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参考资料,少熬夜!文件档案管理制度【实用4篇】【导读指引】三一刀客最漂亮的网友为您整理分享的“文件档案管理制度【实用4篇】”文档资料,供您学习参考,希望此文档对您有所帮助,喜欢就分享给朋友们吧!文件档案管理制度【第一篇】一、目的通过对经营部档案的管理确保公司所有经营资料的完整性并保障公司经营活动的可追溯性,有效督导经营部职员严格执行相关工作程序并作为公开、公平考核经营部职员工作成绩的依据。二、适用范围适用于经营部所有工作人员的档案管理,并作为经营部人员文件处理程序指导文件。三、管理职责经营部配备档案管理员运用专用电脑及文件柜开展档案管理工作。档案管理员负责经营部档案的电脑输入、输出处理及分类整理、保密管理,提供档案处理意见;负责对档案的完整性及审批程序与公司工作程序及制度的核对工作;负责管理档案的借阅、外调;负责客户定单的传真、确认工作。经营部主管负责档案管理员的工作指导、监督及档案资料处理的建议工作;负责经营部职员经营资料的监督管理及相关经营资料评审程序监督管理。经营部职员按工作程序开展工作并配合档案管理员工作及时提供准确、全面的经营资料,以便于转化为经营部档案。财务部负责经营部合同、定单、发货记录等经济类档案的审计、统计、报告工作;负责经营部档案管理专用电脑与财务部电脑联网的管理工作。总经理负责财务部与经营部档案管理工作的协调及监督;负责经营部经营资料归档情况的监督;负责经营部档案借阅、外调的审批及经营部档案处理的最终审批。董事长负责财务部对经济类档案管理工作的监督审核及报告的审批。四、管理程序经营部合同必须依照公司相关要求逐级审批后签订并结合合同评审文件方可视为有效文件存档。客户订单经逐级审批后发货的文档方可视为有效文件存档。参考资料,少熬夜!客户反馈情况的书面报告、经营部职员工作总结报告、经营部工作计划(工作报告)经有关人员或领导批示意见后方可视为有效文件存档。经营部会议记录由参会人员签名后作为有效文件存档。客户联系资料、客户经营情况由客户负责人签名后作为有效文件存档。经营部投标文件经公司领导确认标书内容之日起存档。量体订制的客户个人资料自客户验收产品之日起存档。发货记录自仓库发货并传真客户确认之日起作为有效文件存档。经营部职员出差记录、经营部制度及工作程序文件由经营部负责人签名确认后交档案管理员整理记录作为有效文件存档。档案管理员将1-9文件转化为档案时必须依据有效文件要求进行核对后方可进行文件转化处理。档案管理员发现不符合要求的文件应反馈至经营部负责人进行监督协调,保障文件的有效性。对于未按程序要求确立的文件经营部负责人应调查研究事情原因并出具说明性文件交总经理审批后作为该文件的补充资料一同交档案管理员进行存档管理。档案管理员应对不完整的文件监督并催促相关人员或领导补充完整进行转化并管理。档案管理员应先对有效文件进行分类整理编号,并就文件名称、文件编号、主题内容、归档时间、档案年限、存放位置等相关内容输入专用电脑并按数据库管理要求进行档案管理。档案管理员的档案柜应进行分类编号并将档案按电脑内所示内容及存放位置放入专用档案柜。经营部打印资料由档案管理员于专用电脑及设备进行操作,便于文件的转换工作。未在专用电脑中处理过的合同文件必须原文输入电脑,合同原件放于档案柜内。财务部电脑与经营部档案管理专用电脑联网并进行维护工作。便于随时查阅、审核、统计合同、发货单、客户订单等相关经济类档案资料。借阅经营部档案须经营部负责人同意;外调经营部档案须经经营部负责人同意并有总经理签名同意。档案管理员应对借阅、外调档案进行登记并及时督促回收。档案管理员应参照《公司机密管理程序》保证经营部档案的保密工作,设置电脑密码、锁好档案柜,保管好钥匙。保障档案的整洁,进行对档案柜防潮、防虫处参考资料,少熬夜!理,对电脑资料进行及时备份处理。五、奖惩条例档案管理员恪尽职守,保证了文件转化为档案资料手续的准确正规,保证了档案资料的机密性、保证了公司经营的有效追溯的将进行表彰及相应的经济奖励。经营部职员能主动、及时、准确、全面的提供文件资料进行归档工作,全力配合档案管理员进行工作的将进行表彰并将能此工作配合和档案资料内体现的内容作为经营部职员工作考核、评定工资、奖金的主要依据。对于违反档案管理程序条例,未按程序进行文件审批,不准确、全面提供文件资料,未配合档案管理员工作的将进行批评、警告及经济处罚并作为工作不良记录存档,供工作考核、评定工资、奖金时的重要依据。对于未按照本程序进行操作的档案管理员按所造成的影响和损失进行批评、警告及相应经济处罚,并作为工作考核、评定工资、奖金的主要依据。对于未经许可私自动用档案管理专用电脑,私自开启档案柜,私自调阅档案资料,私自对进行档案资料复印、拷贝的将依照《公司机密管理程序》相关条款进行处罚并作为不良记录存档。文书档案管理制度【第二篇】(一)文件管理制度第一条管理要点1、为使文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用。2、文件管理的范围包括:上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。3、制度类文件按照公司文档统一格式进行编写,统一页眉、页脚,写明公司全称及文件性质;正文部分写明题目、时间、发文部门、内容等信息;措辞规范,表达无歧义。4、根据文件属性、类别,对所有文件进行编号,根据编号定期归档,做好相应的文字记录,以备查阅。第二条制度规范1、文件的起草、收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政人事部,各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。3、公司对内公开文件由行政人事部负责起草和审核,总经理签发;各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草,行政人事部负责审核,审核无误后行参考资料,少熬夜!政办公室打印,打印后送回起草部门校对,校对无误方可正式打印,由总经理盖章,签发。4、凡寄至公司的文件、传真等,由办公室签收并做好相应记录。5、机密文件由行政人事部主管保管,办公室人员对一般性文件进行分类管理,定期整理并制作相关报表提交给部门主管。6、各部门因工作需要可借阅一般性文件,需严格履行借阅手续,对有密级程度的文件,需行政人事主管审批,总经理批准后方可借阅。7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记,做好借阅记录并限期清退。8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理,附件、批件、定稿等资料收集完全,存档备案。半年一小清,年终一大清。9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁,需上报行政人事主管签字批准,按照文件管理制度进行处理。第三条文件管理流程设计1、内部文件管理流程:起草文件→审查编号→审批、签发→打印文件→下发文件→文件存档2、外部文件管理流程:外部收文→文件整理→文件存档→清退→文件存档→文件销毁3、借阅流程:提出申请,办理手续→批准→借阅→清退→文件存档→文件销毁(二)文书管理制度第一条管理要点1、为确保文书制发、处理、管理工作顺利进行,保证公司内部资料的安全性、完整性,促进与提高组织管理工作的效率,充分发挥文书在各项工作中的指导作用。2、文书管理范围包括:一般性文书(通知、公告、提案意见、会议纪要、总结汇编)、行政人事部发文文书(学习资料、各类简报)、宣传资料、各类应存档的图表、其他有关公司的重大事项文书资料。3、除通知外,一般性文书没有固定的格式,但必须标有页眉页脚,文本内容可根据文书具体内容进行调整。4、根据文书性质进行编号整理,定期对文书进行归档整理,保持纸质文档与电子文档的同步更新。第二条制度规范1、根据公司实际需要及上级安排,起草编写内部公开文书,张贴公示学习。2、按照文书管理范围,行政人事部的发文根据需参考资料,少熬夜!要填写《发文簿》,所有文书原稿均由行政人事部分类存档备查。3、行政办公室发出的学习文书,需附上学习进度表;阅读者需认真学习并签名备注。4、按时间、内容等降序排列,整理归档,坚持平时归档与年终归档相结合,对照编号列出整理清单。5、根据文书的时效性和保存的价值性,对文书进行整理销毁;须上级审批同意,方可销毁。6、办公室负责人为第一责任人,若发现文书丢失,办公室人员必须查明原因,如实向主管部门报告,若未查明原因,则由办公室负责承担。7、违反以上规定者按照相关规定予以惩处。第三条流程设计起草文书→填写《发文簿》(需要时)→张贴→存档→更新目录(纸质档与电子档)→借阅→清退→审批→销毁(三)档案管理制度第一条管理要点1、为了维护档案的真实性和可查阅性,使档案管理更科学、更专业,及时分类、整理、编辑、传递文书资料,提高档案管理质量与效率。2、档案管理范围:公司各类证照及各类文件、文书资料、其他应存档的信息资料。3、根据文书整理和文件整理编号,对对应资料进行相应的归档、整理、备注,并存入专门的档案文件柜保管。第二条制度规范1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集,份数齐全,包括附件、批复、定稿等。2、所有归档文书材料经过初步整理,根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理,并贴上标签。3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合,对照编目,列出清单。4、各部门需借阅相关档案,须由行政人事部主管签字,审核通过后方可借阅,不得抄录、复制或借出。5、档案管理人员必须遵守保密规定,履行保密手续,特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管,确保档案安全与完整。6、档案接收、移交,必须根据档案管理制度严格做好记录。第三条流程设计根据文件、文书目录整理需要归档的档案→排序整理,编制编目→存档→借阅→清退参考资料,少熬夜!文件档案管理制度【第三篇】(一)意义(二)文件档案的类别与形式公司文件档案包括以下各类别的书面文字形式、磁卡和电脑存藏(硬盘存藏、磁盘存藏)形式。1、公司法律文件:公司章程、批准证书、营业执照、验资报告、审计报告、企业代码、银行税务登记等2、公司董事会文件:董事会构成、股本构成、董事会决议、记要等3、公司管理制度:公司运营、行政、财务、业务管理制度、文本、流程4、公司财务资料:各类总、分帐册、报表、单据、凭账、报告等5、公司人事薪资:人事结构、录用考核文件、薪资结构、薪资表、奖金计划及分配记录、奖惩记录、保险计划及记录《劳动合同》等6、公司经营策略规划:客户需求分析、市场分析、各种调查分析、营销策略、公关网络、实施计划等7、公司客户名册:客户名册、服务合同、协议、策略联盟协议、客户拓展、防谈名册及记录等8、公司业务文件:公司各项对外服务的内部管理制度、流程、文本及有关方法培训资料、报价体系等9、公司客户服务文件:服务过程中与客户沟通产生的往来传真、往来函、建议书、分析底稿、调查底稿、客户提供之资料等10、公司客户档案:已结案客户的完整档案,包括客户服务资料及公司各种服务文本、方案、策划、设计成果等11、公司专业资料:公司搜集的各种业务文本、流程、制度、企划书、顾问服务理论、方法、同业服务成果、各类行业资料、公司由政府主管部门获取及购买的政策法规、公司各类剪报等12、公司图书、杂志:公司由公开发行系统购买、订购的各种图书、杂志13、公司日常行政文件:日常通知、备忘、报告、批复、外来文函14、公司宣传资料:公司对外宣传广告用之公司介绍、业务介绍、互联网主页介绍等。文件档案管理制度【第四篇】总则:为保证公司文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作,维护档案的完整和安全,特制定本制度。适用范围:适用于公司各种文件、记录、档案资料参考资料,少熬夜!的管理。一、文件的收集公司需收集文件的范围:凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集,具体内容包括:1、上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门:行政部)2、上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门:行政部)3、公司经济活动中与外单位的来往信件、合同
本文标题:文件档案管理制度【实用4篇】
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