职业高级助理能力提升训练

职业高级助理能力提升训练主讲：张耀升张耀升先生简介北京圣塔咨询有限公司董事长;企业核心团队成长教练;长期专注企业快速稳健发展战略与人才策略关系,获得大量新鲜案例,掌握人才资本运营关键;接受过50余家媒体专访并报道,全国电视栏目前言讲座主讲,出版专著《企业干部全面训练整体解决方案》;凭借国企、外资、民营、创业多种经历,以及300余家卓越企业的深入持续研究;开展以企业总裁为核心的核心团队提升实战训练,立志为企业打造梦想核心团队贡献力量!以10余年相关深刻经验,“深入、深刻、深远”的理念,带领团队为2600余家企业提供过专业培训及相关成长服务,这其中包括大量的行业第一品牌。一、角色认识高级助理的三种不同职能一般协助者；协助与顾问；代行使管理职能。高级助理的角色认识协助经理；协助管理；价值体现？职业化高级助理的素养职业精神职业行为规范职业技能职业人具备职业精神,职业道德,职业形象,职业能力。职业化助理态度与精神——你准备好了吗？敬业责任专业创新协作规范职业化•敬业:职业人最基本的素质，是基本的价值观及信条;•责任:直接决定职业成就大小;•专业:职业人最需要具备的;•创新:职业发展根本意识;•协作:职业人的核心能力;•规范:职业人的外在表现.高级助理的能力要求拥有一专多能沟通能力;解决问题能力;人际关系;时间管理;谈判;拓展或管理;------8二、做一个职业化高级助理职业化的高级助理必须要具备的几种能力时间管理能力；人际沟通能力；解决问题；------时间管理的演进第一代：注重利用便签与备忘录，在忙碌中调配时间与精力；（缺乏优先概念，必要而非重要）第二代：强调行事历与日程表，反映出时间管理已注意到规划未来的重要；（缺乏轻重缓急）第三代：目前正流行、讲求优先顺序的观念。依据轻重缓急设定短、中、长期目标，再逐日订定实现目标的计划，有限的时间、精力加以分配，争取最高的效率。即第二象限工作法；第四代：集大成的时间管理理论：特点在于承认人比事更重要。帮助个人平衡发展生活和工作中不同角色不同目标。时间管理中的四个象限属于第II象限的工作，有哪些：w准备工作、预防措施；w改善人际关系；w作更周详的规划与组织；w抓住新机会；w充实自我；w增进能力；w价值观的澄清；重要重要、不急重要、急迫III不急迫迫切不重要、不急不重要、急迫IIIIV不重要我们的时间应该集中在哪一象限?为什么?急迫不急迫重要Iw紧急状况w迫切的问题w限期完成的会议或工作IIw准备工作w预防措施w价值观的澄清w计划w人际关系的建立w真正的再创造w增进自己的能力不重要IIIw造成干扰的事、电话w信件、报告w会议w许多迫在眉睫的急事w符合别人期望的事IVw忙碌琐碎的事w广告函件w电话w浪费时间w逃避性活动解决问题的六个步骤意识到问题的存在确定与定义问题寻找可能解决方案选择最佳方案执行决策与评估拟订行动计划做为下属的职业高级助理了解上级意图；把握上级工作风格与习惯；合理分担工作；主动汇报的习惯。做为同事的职业高级助理尊重和欣赏;换位思考;知己知彼。做为高级助理的禁忌与注意事项人际关系旋涡；解决问题的及时性；执行不力；越俎代庖；------三、会议管理（上）会议认知由众人参与，就解决问题或作出决策而采取的群体沟通方式。●Purpose目的；●Participants与会者；●Planning计划；●Process流程。有效会议的4P如何有效地开会会议常见问题分析召集了不应该参加的人；参加者没有准备参加会议；会而不议；议而不决，没解决任何问题。高效会议沟通的原则与方法事前确定，是否有必要召开这个会议。慎重对待确定与会人员名单。散发会议大纲、议程以及背景资料节省时间。如果事先能够收集与会者的信息，实施会议策略和目标就会容易得多。确定会议风格（武断、宽松、紧凑）。会议控制力是必要的。纪律、形象、精神面貌等等开局问好调节气氛多表彰,多用正面检讨立刻解决,处理问题结尾建设性的鼓励四、会议管理（下）会前组织一次成功的会议在会前的组织；确定是否必要召开这个会议；确定议题；确定参加人选；确定会议通知；确定会议时间，地点；确定会议风格；确定会议流程。讨论：如何组织高效会议？会中控制开局问好；把握氛围；引导发言；控制方向；作出决策。群体和个体决策多数与少数;群体还是个体决策.专业意见法专业人士的意见;听取意见;最终做出决策与选择.领导决策法听取领导意见和裁决;原因在于看问题的高度和全面性.会后自我总结哪里开的好？哪里不够好？做个高效会议管理者教会开会；提前准备；准时开始；引导发言；作出决策；快速实施；及时总结。五.高效执行---助理必要意识决策计划目标执行执行系统能力手段没有执行力,就没有竞争力许多人会认为执行属于细节事物的层次，不值得企业领导人費神。这个观念绝对错误。相反的，执行是领导人最重要的工作。执行力问题的本质执行力系统；执行人。执行人的特点积极主动；强烈的结果导向；负责任；激励自己和他人。执行力工程人力系统目标系统运营系统文化系统执行的条件---高效执行的4个系统37执行力关键目标=做什么？运营=怎么做？人员=谁去做？六.上传、下达领导指令（上）助理的工作核心上传、下达；要确保信息的准确，完整。沟通的两个方面内容；情感。沟通的风格与态度攻击式；退让式；消极进攻式；积极自信式。怎样与领导进行沟通1．仔细聆听领导的命令2．与领导探讨目标的可行性3．拟定详细的工作计划4．在工作进行之中随时向领导汇报5．在工作完成后及时总结汇报如何与不同的同事传递信息与内容总体原则：双赢与知彼解己。红黄蓝绿四种不同性格模式；追求型与逃避型；自我意识型与需他人判断型；自我意识型与顾他意识型；可能型与需要型。与不同的同事传递信息优柔感性率直理性和平型活泼型力量型完美型七.上传、下达领导指令（下）上传、下达中容易出现的问题信息流失；信息失真；接收错误；没有反馈。沟通的原理和障碍沟通的原理信息与通道编码过程解码过程打算发送的信息感受到的信息编码过程反馈解码过程噪音发送者接受者——准确性原则：表达的意思要准确无误——完整性原则：表达的内容要全面完整——及时性原则：沟通要及时、迅速、快捷——策略性原则：要注意表达的态度、技巧和效果，这就必须考虑沟通的策略如何避免上传、下达的谬误沟通的基本原则上传下达沟通障碍及解决发信的障碍发信者的表达能力发信者的态度和观念接收障碍环境刺激接收者的态度和观念接收者的需求和期待理解障碍语言和语义问题接收者的接收和接受的能力信息交流的长度信息传播方式与渠道地位的影响沟通障碍●接收障碍——环境刺激；——接收者的态度和观念；——接收者的需求和期待。●发信的障碍——发信者的表达能力；——发信者的态度和观念；●接受障碍——怀有成见；——传递者与接收者之间的矛盾；●理解障碍——语言和语义问题；——接收者的接收和接受的能力；——信息交流的长度；——信息传播的方式与渠道；——地位的影响沟通的障碍●发信者——信息是传递给谁的？——我为什么要沟通？——明确沟通的内容。——选择最合适的时间、地点和方式沟通。——与接收者保持联系。消除障碍,高效沟通●接收者——设身处地地聆听；——与发信者保持联系。●发信者与接收者——认识到误解是在所难免的；——不断地反馈和检验；——建立相互间的信任与真诚。消除障碍,高效沟通如何让信息明确地传递●语言是人类所用过的最有效的药。●虽然地图所显示的并非完全的疆界，但你应尽量地使其能呈现出真实的地貌。明确表达的重要性跟什么相比？是谁、是什么？有多具体？如果你能做，会怎么样？所有的？每一位？从来都不？应该，不应该，必须、不能太多、太贵名词动词泛称左手右手明确表达模式如何让信息明确地传递沟通表达书面沟通口语沟通八.如何高效辅助领导进行协调协调，领导者的重要职能领导是一种影响力，是指挥或带领、引导或鼓励追随者为实现目标而努力的过程领导的作用指挥作用协调作用激励作用协调的目的达成一致；划解冲突；建设团队。团队冲突是不可避免的团队冲突的类型利益冲突性格冲突情感冲突工作冲突资源冲突解决冲突的5个步骤1.勇于承担责任2.开诚布公讨论3.寻求解决方案4.达成一致意见5.后续协调完善协调需要的能力与要求公平公正，坚持原则；区分问题本质；洞察；沟通能力。九.如何高效辅助领导进行协调领导者的职责——建设团队运营的保障引领组织实现任务运营任务愿景使命任务用使命和任务吸引组织一个团队,通过领导完成使命和任务.在具体的运营中以系统的方式进行内部沟通提升组织运营效率.外部沟通,提供满足需求的产品和服务领导需要助理协调员工关怀领导者的时间；形象代表；处理细节。助理在员工关怀问题上需要注意的事项恰当表达情感；注意细节；及时充分；------助理在员工关怀工作中必须做好哪些事项留意需关怀员工；及时进行；请示；汇报；十.高级助理的情绪和压力管理（1）环境要求你作出选择或改变时的个人感受面临选择面临改变（2）压力是对未知事件悲观解释的结果事件的不确定状态：忐忑不安中午到我办公室来，谈谈你的工作工作表现出色得到上级赞许增加责任或提高薪酬工作出了差错要挨批？（3）压力是持续不断的精力消耗——心理衰竭你已经连续不断地工作了8个小时，真想立刻就下班回家休息。但是，面前还有不少顾客排着队，你不能走。于是，你感到心烦、不满、压力重重……（4）压力是面临威胁时的本能反应高成绩的要求、低成绩所带来的负性情绪发泄在你身上冲击你对于自尊的需要和自我评价，引起挫折感挫折是强烈愿望受到阻碍后产生的内心体验当愤怒的情绪占主导时，就会引发对障碍物的攻击攻击行为转移有压力到底好不好？人都需要某些程度的压力才会去做事，但是，何种程度才适当？不当压力系指压力过高或过低。适当压力则是指能够激起动机去接受挑战，而以最佳生产力去工作的压力水平。避免从「迎战或逃避」的本能反应，陷入「心力交悴」的恶性压力状态。压力与工作表现关系工作表现高低刺激区最佳刺激区高刺激区因应方式：增加压力负担*无聊*疲累*挫折*不滿*创造力*合理解決问題*精准*变化*滿意*不合理的解決問題*耗竭*疾病*低自尊生命線死于缺乏压力死于过高压力低高最高活动区压力因应方式：減少压力负担为什么我们有时候会主动从事长时间的任务，比如电子游戏，直至精疲力竭还不愿罢手？压力给生活带来的乐趣如果人为减少外界刺激，会发生什么结果呢？为维持正常的状态，人们需要一个最低水平的刺激输入。贝克斯顿（Boxton）在美国麦吉利大学所做的感觉剥夺研究，募集了大学生志愿者作为参加实验的人。志愿者每天躺在床上睡觉，并有每天20美元的酬劳。他们可以自己决定何时退出实验。感觉剥夺实验观察窗空气调节装置扬声器记录生理数据的导线护目镜耳机麦克风手铐感觉剥夺实验出现幻觉实验结果大多数被试在实验开始后24—36小时内要求退出，没有人坚持72小时以上。实验过程睡觉厌倦、不安制造刺激唱歌吹口哨自言自语？为什么我们有时候会主动寻求刺激惊险游乐项目婚姻关系户外探险运动恐怖片环境压力促进人类发展人的成长和发展就是不断适应环境压力的过程进化论的观点：有限的资源导致竞争，而竞争就必然有压力，发展最快的地区，压力也最大环境压力与人类发展学生青春期个体的一生发展，在每个阶段都需要应付新的要求。没有压力，就没有成长婴幼儿成人结论：压力是无处不在、不可避免的，更是必要的。压力盾牌生活经验支援系统完善性格自我控制行为技巧