管理运行中，一直以“心系用户、诚信服务”为理念，遵循“小区住户至上，服务第一”的宗旨，尽心尽力地为小区住户提供各项专业化服务，但往往因为我们自身的场所限制，硬件设施的配套与功能，服务项目的提供，物业服务人员的态度、技能；物业各专项服务的质量；维修基金使用的受控；某些工作效率或事件处理的跟督力度等存在一定的缺陷或不到位之处，引起小区住户的不满，导致物业管理投诉。目前我公司产生投诉的主要因素有以下几点：1、物业布局、配套与房屋质量方面的因素。一是小区住户对物业的整体布局、环境设计、各类配套等感到不满：如绿化覆盖率少，花草树木种植量少或品种稀少，健身器材、石桌石凳、凉亭、防盗门等公共设施维护不到位，小区内的垃圾箱布局不合理，没有足够的车辆停放场所、自行车棚，没有休闲与娱乐场所或活动室等。二是在入住后，对房屋的质量方面感到不满：如房屋渗水，内外墙体开裂，管道裂缝或堵塞、下水道不畅等。2、设备、设施方面的因素。主要有两个方面：一是对设备、设施设计不合理而感到不满：如休闲娱乐场所过少。二是对设备、设施运行不正常所感到的不满：如供水、供电、采暖等设备经常出现故障、防盗门系统经常无法正常使用等。3、物业管理服务方面的因素。常常因物业管理中维修人员的服务态度、服务时效、服务质量、所提供的服务项目等达不到期望而引起的不满：1）服务态度：如部分维修工甚至是管理人员礼仪礼节欠佳，言语粗鲁或不文明、不当；态度生硬、横眉冷眼等。2）服务时效：如服务与处理事件响应速度太慢，服务或维修不及时、拖拉、不到现场等。3）服务质量：环境卫生脏、乱、差，绿化区域内杂草丛生、枯枝败叶，入户维修不按操作规程、维修返修率高等。4）服务项目：主要是指物业管理所提供的物业服务项目较单一，不能满足各类不同层次小区住户的需求。4、物业管理费用方面的因素。主要是对物业管理服务费、各种分摊费用收取而感到不满：如认为物业管理费太高，各类公共能耗等费用的分摊不均或不合理等。5、社区文化方面的因素。主要是指小区内缺少文化气息、社区活动，由此而形成不满，表现为：国定节假日环境布置没有或欠佳，没有举办社区公益活动，物业内文化气氛不浓或没有等。6、突发事件处理方面的因素。这些因素固然有其突发性，但由于这类事件发生的后果比较严重，不仅直接影响到小区住户的正常工作与家居生活，并给其带来了很大程度的麻烦或不便，导致产生了比较强烈的投诉：如突然停水停暖，家室浸水，遭受意外的火灾、车辆的丢失、私人物件的被损等。7、相邻关系方面的因素。主要是由于小区住户与相邻小区住户之间产生的矛盾协调不成而转至物业的各类投诉：如因设计局限而造成相邻之间防盗门的安装、因墙体的隔音差而影响相邻之间正常的休息、因装潢时的水管铺设不当引起卫生间、厨房间及其他部位向下漏水而导致相邻之间矛盾的产生等。二、物业管理投诉者及其心态充分了解物业管理投诉者及其心态是物业管理企业处理物业管理投诉的关键所在，知己知彼，才能百战不殆。1、物业管理投诉者我们可以将物业管理投诉者归纳为下列三种：1）职业投诉者，或称专业投诉者。这些人在获得物业服务之前、中或后，始终不间断地以不同的理由、不同程度的大小事等进行投诉，希望通过这样的途径能直接或间接地获得经济上更多的收益或补偿以及为其提供超高的服务水准。投诉的内容往往是小问题，但投诉者总是试图以之夸大。对这种类型的小区住户，我们应该是很容易识别，并且我们在实际工作中也遇到过这样的住户，如大家熟知的曹庆涵等。2）问题投诉者。在物业管理投诉项目中，绝大对数人都属于这一类，他们对待所面临已出现的问题或不满，往往不想小题大做，只想将问题或不满通过各种有效途径进行反映，要求物业管理企业能尽快给以处理解决，并予以其圆满回复，问题或不满解决了，那么他们也就获得了满足感。3）潜在投诉者。这类投诉者有其合理的投诉事由，但出于某种原因的考虑并不想进行投诉，尽管有时也会向自己的亲戚朋友“诉苦”或不断地发牢骚、埋怨。此类型的投诉者只有在被“逼上梁山”之时才会转向问题投诉者。2、物业管理投诉者的心态1）心态之一：求尊重。这主要是指那些有地位、有财富及其他类型（如自我感觉良好等）的小区住户，他们往往口气大，来势猛。一到物业管理公司，不是拍桌子，就是摔东西，还要大吵大嚷，盛气凌人。通过这一系列的语言及行为向物业管理企业提示：你要关注我、尊重我、要不折不扣地为我办事等。2）心态之二：求发泄。这种心态类型的小区住户，由于他在工作上、交际上、家庭生活等中受到了不同程度地委屈，造成心理上的偏差或不平衡，想通过对某一件小事甚至想尽办法去寻找投诉点，发泄心中的郁闷或不快，以此来满足心理上的安慰。3）心态之三：求补偿。“表里不一”是这种类型小区住户最好的心态表述。这种人来势往往不凶猛，来了以后并不是单刀直入，而是甜言蜜语、夸这赞那，弄得物业管理人晕头转向、飘飘欲仙，在未来得及还神时，突然直截了当地反转话锋，正式切入主题，目的就是要获得经济上的补偿。案例：2011年3月15日，五星村1-7一住户向公司陈经理投诉早6：00打公司客服电话无人接听，接到投诉后，我们立即与该住户取得联系，该住户在电话中拒绝透露家庭住址且措辞激烈，表示要找记者，经过耐心沟通，住户表示产生不满的原因是供热温度不够，我们立即与解放供热处取得联系，李殿斌主任率领维修班长及维修人员第一时间赶到现场，经测温当时的温度达标，三、理解与善待物业管理投诉投诉的好处：1投诉可以指出公司的缺点；2投诉是提供你继续为他服务的机会；3投诉可以加强他成为公司的长期理性顾客；4投诉可以使公司产品更好地改进，可以提高处理投诉人员的能力。物业管理投诉并不可怕，而且可以说它是不可避免的，物业管理企业应当以一种正确的心态去理解与善待小区住户的各类物业管理投诉：1、接待与处理各类物业管理投诉是物业管理和服务中重要的组成部分，也是提高物业管理服务与水准的重要途径。通过对物业管理投诉的处理解决，不仅可以纠正在物业管理与服务运行中所出现的各项失误或不足，而且还能够维护和提高物业管理企业的信誉和形象。2、受理及处理小区住户的投诉，对物业管理企业来说，并非愉快之事，但若能正确看待物业管理投诉，并把它转换为一种机会－－－－－－一种消除失误、改善管理、加深与小区住户沟通与联系的机遇，坏事也就变成了好事。3、在物业服务中，管理运行的好坏、服务质量的优劣等，小区住户是最具有权威的评判者，他们的投诉往往暴露出物业管理企业在物业管理与服务中所存在的缺陷，（不合理投诉或无效投诉除外），物业管理企业也可以从中窥见小区住户对物业管理与服务的需求是什么，期望值又是什么；将各类投诉项目归类存档，同时运用科学的数量统计方法进行顾客满意度的测评，从而通过得出的有效数据，知晓顾客满意级度，找出问题的关键所在，加以利用，使管理与服务更上一层楼。4、物业管理企业如果对待小区住户的各类物业管理投诉置之不理、敷衍了事，那么，非但解决不了问题，而且还有可能将问题扩大化。因为物业管理企业每天都有可能会遇到各种各样不同类型的投诉，如果不能够及时尽快地予以处理、解决，给予小区住户答复，就会导致小区住户反反复复的电话投诉、甚至是越级上访投诉等。既影响了小区住户的正常工作与生活，又给处理带来了新的难度。久而久之，小区住户就会用拒交物业管理费之方式作无声的抵抗，直接影响了企业的经济效益。5、商业有云“一百减一等于零”，意思是说，企业对于一百人来讲，都能使他满意，但是如果得罪了一名顾客，那就会前功尽弃。这一次的劣质服务就会通过“公关效应”在顾客中传播。另外顾客感知的服务不是客观的、整体的服务，而是对他直接、间接获得的相关信息的主观分析。同样物业管理人倘若对物业投诉不认真对待或不加以重视，小区住户就会把那一次仅占百分之一的不良服务直接归咎于企业的服务水准上，那么就是物业管理企业管得再怎么好，服务水平再怎么优秀，也无法使他改变其持有的想法，直接影响了企业辛辛苦苦极不容易创建起来的良好声誉与品牌效应。四、物业管理投诉的处理原则物业管理企业在受理小区住户投诉时，除了要做到文明礼貌、热情友善、耐心周到、语言恭谦等服务规范外，还应遵循以下原则：1、责任原则。即“谁受理、谁跟进、谁负责”。2、记录原则。即对每一起物业管理投诉都需要作出详细的记录，通过记录，不仅接受处理的物业管理人本身对投诉事件一目了然，而且可以归档后总结物业管理投诉处理的经验。3、及时原则。一旦出现物业管理投诉，物业管理人就要尽快采取措施予以解决，对一时无法解决的问题，在事先给予小区住户说明之外，要约时处理，时时跟进，力争用最短的时间内全面解决问题，并给小区住户一个及时的圆满答复。4、彻底原则。物业管理企业在接受与处理小区住户的物业投诉的前后过程中，要“从一而终”、“治病治根”，彻底解决小区住户的投诉，切忌零零碎碎、虎头蛇尾。五、有效处理物业管理投诉的方法1、耐心倾听，不与争辩物业管理企业一定要以平静关切的心态认真耐心地听取小区住户的物业管理投诉，让小区住户将投诉的问题表述完。在倾听的同时，要用“是”、“对”“的确/确实如此”等语言，以及点头的方式表示自己的同情，不要打断小区住户说话。因为中途打断，就会使小区住户造成的印象是：一是小区住户的投诉是明显错误的；二是小区住户的投诉是微不足道的；三是没有必要听小区住户说话。打断会使小区住户认为其得不到应有的尊重。与此同时，物业管理企业还可以通过委婉的方式不断地提问，及时弄清投诉的根源所在。对那些小区住户失实、偏激或误解的投诉，物业管理企业千万不要流露出任何不满、嘲弄的情绪，要对小区住户的感情表示理解，争取最大限度地与小区住户产生感情上的交流，使小区住户感受到物业管理企业虚心诚恳的态度。不能钻“牛角尖”，或做任何敌对性、辩解性的反驳。因为小区住户前来投诉，是对物业管理人某些方面的服务、管理有了不满或意见，心理有怨气，此时若一味解释或反驳小区住户投诉，小区住户认为物业管理企业不尊重其意见而加剧对立情绪，甚至产生冲突。2、详细记录投诉内容在仔细倾听小区住户的物业管理投诉的同时，还要认真做好投诉记录，尽可能写得详细点、具体点，内容包括：投诉的时间、地点，投诉者姓名、联系电话（含BP机、手机、家庭电话、单位电话、应急联络电话等）、所居住地，被投诉者、部门，投诉事项；投诉的要求与目的；接受或处理人等。因为做好记录，不仅可以使小区住户讲话的速度有快转慢，缓冲其激动而不平的心情，这还是一种让小区住户安慰的方式。3、重复投诉问题，表示同情并加强交流与沟通当听完以及记录完小区住户的投诉之后，物业管理企业应对小区住户所投诉的内容以及所要求解决的项目进行复述一遍，看看是否搞清楚了小区住户所投诉的问题所在，便于进一步进行处理解决。可以说